Extensions utilisateur dans Aircall

Aircall permet aux appelants de composer l'extension individuelle d'un utilisateur afin de joindre directement la bonne personne, sans naviguer dans les menus ni attendre dans une file d'attente. Les extensions fonctionnent sur l'ensemble du compte et peuvent être personnalisées pour chaque utilisateur.

Comprendre les extensions utilisateur

Lorsqu'un nouvel utilisateur est créé dans Aircall, un numéro d'extension à trois chiffres lui est automatiquement attribué. Ce numéro peut être modifié à tout moment depuis le Tableau de bord Admin.

Important: :
Les extensions doivent être uniques au sein de votre compte Aircall.
Deux utilisateurs ne peuvent pas partager la même extension.

Configurer l'extension d'un utilisateur dans le Tableau de bord Aircall

Vous pouvez consulter ou modifier l'extension d'un utilisateur depuis le Tableau de bord.

Étapes :

1. Allez dans Tableau de bord Aircall > Utilisateurs et équipes > Tous les utilisateurs
2. Trouvez et sélectionnez l'utilisateur dont vous souhaitez consulter ou modifier l'extension.
3. Dans les Paramètres utilisateur, accédez à l'onglet Général.
4. Sous Paramètres du profil, repérez le champ Extension.
5. Pour modifier l'extension, saisissez un nouveau numéro à trois chiffres.
6. Cliquez sur Enregistrer les modifications pour confirmer.

Appeler à l'aide d'une extension

Les appelants peuvent composer une extension à trois chiffres lors des étapes suivantes d'un appel :

• Pendant ou immédiatement après un message IVR (Clavier)
• Lors de l'écoute d'un message audio
• Lors de l'écoute de la musique d'attente

Les extensions fonctionnent sur tout le compte. Même si un utilisateur ne fait pas partie de la distribution d'appels d'un numéro, son extension peut quand même être composée et l'appel lui sera transféré.

Pour aider les appelants à utiliser les extensions, vous pouvez ajouter un message audio à votre parcours d'appel, tel que :

"Si vous connaissez l'extension de la personne que vous souhaitez joindre, veuillez la composer maintenant. Sinon, veuillez patienter pour entendre les options disponibles."

Numérotation par extension avec le Routage Hérité

Pour les numéros qui utilisent encore le Routage Hérité, la numérotation par extension fonctionne différemment.

Numéros classiques

• Les extensions peuvent être composées pendant le message de bienvenue.
• Les appels n'atteindront que les utilisateurs assignés à la distribution d'appels de ce numéro spécifique.
• Si l'utilisateur ne fait pas partie de cette distribution, son extension ne fonctionnera pas sur ce numéro.

Numéros IVR

• Les extensions peuvent être composées pendant le message de bienvenue ou le message IVR.
• Les appels peuvent atteindre n'importe quel utilisateur du compte, quel que soit l'assignement IVR.

Trouver votre extension dans Aircall Workspace

Les utilisateurs peuvent facilement trouver leur propre extension dans Aircall Workspace.

Étapes :

1. Cliquez sur Paramètres dans le coin inférieur gauche.
2. Sous l'onglet Compte, repérez votre numéro d'extension dans votre Profil.

Points clés à prendre en compte

Que se passe-t-il si un utilisateur est indisponible ?

• Si un utilisateur est Indisponible, l'appelant entendra un message automatique.
  Ce message automatique ne peut actuellement pas être modifié ou personnalisé.
• Si un appelant l'appel n'est pas répondu, tous les utilisateurs assignés au numéro de téléphone d'origine recevront une notification d'appel manqué.

Extensions et utilisateurs "Données d'appel et accès"

Si un utilisateur est configuré uniquement pour les appels sortants (par exemple, un utilisateur "Données d'appel et accès"), son extension ne fonctionnera pas :

• Les appelants composant leur extension entendront l'erreur : "Cette extension n'existe pas."

Pas de numérotation par extension lors des transferts API

Lorsqu'un appel est transféré via l'API publique, l'appelant ne peut pas composer une extension pendant la phase de sonnerie de ce transfert.