Puedes enviar transcripciones de llamadas generadas por IA de Aircall a HubSpot utilizando la API de transcripciones de terceros de HubSpot. Esto permite que tus equipos trabajen con las transcripciones de Aircall directamente en HubSpot, mientras tú sigues controlando si las grabaciones de llamadas se envían a HubSpot o se mantienen solo en Aircall.
Antes de empezar
Asegúrate de tener:
- Una cuenta de administrador de Aircall
- La integración de HubSpot instalada y conectada en el Panel de Aircall
- Grabaciones de llamadas habilitadas en Aircall, ya que las transcripciones se generan a partir de las grabaciones
- Llamadas que duren más de 1 minuto
- Para habilitar las transcripciones de Aircall en HubSpot, tu cuenta debe incluir AI Assist o AI Assist Pro.
Importante: E:
Si tu cuenta no incluye AI Assist o AI Assist Pro, la configuración de transcripción aparecerá en la integración de HubSpot pero estará deshabilitada. Un mensaje explicará el requisito y proporcionará un enlace para aprender cómo actualizar.
Para más información sobre las funciones de IA de Aircall, visita nuestra sección del Centro de Ayuda Funciones de IA de Aircall. Si aún necesitas conectar HubSpot, por favor consulta nuestro artículo Instalación de tu integración de HubSpot.
Cómo funcionan las configuraciones
En la configuración de la integración de HubSpot en el Panel de Aircall, la sección de Inteligencia de Conversación contiene dos opciones independientes:
- Exponer grabaciones de llamadas a HubSpot: Controla si los usuarios de HubSpot pueden reproducir la grabación de audio desde el registro de la llamada.
- Habilitar registro de transcripciones de Aircall: Determina si HubSpot debe usar transcripciones de Aircall o transcripciones de HubSpot para las llamadas compatibles.
Puedes:
- Usar transcripciones de Aircall con o sin enviar grabaciones de llamadas a HubSpot
- Seguir usando transcripciones de HubSpot mientras eliges si enviar o no grabaciones de llamadas
- Actualizar estas opciones en cualquier momento para llamadas futuras
Paso 1: Abre la configuración de integración de HubSpot en Aircall
- Ve a Panel de Aircall > Integraciones y API.
- Busca y selecciona HubSpot.
- Desplázate hasta la sección de Inteligencia de Conversación.
- Localiza las configuraciones para grabaciones de llamadas y transcripciones.
Paso 2: Decide si enviar grabaciones de llamadas a HubSpot
Este paso es opcional pero recomendado para muchos equipos.
- En la sección de Inteligencia de Conversación, encuentra Exponer grabaciones de llamadas a HubSpot.
- Selecciona tu comportamiento preferido:
- SÍ: HubSpot mostrará un enlace o reproductor para la grabación de llamada de Aircall.
- NO: La grabación se mantiene solo en Aircall, y los usuarios de HubSpot no podrán reproducirla.
CONSEJO: Esta configuración de grabación no afecta si se envían las transcripciones. Puedes enviar transcripciones de Aircall incluso si eliges no enviar grabaciones de llamadas.
Paso 3: Activa las transcripciones de Aircall en HubSpot
Elige Aircall como fuente de transcripción
Si tienes AI Assist o AI Assist Pro
- En la sección de Inteligencia de Conversación, encuentra Habilitar registro de transcripciones de Aircall.
- Selecciona SÍ en el desplegable para elegir las transcripciones de Aircall como fuente en HubSpot.
Una vez habilitado:
- Aircall genera la transcripción después de que termina cada llamada elegible
- Aircall envía la transcripción a HubSpot usando la API de transcripciones de terceros
- HubSpot muestra la transcripción en el registro de llamada correspondiente
NOTA: Puedes cambiar de nuevo a las transcripciones de HubSpot en cualquier momento. La nueva elección solo se aplica a llamadas futuras y no cambia las transcripciones ya almacenadas en HubSpot.
Si no tienes AI Assist o AI Assist Pro
- La opción Habilitar registro de transcripciones de Aircall estará deshabilitada y no podrá activarse.
- Un aviso explicará que esta opción está disponible solo con AI Assist o AI Assist Pro, y proporcionará un enlace a más información o opciones de compra.
- Aún puedes configurar otras opciones de integración de HubSpot, pero no podrás exportar transcripciones generadas por Aircall sin el paquete de IA requerido.
Qué verás en HubSpot
Una vez todo esté configurado y tu cuenta incluya el paquete de IA requerido, las llamadas compatibles en HubSpot mostrarán:
- El registro de la llamada
- Una transcripción de Aircall, si se seleccionaron transcripciones de Aircall
- Un reproductor o enlace de grabación, si elegiste enviar grabaciones de llamadas
Tus equipos pueden:
- Leer la transcripción directamente en HubSpot
- Usar las herramientas de Inteligencia de Conversación de HubSpot como búsqueda, filtros y notas sobre el contenido de la transcripción de Aircall
NOTA: Si tu plan de HubSpot incluye funciones de Inteligencia de Conversación, los administradores de HubSpot seguirán gestionando esas configuraciones. Esta función solo determina de dónde proviene el texto de la transcripción.
Limitaciones y comportamiento esperado
Ten en cuenta estos puntos:
- Requisito del plan: Exportar transcripciones de Aircall a HubSpot requiere AI Assist o AI Assist Pro.
- Duración de la llamada: Las llamadas de menos de 1 minuto no generan transcripciones.
- No es en tiempo real: Las transcripciones se generan después de que termina la llamada, no durante la llamada.
-
Configuraciones independientes: Las configuraciones de grabación y transcripción no dependen una de la otra. Puedes:
- Usar transcripciones de Aircall sin grabaciones
- Enviar grabaciones sin usar transcripciones de Aircall
- Llamadas existentes: Cambiar la fuente de transcripciones no actualiza las transcripciones ya almacenadas en HubSpot. Solo afecta a llamadas nuevas.
Preguntas frecuentes
¿Necesito enviar grabaciones de llamadas para usar transcripciones de Aircall en HubSpot?
No. Las transcripciones y las grabaciones son independientes.
¿Qué pasa si cambio entre transcripciones de HubSpot y transcripciones de Aircall?
El cambio solo se aplica a llamadas futuras. Las transcripciones existentes permanecen sin cambios.
¿Veré dos transcripciones para la misma llamada?
No. HubSpot usa solo una fuente de transcripción por registro de llamada.
¿Por qué falta la transcripción en algunas llamadas?
Revisa estos factores:
- La llamada duró menos de 1 minuto
- Tu cuenta no incluye AI Assist o AI Assist Pro
- La configuración de integración de HubSpot está incompleta
- La grabación estaba deshabilitada para este número o usuario
¿Esto cambia cómo funciona la Inteligencia de Conversación de HubSpot?
No. Las funciones de Inteligencia de Conversación de HubSpot permanecen igual. Esta configuración solo cambia de dónde viene el texto de la transcripción.
¿Qué campo de propiedad en HubSpot se usa para mapear las transcripciones de grabaciones de buzón de voz?
HubSpot usa la propiedad Transcripción disponible en el registro de llamada para indicar si existe una transcripción de buzón de voz o llamada.
Esta propiedad es un campo booleano con los siguientes valores:
Verdadero: Hay una transcripción disponible para la llamada.
Falso: No hay transcripción disponible.
El contenido de la transcripción se adjunta directamente al registro de llamada en HubSpot. No existe una propiedad separada de transcripción en el lado de Aircall. La disponibilidad y visualización de la transcripción la gestiona HubSpot una vez que la transcripción está habilitada mediante la configuración de integración de Aircall y HubSpot. Para más información, consulta la documentación de HubSpot: Mejora tus transcripciones
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