Aircall vous permet de journaliser les messages WhatsApp, SMS et MMS dans HubSpot, afin que vos communications clients soient enregistrées comme interactions pour une meilleure visibilité, un meilleur suivi et de meilleurs rapports. Les messages journalisés apparaissent dans les fiches de contact, d’entreprise ou de transaction concernées, ce qui permet aux équipes de consulter plus facilement l’historique des conversations directement dans HubSpot.

Cet article explique comment fonctionne la journalisation pour chaque canal, comment activer ou désactiver la journalisation, quelles informations sont enregistrées et comment le propriétaire de l’interaction est attribué.

Canaux pris en charge et limitations

  • La journalisation WhatsApp dans HubSpot prend actuellement en charge uniquement les messages texte. Les fichiers multimédias tels que les images, vidéos ou documents envoyés via WhatsApp ne sont pas journalisés dans HubSpot. 
  • La journalisation des messages WhatsApp dans le Helpdesk HubSpot n’est pas encore disponible, mais arrive bientôt.
  • Pour les SMS et MMS, le contenu du message et, pour les MMS, les pièces jointes multimédias sont journalisés comme interactions dans HubSpot.
  • La journalisation des SMS de groupe dans HubSpot est disponible uniquement pour les numéros américains et canadiens. Le statut et la création de ticket ne sont pas journalisés pour les messages de groupe.

Activer ou désactiver la journalisation des messages

Vous pouvez contrôler si les messages sont journalisés dans HubSpot directement depuis les réglages de l’intégration HubSpot dans le tableau de bord Aircall.

Étapes :

  1. Accédez à tableau de bord Aircall > Intégrations & API
  2. Sélectionnez votre intégration HubSpot.
  3. Faites défiler jusqu’au réglage de journalisation correspondant :
    • Activer la journalisation WhatsApp
    • Activer la journalisation SMS/MMS
  4. Choisissez Oui pour activer la journalisation ou Non pour la désactiver.
  5. Enregistrez vos modifications.
Remarque: Par défaut, la journalisation des SMS et MMS est activée.
Important: Pour voir les messages MMS journalisés avec des pièces jointes multimédias dans HubSpot, vous devez réauthentifier votre intégration HubSpot. Une bannière dans les réglages de l’intégration HubSpot vous invitera à lancer le processus de réauthentification.

Comment les messages apparaissent dans HubSpot

Tous les messages pris en charge sont journalisés comme interactions dans HubSpot et associés au contact, à l’entreprise ou à la transaction concerné(e).

Détails du journal des messages WhatsApp

Objet

  • Appels sortants :
    « Message WhatsApp envoyé par [Nom de l’Agent] via [Nom du numéro WhatsApp] au contact HubSpot [Prénom & nom] ou à [Nom de l’entreprise] »
  • Appels entrants :
    « Message WhatsApp reçu du contact HubSpot [Prénom & nom] ou de [Nom de l’entreprise] sur [Nom du numéro WhatsApp] »

Détails

  • Message : contenu texte WhatsApp
  • Statut : nom du statut (par exemple, Envoyé, Distribué, Lu, selon les capacités de l’intégration)
  • Voir la conversation complète : lien pour voir la conversation complète dans votre application WhatsApp ou votre plateforme d’intégration
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Détails du journal des SMS et MMS

Les messages SMS et MMS sont journalisés comme interactions de type SMS, en utilisant l’API de communications de HubSpot.

Messages Appels sortants

Objet
« SMS envoyé par [Nom de l’agent Aircall] via [Nom du numéro Aircall] au contact HubSpot [Prénom & nom] ou à [Nom de l’entreprise] »

Détails

  • Envoyé depuis : numéro Aircall (format E164)
  • Envoyé à : numéro du contact ou de l’entreprise HubSpot (format E164)
  • Statut : Envoyé, Distribué ou Non envoyé
  • Message : contenu du SMS
  • Voir la conversation complète : lien vers la conversation complète dans l’application de téléphone Aircall
  • Pièce jointe MMS : incluse pour les MMS uniquement

Messages Appels entrants

Objet
« SMS reçu du contact HubSpot [Prénom & nom] ou de [Nom de l’entreprise] sur [Nom du numéro Aircall] »

Détails

  • Envoyé depuis : numéro du contact ou de l’entreprise HubSpot (format E164)
  • Envoyé à : numéro Aircall (format E164)
  • Statut : Reçu
  • Message : contenu du SMS
  • Voir la conversation complète : lien vers la conversation complète dans l’application de téléphone Aircall
  • Pièce jointe MMS : incluse pour les MMS uniquement
Remarque: Lors de l’envoi d’un MMS, un court délai peut se produire avant que la pièce jointe multimédia n’apparaisse dans HubSpot. Les pièces jointes sont traitées de manière asynchrone.
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Détails du journal des SMS de groupe

Les messages SMS de groupe sont journalisés comme une seule interaction dans HubSpot, associée à tous les contacts et entreprises impliqués dans la conversation.

group sms

Détails des messages de groupe Appels sortants :

  • Expéditeur : nom de l’agent Aircall
  • Destinataires : numéro Aircall et tous les contacts ou entreprises du groupe (format E.164)
  • Message : contenu du SMS
  • Voir la conversation complète : lien vers la conversation complète dans l’application de téléphone Aircall

Détails des messages de groupe Appels entrants :

  • Expéditeur : nom et numéro du contact ou de l’entreprise (format E.164)
  • Destinataires : numéro Aircall et tous les autres contacts ou entreprises du groupe (format E.164)
  • Message : contenu du SMS
  • Voir la conversation complète : lien vers la conversation complète dans l’application de téléphone Aircall
Remarque: Le statut n’est pas journalisé pour les messages SMS de groupe.

Attribution du propriétaire de l’interaction

La logique d’attribution est la même pour les interactions WhatsApp, SMS et MMS.

  • Messages Appels sortants
    Le propriétaire est l’agent Aircall qui a envoyé le message, si cet agent existe dans HubSpot et utilise la même adresse e-mail sur les deux plateformes.
    Sinon, le propriétaire est le propriétaire du contact ou de l’entreprise dans HubSpot.
  • Messages Appels entrants vers des numéros avec un utilisateur assigné
    Le propriétaire est l’agent Aircall assigné à la ligne, s’il existe dans HubSpot avec une adresse e-mail correspondante.
    Sinon, le propriétaire est le propriétaire du contact ou de l’entreprise dans HubSpot.
  • Messages Appels entrants vers des numéros avec plusieurs utilisateurs assignés
    Le propriétaire est le propriétaire du contact ou de l’entreprise dans HubSpot.
  • Aucun propriétaire de contact ou d’entreprise
    Le propriétaire est défini comme l’administrateur HubSpot qui a installé l’intégration.

Bonnes pratiques

  • Laissez la journalisation des messages activée afin de conserver un historique complet des communications clients.
  • Utilisez les options de filtrage de HubSpot pour trouver rapidement les interactions WhatsApp, SMS ou MMS pour des contacts, entreprises ou campagnes spécifiques.
  • Réauthentifiez rapidement votre intégration HubSpot lorsque cela vous est demandé afin de garantir que les pièces jointes MMS sont correctement journalisées.
  • Assurez-vous que SMS et WhatsApp sont sélectionnés dans les filtres d’activité afin de pouvoir les voir dans l’interface utilisateur de HubSpot.
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En journalisant les messages WhatsApp, SMS et MMS comme interactions HubSpot, vos équipes bénéficient d’une vue unifiée et consultable des conversations clients sur l’ensemble des canaux.