Aircall vous permet d’enregistrer les messages WhatsApp, SMS et MMS dans HubSpot, garantissant que vos communications clients sont enregistrées en tant qu’engagements pour une meilleure visibilité, un suivi et un reporting optimisés. Les messages enregistrés apparaissent sur les fiches contacts, entreprises ou affaires concernées, facilitant ainsi la consultation de l’historique des conversations directement dans HubSpot par les équipes.

Cet article explique comment fonctionne l’enregistrement pour chaque canal, comment activer ou désactiver l’enregistrement, quelles informations sont enregistrées et comment la propriété des engagements est attribuée.

Canaux pris en charge et limitations

  • L’enregistrement des messages WhatsApp dans HubSpot prend actuellement en charge uniquement les messages textuels. Les fichiers médias tels que images, vidéos ou documents envoyés via WhatsApp ne sont pas enregistrés dans HubSpot. 
  • L’enregistrement des messages WhatsApp dans HubSpot Help Desk n’est pas encore disponible mais arrivera prochainement.
  • Pour les SMS et MMS, le contenu des messages ainsi que, pour les MMS, les pièces jointes médias sont enregistrés en tant qu’engagements dans HubSpot.

Activation ou désactivation de l’enregistrement des messages

Vous pouvez contrôler si les messages sont enregistrés dans HubSpot directement depuis vos paramètres d’intégration HubSpot dans le Tableau de bord Aircall.

Étapes :

  1. Accédez à Tableau de bord Aircall > Intégrations & API
  2. Sélectionnez votre intégration HubSpot.
  3. Faites défiler jusqu’au paramètre d’enregistrement concerné :
    • Activer l’enregistrement WhatsApp
    • Activer l’enregistrement SMS/MMS
  4. Choisissez Oui pour activer l’enregistrement ou Non pour le désactiver.
  5. Enregistrez vos modifications.
REMARQUE :
Par défaut, l’enregistrement des SMS et MMS est activé.
Important: :
Pour voir les messages MMS enregistrés avec leurs pièces jointes dans HubSpot, vous devez réauthentifier votre intégration HubSpot. Une bannière dans les paramètres d’intégration HubSpot vous invitera à lancer le processus de réauthentification.

Apparence des messages dans HubSpot

Tous les messages pris en charge sont enregistrés en tant qu’engagements dans HubSpot et associés au contact, à l’entreprise ou à l’affaire concernée.

Détails des journaux de messages WhatsApp

Objet

  • Sortant :
    « Message WhatsApp envoyé par [Nom de l’agent] via [Nom du numéro WhatsApp] au contact HubSpot [Prénom & nom] ou à [Nom de l’entreprise] »
  • Entrant :
    « Message WhatsApp reçu du contact HubSpot [Prénom & nom] ou de [Nom de l’entreprise] sur [Nom du numéro WhatsApp] »

Détails

  • Message : contenu textuel WhatsApp
  • Statut : nom du statut (par exemple, Envoyé, Distribué, Lu, selon les capacités de l’intégration)
  • Voir la conversation complète : lien pour consulter la conversation complète dans votre application WhatsApp ou plateforme d’intégration

whatsapp message log details in hubspot

Détails des journaux SMS et MMS

Les messages SMS et MMS sont enregistrés en tant qu’engagements de type SMS, utilisant l’API de communication de HubSpot.

Messages sortants

Objet
« SMS envoyé par [Nom de l’agent Aircall] via [Nom du numéro Aircall] au contact HubSpot [Prénom & nom] ou à [Nom de l’entreprise] »

Détails

  • Envoyé depuis : numéro Aircall (format E164)
  • Envoyé à : contact ou numéro d’entreprise HubSpot (format E164)
  • Statut : Envoyé, Distribué ou Non envoyé
  • Message : contenu du SMS
  • Voir la conversation complète : lien vers la conversation complète dans l’application téléphonique Aircall
  • Pièce jointe MMS : incluse uniquement pour les MMS

Messages entrants

Objet
« SMS reçu du contact HubSpot [Prénom & nom] ou de [Nom de l’entreprise] sur [Nom du numéro Aircall] »

Détails

  • Envoyé depuis : contact ou numéro d’entreprise HubSpot (format E164)
  • Envoyé à : numéro Aircall (format E164)
  • Statut : Reçu
  • Message : contenu du SMS
  • Voir la conversation complète : lien vers la conversation complète dans l’application téléphonique Aircall
  • Pièce jointe MMS : incluse uniquement pour les MMS
REMARQUE :
Lors de l’envoi d’un MMS, un court délai peut survenir avant que la pièce jointe média apparaisse dans HubSpot. Les pièces jointes sont traitées de manière asynchrone.

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Attribution du propriétaire de l’engagement

La logique d’attribution est la même pour les engagements WhatsApp, SMS et MMS.

  • Messages sortants
    Le propriétaire est l’agent Aircall qui a envoyé le message, si cet agent existe dans HubSpot et utilise la même adresse e-mail sur les deux plateformes.
    Sinon, le propriétaire est le propriétaire du contact ou de l’entreprise dans HubSpot.
  • Messages entrants vers des numéros avec un seul utilisateur assigné
    Le propriétaire est l’agent Aircall assigné à la ligne, s’il existe dans HubSpot avec une adresse e-mail correspondante.
    Sinon, le propriétaire est le propriétaire du contact ou de l’entreprise dans HubSpot.
  • Messages entrants vers des numéros avec plusieurs utilisateurs assignés
    Le propriétaire est le propriétaire du contact ou de l’entreprise dans HubSpot.
  • Pas de propriétaire de contact ou d’entreprise
    Le propriétaire est défini comme l’administrateur HubSpot qui a installé l’intégration.

Bonnes pratiques

  • Maintenez l’enregistrement des messages activé pour conserver un historique complet des communications clients.
  • Utilisez les options de filtrage de HubSpot pour trouver rapidement les engagements WhatsApp, SMS ou MMS pour des contacts, entreprises ou campagnes spécifiques.
  • Réauthentifiez rapidement votre intégration HubSpot lorsque vous êtes invité à le faire afin de garantir que les pièces jointes MMS sont correctement enregistrées.

En enregistrant les messages WhatsApp, SMS et MMS en tant qu’engagements HubSpot, vos équipes bénéficient d’une vue unifiée et consultable des conversations clients sur tous les canaux.