Cómo usar Voicemail Drop

⚠️ Ten en cuenta que este artículo proporciona información sobre Voicemail Drop, con imágenes de la aplicación Aircall Phone. Aunque la información de la función aquí es relevante para Aircall Workspace, también visita Aircall Workspace - Configuración de llamadas para información sobre Aircall Workspace.

Las empresas que gestionan un gran volumen de llamadas salientes suelen encontrarse con un problema común: la mayoría de las llamadas van al buzón de voz, lo que lleva a que los agentes pasen mucho tiempo dejando mensajes de voz durante el día. 

Para minimizar tareas repetitivas y permitir que los agentes se conecten con más clientes diariamente, Aircall ha introducido una función de voicemail drop con un solo clic.

Al manejar llamadas salientes estándar o llamadas con marcación automática, los agentes pueden enviar un mensaje pregrabado al buzón de voz del cliente después de escuchar el tono. Los agentes son autónomos para grabar sus mensajes personalizados, con la limitación de usar solo grabaciones de micrófono.

Los usuarios pueden:

• Pregrabar mensajes de buzón de voz personalizados
• Gestionar grabaciones: escuchar, eliminar, renombrar, marcar como predeterminadas
• Enviar voicemail drop después del tono
• Ver historial y filtrar

Cómo acceder a Voicemail drop

La función Voicemail drop está actualmente disponible en el plan Aircall Professional. 

Es compatible con las aplicaciones de escritorio y web de Aircall (iOS y Android próximamente).

Puedes enviar un voicemail drop cuando te encuentres con un contestador automático al intentar contactar a tu cliente o prospecto. Simplemente pulsa el botón de voicemail drop al escuchar el “tono”. Este botón está disponible en la vista de detalles de la llamada si has configurado al menos un mensaje pregrabado en la configuración de llamadas previamente.

Cómo configurar mensajes de voicemail drop

Para habilitar la función voicemail drop, asegúrate de tener al menos un mensaje configurado en la configuración de llamadas. Los mensajes de voicemail drop pueden grabarse usando tu micrófono. Es importante destacar que estos mensajes son únicos para ti y no estarán accesibles para otros usuarios dentro de la organización.

Para grabar un nuevo buzón de voz o modificar los existentes, navega a tu configuración mediante la siguiente ruta: Configuración > Preferencias > Llamadas > Voicemail drop

Limitaciones y consejos

Antes de comenzar a grabar, ten en cuenta las siguientes limitaciones y consejos:

• Solo aplicable para llamadas salientes
• Se pueden grabar hasta 10 mensajes por usuario
• Cada mensaje puede durar hasta 180 segundos
• Los nombres de los mensajes deben ser únicos y no superar los 48 caracteres

⚠️ Ten en cuenta: algunos contestadores automáticos pueden tener restricciones en la duración del buzón de voz. Recomendamos mantener tus mensajes cortos para asegurar que el destinatario los reciba completos.

Grabación de mensaje para voicemail drop

La primera grabación se establecerá automáticamente como mensaje predeterminado, listo para el envío con un solo clic. Posteriormente, puedes ajustar la configuración predeterminada si hay más mensajes. Durante la llamada, puedes seleccionar cualquier mensaje de la lista si el predeterminado no es adecuado.

Para grabar un nuevo mensaje usando el micrófono, sigue estos pasos en la vista de configuración de Voicemail drop:

• Introduce un nombre para la grabación, hasta 48 caracteres
• Haz clic en Grabar para comenzar

• Aparecerá una cuenta regresiva de 3 segundos para notificar cuándo comenzará la grabación
• Una vez que comience la grabación, tienes un plazo de 3 minutos para hablar
• La grabación se detendrá automáticamente si superas este límite de tiempo

• Escucha el mensaje grabado para asegurar su calidad
• Haz clic en Rehacer, si deseas volver a grabar
• Haz clic en Guardar para almacenarlo en la lista de mensajes disponibles

⚠️ Ten en cuenta: recomendamos verificar la configuración/autorización de tu micrófono antes de iniciar la grabación.

Gestionar mensajes existentes de voicemail drop

Tienes varias opciones para gestionar los mensajes de voz existentes:  

• Escuchar - para reproducir la grabación
• Renombrar - para modificar el nombre de la grabación
• Establecer como predeterminado - para definir el mensaje de buzón de voz predeterminado, que estará disponible con la opción de un solo clic
• Eliminar - para borrar el mensaje permanentemente de la lista

Enviar mensaje de voicemail

⚠️ Ten en cuenta: para la mejor experiencia, solo toca el botón de voicemail drop después de escuchar el tono del buzón de voz. Pulsarlo antes puede causar que el mensaje se grabe incorrectamente. Consulta las Preguntas frecuentes para más consejos.

Enviar mensaje predeterminado 

Envía un mensaje de voz al contestador automático de tu cliente o prospecto con un solo clic usando un mensaje predeterminado configurado en la configuración de llamadas de Voicemail drop. Si no puedes contactar a tu contacto mediante una llamada regular, sigue estos pasos para dejar un voicemail drop:

• Asegúrate de haber llegado al buzón de voz del contacto
• Espera el tono del buzón para obtener un momento óptimo para enviar el mensaje
• Al escuchar el tono, haz clic en el botón "Voicemail drop"
• Tu llamada se terminará automáticamente y recibirás una notificación que dice "¡Mensaje enviado con éxito!"
• En el resumen de la llamada, puedes revisar detalles sobre el envío del buzón de voz, incluyendo el nombre del mensaje y el agente que lo inició.

Enviar mensaje desde la lista 

Si tienes varios mensajes pregrabados para Voicemail drop y deseas usar uno que no sea el predeterminado, sigue los pasos a continuación para proceder:

• Asegúrate de haber llegado al buzón de voz del contacto
• Espera el tono del buzón para obtener un momento óptimo para enviar el mensaje
• Al escuchar el tono, haz clic en el botón desplegable a la derecha del botón principal
• Haz clic en el mensaje deseado de la lista de mensajes disponibles que se muestra
• Tu llamada se terminará automáticamente y recibirás una notificación que dice "¡Mensaje enviado con éxito!"
• En el resumen de la llamada, puedes revisar detalles sobre el envío del buzón de voz, incluyendo el nombre del mensaje y el agente que lo inició

Ver historial y filtrar

Al ver la pestaña Historial, puedes identificar fácilmente una llamada saliente con voicemail drop con el nuevo icono colocado delante de ella:

Para una búsqueda eficiente, puedes filtrar aún más tus resultados aplicando un filtro para Tipos de llamada > Voicemail enviado. Esta selección mostrará solo las llamadas donde se ha enviado un voicemail drop:

Errores

Pueden ocurrir errores excepcionales al utilizar esta función:

• Durante la grabación: No se pudo guardar el mensaje debido a un error, por favor intenta de nuevo más tarde.
• Durante la eliminación de la grabación: No se pudo eliminar el mensaje debido a un error, por favor intenta de nuevo más tarde.
• Durante la modificación - renombrar/ establecer como predeterminado: No se pudo actualizar el mensaje debido a un error, por favor intenta de nuevo más tarde.
• Durante el envío: No se pudo enviar el mensaje debido a un error, por favor intenta de nuevo más tarde.

Si encuentras alguno de estos errores, recomendamos intentar la operación nuevamente después de un tiempo. Si el problema persiste, por favor contacta al Equipo de Soporte de Aircall.

Preguntas frecuentes

Respetar el momento de enviar el mensaje de Voicemail es crucial para asegurar que el resultado se alinee con las expectativas. A continuación, algunas preguntas y respuestas comunes sobre esta función:

P: ¿Qué pasa si la persona a la que llamo contesta el teléfono, pero accidentalmente pulso el botón de voicemail drop durante la llamada?

R: Una vez que pulses el botón de voicemail drop, la llamada se terminará inmediatamente en tu lado. Sin embargo, la persona a la que llamaste permanecerá en línea y escuchará la grabación del buzón de voz. Una vez que la grabación termine, la llamada también finalizará para tu contacto. Es importante notar que en este escenario no se dejará un mensaje de voz.

P: ¿Puedo dejar un voicemail si la llamada es transferida en caliente?

R: No

P: ¿Puedo dejar un voicemail para una llamada interna?

R: No

P: ¿Qué ocurre si pulso el botón de voicemail drop antes del “tono”?

R: Si pulsas el botón antes del “tono”, es posible que el destinatario no reciba la grabación o que esta quede incompleta.

P: ¿Qué pasa si hablo primero después del "tono" en el contestador automático y luego pulso el botón de voicemail?

R: Tu contacto recibirá tanto tu mensaje hablado como el mensaje pregrabado.

P: ¿Qué ocurrirá si espero un período prolongado después del "tono" antes de pulsar el botón de voicemail drop?

R: Ocasionalmente, incluso después de pulsar el botón de voicemail drop, tu mensaje puede no transmitirse al destinatario si pasa demasiado tiempo después del “tono”. Esto se debe a que el sistema puede interpretar la demora como ausencia de mensaje, lo que provoca que la llamada se desconecte desde el extremo del destinatario mientras tú permaneces conectado.

P: ¿Puedo solicitar desactivar Voicemail Drop para mi cuenta?

R: Sí. Un administrador deberá solicitar este cambio creando un ticket de soporte.