Aircall te permite registrar mensajes de WhatsApp, SMS y MMS en HubSpot, lo que garantiza que las comunicaciones con tus clientes se registren como interacciones para mejorar la visibilidad, el seguimiento y los informes. Los mensajes registrados aparecen en los registros de contacto, empresa u oportunidad correspondientes, lo que facilita que los equipos revisen el historial de conversaciones directamente en HubSpot.

Este artículo explica cómo funciona el registro para cada canal, cómo activarlo o desactivarlo, qué datos se registran y cómo se asigna la propiedad de las interacciones.

Canales compatibles y limitaciones

  • Actualmente, el registro de WhatsApp en HubSpot solo admite mensajes de texto. Los archivos multimedia, como imágenes, vídeos o documentos enviados a través de WhatsApp, no se registran en HubSpot. 
  • El registro de mensajes de WhatsApp en el centro de ayuda de HubSpot todavía no está disponible, pero lo estará pronto.
  • Para los SMS y MMS, tanto el contenido del mensaje como los archivos multimedia adjuntos de los MMS se registran como interacciones en HubSpot.
  • El registro de SMS grupales en HubSpot solo está disponible para números de Estados Unidos y Canadá. El estado y la creación de tickets no se registran para los mensajes grupales.

Activar o desactivar el registro de mensajes

Puedes controlar si los mensajes se registran en HubSpot directamente desde la Configuración de la Integración con HubSpot en el Panel de Aircall.

Pasos:

  1. Ve a Panel de Aircall > Integraciones > Aplicaciones
  2. Selecciona tu Integración con HubSpot.
  3. Desplázate hasta la opción de registro correspondiente:
    • Activar el registro de WhatsApp
    • Activar el registro de SMS/MMS
  4. Elige Sí para activar el registro o No para desactivarlo.
  5. Guarda los cambios.
Nota: El registro de SMS y MMS está activado de forma predeterminada.
Importante: Para ver en HubSpot los mensajes MMS registrados con archivos multimedia adjuntos, debes volver a autenticar tu Integración con HubSpot. Un banner en la Configuración de la Integración con HubSpot te pedirá que inicies el proceso de reautenticación.

Cómo aparecen los mensajes en HubSpot

Todos los mensajes compatibles se registran como interacciones en HubSpot y se asocian con el contacto, la empresa o la oportunidad correspondientes.

Detalles del registro de mensajes de WhatsApp

Asunto

  • Llamadas salientes:
    “Mensaje de WhatsApp enviado por [Nombre del agente] mediante [Nombre del número de WhatsApp] al contacto de HubSpot [Nombre y apellidos] o [Nombre de la empresa]”
  • Llamadas entrantes:
    “Mensaje de WhatsApp recibido del contacto de HubSpot [Nombre y apellidos] o [Nombre de la empresa] en [Nombre del número de WhatsApp]”

Detalles

  • Mensaje: contenido de texto de WhatsApp
  • Estado: nombre del estado (por ejemplo, Enviado, Entregado o Leído, según las capacidades de la integración)
  • Ver conversación completa: enlace para ver la conversación completa en tu aplicación de WhatsApp o plataforma de integración
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Detalles del registro de SMS y MMS

Los mensajes SMS y MMS se registran como interacciones de tipo SMS mediante la API de comunicaciones de HubSpot.

Mensajes salientes

Asunto
“SMS enviado por [Nombre del agente de Aircall] mediante [Nombre del número de Aircall] al contacto de HubSpot [Nombre y apellidos] o [Nombre de la empresa]”

Detalles

  • Enviado desde: número de Aircall (formato E164)
  • Enviado a: número del contacto o de la empresa de HubSpot (formato E164)
  • Estado: Enviado, Entregado o No enviado
  • Mensaje: contenido del SMS
  • Ver conversación completa: enlace a la conversación completa en la aplicación de teléfono de Aircall
  • Archivo adjunto de MMS: incluido solo para MMS

Mensajes entrantes

Asunto
“SMS recibido del contacto de HubSpot [Nombre y apellidos] o [Nombre de la empresa] en [Nombre del número de Aircall]”

Detalles

  • Enviado desde: número del contacto o de la empresa de HubSpot (formato E164)
  • Enviado a: número de Aircall (formato E164)
  • Estado: Recibido
  • Mensaje: contenido del SMS
  • Ver conversación completa: enlace a la conversación completa en la aplicación de teléfono de Aircall
  • Archivo adjunto de MMS: incluido solo para MMS
Nota: Al enviar un MMS, puede haber un breve retraso antes de que el archivo multimedia adjunto aparezca en HubSpot. Los archivos adjuntos se procesan de forma asíncrona.
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Detalles del registro de SMS grupales

Los mensajes SMS grupales se registran como una única interacción en HubSpot, asociada con todos los contactos y empresas que participan en la conversación.

group sms

Detalles de los mensajes grupales salientes :

  • Remitente: nombre del agente de Aircall
  • Destinatarios: número de Aircall y todos los contactos o empresas del grupo (formato E.164)
  • Mensaje: contenido del SMS
  • Ver conversación completa: enlace a la conversación completa en la aplicación de teléfono de Aircall

Detalles de los mensajes grupales entrantes :

  • Remitente: nombre y número del contacto o de la empresa (formato E.164)
  • Destinatarios: número de Aircall y todos los demás contactos o empresas del grupo (formato E.164)
  • Mensaje: contenido del SMS
  • Ver conversación completa: enlace a la conversación completa en la aplicación de teléfono de Aircall
Nota: El estado no se registra en los mensajes SMS grupales.

Asignación del propietario de la interacción

La lógica de propiedad es la misma para las interacciones de WhatsApp, SMS y MMS.

  • Mensajes salientes
    El propietario es el agente de Aircall que envió el mensaje, si ese agente existe en HubSpot y utiliza la misma dirección de correo electrónico en ambas plataformas.
    De lo contrario, el propietario es el propietario del contacto o de la empresa en HubSpot.
  • Mensajes entrantes a números con un usuario asignado
    El propietario es el agente de Aircall asignado a la línea, si existe en HubSpot con una dirección de correo electrónico coincidente.
    De lo contrario, el propietario es el propietario del contacto o de la empresa en HubSpot.
  • Mensajes entrantes a números con varios usuarios asignados
    El propietario es el propietario del contacto o de la empresa en HubSpot.
  • Sin propietario del contacto o de la empresa
    Se establece como propietario al administrador de HubSpot que instaló la integración.

Prácticas recomendadas

  • Mantén activado el registro de mensajes para conservar un historial completo de las comunicaciones con los clientes.
  • Utiliza las opciones de filtrado de HubSpot para encontrar rápidamente interacciones de WhatsApp, SMS o MMS de contactos, empresas o campañas específicos.
  • Vuelve a autenticar tu Integración con HubSpot de inmediato cuando se te solicite para garantizar que los archivos adjuntos de MMS se registren correctamente.
  • Asegúrate de que SMS y WhatsApp estén seleccionados en Filtros de actividad para poder verlos en la interfaz de HubSpot.
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Al registrar los mensajes de WhatsApp, SMS y MMS como interacciones de HubSpot, tus equipos obtienen una vista unificada y consultable de las conversaciones con los clientes en todos los canales.