Automatiza el envío de SMS de seguimiento a prospectos tras llamadas salientes sin respuesta usando Aircall SMS en los flujos de trabajo de HubSpot

Automatizar los mensajes SMS de seguimiento tras llamadas salientes sin respuesta garantiza que los prospectos sepan quién se ha puesto en contacto, animándoles a responder mientras ahorras tiempo valioso a tu equipo de ventas.

Al aprovechar Aircall SMS dentro de los flujos de trabajo de HubSpot, puedes enviar seguimientos instantáneos y personalizados que mejoran el compromiso y optimizan la eficiencia de tu canal de ventas.

Todos los mensajes SMS enviados mediante esta automatización son:

• Registrados en el historial del contacto en HubSpot, y

• Asignados en Aircall Workspace, lo que permite a los agentes gestionar conversaciones y seguimientos sin problemas en ambas plataformas.

Este proceso requiere solo una etiqueta de Aircall dedicada y un sencillo flujo de trabajo de HubSpot.

Paso 1: Crea una etiqueta en Aircall

Comienza creando una etiqueta dedicada en Aircall que activará tu flujo de trabajo en HubSpot tras una llamada saliente sin respuesta.

Pasos:

1. Ve a Panel de Aircall > Configuración de llamadas > Etiquetas

2. Haz clic en Añadir una etiqueta y ponle un nombre descriptivo, como No Answer Send SMS (o cualquier otro que se adapte a tu flujo interno).

Paso 2: Configura el disparador de inscripción del flujo de trabajo en HubSpot

Ahora cambia a HubSpot para crear el flujo de trabajo que enviará el mensaje SMS.

Pasos:

1. En HubSpot, ve a Automatización > Flujos de trabajo.

2. Haz clic en Crear flujo de trabajo > Desde cero > Basado en contacto > Flujo de trabajo en blanco, luego haz clic en Siguiente.

3. En el editor de flujos de trabajo, haz clic en el paso de disparador de inscripción para abrir el panel lateral de edición.

4. Bajo Disparar inscripción automáticamente, selecciona cuando se cumplan los criterios del filtro.

5. En Información del objeto, elige Propiedades del contacto.

6. Busca la propiedad Últimas etiquetas de Aircall usadas.

7. Establece el criterio en es igual a, y escribe el nombre de la etiqueta que creaste en el Paso 1 (por ejemplo, No Answer Send SMS).

Consejo: Si tu proceso interno implica aplicar múltiples etiquetas durante las llamadas, usa contiene alguna de en lugar de es igual a.
Esto asegura que el flujo de trabajo se active incluso cuando hay múltiples etiquetas presentes.

Configuración de reinscripción

Decide si los contactos deben volver a entrar en el flujo de trabajo en el futuro. En este ejemplo, los prospectos solo deben recibir este seguimiento una vez por ciclo de contacto, por lo que la reinscripción está desactivada. Si quieres permitir la reinscripción, usa la propiedad Últimas etiquetas de Aircall usadas como criterio.

Paso 3: Añade la acción de Aircall SMS

Finalmente, añade la acción que enviará automáticamente el mensaje SMS cuando se active el flujo de trabajo.

Pasos:

1. Haz clic en el icono + en tu flujo de trabajo.

2. Desplázate hasta Aplicaciones integradas y selecciona Aircall: Enviar SMS.

3. Configura los siguientes campos:

   • Número de Aircall: Selecciona el número de Aircall que debe enviar el mensaje. El número debe estar conectado a tu integración de HubSpot.

   • Usuario asignado: Elige a quién se debe asignar la conversación en Aircall Workspace. Este usuario también aparecerá como remitente en el registro de actividad de HubSpot.

   • Número de teléfono del destinatario: Mapea al campo apropiado en el registro de contacto de HubSpot (por ejemplo, número de móvil). Asegúrate de que este número sea válido y pueda recibir SMS.

Redactar tu mensaje

En el campo de mensaje, crea tu SMS de seguimiento. Puedes personalizarlo usando tokens de registro de HubSpot (como el nombre del contacto, nombre de la empresa o nombre del propietario).

Para insertar un token:

1. Haz clic en el cuadro de texto donde quieras añadirlo.

2. Elige una propiedad de la lista que aparece.

Una vez configurado tu mensaje y la lógica, revisa y publica tu flujo de trabajo. Debería parecerse al ejemplo siguiente:

Para reflexionar

• Múltiples números de Aircall: Cada flujo de trabajo solo puede configurarse para un número de Aircall a la vez. Si usas varios números, simplemente clona el flujo de trabajo y ajusta la acción de SMS al número deseado.

• Números compartidos: Cuando uses una línea de ventas compartida, puedes asignar a un líder de equipo o gerente como Usuario asignado. Ellos recibirán automáticamente la conversación en Aircall Workspace y podrán reasignarla al miembro correcto del equipo usando Asignar conversación.