Puedes enviar transcripciones de llamadas generadas por Aircall AI a HubSpot mediante la API de transcripciones de terceros de HubSpot. Esto permite que tus equipos trabajen con las transcripciones de Aircall directamente en HubSpot, mientras sigues controlando si las grabaciones de llamadas se envían a HubSpot o se conservan únicamente en Aircall.

Antes de empezar

Asegúrate de tener:

  • Una cuenta de administrador de Aircall
  • La Integración con HubSpot instalada y conectada en el Panel de Aircall
  • Las grabaciones de llamadas activadas en Aircall, ya que las transcripciones se generan a partir de las grabaciones
  • Llamadas que duren más de 1 minuto
  • Para activar las transcripciones de Aircall en HubSpot, tu cuenta debe incluir AI Assist o AI Assist Pro. 
Importante: Si tu cuenta no incluye AI Assist o AI Assist Pro, el ajuste de transcripción aparecerá en la Integración con HubSpot, pero estará deshabilitado. Un mensaje explicará el requisito y proporcionará un enlace para obtener información sobre cómo mejorar tu plan.

Para obtener más información sobre las funciones de Aircall AI, visita la sección de nuestro Centro de ayuda Funciones de Aircall AI. Si aún necesitas conectar HubSpot, consulta nuestro artículo sobre cómo instalar tu Integración con HubSpot.

Cómo funcionan los ajustes

En los ajustes de la Integración con HubSpot del Panel de Aircall, la sección Inteligencia de conversaciones contiene dos opciones independientes:

  • Mostrar grabaciones de llamadas en HubSpot: Controla si los usuarios de HubSpot pueden reproducir la grabación de audio desde el registro de la llamada.
  • Activar el registro de transcripciones de Aircall: Determina si HubSpot debe utilizar las transcripciones de Aircall o las transcripciones de HubSpot para las llamadas compatibles.
Imagen que muestra las distintas opciones de la sección de inteligencia de conversaciones

Puedes:

  • Usar las transcripciones de Aircall tanto si envías las grabaciones de llamadas a HubSpot como si no
  • Seguir usando las transcripciones de HubSpot y elegir si quieres enviar las grabaciones de llamadas
  • Actualizar estas opciones en cualquier momento para futuras llamadas

Paso 1: Abre los ajustes de la Integración con HubSpot en Aircall

  1. Ve a Panel de Aircall > Integraciones > Aplicaciones.
  2. Busca y selecciona HubSpot.
  3. Desplázate hasta la sección Inteligencia de conversaciones.
  4. Localiza los ajustes de grabaciones de llamadas y transcripciones.

Paso 2: Decide si quieres enviar las grabaciones de llamadas a HubSpot

Este paso es opcional, pero se recomienda para muchos equipos.

  1. En la sección Inteligencia de conversaciones, busca Mostrar grabaciones de llamadas en HubSpot.
  2. Selecciona el comportamiento que prefieras:
    • SÍ: HubSpot mostrará un enlace o reproductor para la grabación de llamada de Aircall.
    • NO: La grabación permanecerá únicamente en Aircall y los usuarios de HubSpot no podrán reproducirla.
Consejo: Este ajuste de grabación no afecta al envío de las transcripciones. Puedes enviar transcripciones de Aircall aunque elijas no enviar las grabaciones de llamadas.

Paso 3: Activa las transcripciones de Aircall en HubSpot

Elige Aircall como fuente de las transcripciones

Si tienes AI Assist o AI Assist Pro

  1. En la sección Inteligencia de conversaciones, busca Activar el registro de transcripciones de Aircall.
  2. Selecciona SÍ en el menú desplegable para elegir las transcripciones de Aircall como fuente en HubSpot.
Imagen que muestra cómo activar la Transcripción de Aircall si tienes AI Assist

Una vez activada la opción:

  • Aircall genera la transcripción después de que finalice cada llamada que cumpla los requisitos
  • Aircall envía la transcripción a HubSpot mediante la API de transcripciones de terceros
  • HubSpot muestra la transcripción en la interacción de llamada correspondiente
Nota: Puedes volver a las transcripciones de HubSpot en cualquier momento. La nueva selección solo se aplica a futuras llamadas y no modifica las transcripciones que ya están almacenadas en HubSpot.

Si no tienes AI Assist ni AI Assist Pro

  • La opción Activar el registro de transcripciones de Aircall estará deshabilitada y no se podrá activar.
  • Un aviso explicará que esta opción solo está disponible con AI Assist o AI Assist Pro e incluirá un enlace a más información o a las opciones de compra.
  • Puedes seguir configurando otros ajustes de la Integración con HubSpot, pero no puedes exportar transcripciones generadas por Aircall sin el paquete de IA requerido.

Qué verás en HubSpot

Cuando todo esté configurado y tu cuenta incluya el paquete de IA requerido, las llamadas compatibles en HubSpot mostrarán:

  • El registro de la llamada
  • Una transcripción de Aircall, si se han seleccionado las transcripciones de Aircall
  • Un reproductor o enlace de la grabación, si has elegido enviar las grabaciones de llamadas

Tus equipos pueden:

  • Leer la transcripción directamente en HubSpot
  • Usar las herramientas de Inteligencia de conversaciones de HubSpot, como la búsqueda, los filtros y las notas, con el contenido de la transcripción de Aircall
Nota: Si tu plan de HubSpot incluye funciones de Inteligencia de conversaciones, los administradores de HubSpot seguirán gestionando esa configuración. Esta función solo determina de dónde procede el texto de la transcripción.

Limitaciones y comportamiento esperado

Ten en cuenta estos puntos:

  • Requisito del plan: Para exportar las transcripciones de Aircall a HubSpot, se requiere AI Assist o AI Assist Pro.
  • Duración de la llamada: Las llamadas de menos de 1 minuto no generan transcripciones.
  • No es en tiempo real: Las transcripciones se generan después de que finalice la llamada, no durante ella.
  • Configuración independiente: La configuración de las grabaciones y las transcripciones es independiente. Puedes:
    • Usar las transcripciones de Aircall sin grabaciones
    • Enviar grabaciones sin usar las transcripciones de Aircall
  • Llamadas existentes: Cambiar la fuente de las transcripciones no actualiza las transcripciones que ya están almacenadas en HubSpot. Solo afecta a las llamadas nuevas.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que enviar las grabaciones de llamadas para usar las transcripciones de Aircall en HubSpot?

No. Las transcripciones y las grabaciones son independientes.

¿Qué ocurre si cambio entre las transcripciones de HubSpot y las de Aircall?

El cambio solo se aplica a las llamadas futuras. Las transcripciones existentes no cambian.

¿Veré dos transcripciones de la misma llamada?

No. HubSpot solo utiliza una fuente de transcripción por registro de llamada.

¿Por qué falta la transcripción de algunas llamadas?

Comprueba estos factores:

  • La llamada duró menos de 1 minuto
  • Tu cuenta no incluye AI Assist ni AI Assist Pro
  • La configuración de la Integración con HubSpot está incompleta
  • La grabación estaba desactivada para este número o usuario

¿Cambia esto el funcionamiento de la Inteligencia de conversaciones de HubSpot?

No. Las funciones de Inteligencia de conversaciones de HubSpot no cambian. Esta configuración solo cambia de dónde procede el texto de la transcripción.

¿Qué campo de propiedad se utiliza en HubSpot para asignar las transcripciones de las grabaciones de mensajes del buzón de voz?

HubSpot utiliza la propiedad Transcripción disponible en el registro de llamada para indicar si existe una transcripción de un mensaje del buzón de voz o de una llamada.

Esta propiedad es un campo booleano con los siguientes valores:

  • Verdadero: Hay una transcripción disponible para la llamada.

  • Falso: No hay ninguna transcripción disponible.

El contenido de la transcripción se adjunta directamente a la interacción de la llamada en HubSpot. No hay ninguna propiedad de transcripción independiente en Aircall. HubSpot gestiona la disponibilidad y la visualización de la transcripción una vez que esta se habilita mediante la configuración de la integración de Aircall y HubSpot. Para obtener más información, consulta la documentación de HubSpot:  Mejora tus transcripciones