Solución de problemas de Registro de llamadas con la Integración con HubSpot

Si las llamadas realizadas o recibidas en Aircall no aparecen en HubSpot, el problema suele estar relacionado con el estado de la integración, la autenticación, la configuración del número o los ajustes de registro. Este artículo explica las principales comprobaciones que deben realizarse y destaca limitaciones importantes que pueden afectar al Registro de llamadas.

Pasos para solucionar problemas

Comprueba cada uno de los siguientes puntos para identificar por qué las llamadas no se registran en HubSpot.

Comprueba que la integración esté activa

Confirma que la integración entre Aircall y HubSpot esté habilitada.

• Ve a Panel de control de Aircall > Integraciones > Aplicaciones
• Selecciona HubSpot
• Ve a la pestaña General y comprueba si el estado de la integración es activo. Si la integración está deshabilitada, las llamadas no se registrarán.

Verifica la autenticación de HubSpot

Comprueba si tu autenticación de HubSpot sigue siendo válida.

Si ves un banner en la pestaña Configuración de la integración con HubSpot que indica que la autenticación no es válida, tendrás que volver a autenticarte.

Importante: Cuando la autenticación de HubSpot deja de ser válida, la integración deja de registrar llamadas hasta que se completa la nueva autenticación.

Sigue las indicaciones que aparecen en el Panel de control de Aircall para volver a autenticar HubSpot y restablecer el registro.

Confirma que el número de Aircall esté conectado a la integración

Asegúrate de que el número de Aircall utilizado para realizar o recibir llamadas esté conectado a la integración con HubSpot.

1. Ve a Panel de control de Aircall > Integraciones > Aplicaciones
2. Selecciona HubSpot
3. Revisa la lista de Números conectados en la pestaña General
4. Confirma que el número correspondiente esté habilitado para el registro

Las llamadas realizadas desde números que no estén conectados a la integración no se registrarán en HubSpot.

Comprueba los ajustes de registro del horario de atención

Si las llamadas realizadas fuera del horario de atención no aparecen en HubSpot, revisa el ajuste correspondiente.

1. Ve a Panel de control de Aircall > Integraciones > Aplicaciones
2. Selecciona HubSpot
3. Ve a la pestaña Configuración y desplázate hasta la sección Configuración de HubSport
4. Confirma que el registro esté habilitado incluso fuera del horario de atención del número

Nota: Si esta opción no está habilitada, las llamadas realizadas fuera del horario de atención no se registrarán en HubSpot.

Llamadas no asociadas a contactos o empresas

Importante: Las Conferencias telefónicas no se pueden registrar cuando se inician mediante una llamada interna entre dos usuarios de Aircall.

Si no se encuentra ningún contacto o empresa existente en HubSpot para el número de teléfono utilizado y el ajuste de la integración Si el número/contacto no existe en HubSpot está configurado como No hacer nada, la llamada se registrará de todos modos, pero:

• Solo aparecerá en el Panel de control de actividad
• No se asociará a un registro de contacto o empresa

Nota: Las llamadas no asociadas se siguen registrando en HubSpot, pero son más difíciles de encontrar porque no están vinculadas a ningún registro.

Para asegurarte de que las llamadas estén asociadas a un contacto, cambia el ajuste a Crear un nuevo contacto de HubSpot. Esto permite que la integración cree un nuevo contacto en HubSpot y asocie la actividad de la llamada a ese registro.

Mi llamada se ha registrado en el contacto equivocado

Si una llamada se asocia al contacto equivocado de HubSpot, la causa más probable es la forma en que Aircall busca un registro coincidente. La integración utiliza el siguiente orden de búsqueda:

1. Contacto coincidente por correo electrónico: si el correo electrónico del usuario de Aircall coincide con el de un contacto de HubSpot, la llamada se registra en ese contacto.
2. Contacto coincidente por número de teléfono: si no se encuentra ninguna coincidencia de correo electrónico, Aircall busca un contacto con el mismo número de teléfono en el campo Teléfono o Teléfono móvil.
3. Empresa coincidente por número de teléfono: si no se encuentra ningún contacto coincidente, Aircall busca una empresa con el mismo número de teléfono.

Esto significa que una llamada puede registrarse en el contacto equivocado cuando:

• Dos contactos de HubSpot comparten el mismo número de teléfono. En este caso, la llamada se registra en el registro actualizado más recientemente. Revisa tus contactos de HubSpot para detectar números duplicados y elimina o combina los duplicados.
• El número de teléfono de un contacto está guardado en un formato no compatible. Aircall solo encuentra coincidencias con números guardados en formatos específicos. Si un número no coincide, la llamada puede asociarse a otro registro o registrarse como no asociada. Consulta los formatos de números compatibles en Cómo funciona la integración con HubSpot.
• El campo Teléfono móvil contiene el mismo número que el campo Teléfono. Aircall rechaza los números duplicados, lo que puede provocar que el contacto se sincronice incorrectamente. Consulta Solución de problemas de Sincronización de contactos: números de teléfono duplicados en HubSpot.

Mi Grabación de llamada no aparece en HubSpot

Las grabaciones de llamadas se registran como un enlace en el cuerpo de la interacción de llamada de HubSpot, no como un campo independiente. Si no encuentras la grabación:

• Comprueba que la Grabación de llamadas esté habilitada en el número de Aircall utilizado para la llamada. Ve a Panel de control → Números → selecciona el número → Configuración y confirma que la grabación esté activa.
• Comprueba el contenido de la actividad de llamada en HubSpot. El enlace a la grabación aparece en la sección de notas de la actividad, no en un campo específico para la grabación.
• Espera unos minutos después de que finalice la llamada. Las grabaciones no siempre están disponibles de inmediato y pueden tardar un poco en procesarse antes de que aparezca el enlace.
• Confirma que la llamada se haya respondido y que haya alcanzado la duración mínima para la grabación. Es posible que las llamadas muy cortas no generen una grabación.

Si el enlace a la grabación falta sistemáticamente en varias llamadas realizadas desde el mismo número, confirma que el número esté conectado a la Integración con HubSpot y que la configuración de grabación no haya cambiado recientemente.

Preguntas frecuentes

¿Por qué algunas llamadas no se registran en HubSpot?

Las causas más habituales son que la integración está inactiva, la autenticación de HubSpot ha caducado, el número utilizado para la llamada no está conectado a la integración o la llamada se realizó fuera del horario de atención cuando el registro fuera de horario está deshabilitado. Sigue en orden los pasos de solución de problemas que aparecen al principio de este artículo.

¿Por qué mi llamada se registró en un registro desconocido en lugar de en un contacto?

Si no se encuentra en HubSpot ningún contacto o empresa que coincida con el número de teléfono y tu integración está configurada como "No hacer nada" cuando no existe ningún contacto, la llamada se registra igualmente, pero solo es visible en el Panel de actividad de HubSpot. Cambia la configuración a "Crear un nuevo contacto de HubSpot" para asociar automáticamente las llamadas futuras.

¿Por qué no aparece el nombre del contacto en la llamada aunque el contacto exista en HubSpot?

La Sincronización de contactos requiere que el número de teléfono esté guardado en el campo Teléfono con formato E.164. Si el número solo está en el campo Teléfono móvil y no hay un valor correspondiente en el campo Teléfono, no se sincronizará. Comprueba el registro del contacto en HubSpot y confirma que el campo Teléfono esté rellenado correctamente.

¿Por qué las llamadas se registran en HubSpot, pero con el propietario equivocado?

La propiedad de la llamada se asigna en función de si el correo electrónico del usuario de Aircall coincide con el de su usuario de HubSpot. Si los correos electrónicos no coinciden, la propiedad se asigna al propietario del contacto o de la empresa, o al propietario predeterminado establecido en la configuración de la integración. Asegúrate de que los correos electrónicos de los usuarios de Aircall y HubSpot coincidan en ambas plataformas.

¿Puedo registrar de forma retroactiva las llamadas que no se registraron mientras la integración estaba inactiva?

No. Las llamadas realizadas mientras la integración está inactiva no se registran retroactivamente cuando se reactiva. Solo se registrarán las llamadas realizadas después de la reactivación.

¿Por qué las conferencias telefónicas no se registran en HubSpot?

Las conferencias telefónicas iniciadas mediante una llamada interna entre dos usuarios de Aircall no se pueden registrar. Esta es una limitación conocida de la integración.

Resumen

Si las llamadas de Aircall no se registran en HubSpot, comprueba que la integración esté activa, que la autenticación sea válida, que los números correctos estén conectados y que la configuración de registro esté establecida correctamente. Ten también en cuenta las limitaciones conocidas, como las conferencias telefónicas internas y los contactos no asociados, que pueden afectar a cómo y dónde aparecen las llamadas en HubSpot.