Con la Integración con HubSpot, puedes configurar reglas de automatización para cerrar automáticamente tareas de HubSpot según resultados específicos de las llamadas. Esto ayuda a optimizar tu flujo de trabajo, ya que garantiza que las tareas completadas u obsoletas se cierren sin intervención manual.
Nota: La integración entre Aircall y HubSpot no crea tareas nuevas. Solo puede cerrar las existentes.
Activar la automatización del cierre de tareas
Puedes activar y configurar las reglas de cierre de tareas directamente desde tu Panel de control de Aircall.
Pasos:
- Ve a Panel de control de Aircall > Integraciones > Aplicaciones.
- Selecciona HubSpot y ve a la pestaña Configuración.
- Desplázate hasta la sección Automatización del cierre de tareas.
- Selecciona los resultados de las llamadas que deben activar el cierre de la tarea.
- Elige los criterios que determinan qué tarea cerrar.
- Guarda la configuración.
La regla de automatización solo se ejecutará cuando se haya seleccionado al menos un resultado y una opción de criterio. Cuando finalice una llamada y se aplique el resultado seleccionado, la regla se activará automáticamente.
Resultados de las llamadas y opciones de criterios
Puedes configurar qué resultados cerrarán las tareas y cómo elegirá Aircall cuáles cerrar.
Resultados de las llamadas
- Ninguno (opción predeterminada)
- Conectada
- Ocupado
- Sin respuesta
- Número incorrecto
- Mensaje dejado en el buzón de voz
Puedes seleccionar varios resultados.
Tipos de criterios
- Ninguno (opción predeterminada)
- Vence hoy
- Vence hoy y fue creada por una secuencia
- Fecha de vencimiento más antigua
- Fecha de vencimiento más antigua creada por una secuencia
Importante: Si se selecciona "Ninguno" en Resultados de las llamadas o Criterios, no se cerrará ninguna tarea.
Cómo aplica Aircall los criterios
Cuando un resultado de llamada seleccionado coincide con la configuración de tu integración, Aircall busca tareas de HubSpot que cumplan las siguientes condiciones:
- El tipo de tarea es Llamada.
- La tarea está asociada al contacto de HubSpot que participó en la llamada.
- El estado de la tarea no es Inactivo.
Una vez identificadas estas tareas, Aircall aplica los criterios elegidos en la configuración de la regla para determinar cuál cerrar:
| Criterios | Regla de selección de tareas |
|---|---|
| Ninguno | No se realiza ninguna acción ni se cierra ninguna tarea. |
| Vence hoy | Cierra la tarea cuya fecha de vencimiento está establecida para hoy. Si varias tareas cumplen esta condición, Aircall cierra la actualizada más recientemente que esté asignada al usuario que gestionó la llamada. |
| Vence hoy y fue creada por una secuencia | Cierra la tarea creada por una secuencia que vence hoy. Si varias tareas cumplen los requisitos, Aircall cierra la actualizada más recientemente que esté asignada al usuario que gestionó la llamada. |
| Fecha de vencimiento más antigua | Cierra la tarea con la fecha de vencimiento más antigua anterior a la fecha actual. |
| Fecha de vencimiento más antigua creada por una secuencia | Cierra la tarea creada por una secuencia que tenga la fecha de vencimiento más antigua anterior a la fecha actual. |
Nota: Dado que las fechas de vencimiento de las tareas dependen de la hora local del usuario, distintos usuarios pueden ver diferentes tareas marcadas como “vence hoy”. Aircall utiliza la zona horaria UTC para evaluar las tareas que “vencen hoy”.
Ver las tareas cerradas en HubSpot
Cuando se cierra una tarea mediante esta automatización, aparecerá vinculada automáticamente en el registro de actividad de la llamada de la página del contacto correspondiente en HubSpot.
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