Verwendung von Aircall-Anruftranskripten in HubSpot

Sie können Aircall KI-generierte Anruftranskripte über die Drittanbieter-Transkript-API von HubSpot an HubSpot senden. Dies ermöglicht es Ihren Teams, direkt in HubSpot mit Aircall-Transkripten zu arbeiten, während Sie weiterhin steuern können, ob Anrufaufnahmen an HubSpot gesendet oder nur in Aircall gespeichert werden.

Bevor Sie beginnen

Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes haben:

• Ein Aircall-Admin-Konto
• Die HubSpot-Integration installiert und verbunden im Aircall Dashboard
• Anrufaufnahmen aktiviert in Aircall, da Transkripte aus Aufnahmen generiert werden
• Anrufe, die länger als 1 Minute dauern
• Um Aircall-Transkripte in HubSpot zu aktivieren, muss Ihr Konto AI Assist oder AI Assist Pro enthalten.

WICHTIG:
Wenn Ihr Konto AI Assist oder AI Assist Pro nicht enthält, wird die Transkriptionseinstellung in der HubSpot-Integration angezeigt, jedoch ausgegraut sein. Eine Nachricht erklärt die Voraussetzung und bietet einen Link, um zu erfahren, wie Sie ein Upgrade durchführen können.

Für weitere Informationen zu Aircall KI-Funktionen besuchen Sie bitte unseren Help Center-Bereich Aircall KI-Funktionen. Wenn Sie HubSpot noch verbinden müssen, lesen Sie bitte unseren Artikel zur Installation Ihrer HubSpot-Integration.

Funktionsweise der Einstellungen

In den HubSpot-Integrationseinstellungen im Aircall Dashboard enthält der Abschnitt Conversation Intelligence zwei unabhängige Optionen:

• Anrufaufnahmen für HubSpot freigeben: Steuert, ob HubSpot-Benutzer die Audioaufnahme aus dem Anrufdatensatz abspielen können.
• Aircall-Transkriptprotokollierung aktivieren: Bestimmt, ob HubSpot für unterstützte Anrufe Aircall-Transkripte oder HubSpot-Transkripte verwenden soll.

Sie können:

• Aircall-Transkripte mit oder ohne das Senden von Anrufaufnahmen an HubSpot verwenden
• Weiter HubSpot-Transkripte verwenden und dabei wählen, ob Anrufaufnahmen gesendet werden sollen oder nicht
• Diese Optionen jederzeit für zukünftige Anrufe aktualisieren

Schritt 1: Öffnen Sie die HubSpot-Integrationseinstellungen in Aircall

1. Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Integrationen und API.
2. Suchen Sie nach HubSpot und wählen Sie es aus.
3. Scrollen Sie zum Abschnitt Conversation Intelligence.
4. Finden Sie die Einstellungen für Anrufaufnahmen und Transkripte.

Schritt 2: Entscheiden Sie, ob Anrufaufnahmen an HubSpot gesendet werden sollen

Dieser Schritt ist optional, wird aber von vielen Teams empfohlen.

1. Im Abschnitt Conversation Intelligence finden Sie Anrufaufnahmen für HubSpot freigeben.
2. Wählen Sie Ihr bevorzugtes Verhalten:
   • JA: HubSpot zeigt einen Link oder Player für die Aircall-Anrufaufnahme an.
   • NEIN: Die Aufnahme bleibt nur in Aircall, und HubSpot-Benutzer können sie nicht abspielen.

Tipp: P:
Diese Einstellung der Aufnahme beeinflusst nicht, ob Transkripte gesendet werden. Sie können Aircall-Transkripte senden, auch wenn Sie sich entscheiden, keine Anrufaufnahmen zu senden.

Schritt 3: Aktivieren Sie Aircall-Transkripte in HubSpot

Wählen Sie Aircall als Transkriptquelle

Wenn Sie AI Assist oder AI Assist Pro haben

1. Im Abschnitt Conversation Intelligence finden Sie Aircall-Transkriptprotokollierung aktivieren.
2. Wählen Sie im Dropdown-Menü JA, um Aircall-Transkripte als Quelle in HubSpot auszuwählen.

Nach der Aktivierung:

• generiert Aircall das Transkript nach jedem berechtigten Anrufende
• sendet Aircall das Transkript an HubSpot über die Drittanbieter-Transkript-API
• zeigt HubSpot das Transkript im entsprechenden Anruf-Engagement an

HINWEIS:
Sie können jederzeit wieder zu HubSpot-Transkripten wechseln. Die neue Auswahl gilt nur für zukünftige Anrufe und ändert keine bereits in HubSpot gespeicherten Transkripte.

Wenn Sie AI Assist oder AI Assist Pro nicht haben

• Die Option Aircall-Transkriptprotokollierung aktivieren ist ausgegraut und kann nicht aktiviert werden.
• Eine Mitteilung erklärt, dass diese Option nur mit AI Assist oder AI Assist Pro verfügbar ist und verweist auf weitere Informationen oder Kaufoptionen.
• Sie können weiterhin andere HubSpot-Integrationseinstellungen konfigurieren, aber ohne das erforderliche KI-Paket können Sie keine von Aircall generierten Transkripte exportieren.

Was Sie in HubSpot sehen werden

Sobald alles konfiguriert ist und Ihr Konto das erforderliche KI-Paket enthält, werden unterstützte Anrufe in HubSpot Folgendes anzeigen:

• Den Anrufdatensatz
• Ein Transkript von Aircall, wenn Aircall-Transkripte ausgewählt sind
• Einen Aufnahme-Player oder Link, wenn Sie sich entschieden haben, Anrufaufnahmen zu senden

Ihre Teams können:

• Das Transkript direkt in HubSpot lesen
• HubSpot Conversation Intelligence-Tools wie Suche, Filter und Notizen auf Basis des Aircall-Transkriptinhalts verwenden

HINWEIS:
Wenn Ihr HubSpot-Plan Conversation Intelligence-Funktionen enthält, verwalten Ihre HubSpot-Administratoren diese Einstellungen weiterhin. Diese Funktion bestimmt nur, woher der Transkripttext stammt.

Einschränkungen und erwartetes Verhalten

Beachten Sie folgende Punkte:

• Plananforderung: Der Export von Aircall-Transkripten nach HubSpot erfordert AI Assist oder AI Assist Pro.
• Anrufdauer: Anrufe unter 1 Minute generieren keine Transkripte.
• Nicht in Echtzeit: Transkripte werden nach dem Ende des Anrufs generiert, nicht während des Anrufs.
• Unabhängige Einstellungen: Aufnahme- und Transkriptionseinstellungen sind unabhängig voneinander. Sie können:
  • Aircall-Transkripte ohne Aufnahmen verwenden
  • Aufnahmen senden, ohne Aircall-Transkripte zu verwenden
• Bestehende Anrufe: Das Ändern der Transkriptquelle aktualisiert keine bereits in HubSpot gespeicherten Transkripte. Nur neue Anrufe sind betroffen.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich Anrufaufnahmen senden, um Aircall-Transkripte in HubSpot zu verwenden?

Nein. Transkripte und Aufnahmen sind unabhängig voneinander.

Was passiert, wenn ich zwischen HubSpot-Transkripten und Aircall-Transkripten wechsle?

Die Änderung gilt nur für zukünftige Anrufe. Bestehende Transkripte bleiben unverändert.

Werde ich zwei Transkripte für denselben Anruf sehen?

Nein. HubSpot verwendet pro Anrufdatensatz nur eine Transkriptquelle.

Warum fehlt bei einigen Anrufen ein Transkript?

Überprüfen Sie folgende Faktoren:

• Der Anruf dauerte weniger als 1 Minute
• Ihr Konto enthält kein AI Assist oder AI Assist Pro
• Die HubSpot-Integrationseinstellungen sind unvollständig
• Die Aufnahme war für diese Nummer oder diesen Benutzer deaktiviert

Ändert sich dadurch die Funktionsweise von HubSpot Conversation Intelligence?

Nein. Die HubSpot Conversation Intelligence-Funktionen bleiben unverändert. Diese Einstellung ändert nur, woher der Transkripttext stammt.

Welches Eigenschaftsfeld in HubSpot wird für die Zuordnung der Transkripte von Voicemail-Aufnahmen verwendet?