La integración de Zoho CRM V3 conecta Aircall con tu cuenta de Zoho CRM para que tu equipo pueda registrar automáticamente llamadas y mensajes, sincronizar contactos y ver información clave del cliente durante cada llamada. Este artículo te guía a través de la instalación de la integración y su configuración antes de ponerla en marcha.
Nota: Debes tener derechos de administrador tanto en Aircall como en Zoho CRM para instalar y configurar esta integración.
Instalar la integración
Pasos:
- Ve a Panel de control de Aircall > Integraciones & API
- Busca Zoho CRM V3 en la sección Todas las integraciones y haz clic en ella.
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Haz clic en Instalar integración.
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Haz clic en Autorizar para conectar tu cuenta de Aircall.
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Bajo Seleccionar números, haz clic en Añadir números, selecciona los números de Aircall que quieres vincular a la integración y luego haz clic en Añadir números.
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Serás redirigido a Zoho CRM para autorizar la integración. Inicia sesión si se te solicita y luego acepta la solicitud de autorización.
- Una vez completada la autorización, haz clic en Finalizar. Serás llevado directamente a la configuración de tu integración.
Importante: Debe estar conectado al menos un número de Aircall para que las llamadas y mensajes se registren en Zoho CRM. Puedes añadir o eliminar números en cualquier momento desde el Panel de control de Aircall.
Gestiona tu integración
Una vez instalada, puedes gestionar lo básico de tu integración en cualquier momento desde Integraciones & API en el Panel de control de Aircall. Haz clic en tu integración Zoho CRM V3 y ve a la pestaña General para acceder a las siguientes opciones:
- Activar o desactivar la integración usando el interruptor Activo/Inactivo. Cuando está inactiva, las llamadas y mensajes no se registran en Zoho CRM.
- Renombrar la integración actualizando el campo del nombre de la integración. Esto es útil si tienes múltiples instancias de integración.
- Añadir o eliminar números de Aircall conectados a la integración. Solo se registran en Zoho CRM las llamadas y mensajes de números conectados.
- Eliminar la integración si necesitas quitarla por completo.
Nota: Las llamadas y mensajes de números no conectados a la integración no se registrarán en Zoho CRM. Si añades un nuevo número de Aircall a tu cuenta y quieres incluirlo, recuerda añadirlo a la integración.
Configura los ajustes de tu integración Zoho antes de ponerla en marcha
Una vez instalada, tu integración está activa pero deberías configurar los ajustes siguientes antes de que tu equipo empiece a realizar llamadas. Los más importantes para configurar primero son la Búsqueda de registros, la Creación de contacto/registro y las Tarjetas de información, ya que controlan dónde se registran las llamadas y qué ven tus agentes durante una llamada.
Búsqueda de registros
Este ajuste controla qué tipo de registro de Zoho CRM busca primero la integración cuando ocurre una llamada o mensaje. La integración busca por número de teléfono y registra la llamada contra el primer registro coincidente que encuentra.
La secuencia por defecto es: Lead, luego Contacto, luego Cuenta.
Si tu equipo trabaja principalmente con Contactos en lugar de Leads, ajusta la secuencia para reflejarlo. La Tarjeta de información que ven tus agentes durante una llamada también sigue esta secuencia.
Ajustes de Zoho CRM
Esta sección controla el comportamiento principal de la integración: qué ocurre cuando un número no se encuentra en Zoho, si los contactos se sincronizan con Aircall, cómo se gestionan las grabaciones de llamadas y si las llamadas del Agente de Voz AI se registran.
Creación de contacto/registro
Define qué crea Aircall en Zoho CRM cuando una llamada o mensaje proviene de un número que no existe en Zoho. Elige la opción que coincida con cómo tu equipo gestiona nuevos contactos:
- Contacto (por defecto)
- Contacto + Cuenta
- Contacto + Negocio
- Lead
- Cuenta
- Nada
Se crean nuevos registros tanto para llamadas como para mensajes.
Sincronización de contacto/registro
Activa Sincronizar contactos de Zoho CRM con Aircall para que tus Contactos, Leads y Cuentas de Zoho CRM estén disponibles en Aircall. Se sincronizan nombre y número de teléfono. Si un registro se actualiza en Zoho CRM, el cambio se refleja automáticamente en Aircall.
Registro de enlace de grabación de llamada
Elige si los enlaces de grabación de llamadas se registran en Zoho CRM y, en caso afirmativo, dónde:
- Como una Nota en el registro de llamada
- En el campo Grabación de voz del registro de llamada
- No se registra
Importante: Si se selecciona "Grabación de voz", la grabación no se podrá reproducir dentro de Zoho CRM — solo se almacena el enlace. Copia el enlace para abrir la grabación desde el Panel de control de Aircall.
Llamadas del Agente de Voz AI
Activa Registrar llamadas para el Agente de Voz AI para registrar las llamadas gestionadas por tu Agente de Voz AI (AIVA) en Zoho CRM.
Nota: Asegúrate de que AIVA esté añadido a tu Smartflow antes de activar este ajuste.
Sincronización de etiquetas
Controla dónde se registran las etiquetas de llamadas añadidas en Aircall Workspace en Zoho CRM. Elige la opción que se adapte a cómo tu equipo usa las etiquetas para informes o segmentación:
- Registrar en llamadas como etiquetas (por defecto)
- Registrar en Contacto/Lead/Cuenta como etiquetas
- Registrar en llamadas y Contacto/Lead/Cuenta como etiquetas
- No registrar
Las etiquetas se registran en el tipo de registro que se encuentre primero según tu secuencia de Búsqueda de registros.
Nota: La sincronización de etiquetas está sujeta a los límites de etiquetas de tu plan de Zoho CRM. Si se alcanza el límite de etiquetas para un tipo de registro, Aircall no podrá añadir más etiquetas. Consulta la documentación de Zoho sobre etiquetado para los límites específicos de cada plan.
Registro de entidades AI
Esta sección controla si la transcripción de llamadas y los Insights AI se registran en Zoho CRM, y cómo se almacena cada tipo de insight. Si tu equipo usa Aircall AI, configura esto antes de tu primera llamada para que los insights se capturen desde el inicio.
Nota: Estos ajustes solo están disponibles si tu cuenta tiene un paquete activo de Aircall AI Assist. Los ajustes para Playbook y Resumen personalizado requieren AI Assist Pro. Si ninguno de los paquetes está activo, estos ajustes no serán editables.
Activa Registro de entidades AI para habilitar la sección, luego configura cada tipo de insight:
| Tipo de insight | Opciones disponibles |
|---|---|
| Transcripción de llamada | Notas, Nada |
| Resumen de llamada | Notas, Nada |
| Tópicos clave | Notas, Etiqueta de llamada, Etiqueta de contacto, Nada |
| Elementos de acción | Notas, Tarea abierta, Nada |
| Sentimiento de llamada | Notas, Nada |
| Playbook (AI Assist Pro) | Notas, Nada |
| Resumen personalizado (AI Assist Pro) | Notas, Nada |
Cuando los Elementos de acción se configuran como Tarea abierta, la tarea se crea contra el Contacto, Lead o Cuenta al que se registró la llamada.
Tarjetas de información
Las Tarjetas de información aparecen en Aircall Workspace durante una llamada, mostrando a tus agentes información clave sobre el llamante desde Zoho CRM sin tener que salir de Aircall. Configurarlas antes de poner en marcha asegura que tus agentes tengan el contexto necesario desde la primera llamada.
Por defecto, la tarjeta muestra el nombre del registro y el propietario, y un enlace directo al registro en Zoho CRM. Para Cuentas, también se incluye el nombre de la empresa.
Puedes personalizar las Tarjetas de información para Contacto, Lead, Negocio y Cuenta individualmente a través de la pestaña Tarjetas de información. Cada tipo de tarjeta puede habilitarse o deshabilitarse de forma independiente y se pueden seleccionar hasta cinco campos para mostrar.
Nota: Las Tarjetas de información se muestran según tu secuencia de Búsqueda de registros: la tarjeta mostrada corresponde al primer registro coincidente encontrado. Si no se habilitan Tarjetas de información personalizadas, se muestra la tarjeta predeterminada.
Importante: Haz clic en Guardar cambios después de configurar cualquier ajuste para asegurarte de que se apliquen.
Preguntas frecuentes
¿Puedo conectar más de una cuenta de Zoho CRM a Aircall?
Cada instancia de integración conecta con una cuenta de Zoho CRM. Si necesitas conectar varias cuentas, contacta con el soporte de Aircall para discutir tu configuración.
¿Qué pasa si no selecciono ningún número durante la instalación?
La integración estará activa pero no se registrarán llamadas ni mensajes en Zoho CRM hasta que se conecte al menos un número. Puedes añadir números en cualquier momento desde la configuración de la integración en el Panel de control de Aircall.
¿Necesito reinstalar la integración si añado un nuevo número de Aircall más adelante?
No. Puedes añadir o eliminar números directamente desde la configuración de tu integración en el Panel de control de Aircall sin necesidad de reinstalar.
¿Cuál es la diferencia entre Creación de contacto/registro y Sincronización de contacto/registro?
Creación de contacto/registro controla qué crea Aircall en Zoho CRM cuando una llamada proviene de un número desconocido. Sincronización de contacto/registro controla si tus registros existentes de Zoho CRM están disponibles en Aircall para que los agentes puedan ver nombres y detalles del llamante durante una llamada. Son ajustes independientes y pueden activarse juntos o por separado.
¿Por qué mi llamada se registra contra el tipo de registro incorrecto?
Normalmente es un problema con la secuencia de Búsqueda de registros. Revisa tus ajustes de Búsqueda de registros y confirma que la secuencia refleje qué tipo de registro usa tu equipo como objeto principal. La integración registra las llamadas contra el primer registro coincidente que encuentra, así que si Lead está primero en la secuencia y el número existe tanto en un Lead como en un Contacto, siempre se registrará en el Lead.
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