Aircall vous permet de consigner les messages WhatsApp, SMS et MMS dans HubSpot, afin que vos communications avec les clients soient enregistrées comme des interactions pour améliorer la visibilité, le suivi et la création de rapports. Les messages consignés apparaissent dans les fiches de contact, d’entreprise ou de transaction correspondantes, ce qui permet aux équipes de consulter plus facilement l’historique des conversations directement dans HubSpot.

Cet article explique le fonctionnement de la consignation pour chaque canal, comment l’activer ou la désactiver, quelles informations sont enregistrées et comment la propriété des interactions est attribuée.

Canaux pris en charge et limitations

  • La consignation des messages WhatsApp dans HubSpot ne prend actuellement en charge que les messages textuels. Les fichiers multimédias tels que les images, vidéos ou documents envoyés via WhatsApp ne sont pas consignés dans HubSpot. 
  • La consignation des messages WhatsApp dans le centre de support de HubSpot n’est pas encore disponible, mais le sera prochainement.
  • Pour les SMS et les MMS, le contenu des messages ainsi que les pièces jointes multimédias des MMS sont consignés comme des interactions dans HubSpot.
  • La consignation des SMS de groupe dans HubSpot est disponible uniquement pour les numéros américains et canadiens. Le statut et la création de tickets ne sont pas consignés pour les messages de groupe.

Activation ou désactivation de la consignation des messages

Vous pouvez contrôler si les messages sont consignés dans HubSpot directement depuis les réglages de votre intégration HubSpot dans le Tableau de bord Aircall.

Étapes :

  1. Accédez à Tableau de bord Aircall > Intégrations > Applications
  2. Sélectionnez votre intégration HubSpot.
  3. Faites défiler jusqu’au réglage de consignation concerné :
    • Activer la consignation des messages WhatsApp
    • Activer la consignation des SMS/MMS
  4. Choisissez Oui pour activer la consignation ou Non pour la désactiver.
  5. Enregistrez vos modifications.
Remarque: :
Par défaut, la consignation des SMS et des MMS est activée.
Important: :
Pour afficher dans HubSpot les MMS consignés avec leurs pièces jointes multimédias, vous devez réauthentifier votre intégration HubSpot. Une bannière dans les réglages de l’intégration HubSpot vous invitera à lancer le processus de réauthentification.

Affichage des messages dans HubSpot

Tous les messages pris en charge sont consignés comme des interactions dans HubSpot et associés au contact, à l’entreprise ou à la transaction correspondante.

Détails de la consignation des messages WhatsApp

Objet

  • Appels sortants :
    « Message WhatsApp envoyé par [Nom de l’agent] via [Nom du numéro WhatsApp] au contact HubSpot [Prénom et nom] ou à [Nom de l’entreprise] »
  • Appels entrants :
    « Message WhatsApp reçu du contact HubSpot [Prénom et nom] ou de [Nom de l’entreprise] sur [Nom du numéro WhatsApp] »

Détails

  • Message : contenu textuel du message WhatsApp
  • Statut : nom du statut (par exemple, Envoyé, Distribué, Lu, selon les fonctionnalités de l’intégration)
  • Voir la conversation complète : lien permettant d’afficher la conversation complète dans votre application WhatsApp ou sur la plateforme d’intégration
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Détails de la consignation des SMS et des MMS

Les SMS et les MMS sont consignés comme des interactions de type SMS à l’aide de l’API de communication de HubSpot.

Messages sortants

Objet
« SMS envoyé par [Nom de l’agent Aircall] via [Nom du numéro Aircall] au contact HubSpot [Prénom et nom] ou à [Nom de l’entreprise] »

Détails

  • Envoyé depuis : numéro Aircall (format E164)
  • Envoyé à : numéro du contact ou de l’entreprise HubSpot (format E164)
  • Statut : Envoyé, Distribué ou Non envoyé
  • Message : contenu du SMS
  • Voir la conversation complète : lien vers la conversation complète dans l’application téléphonique Aircall
  • Pièce jointe MMS : incluse uniquement pour les MMS

Messages entrants

Objet
« SMS reçu du contact HubSpot [Prénom et nom] ou de [Nom de l’entreprise] sur [Nom du numéro Aircall] »

Détails

  • Envoyé depuis : numéro du contact ou de l’entreprise HubSpot (format E164)
  • Envoyé à : numéro Aircall (format E164)
  • Statut : Reçu
  • Message : contenu du SMS
  • Voir la conversation complète : lien vers la conversation complète dans l’application téléphonique Aircall
  • Pièce jointe MMS : incluse uniquement pour les MMS
Remarque: :
Lors de l’envoi d’un MMS, un court délai peut être nécessaire avant que la pièce jointe multimédia apparaisse dans HubSpot. Les pièces jointes sont traitées de manière asynchrone.
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Détails de la consignation des SMS de groupe

Les SMS de groupe sont consignés comme une seule interaction dans HubSpot, associée à tous les contacts et à toutes les entreprises participant à la conversation.

group sms

Détails des messages de groupe sortants :

  • Expéditeur : nom de l’agent Aircall
  • Destinataires : numéro Aircall et tous les contacts ou toutes les entreprises du groupe (format E.164)
  • Message : contenu du SMS
  • Voir la conversation complète : lien vers la conversation complète dans l’application téléphonique Aircall

Détails des messages de groupe entrants :

  • Expéditeur : nom et numéro du contact ou de l’entreprise (format E.164)
  • Destinataires : numéro Aircall et tous les autres contacts ou entreprises du groupe (format E.164)
  • Message : contenu du SMS
  • Voir la conversation complète : lien vers la conversation complète dans l’application téléphonique Aircall
Remarque: :
Le statut n’est pas enregistré pour les SMS de groupe.

Attribution du propriétaire de l’engagement

La logique d’attribution du propriétaire est la même pour les engagements WhatsApp, SMS et MMS.

  • Messages sortants
    Le propriétaire est l’Agent Aircall qui a envoyé le message, si cet Agent existe dans HubSpot et utilise la même adresse e-mail sur les deux plateformes.
    Sinon, le propriétaire est celui du contact ou de l’entreprise dans HubSpot.
  • Messages entrants vers des numéros auxquels un seul utilisateur est attribué
    Le propriétaire est l’Agent Aircall attribué à la ligne, s’il existe dans HubSpot avec une adresse e-mail correspondante.
    Sinon, le propriétaire est celui du contact ou de l’entreprise dans HubSpot.
  • Messages entrants vers des numéros auxquels plusieurs utilisateurs sont attribués
    Le propriétaire est celui du contact ou de l’entreprise dans HubSpot.
  • Aucun propriétaire de contact ou d’entreprise
    Le propriétaire est défini comme étant l’administrateur HubSpot qui a installé l’intégration.

Bonnes pratiques

  • Laissez la journalisation des messages activée afin de conserver un historique complet des communications avec les clients.
  • Utilisez les options de filtrage de HubSpot pour trouver rapidement les engagements WhatsApp, SMS ou MMS associés à des contacts, entreprises ou campagnes spécifiques.
  • Réauthentifiez rapidement votre intégration HubSpot lorsque vous y êtes invité afin de garantir que les pièces jointes MMS sont correctement enregistrées.
  • Assurez-vous que SMS et WhatsApp sont sélectionnés sous Filtres d’activité afin de pouvoir les voir dans l’interface utilisateur de HubSpot.
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En enregistrant les messages WhatsApp, SMS et MMS en tant qu’engagements HubSpot, vos équipes bénéficient d’une vue unifiée et consultable des conversations avec les clients sur tous les canaux.