Con la integración Aircall–HubSpot, puedes automatizar acciones clave posteriores a la llamada en HubSpot utilizando flujos de trabajo. Para hacer esto posible, Aircall actualiza cuatro propiedades personalizadas de contacto en cada llamada. Estas propiedades pueden usarse para inscribir o reinscribir flujos de trabajo automáticamente, ayudándote a crear procesos que respondan instantáneamente a la actividad de llamadas.

Propiedades personalizadas de Aircall en HubSpot

La integración de Aircall crea cuatro propiedades personalizadas de contacto, que se actualizan automáticamente cada vez que ocurre una llamada:

Nombre de la propiedadDescripción
Última marca de tiempo de llamada de AircallActualizada con la hora exacta en que comenzó cada llamada.
Último resultado de llamada de AircallRefleja el resultado de la llamada (por ejemplo: Conectado, Ocupado, Sin respuesta). Si el resultado es “Ninguno”, este campo estará vacío.
Último número de teléfono de Aircall usadoMuestra el número de Aircall usado para realizar o recibir la llamada, formateado en E.164.
Últimas etiquetas de Aircall usadasMuestra las etiquetas de Aircall aplicadas a la llamada. Si no se añadieron etiquetas, el campo estará en blanco.

Al mantener estos campos actualizados, Aircall permite que los flujos de trabajo de HubSpot activen acciones automáticamente después de cada llamada.

Nota: Puede que estés limitado por el número máximo de propiedades personalizadas de HubSpot. Si Aircall no puede crear uno o más de estos campos, aparecerá un mensaje de error.
Para resolverlo, elimina las propiedades no usadas de tu cuenta de HubSpot y luego añade manualmente las propiedades de Aircall siguiendo los pasos a continuación.

Creación manual de propiedades personalizadas

Si algunos de estos campos no se crearon automáticamente debido a los límites de propiedades de HubSpot, puedes añadirlos manualmente.

Pasos:

  1. En HubSpot, ve a Configuración  > Propiedades > Crear propiedad.
  2. Establece el Tipo de objeto en Contacto.
  3. Introduce la Etiqueta exactamente como se muestra a continuación para cada propiedad:
    • Última marca de tiempo de llamada de Aircall
    • Último resultado de llamada de Aircall
    • Último número de teléfono de Aircall usado
    • Últimas etiquetas de Aircall usadas
  4. Para una mejor organización, considera crear un nuevo Grupo llamado Propiedades de Aircall.
  5. (Opcional) Añade una Descripción, luego haz clic en Siguiente.
  6. Establece los Tipos de campo como sigue:
PropiedadTipo de campo
Última marca de tiempo de llamada de AircallSelector de fecha
Último resultado de llamada de AircallSelección de opción
Último número de teléfono de Aircall usadoTexto de una sola línea
Últimas etiquetas de Aircall usadasTexto de varias líneas

  1. Para las propiedades de Marca de tiempo, Número de teléfono y Etiquetas ahora podrás hacer clic en Crear. Para la propiedad Resultado, deberás añadir las siguientes etiquetas y valores internos:
EtiquetaValor interno
Ocupado9d9162e7-6cf3-4944-bf63-4dff82258764
Conectadof240bbac-87c9-4f6e-bf70-924b57d47db7
Dejó buzón de vozb2cf5968-551e-4856-9783-52b3da59a7d0
Sin respuesta73a0d17f-1163-4015-bdd5-ec830791da20
Número equivocado17b47fee-58de-441e-a44c-c6300d46f273

Una vez creadas estas propiedades, puedes comenzar a construir flujos de trabajo para automatizar tus procesos.

Configuración de flujos de trabajo en HubSpot

Usa estas propiedades como disparadores para automatizar acciones como creación de tareas, correos electrónicos de seguimiento o actualizaciones de etiquetas.

Pasos:

  1. Ve a Automatización > Flujos de trabajo en HubSpot.
  2. Haz clic en Crear flujo de trabajo, luego selecciona Flujo de trabajo basado en contacto y haz clic en Siguiente.
  3. Elige Establecer disparadores de inscripción, luego selecciona Propiedades de contacto.
  4. Busca “Aircall” para encontrar las cuatro propiedades personalizadas de Aircall.
  5. Elige la propiedad que quieres usar como disparador.

  1. Activa la reinscripción si deseas que el flujo se active cada vez que esa propiedad se actualice.

  1. Guarda tu disparador y luego configura las acciones deseadas del flujo de trabajo.
Consejo: Permitir la reinscripción asegura que tu flujo de trabajo se ejecute cada vez que una llamada cumpla con los criterios seleccionados.

Ejemplos de flujos de trabajo

PropiedadEjemplo de uso
Última marca de tiempo de llamada de AircallCada llamada realizada en una fecha específica (p. ej., 17/11/2020) activa una tarea titulada “Prueba de marca de tiempo de llamada de Aircall” asignada al propietario del contacto.
Último resultado de llamada de AircallCada llamada con resultado Conectado activa un flujo de trabajo que crea una tarea titulada “Prueba de resultado de llamada de Aircall”.
Último número de teléfono de Aircall usadoLas llamadas realizadas o recibidas en un número específico de Aircall (p. ej., +18882406923) activan un flujo de trabajo para crear una tarea titulada “Prueba de número de teléfono de Aircall”.
Últimas etiquetas de Aircall usadasLas llamadas etiquetadas con Support_Test_Call activan un flujo de trabajo. Este ejemplo incluye un retraso de 1 hora y una condición adicional basada en el resultado de la llamada.

Estos ejemplos demuestran cómo las propiedades de Aircall pueden usarse para personalizar flujos de trabajo para tus equipos de ventas, soporte u operaciones.

Limitaciones

  • HubSpot tiene restricciones sobre qué propiedades pueden activar reinscripciones. Para más detalles, consulta la documentación de HubSpot sobre reinscripción en flujos de trabajo.
  • No todas las propiedades personalizadas mostrarán opciones seleccionables en HubSpot. Por ejemplo, al usar Últimas etiquetas de Aircall usadas, deberás escribir manualmente el nombre de la etiqueta en lugar de seleccionarla de una lista desplegable.

Para aprender más sobre cómo crear flujos de trabajo, visita la Base de Conocimiento de HubSpot.