Esta guía te guía a través de la instalación, configuración y desinstalación de la integración Help Scout v3 en Aircall. También explica todos los ajustes disponibles de la integración para que puedas adaptar la experiencia a tu flujo de trabajo. Prepara tus entornos de Aircall y Help Scout antes de comenzar la instalación.
Importante: E:
Si no planeas gestionar múltiples instancias de integración, elimina cualquier integración existente de Help Scout para evitar duplicados.
CONSEJO: Configura los ajustes de tu número de Aircall (grabaciones, enrutamiento de llamadas, transcripciones) antes de la instalación para que la integración utilice los parámetros correctos desde el principio.
NOTA: Los contactos de Help Scout deben tener números de teléfono almacenados en un formato compatible para un reconocimiento preciso del llamante y el correcto funcionamiento de las funciones.
La activación de complementos relacionados es necesaria para las funciones de SMS, WhatsApp y relacionadas con IA. Para más detalles, consulta la página de precios.
Instalar la integración
Sigue estos pasos para instalar la integración Help Scout v3 desde tu Panel de Control de Aircall.
Pasos:
- En el Panel de Control de Aircall > Integraciones y API.
- Busca Help Scout v3 y selecciónalo para iniciar el proceso de instalación.
- Sigue las instrucciones que se muestran en cada paso.
- Después de autorizar ambos sistemas, serás redirigido a la pantalla de configuración de la integración. Las opciones de configuración se describen más adelante en esta guía.
- Cuando la configuración esté completa, realiza una llamada de prueba. Si el contacto aparece en las tarjetas de información de Aircall, la integración funciona correctamente.
Desinstalar la integración
Pasos:
- Desinstala la integración desde el Panel de Control de Aircall. Esto deshabilita inmediatamente la integración y la elimina automáticamente de Help Scout.
- Confirma la eliminación en Help Scout si se te solicita.
Desinstalar la integración no elimina ningún dato previamente sincronizado.
Resumen de ajustes de la integración
Los ajustes de la integración se configuran durante la instalación. Si necesitas cambiarlos más tarde, simplemente reinstala la integración. No se perderán datos.
Selección de bandeja de entrada de Help Scout
Cada instancia de integración puede conectarse a una bandeja de entrada de Help Scout.
Si necesitas conectar varias bandejas de entrada, instala la integración varias veces y configura cada instancia por separado.
Por ejemplo, puedes conectar un número de asociaciones a una bandeja de entrada de asociaciones, luego reinstalar la integración y conectar un número español a una bandeja de entrada de soporte ES.
Datos de IA y transcripción
El registro de Insight de IA y transcripciones está habilitado por defecto. Puedes desactivarlos si prefieres registrar solo datos básicos de la llamada.
Insight de IA incluye temas clave, elementos de acción, resumen de llamada y estado de ánimo.
Ajustes de conversación
Estas opciones determinan cómo la integración registra la información en las conversaciones de Help Scout. Los mensajes SMS y WhatsApp no siguen estas reglas.
Registrar siempre en una conversación nueva
Cada llamada se registra en un nuevo ticket de Help Scout.
El ticket puede estar vinculado al cliente o quedar sin asignar dependiendo de si se encuentra un cliente coincidente. Consulta el artículo de funciones de Help Scout v3 para más detalles.
Intentar encontrar una conversación existente
La integración intenta identificar una conversación existente y registrar la llamada en ella, siempre que la conversación cumpla todos los siguientes criterios:
- Pertenece al mismo cliente.
- No contiene una etiqueta spam.
- Tiene un estado abierto (cualquier estado excepto cerrado).
Al usar esta opción, puedes habilitar dos ajustes adicionales:
Permitir reabrir tickets cerrados en menos de 48 horas
Si el ticket se cerró hace menos de 48 horas, la integración lo reabrirá y registrará la llamada. Si no, la llamada se registrará en un ticket nuevo.
Reasignar la conversación
Habilita esta opción si deseas reasignar la conversación al usuario de Aircall que gestionó la llamada, SMS o mensaje de WhatsApp.
La integración intenta coincidir los usuarios de Help Scout por correo electrónico.
Registrar WhatsApp y SMS
Si está habilitado, los mensajes de WhatsApp y SMS se registrarán para los números conectados. Para más detalles, consulta el artículo de funciones de la integración Help Scout v3.
Manejo de duplicados
Cuando la integración identifica dos clientes con el mismo número de teléfono, elige cómo deseas que se comporte:
Registrar el contenido en el elemento más reciente
La llamada se registra en el registro del cliente que se creó más recientemente.
No hacer nada
No se registra ningún dato cuando se detectan contactos o candidatos duplicados.
Sincronización de contactos
Sincronizar clientes de Help Scout con Aircall
Cada vez que ocurre una llamada en Aircall, la integración busca un contacto coincidente en Help Scout.
Si se encuentra una coincidencia y no existe un contacto en Aircall, la integración crea uno en Aircall.
NOTA: Aircall no permite contactos duplicados. Si ya existe un contacto con el mismo número de teléfono, se sobrescribirá con la nueva información.
Esto completa la guía de configuración de Help Scout v3.
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