Registrar mensajes de WhatsApp, SMS y MMS en HubSpot

Aircall le permite registrar mensajes de WhatsApp, SMS y MMS en HubSpot, garantizando que las comunicaciones con sus clientes se registren como interacciones para una mejor visibilidad, seguimiento e informes. Los mensajes registrados aparecen en los registros de contacto, empresa u oportunidad correspondientes, lo que facilita a los equipos revisar el historial de conversaciones directamente en HubSpot.

Este artículo explica cómo funciona el registro para cada canal, cómo habilitar o deshabilitar el registro, qué detalles se registran y cómo se asigna la propiedad de la interacción.

Canales compatibles y limitaciones

• El registro de WhatsApp en HubSpot actualmente solo admite mensajes de texto. Los archivos multimedia como imágenes, videos o documentos enviados por WhatsApp no se registran en HubSpot. 
• El registro de mensajes de WhatsApp en el centro de ayuda de HubSpot aún no está disponible, pero llegará pronto.
• Para SMS y MMS, tanto el contenido del mensaje como, en el caso de MMS, los archivos adjuntos multimedia se registran como interacciones en HubSpot.
• El registro de SMS grupales en HubSpot está disponible solo para números de EE. UU. y Canadá. El estado y la creación de tickets no se registran para mensajes grupales.

Habilitar o deshabilitar el registro de mensajes

Puede controlar si los mensajes se registran en HubSpot directamente desde la configuración de la integración de HubSpot en el Panel de control de Aircall.

Pasos:

1. Vaya a Panel de control de Aircall > Integraciones & API
2. Seleccione su Integración con HubSpot.
3. Desplácese hasta la configuración de registro correspondiente:
   • Habilitar el registro de WhatsApp
   • Habilitar el registro de SMS/MMS
4. Elija Sí para habilitar el registro o No para deshabilitarlo.
5. Guarde los cambios.

Nota: De forma predeterminada, el registro de SMS y MMS está habilitado.

Importante: Para ver los mensajes MMS registrados con archivos adjuntos multimedia en HubSpot, debe volver a autenticar su integración con HubSpot. Un banner en la configuración de la integración con HubSpot le pedirá que inicie el proceso de nueva autenticación.

Cómo aparecen los mensajes en HubSpot

Todos los mensajes compatibles se registran como interacciones en HubSpot y se asocian con el contacto, la empresa o la oportunidad correspondientes.

Detalles del registro de mensajes de WhatsApp

Asunto

• Llamadas salientes:
  “Mensaje de WhatsApp enviado desde [Nombre del agente] a través de [Nombre del número de WhatsApp] al contacto de HubSpot [Nombre y apellido] o [Nombre de la empresa]”
• Llamadas entrantes:
  “Mensaje de WhatsApp recibido del contacto de HubSpot [Nombre y apellido] o [Nombre de la empresa] en [Nombre del número de WhatsApp]”

Detalles

• Mensaje: contenido de texto de WhatsApp
• Estado: nombre del estado (por ejemplo, Enviado, Entregado, Leído, según las capacidades de la integración)
• Ver conversación completa: enlace para ver la conversación completa en su aplicación de WhatsApp o plataforma de integración

Detalles del registro de SMS y MMS

Los mensajes SMS y MMS se registran como interacciones de tipo SMS, mediante la API de comunicaciones de HubSpot.

Mensajes salientes

Asunto
“SMS enviado desde [Nombre del agente de Aircall] a través de [Nombre del número de Aircall] al contacto de HubSpot [Nombre y apellido] o [Nombre de la empresa]”

Detalles

• Enviado desde: número de Aircall (formato E164)
• Enviado a: contacto de HubSpot o número de empresa (formato E164)
• Estado: Enviado, Entregado o No enviado
• Mensaje: contenido del SMS
• Ver conversación completa: enlace a la conversación completa en la aplicación telefónica de Aircall
• Archivo adjunto MMS: incluido solo para MMS

Mensajes entrantes

Asunto
“SMS recibido del contacto de HubSpot [Nombre y apellido] o [Nombre de la empresa] en [Nombre del número de Aircall]”

Detalles

• Enviado desde: contacto de HubSpot o número de empresa (formato E164)
• Enviado a: número de Aircall (formato E164)
• Estado: Recibido
• Mensaje: contenido del SMS
• Ver conversación completa: enlace a la conversación completa en la aplicación telefónica de Aircall
• Archivo adjunto MMS: incluido solo para MMS

Nota: Al enviar un MMS, puede haber un breve retraso antes de que el archivo adjunto multimedia aparezca en HubSpot. Los archivos adjuntos se procesan de forma asíncrona.

Detalles del registro de SMS grupales

Los mensajes SMS grupales se registran como una sola interacción en HubSpot, asociada con todos los contactos y empresas involucrados en la conversación.

Detalles de los mensajes grupales salientes :

• Remitente: nombre del agente de Aircall
• Destinatarios: número de Aircall y todos los contactos o empresas del grupo (formato E.164)
• Mensaje: contenido del SMS
• Ver conversación completa: enlace a la conversación completa en la aplicación telefónica de Aircall

Detalles de los mensajes grupales entrantes :

• Remitente: nombre y número del contacto o de la empresa (formato E.164)
• Destinatarios: número de Aircall y todos los demás contactos o empresas del grupo (formato E.164)
• Mensaje: contenido del SMS
• Ver conversación completa: enlace a la conversación completa en la aplicación telefónica de Aircall

Nota: El estado no se registra para los mensajes SMS grupales.

Asignación del propietario de la interacción

La lógica de propiedad es la misma para las interacciones de WhatsApp, SMS y MMS.

• Mensajes salientes
  El propietario es el agente de Aircall que envió el mensaje, si ese agente existe en HubSpot y usa la misma dirección de correo electrónico en ambas plataformas.
  De lo contrario, el propietario es el del contacto o la empresa en HubSpot.
• Mensajes entrantes a números con un usuario asignado
  El propietario es el agente de Aircall asignado a la línea, si existe en HubSpot con una dirección de correo electrónico coincidente.
  De lo contrario, el propietario es el del contacto o la empresa en HubSpot.
• Mensajes entrantes a números con varios usuarios asignados
  El propietario es el del contacto o la empresa en HubSpot.
• Sin propietario del contacto o de la empresa
  El propietario se establece como el administrador de HubSpot que instaló la integración.

Prácticas recomendadas

• Mantenga habilitado el registro de mensajes para conservar un historial completo de las comunicaciones con los clientes.
• Use las opciones de filtrado de HubSpot para encontrar rápidamente interacciones de WhatsApp, SMS o MMS para contactos, empresas o campañas específicas.
• Vuelva a autenticar rápidamente su integración con HubSpot cuando se le solicite para garantizar que los archivos adjuntos MMS se registren correctamente.
• Asegúrese de que SMS y WhatsApp estén seleccionados en Filtros de actividad para poder verlos en la interfaz de usuario de HubSpot.

Al registrar mensajes de WhatsApp, SMS y MMS como interacciones de HubSpot, sus equipos obtienen una vista unificada y con capacidad de búsqueda de las conversaciones con clientes en todos los canales.