Aircall-Transkriptionen in HubSpot verwenden

Sie können von Aircall AI generierte Transkriptionen über die Drittanbieter-API für Transkriptionen von HubSpot an HubSpot senden. So können Ihre Teams direkt in HubSpot mit Aircall-Transkriptionen arbeiten, während Sie weiterhin festlegen, ob Anrufaufzeichnungen an HubSpot gesendet oder nur in Aircall gespeichert werden.

Bevor Sie beginnen

Stellen Sie Folgendes sicher:

• Sie verfügen über ein Aircall-Administratorkonto.
• Die HubSpot-Integration ist im Aircall Dashboard installiert und verbunden.
• Anrufaufzeichnungen sind in Aircall aktiviert, da Transkriptionen aus Aufzeichnungen erstellt werden.
• Die Anrufe dauern länger als 1 Minute.
• Zum Aktivieren von Aircall-Transkriptionen in HubSpot muss Ihr Konto AI Assist oder AI Assist Pro enthalten. 

Achtung: Wenn Ihr Konto weder AI Assist noch AI Assist Pro enthält, wird die Einstellung für Transkriptionen in der HubSpot-Integration angezeigt, ist jedoch ausgegraut. Eine Meldung erläutert die Voraussetzung und enthält einen Link mit Informationen zum Upgrade.

Weitere Informationen zu den Funktionen von Aircall AI finden Sie in unserem Help-Center-Bereich Funktionen von Aircall AI. Wenn Sie HubSpot noch verbinden müssen, lesen Sie unseren Artikel zum Installieren Ihrer HubSpot-Integration.

Funktionsweise der Einstellungen

In den Einstellungen der HubSpot-Integration im Aircall Dashboard enthält der Abschnitt Konversationsanalyse zwei voneinander unabhängige Optionen:

• Anrufaufzeichnungen für HubSpot freigeben: Legt fest, ob HubSpot-Benutzer die Audioaufzeichnung über den Anrufdatensatz abspielen können.
• Protokollierung von Aircall-Callcenter-Analysen aktivieren: Legt fest, ob HubSpot bei unterstützten Anrufen Aircall-Transkriptionen oder HubSpot-Transkriptionen verwenden soll.

Sie können:

• Aircall-Transkriptionen verwenden, unabhängig davon, ob Sie Anrufaufzeichnungen an HubSpot senden
• weiterhin HubSpot-Transkriptionen verwenden und dabei selbst entscheiden, ob Anrufaufzeichnungen gesendet werden
• diese Optionen jederzeit für zukünftige Anrufe aktualisieren

Schritt 1: Einstellungen der HubSpot-Integration in Aircall öffnen

1. Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Integrationen > Apps.
2. Suchen Sie nach HubSpot und wählen Sie es aus.
3. Scrollen Sie zum Abschnitt Konversationsanalyse.
4. Suchen Sie die Einstellungen für Anrufaufzeichnungen und Transkriptionen.

Schritt 2: Entscheiden, ob Anrufaufzeichnungen an HubSpot gesendet werden sollen

Dieser Schritt ist optional, wird jedoch für viele Teams empfohlen.

1. Suchen Sie im Abschnitt „Konversationsanalyse“ nach Anrufaufzeichnungen für HubSpot freigeben.
2. Wählen Sie das gewünschte Verhalten aus:
   • JA: HubSpot zeigt einen Link oder Player für die Aircall-Anrufaufzeichnung an.
   • NEIN: Die Aufzeichnung bleibt ausschließlich in Aircall gespeichert und kann von HubSpot-Benutzern nicht abgespielt werden.

Tipp: Diese Aufzeichnungseinstellung hat keinen Einfluss darauf, ob Transkriptionen gesendet werden. Sie können Aircall-Transkriptionen auch dann senden, wenn Sie keine Anrufaufzeichnungen senden.

Schritt 3: Aircall-Transkriptionen in HubSpot aktivieren

Wählen Sie Aircall als Quelle für Transkriptionen aus

Wenn Sie AI Assist oder AI Assist Pro haben

1. Suchen Sie im Abschnitt „Konversationsanalyse“ nach Protokollierung von Aircall-Anrufe kommentieren & zuweisen aktivieren.
2. Wählen Sie im Dropdown-Menü JA aus, um Aircall-Transkriptionen als Quelle in HubSpot festzulegen.

Nach der Aktivierung:

• Aircall erstellt die Transkription, nachdem jeder berechtigte Anruf beendet wurde.
• Aircall sendet die Transkription über die Drittanbieter-API für Transkriptionen an HubSpot.
• HubSpot zeigt die Transkription in der entsprechenden Anrufaktivität an.

Hinweis: Sie können jederzeit wieder zu HubSpot-Transkriptionen wechseln. Die neue Auswahl gilt nur für zukünftige Anrufe und ändert keine bereits in HubSpot gespeicherten Transkriptionen.

Wenn Sie weder AI Assist noch AI Assist Pro haben

• Die Option Protokollierung von Aircall-Anrufe kommentieren & zuweisen aktivieren ist ausgegraut und kann nicht aktiviert werden.
• Ein Hinweis erklärt, dass diese Option nur mit AI Assist oder AI Assist Pro verfügbar ist, und enthält einen Link zu weiteren Informationen oder Kaufoptionen.
• Sie können andere Einstellungen der HubSpot-Integration weiterhin konfigurieren, aber ohne das erforderliche KI-Paket keine von Aircall generierten Transkriptionen exportieren.

Was in HubSpot angezeigt wird

Wenn alles konfiguriert ist und Ihr Konto das erforderliche KI-Paket enthält, wird für unterstützte Anrufe in HubSpot Folgendes angezeigt:

• Der Anrufdatensatz
• Eine Transkription von Aircall, wenn Aircall-Transkriptionen ausgewählt sind
• Ein Player oder Link für die Aufzeichnung, wenn Sie sich für das Senden von Anrufaufzeichnungen entschieden haben

Ihre Teams können:

• die Transkription direkt in HubSpot lesen
• die Konversationsanalyse-Tools von HubSpot wie Suche, Filter und Notizen für die Inhalte der Aircall-Transkription verwenden

Hinweis: Wenn Ihr HubSpot-Tarif Conversation-Intelligence-Funktionen umfasst, verwalten Ihre HubSpot-Administratoren diese Einstellungen weiterhin. Diese Funktion legt nur fest, woher der Text der Transkription stammt.

Einschränkungen und erwartetes Verhalten

Beachten Sie folgende Punkte:

• Tarifanforderung: Für den Export von Aircall-Transkriptionen nach HubSpot ist AI Assist oder AI Assist Pro erforderlich.
• Anrufdauer: Für Anrufe unter 1 Minute werden keine Transkriptionen erstellt.
• Nicht in Echtzeit: Transkriptionen werden nach dem Ende des Anrufs und nicht während des Anrufs erstellt.
• Unabhängige Einstellungen: Die Einstellungen für Aufzeichnungen und Transkriptionen sind voneinander unabhängig. Sie können:
  • Aircall-Transkriptionen ohne Aufzeichnungen verwenden
  • Aufzeichnungen senden, ohne Aircall-Transkriptionen zu verwenden
• Vorhandene Anrufe: Wenn Sie die Quelle der Transkriptionen ändern, werden bereits in HubSpot gespeicherte Transkriptionen nicht aktualisiert. Die Änderung gilt nur für neue Anrufe.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich Anrufaufzeichnungen senden, um Aircall-Transkriptionen in HubSpot zu verwenden?

Nein. Transkriptionen und Aufzeichnungen sind voneinander unabhängig.

Was geschieht, wenn ich zwischen HubSpot-Transkriptionen und Aircall-Transkriptionen wechsle?

Die Änderung gilt nur für zukünftige Anrufe. Vorhandene Transkriptionen bleiben unverändert.

Werden für denselben Anruf zwei Transkriptionen angezeigt?

Nein. HubSpot verwendet pro Anrufdatensatz nur eine Quelle für Transkriptionen.

Warum fehlt bei einigen Anrufen eine Transkription?

Prüfen Sie folgende Faktoren:

• Der Anruf dauerte weniger als 1 Minute
• Ihr Konto umfasst weder AI Assist noch AI Assist Pro
• Die Einstellungen der HubSpot-Integration sind unvollständig
• Die Aufzeichnung war für diese Nummer oder diesen Benutzer deaktiviert

Ändert sich dadurch die Funktionsweise von HubSpot Conversation Intelligence?

Nein. Die Funktionen von HubSpot Conversation Intelligence bleiben unverändert. Diese Einstellung ändert nur, woher der Text der Transkription stammt.

Welches Eigenschaftsfeld in Hubspot wird für die Zuordnung der Transkriptionen von Voicemail-Aufzeichnungen verwendet?