Cómo funciona la integración con HubSpot

La integración con HubSpot conecta Aircall con tu cuenta de HubSpot, lo que permite la sincronización automática de contactos, registros de llamadas, tickets e insights. Esta integración ayuda a los equipos a gestionar las interacciones con los clientes sin problemas entre ambas plataformas.

Sincronización de contactos

Con la integración con HubSpot, tus Contactos de HubSpot guardados se sincronizan automáticamente con la aplicación telefónica de Aircall. Esto garantiza que, cuando realizas o recibes una llamada, el nombre y los datos del contacto aparezcan al instante.

Requisitos para la sincronización de contactos

Para que la sincronización funcione correctamente, todos los números de teléfono en HubSpot deben guardarse en formato E.164 (por ejemplo, +15555555555). La sincronización de contactos se produce cuando se guarda un número E.164 válido y no vacío en el campo Número de teléfono de un Contacto de HubSpot.

Importante: Los números de teléfono móvil solo se sincronizarán si también hay un campo Número de teléfono con un formato válido (no vacío).

Cuando la sincronización de contactos está habilitada en tu Panel de control de Aircall, los siguientes datos se añaden a Aircall:

• Número de teléfono

• Número de teléfono móvil

• Imagen

• Correo electrónico

• Nombre y apellidos

• Correo electrónico 1 y Correo electrónico 2

• Un enlace directo al Contacto de HubSpot

Puedes editar los contactos sincronizados directamente en HubSpot siguiendo el enlace Editar en HubSpot desde Aircall.
Si un contacto se elimina en HubSpot, permanecerá guardado en Aircall.

Nota: Si la sincronización de contactos está desactivada, los enlaces a los registros de llamadas de HubSpot no estarán visibles en la pantalla posterior a la llamada ni en los detalles de la llamada. La sincronización de contactos no es compatible actualmente con dispositivos iOS.

Importante: La sincronización de contactos solo funciona con Contactos de HubSpot y no con registros de Empresa.

Insight Cards

Para cada llamada vinculada a un Contacto, Empresa, Negocio o Ticket de HubSpot, Aircall muestra una Insight Card que contiene datos relevantes de HubSpot.

Cuando existe un Contacto en HubSpot

Los detalles mostrados incluyen:

• Título: Nombre y apellidos si están guardados en HubSpot, con un enlace directo a esa página de Contacto.

• Empresa: Nombre de la Empresa asociada al número en HubSpot.

• Correo electrónico: Dirección de correo electrónico del contacto.

• Propietario: El Propietario del contacto. Si existe un usuario de Aircall con un correo electrónico coincidente, se mostrarán el nombre, el icono y el Estado de disponibilidad actual del usuario de Aircall.

• Último contacto: La fecha en la que se contactó por última vez con el contacto, con el formato MM/DD/YYYY.

Nota: Las asociaciones llamada-a-Empresa se gestionan directamente en HubSpot.

Cuando solo existe una Empresa en HubSpot

Para cada llamada en la que haya una Empresa guardada en HubSpot con un número que llama o recibe la llamada, y no exista ningún contacto en HubSpot, se muestra la información de la Empresa:

• Título: Nombre de la Empresa guardado en HubSpot con un enlace a la página de la Empresa en HubSpot.

• Propietario: Propietario de la Empresa. Si existe un usuario de Aircall con un correo electrónico coincidente, se mostrarán el nombre, el icono y el Estado de disponibilidad actual del usuario de Aircall.

• Último contacto: La fecha en la que se contactó por última vez con la Empresa, con el formato MM/DD/YYYY.

Cuando hay un Negocio asociado

Para cada llamada en la que un Contacto o una Empresa en HubSpot esté asociado con un Negocio, y el Negocio no esté Cerrado, se mostrará la información correspondiente del Negocio:

• Título: Nombre del Negocio guardado en HubSpot, con un enlace directo a esa página del Negocio.

• Importe: Importe y divisa del Negocio.

• Etapa: Etapa del Negocio en HubSpot.

• Pipeline: Nombre del pipeline del Negocio en HubSpot.

Nota: Las asociaciones llamada-a-Negocio se gestionan en HubSpot.

Cuando hay un Ticket asociado

Para cada llamada en la que se encuentre un Ticket asociado con un Contacto o una Empresa guardados en HubSpot, se mostrará la información correspondiente del Ticket:

• Título: Nombre del Ticket guardado en HubSpot, con un enlace directo a esa página del Ticket.

• Etapa: La etapa del Ticket en HubSpot.

• Pipeline: El nombre del pipeline del Ticket en HubSpot.

• Propietario: Propietario del Ticket (si existe un usuario de Aircall con un correo electrónico coincidente, se mostrarán el nombre, el icono y el Estado de disponibilidad actual del usuario de Aircall).

Nota: Si tu integración está configurada para registrar llamadas en Tickets existentes y no se encuentra ningún Ticket existente para el Contacto o la Empresa, se creará automáticamente un nuevo Ticket para registrar la llamada.

Registrar llamadas en registros existentes

Registrar llamadas en un nuevo contacto

Si ningún Contacto de HubSpot coincide con el correo electrónico del contacto de Aircall o con el número que llama o recibe la llamada, y no se encuentra ninguna Empresa con un número de teléfono coincidente, entonces (si la configuración de tu panel de control permite crear nuevos contactos) se creará un nuevo Contacto en HubSpot.

El nuevo Contacto se creará con la siguiente información:

• Nombre: Número de teléfono (formato E.164).

• Apellidos: “Aircall nuevo contacto”.

• Número de teléfono principal: Formato E.164.

• Propietario: Según la configuración de tu integración.

Registros de llamadas, campos e información

Cada llamada se registra en HubSpot según la configuración de tu integración. Las llamadas se crean como Interacciones de HubSpot (mostradas como Actividad de llamada en el registro) y se asignan según la siguiente lógica.

Lógica de propiedad de la llamada

Llamada entrante (respondida)

• Si el usuario que responde tiene el mismo correo electrónico tanto en HubSpot como en Aircall, se le asigna como Propietario de la actividad de llamada.
• Si los correos electrónicos no coinciden, la propiedad se asigna al Propietario del Contacto o de la Empresa en HubSpot.
• Si no existe ningún Propietario, la llamada se asigna según la configuración de tu integración.

Llamada entrante (no respondida)

• Si se produce una llamada perdida en una línea con un usuario que tiene el mismo correo electrónico tanto en HubSpot como en Aircall, ese usuario se establece como Propietario.
• Si el correo electrónico del usuario no coincide, o si la llamada se pierde en una línea compartida por varios usuarios o equipos, la propiedad se asigna al Propietario del Contacto o de la Empresa.
• Si no hay ningún Propietario del Contacto o de la Empresa, la propiedad se asigna según la configuración de tu integración.

Llamada saliente

• Si el usuario que realiza la llamada tiene el mismo correo electrónico tanto en HubSpot como en Aircall, se le establece como Propietario.
• Si los correos electrónicos no coinciden, se asigna el Propietario del Contacto o de la Empresa.
• Si no existe ningún Propietario, la propiedad se asigna según la configuración de tu integración.

Llamadas transferidas

• Si una llamada entrante o saliente se transfiere a otro usuario de Aircall cuyo correo electrónico coincide con su cuenta de HubSpot, ese usuario pasa a ser el Propietario, aunque no responda.

Metadatos de la interacción

Cada interacción se establece con Tipo de interacción = Llamada e incluye los siguientes detalles:

Importante: Las llamadas salientes que conectan con un buzón de voz se consideran conectadas o respondidas. Para más información, consulta Solución de problemas: Las llamadas que van al buzón de voz se marcan como conectadas en HubSpot.

El campo Duración de la llamada muestra el tiempo total dedicado a la llamada (sin incluir el tiempo de espera en las llamadas entrantes) en formato hh:mm:ss. Si la llamada no se responde, la duración será de 0 segundos.

Información adicional registrada en las interacciones de llamada

Según las acciones realizadas durante o después de una llamada, se añaden automáticamente detalles adicionales al cuerpo de la interacción en HubSpot.

Grabación o mensaje del buzón de voz

• Grabación: Se añade como un enlace al audio de la grabación de la llamada.

• Mensaje del buzón de voz: Se añade como un enlace al audio del mensaje del buzón de voz.

Llamadas transferidas

• Transferencia correcta: Añade “Llamada transferida correctamente del agente de Aircall A al agente de Aircall B”.

• Transferencia fallida o no respondida: Añade “Intento de transferencia de llamada del agente de Aircall A al agente de Aircall B”.

• Transferencia externa: Añade el número de teléfono al que se transfirió la llamada.

Llamadas asignadas

Si una llamada se reasigna a otro usuario de Aircall, la interacción se actualiza con: “Llamada asignada al agente de Aircall B por el agente de Aircall A”.

Notas

Si se añaden notas en Aircall (durante o después de la llamada), la interacción incluye: “El agente de Aircall añadió un nuevo comentario: [contenido de la nota]”.

Etiquetas

Si se aplican etiquetas en Aircall (durante o después de la llamada), la interacción incluye: tag_name_1; tag_name_2. Cualquier etiqueta adicional añadida más tarde se agrega a esta lista.

Automatización del cierre de tareas

Si la automatización del cierre de tareas está habilitada y se cierra una tarea después de la llamada, la interacción se actualiza con:
“(Tarea cerrada)” seguido de un enlace a la tarea cerrada.

Complemento Aircall AI (si está habilitado)

Si el complemento Aircall AI está activo y se genera un resumen de la llamada o temas clave:

• El resumen de la llamada se añade bajo el título Resumen de la llamada. Si el resumen es extenso, se proporciona un enlace en su lugar.

• Los Temas clave se añaden bajo el título Temas clave y se separan con punto y coma.

• Las Acciones identificadas durante la llamada se añaden bajo el título Acciones.
• El sentimiento de la llamada se añade bajo el título Sentimiento (Positivo, Neutral o Negativo).
• La proporción de conversación se añade bajo el título Proporción de conversación.
• Si se completó una tarjeta de puntuación para la llamada, la puntuación se añade bajo el título Tarjeta de puntuación.

Llamadas sin un registro coincidente

Si no existe ningún Contacto o Empresa en HubSpot y tu integración está configurada para no crear nuevos Contactos, la llamada se sigue registrando, pero solo es visible en el Panel de actividad de HubSpot. Estas llamadas incluyen los siguientes detalles:

• "[Nombre del propietario] registró una llamada con un registro eliminado o desconocido".
• Fecha y hora.
• Resultado de la llamada, según la configuración de tu integración.
• "<llamada respondida, no respondida o perdida> a través del número de teléfono de Aircall respondida por [Agente de Aircall] – Número de teléfono de devolución de llamada del contacto (formato E.164) (Grabación)”

Creación de tickets

Si la creación de tickets está habilitada, cada llamada genera un Ticket de HubSpot asociado al Contacto o a la Empresa.

Nota: La creación de tickets no se aplica a los mensajes SMS grupales. Los mensajes grupales solo se registran como interacciones.

Detalles del ticket

• Tipo de pipeline: Según la configuración de la integración.

• Etapa: Según la configuración de la integración.

• Nombre del ticket: Número de teléfono en E.164 Aircall nuevo ticket.

• Fechas: Creado y abierto desde la fecha de la llamada.

• Origen: Teléfono.

• Propietario: Determinado usando la misma lógica que la propiedad de la llamada

Nota: Si la creación de nuevos Contactos/Empresas está deshabilitada, no se crearán tickets para números desconocidos.

Marcar desde HubSpot

Usa Click-to-Dial a través de las extensiones del navegador de Aircall para realizar llamadas directamente desde HubSpot. Esta función transfiere automáticamente los números a tu aplicación Aircall para marcarlos.

Nota: Click-to-Dial no funciona actualmente en la aplicación móvil de HubSpot.

Formatos de número admitidos por HubSpot

Al añadir un número de teléfono en HubSpot, puedes aplicar formato al número o eliminar el formato del número.

• Aplicar formato al número: HubSpot formateará automáticamente el número a un estándar basado en el código de país del número. Estos formatos automáticos son compatibles con la integración con HubSpot de Aircall.

• Eliminar el formato del número: Puedes introducir el número en cualquier formato. Para garantizar que la integración funcione correctamente, introduce el número usando uno de los formatos admitidos que se indican a continuación.

Ejemplos específicos por país