Automatizar los mensajes SMS de seguimiento después de llamadas salientes sin respuesta garantiza que los clientes potenciales sepan quién se puso en contacto, animándolos a responder y ahorrando un tiempo valioso a tu equipo de ventas.

Al aprovechar Aircall SMS dentro de flujos de trabajo de HubSpot, puedes enviar seguimientos instantáneos y personalizados que mejoran la interacción y aumentan la eficiencia de tu pipeline de ventas.

Todos los mensajes SMS enviados mediante esta automatización:

  • Se registran en el registro del contacto en HubSpot, y

  • Se asignan en Aircall Workspace, lo que permite a los agentes gestionar conversaciones y seguimientos sin problemas en ambas plataformas.

Este proceso solo requiere una etiqueta de Aircall dedicada y un flujo de trabajo de HubSpot sencillo.

Paso 1: Crear una etiqueta de Aircall

Empieza creando una etiqueta de Aircall dedicada que activará tu flujo de trabajo en HubSpot después de una llamada saliente sin respuesta.

Pasos:

  1. Ve a Aircall Dashboard > Ajustes de llamada > Etiquetas

  2. Haz clic en Add a tag y ponle un nombre descriptivo, como No Answer Send SMS (u otro nombre que encaje con tu flujo de trabajo interno).

Paso 2: Configurar el desencadenante de inscripción del flujo de trabajo de HubSpot

Ahora cambia a HubSpot para crear el flujo de trabajo que enviará el mensaje SMS.

Pasos:

  1. En HubSpot, ve a Automatización > Workflows.

  2. Haz clic en Create workflow > From scratch > Contact-based > Blank workflow, y luego haz clic en Next.

  3. En el editor de Workflows, haz clic en el paso Enrollment trigger para abrir el panel lateral de edición.

  4. En Automatically trigger enrollment, selecciona when filter criteria is met.

  5. En Object Information, elige Contact properties.

  6. Busca la propiedad Last used Aircall tags.

  7. Configura el criterio como is equal to e introduce el nombre de la etiqueta que creaste en el Paso 1 (por ejemplo, No Answer Send SMS).

Consejo: Si tu proceso interno implica aplicar varias etiquetas durante las llamadas, usa contains any of en lugar de is equal to.
Esto garantiza que el flujo de trabajo se active incluso cuando haya varias etiquetas presentes.
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Configuración de reinscripción

Decide si los contactos deben volver a entrar en el flujo de trabajo en el futuro. En este ejemplo, los clientes potenciales solo deben recibir este seguimiento una vez por ciclo de contacto, por lo que la reinscripción está desactivada. Si quieres permitir la reinscripción, usa la propiedad Last used Aircall tags como criterio.

Paso 3: Añadir la acción Aircall SMS

Por último, añade la acción que enviará automáticamente el mensaje SMS cuando se active el flujo de trabajo.

Pasos:

  1. Haz clic en el icono + en tu flujo de trabajo.

  2. Desplázate hasta Integrated apps y selecciona Aircall: Send SMS.

  3. Configura los siguientes campos:

    • Aircall number: selecciona el número de Aircall que debe enviar el mensaje. El número debe estar conectado a tu integración de HubSpot.

    • Send As User: elige como qué usuario debe enviarse el mensaje. El menú desplegable está filtrado para mostrar solo los usuarios asociados al número de Aircall seleccionado arriba. También puedes seleccionar Custom Input para asignar dinámicamente el usuario remitente usando una propiedad de HubSpot (formato esperado: una dirección de correo electrónico válida de usuario de Aircall asociada al número seleccionado). Si no necesitas atribuir el mensaje a un usuario específico, deja esta opción con el valor predeterminado.

    • Recipient phone number: asígnalo al campo adecuado en el registro del contacto de HubSpot (por ejemplo, Mobile number). Asegúrate de que este número sea válido y pueda recibir SMS.

Redactar tu mensaje

En el campo del mensaje, redacta tu SMS de seguimiento. Puedes personalizarlo usando tokens de registro de HubSpot (como el nombre del contacto, el nombre de la empresa o el nombre del propietario).

Para insertar un token:

  1. Haz clic en el cuadro de texto donde quieras añadirlo.

  2. Elige una propiedad de la lista que aparece.

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Una vez que tu mensaje y la lógica estén configurados, revisa y publica tu flujo de trabajo. Debería verse similar al ejemplo siguiente:

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Importante: Si usas Custom Input para el campo Send As User, el valor debe ser una dirección de correo electrónico válida de un usuario de Aircall asociada al número seleccionado. Si el usuario no se encuentra en ese número, o no le quedan segmentos de mensaje, el mensaje no se enviará y se registrará un error en los Action logs del flujo de trabajo.

Aspectos a tener en cuenta

  • Varios números de Aircall: cada flujo de trabajo solo puede configurarse para un número de Aircall a la vez. Si utilizas varios números, simplemente clona el flujo de trabajo y ajusta la acción SMS al número deseado.

  • Números compartidos: al usar una línea de ventas compartida, puedes asignar a un líder de equipo o gerente como Send as User. Recibirán automáticamente la conversación en Aircall Workspace y podrán reasignarla al miembro correcto del equipo usando Assign Conversation.