Créer un système simplifié de Réponse Vocale Interactive (IVR) dans Smartflows aide à rationaliser le routage des appels, réduire les temps d'attente et les appels abandonnés, et améliorer la satisfaction client. Un IVR de support bien structuré peut guider les appelants vers les bonnes équipes avec une navigation minimale dans le menu tout en étant facile à maintenir et à faire évoluer.

Dans cet article, nous vous guiderons à travers :

  • Configurer les heures d'ouverture sur vos lignes téléphoniques
  • Ajouter des messages de messagerie vocale
  • Configurer votre menu IVR
  • Attribuer des équipes aux branches IVR
  • Publier votre Smartflow

Configurer un IVR de support simple

Configurer les heures d'ouverture

Définissez quand votre équipe de support est disponible pour prendre les appels.

Étapes

  1. Dans votre numéro Smartflow, ajoutez un widget Règle de temps.
  2. Configurez les heures d'ouverture de votre équipe (par exemple du lundi au vendredi, de 8h00 à 17h00).
  3. Dirigez les appels vers la gestion des heures d'ouverture pendant les horaires d'ouverture, et vers la messagerie vocale après les heures d'ouverture lorsque c’est fermé.
ASTUCE :
Utilisez une seule règle de temps pour garder la configuration propre et facile à mettre à jour.

Ajouter des messages de messagerie vocale

Préparez des messages de messagerie vocale personnalisés pour différentes périodes horaires.

Étapes

  1. Dans votre numéro Smartflow, ajoutez des widgets Messagerie vocale pour fonctionner :
    • Pendant les heures d'ouverture (par exemple lorsqu’aucune réponse).
    • En dehors des heures d'ouverture.
  2. Utilisez l’option Texte en parole ou Télécharger un fichier audio (MP3 ou WAV) pour enregistrer des messages clairs et concis.
ASTUCE :
Gardez les messages de messagerie vocale courts et informatifs pour encourager les clients à laisser leurs coordonnées.

Configurer le menu IVR de support

Configurez un menu à touches qui dirige clairement les appelants vers la bonne zone de support.

Étapes

  1. Dans votre numéro Smartflow, ajoutez un widget Clavier/IVR à votre flux.
  2. Fournissez des instructions claires pour le menu (par exemple « Appuyez sur 1 pour le support de l’application, 2 pour le support du tableau de bord, 3 pour la facturation »).
  3. Ajoutez des branches pour chaque option.

Attribuer des équipes aux branches IVR

Chaque option du menu doit diriger vers l’équipe appropriée.

Étapes

  1. Pour chaque branche, utilisez un widget RingTo pour diriger les appels vers l’équipe/agent correspondant.
  2. Configurez la durée de sonnerie et les règles de sonnerie pour optimiser la réactivité.
  3. Ajoutez un message de messagerie vocale générique après chaque widget RingTo pour les appels sans réponse pendant les heures d'ouverture.
Important: :
Assurez-vous que tous les chemins se terminent par une messagerie vocale ou une autre solution de secours pour éviter les appels coupés.

Publier votre Smartflow

Étapes

Une fois toutes les configurations en place :

  1. Vérifiez que votre flux IVR est complet.
  2. Cliquez sur Publier pour l’activer.

Votre IVR de support simplifié est maintenant en ligne et prêt à servir efficacement vos appelants.

En savoir plus sur la distribution des appels dans Smartflows dans notre article Smartflows : aperçu du routage des appels