Aircall te permite registrar mensajes de WhatsApp, SMS y MMS en HubSpot, asegurando que las comunicaciones con tus clientes se registren como interacciones para una mejor visibilidad, seguimiento e informes. Los mensajes registrados aparecen en los registros relevantes de contacto, empresa o negocio, facilitando que los equipos revisen el historial de conversaciones directamente en HubSpot.

Este artículo explica cómo funciona el registro para cada canal, cómo activar o desactivar el registro, qué detalles se registran y cómo se asigna la propiedad de la interacción.

Canales compatibles y limitaciones

  • El registro de WhatsApp en HubSpot actualmente solo admite mensajes basados en texto. Los archivos multimedia como imágenes, vídeos o documentos enviados por WhatsApp no se registran en HubSpot. 
  • El registro de mensajes de WhatsApp en el Help Desk de HubSpot aún no está disponible, pero llegará pronto.
  • Para SMS y MMS, tanto el contenido del mensaje como, en el caso de MMS, los archivos multimedia adjuntos se registran como interacciones en HubSpot.

Activar o desactivar el registro de mensajes

Puedes controlar si los mensajes se registran en HubSpot directamente desde tus ajustes de integración de HubSpot en el Panel de control de Aircall.

Pasos:

  1. Ve a Panel de control de Aircall > Integraciones y API
  2. Selecciona tu integración de HubSpot.
  3. Desplázate hasta el ajuste de registro relevante:
    • Activar registro de WhatsApp
    • Activar registro de SMS/MMS
  4. Elige Sí para activar el registro o No para desactivarlo.
  5. Guarda tus cambios.
NOTA:
Por defecto, el registro de SMS y MMS está activado.
Importante: E:
Para ver los mensajes MMS registrados con archivos multimedia adjuntos en HubSpot, debes volver a autenticar tu integración de HubSpot. Un banner en los ajustes de integración de HubSpot te indicará iniciar el proceso de reautenticación.

Cómo aparecen los mensajes en HubSpot

Todos los mensajes compatibles se registran como interacciones en HubSpot y se asocian con el contacto, empresa o negocio correspondiente.

Detalles del registro de mensajes de WhatsApp

Asunto

  • Envío:
    “Mensaje de WhatsApp enviado por [Nombre del agente] a través de [Nombre del número de WhatsApp] al contacto de HubSpot [Nombre y apellidos] o [Nombre de la empresa]”
  • Recepción:
    “Mensaje de WhatsApp recibido del contacto de HubSpot [Nombre y apellidos] o [Nombre de la empresa] en [Nombre del número de WhatsApp]”

Detalles

  • Mensaje: Contenido de texto de WhatsApp
  • Estado: Nombre del estado (por ejemplo, Enviado, Entregado, Leído, según las capacidades de la integración)
  • Ver conversación completa: Enlace para ver la conversación completa en tu aplicación de WhatsApp o plataforma de integración

whatsapp message log details in hubspot

Detalles del registro de SMS y MMS

Los mensajes SMS y MMS se registran como interacciones de tipo SMS, usando la API de comunicaciones de HubSpot.

Mensajes enviados

Asunto
“SMS enviado por [Nombre del agente de Aircall] a través de [Nombre del número de Aircall] al contacto de HubSpot [Nombre y apellidos] o [Nombre de la empresa]”

Detalles

  • Enviado desde: Número de Aircall (formato E164)
  • Enviado a: Número del contacto o empresa en HubSpot (formato E164)
  • Estado: Enviado, Entregado o No enviado
  • Mensaje: Contenido del SMS
  • Ver conversación completa: Enlace a la conversación completa en la aplicación telefónica de Aircall
  • Adjunto MMS: Incluido solo para MMS

Mensajes recibidos

Asunto
“SMS recibido del contacto de HubSpot [Nombre y apellidos] o [Nombre de la empresa] en [Nombre del número de Aircall]”

Detalles

  • Enviado desde: Número del contacto o empresa en HubSpot (formato E164)
  • Enviado a: Número de Aircall (formato E164)
  • Estado: Recibido
  • Mensaje: Contenido del SMS
  • Ver conversación completa: Enlace a la conversación completa en la aplicación telefónica de Aircall
  • Adjunto MMS: Incluido solo para MMS
NOTA:
Al enviar un MMS, puede haber un pequeño retraso antes de que el archivo multimedia adjunto aparezca en HubSpot. Los adjuntos se procesan de forma asíncrona.

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Asignación del propietario de la interacción

La lógica de propiedad es la misma para las interacciones de WhatsApp, SMS y MMS.

  • Mensajes enviados
    El propietario es el agente de Aircall que envió el mensaje, si ese agente existe en HubSpot y usa el mismo correo electrónico en ambas plataformas.
    Si no, el propietario es el propietario del contacto o empresa en HubSpot.
  • Mensajes recibidos en números con un usuario asignado
    El propietario es el agente de Aircall asignado a la línea, si existe en HubSpot con un correo electrónico coincidente.
    Si no, el propietario es el propietario del contacto o empresa en HubSpot.
  • Mensajes recibidos en números con varios usuarios asignados
    El propietario es el propietario del contacto o empresa en HubSpot.
  • Sin propietario de contacto o empresa
    El propietario se establece como el administrador de HubSpot que instaló la integración.

Buenas prácticas

  • Mantén el registro de mensajes activado para conservar un historial completo de las comunicaciones con los clientes.
  • Utiliza las opciones de filtrado de HubSpot para encontrar rápidamente interacciones de WhatsApp, SMS o MMS para contactos, empresas o campañas específicas.
  • Vuelve a autenticar tu integración de HubSpot puntualmente cuando se te solicite para asegurar que los archivos adjuntos de MMS se registren correctamente.

Al registrar los mensajes de WhatsApp, SMS y MMS como interacciones en HubSpot, tus equipos obtienen una vista unificada y buscable de las conversaciones con los clientes a través de los canales.