Demo-Buchungen mit Aircall AI Voice Agent automatisieren

Elegante Automatisierungen nach einem Anruf mit dem Aircall AI Voice Agent (AI VA) zu erstellen, ist einfacher als erwartet. Durch die Kombination des AI VA mit einer Low-Code-Automatisierungsplattform wie Zapier können Luxus-E-Commerce-Teams eingehende Anrufe in nahtlose, persönliche Arbeitsabläufe umwandeln. So bieten sie ein Kundenerlebnis auf Concierge-Niveau, sparen wertvolle Zeit und stellen sicher, dass keine Kundenanfrage unbeantwortet bleibt.

In diesem Artikel zeigen wir ein praktisches Beispiel: die Einrichtung einer Automatisierung nach einem Anruf für einen Vertriebsmitarbeiter, der eingehende Anrufe anspruchsvoller Kunden im Luxussegment bearbeitet.

In diesem Szenario übernimmt der AI VA folgende Aufgaben:

• Er fungiert als virtueller Concierge und stellt sicher, dass jeder eingehende Anruf umgehend beantwortet wird, auch wenn der Vertriebsmitarbeiter nicht verfügbar ist.
• Er erfasst wichtige Kundendaten wie den vollständigen Namen, die Kontaktdaten und den besten Zeitpunkt für eine persönliche Beratung.
• Er plant automatisch eine persönliche Beratung oder einen privaten Einkaufstermin zum gewünschten Datum und zur gewünschten Uhrzeit des Kunden.
• Wenn der gewünschte Zeitpunkt nicht verfügbar ist, sendet die Automatisierung eine professionell formulierte E-Mail zum Nachfassen, in der der Kunde gebeten wird, einen alternativen Termin auszuwählen. So bleibt das Erlebnis hochwertig und mühelos, ohne dass eine manuelle Koordination erforderlich ist.

Hinweis: Weitere Informationen finden Sie auf unserer Entwicklerseite: Vollständige Dokumentation der öffentlichen API von Aircall.

Aircall AI Voice Agent einrichten

In diesem Artikel gehen wir davon aus, dass Sie bereits Erfahrung mit der Erstellung eines Aircall AI Voice Agent haben. Andernfalls lesen Sie den Leitfaden zur Einführung des Aircall AI Voice Agent.

1. Fügen Sie im Feld „Gesprächsrichtlinien“ die folgenden Anweisungen ein:

Hinweis: Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Artikels befindet sich Gesprächsrichtlinien noch in der Betaphase und erfordert die Aktivierung eines Feature-Flags. Wenn Sie diese Funktion verwenden möchten, wenden Sie sich an unser Kundenerfolg-Team.

Tipp: ## Regel 1: E-Mail-Adresse erfassen
Wenn Sie die E-Mail-Adresse des Anrufers erfassen müssen, führen Sie immer die folgenden Schritte aus:
> Bitten Sie den Anrufer, seine E-Mail-Adresse zu buchstabieren.
> Wiederholen Sie die Schreibweise genau wie angegeben (Buchstabe für Buchstabe).
> Raten, improvisieren oder ändern Sie nicht, was der Anrufer gesagt hat.

## Regel 2: Vollständigen Namen erfassen
Wenn Sie den Namen des Anrufers erfassen müssen, führen Sie immer die folgenden Schritte aus:
> Bitten Sie den Anrufer, seinen vollständigen Namen zu buchstabieren, damit er korrekt dokumentiert wird.
> Raten, improvisieren oder ändern Sie nicht, was der Anrufer gesagt hat.

## Regel 3: Angaben zur Buchung von Demos
Wenn der Anrufer nicht alle folgenden Angaben für einen Demo-Termin macht, fragen Sie erneut nach:
> Dem genauen Datum (z. B. 3. Februar), Jahr (z. B. 2025), der Uhrzeit (z. B. 15 Uhr) und der Zeitzone (z. B. EST).

Angaben wie „morgen“, „in zwei Tagen“ oder „nach dem Wochenende“ reichen nicht aus. Dokumentieren Sie Datum, Jahr und Uhrzeit des Demo-Termins immer im Format ISO 8601 für Datum und Uhrzeit (z. B. 2025-10-16T15:00:00-04:00).

Sie können die Formulierungen an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen. Im Allgemeinen helfen diese Anweisungen dem AI VA jedoch dabei, intelligenter zu reagieren – insbesondere beim Erfassen von Informationen, die von Natur aus schwierig sein können, wie E-Mail-Adressen, Datumsangaben und Uhrzeiten.

Hinweis: Damit Zapier Datum und Uhrzeit korrekt interpretiert, verwenden wir eine Verhaltensanweisung, die den AI VA anweist, diese Angaben immer in einem standardisierten Format zu dokumentieren: ISO 8601 für Datum und Uhrzeit (z. B. 2025-10-16T15:00:00-04:00).

2. Bevor Sie Ihre Automatisierung einrichten, stellen Sie sicher, dass Ihr AI Voice Agent mit Eingangsfragen konfiguriert ist, die alle wichtigen Informationen für nachgelagerte Aktionen erfassen, etwa für die Buchung eines Termins oder das Senden einer E-Mail zum Nachfassen.

In diesem Beispiel möchten wir den vollständigen Namen und die E-Mail-Adresse des Kunden sowie ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit für die Planung einer Demo erfassen. Klare und strukturierte Fragen helfen dem AI VA, genaue Angaben zu erfassen und einen nahtlosen Automatisierungsablauf sicherzustellen.

Hier sind einige Beispiele:

• Wie lautet Ihr vollständiger Name?
• Falls die Verbindung unterbrochen wird, können Sie mir Ihre E-Mail-Adresse nennen?
• Können Sie ein bestimmtes Datum, Jahr, eine Uhrzeit und eine Zeitzone angeben, damit ein Mitarbeiter eine Beratung buchen kann? Für eine genaue und automatisierte Buchung müssen alle diese Angaben gemacht werden.

Hinweis: Die Abfrage eines bestimmten Datums und einer bestimmten Uhrzeit kann aufgrund von Zeitzonenunterschieden und der Verwendung relativer Angaben wie „morgen“ oder „in zwei Tagen“ komplex sein. Um Fehler bei der Automatisierung von Kalenderbuchungen zu vermeiden, fragen Sie immer ausdrücklich nach Datum, Uhrzeit und Zeitzone. Dadurch kann Ihr System den Termin unabhängig vom Standort des Kunden oder Vertriebsmitarbeiters korrekt interpretieren und buchen.

3. Fügen Sie den AI VA am Ende Ihrer Anrufsteuerung hinzu, damit er als Überlauf fungiert, falls der Vertriebsmitarbeiter den eingehenden Anruf verpasst.

Zapier-Ablauf einrichten (Teil 1)

Hinweis: In diesem Artikel wird davon ausgegangen, dass Sie bereits Erfahrung mit der Erstellung eines Zap haben. Andernfalls wenden Sie sich an unser Kundenerfolg-Team, wenn Sie die Aircall Fachdienstleistungen damit beauftragen möchten, Sie bei der Erstellung dieser oder einer ähnlichen Automatisierung zu unterstützen.

Richten Sie in Ihrem Zap einen „Webhook by Zapier“-Trigger („Catch Hook“) ein, der auf eine Benachrichtigung über ein Anrufereignis von Aircall wartet. Kopieren Sie die generierte Webhook-URL.

Webhook des AI Voice Agent einrichten

Öffnen Sie im linken Bereich Aircall Dashboard > Integrationen > Webhooks und fügen Sie einen neuen „Webhook“ hinzu.

Fügen Sie die Zap-Webhook-URL aus dem vorherigen Schritt ein. Stellen Sie außerdem sicher, dass nur die Webhook-Benachrichtigung „ai_voice_agent.summary“ aktiviert ist.

Dadurch wird eine Benachrichtigung an Zapier gesendet, sobald ein AI VA das Gespräch mit einem Anrufer beendet hat. Sie enthält außerdem eine Nutzlast mit den relevanten Eingangsfragen und den vom Voice Agent erfassten Antworten.

Einrichten eines Zapier-Flows (Teil 2)

Wenn Aircall die Webhook-Benachrichtigung mit den vom AI VA erfassten Aufnahmefragen und Antworten sendet, weist sie im Allgemeinen die folgende Payload-Struktur (JSON) auf:

1. Als Nächstes verarbeiten und „gliedern“ wir die von Aircall empfangene Webhook-Payload, sodass in späteren Zap-Schritten auf jede Aufnahmeantwort verwiesen werden kann. Fügen Sie dazu einen Schritt vom Typ „Formatter by Zapier“ mit dem Ereignis „Dienstprogramme“ hinzu und konfigurieren Sie ihn wie folgt:

• Transformieren: Einzelposten in Text
• Eingabe: Wählen Sie im Zap-Trigger das Feld mit der Bezeichnung „Data Extracted Data Answer“ aus
  • Dieses enthält die Liste aller vom AI VA erfassten Aufnahmeantworten
• Trennzeichen: |||

Dieser Schritt wandelt das Einzelposten-Array in einen einzigen Textblock um, wobei die einzelnen Elemente durch das von Ihnen gewählte Trennzeichen (|||) getrennt werden. Dadurch können Sie in nachfolgenden Zap-Aktionen problemlos auf einzelne Antworten wie Name, E-Mail-Adresse oder Demo-Zeitpunkt verweisen, etwa beim Senden einer E-Mail zum Nachfassen oder beim Erstellen eines Kalenderereignisses.

2. Im nächsten Schritt wird das gewünschte Datum des zukünftigen Demo-Termins in ein Format umgewandelt, das Zapier versteht. Fügen Sie dazu einen Schritt vom Typ „Formatter by Zapier“ mit dem Ereignis „Datum/Uhrzeit“ hinzu und konfigurieren Sie ihn wie folgt:

• Transformieren: Formatieren
• Eingabe: Wählen Sie Datum/Uhrzeit der Buchung aus dem vorherigen Schritt zur „Gliederung“ aus
• Zielformat: YYYY-MM-DDTHH:mm:ssZ
• Zielzeitzone: UTC
• Ausgangsformat: YYYY-MM-DDTHH:mm:ssZ
• Ausgangszeitzone: UTC

3. Als Nächstes müssen wir das Enddatum und die Enduhrzeit des zukünftigen Demo-Termins berechnen, also festlegen, wie lange die Demo dauern soll. Fügen Sie dazu einen Schritt vom Typ „Formatter by Zapier“ mit dem Ereignis „Datum/Uhrzeit“ hinzu und konfigurieren Sie ihn wie folgt:

• Transformieren: Zeit addieren/subtrahieren
• Eingabe: Wählen Sie Datum/Uhrzeit der Buchung aus dem vorherigen Schritt zur „Neuformatierung“ aus
• Ausdruck: +X Minuten
  • Passen Sie dies nach Bedarf an einen beliebigen Zeitraum an
• Zielformat: YYYY-MM-DDTHH:mm:ssZ
• Ausgangsformat: YYYY-MM-DDTHH:mm:ssZ

4. Anschließend müssen wir prüfen, ob das vom Anrufer für die Demo vorgeschlagene Datum und die Uhrzeit mit bestehenden Terminen im Kalender des Vertriebsmitarbeiters kollidieren. Fügen Sie dazu einen Google-Kalender-Schritt mit dem Aktionsereignis „Belegte Zeiträume im Kalender suchen“ hinzu und konfigurieren Sie ihn wie folgt:

• Kalender: Der entsprechende Kalender des Vertriebsmitarbeiters
• Startzeit: Wählen Sie Datum/Uhrzeit der Buchung aus dem vorherigen Schritt zur „Neuformatierung“ aus
• Endzeit: Wählen Sie Enddatum/-uhrzeit der Buchung aus dem vorherigen Schritt aus
• Erfolgreich, wenn keine Suchergebnisse gefunden werden: Wahr
• Wenn mehrere Suchergebnisse gefunden werden: Erstes Suchergebnis zurückgeben

Wenn diese Aktion „falsch“ zurückgibt, gibt es keinen kollidierenden Termin im Kalender des Vertriebsmitarbeiters. Gibt sie „wahr“ zurück, liegt eine Überschneidung vor.

5. Je nachdem, ob eine Terminüberschneidung vorliegt, müssen wir unterschiedliche Aktionen ausführen. Fügen Sie dazu einen Schritt vom Typ „Pfade“ mit zwei Zweigen hinzu:

• Es ist ein Zeitfenster verfügbar (d. h. keine Terminüberschneidung)
• Fallback (d. h. es liegt eine Terminüberschneidung vor)

Zweig „Verfügbares Zeitfenster“

6. Richten Sie die Pfadbedingungen für den Zweig „Verfügbares Zeitfenster“ ein. Legen Sie dazu die folgende Bedingung fest:

• Nur fortfahren, wenn: Wählen Sie das Ergebnis des vorherigen Google-Kalender-Schritts aus (d. h. „Belegte Zeiträume im Kalender suchen“)
• Operator: Ist falsch

7. Abschließend können wir eine Buchung im Kalender des Vertriebsmitarbeiters erstellen. Fügen Sie dazu einen Google-Kalender-Schritt mit dem Aktionsereignis „Detailliertes Ereignis erstellen“ hinzu und konfigurieren Sie ihn wie folgt:

• Kalender: Kalender des Vertriebsmitarbeiters auswählen
• Zusammenfassung: Betreff der Besprechungseinladung
• Beschreibung: Beschreibung der Besprechungseinladung
• Startdatum und -uhrzeit: Buchungsdatum/-uhrzeit aus dem vorherigen Schritt „Neu formatieren“ auswählen
• Enddatum und -uhrzeit: Enddatum/-uhrzeit der Buchung aus dem vorherigen Schritt auswählen (berechnet anhand des Buchungsdatums/der Buchungsuhrzeit)
• Teilnehmende: E-Mail-Adresse des Anrufers auswählen, die im vorherigen Schritt „Aufschlüsselung“ erfasst wurde

Zweig „Alternativlösung“

Bei einem Terminkonflikt muss automatisch eine E-Mail an den Kunden gesendet werden, in der er um ein anderes Datum bzw. eine andere Uhrzeit für eine zukünftige Beratung gebeten wird.

8. Fügen Sie unter dem Zweig „Alternativlösung“ (für den keine Bedingungen festgelegt werden müssen, da er alle anderen Situationen erfasst) einen Gmail-Schritt mit dem Aktionsereignis „E-Mail senden“ hinzu und konfigurieren Sie ihn wie folgt:

• An: E-Mail-Adresse des Anrufers auswählen, die im vorherigen Schritt „Aufschlüsselung“ erfasst wurde
• Von: Gmail-Konto des Vertriebsmitarbeiters auswählen
• Absendername: vollständiger Name des Vertriebsmitarbeiters
• Betreff: Betreff der E-Mail
• Text: Text der E-Mail

Beispiel für eine Google Calendar-Einladung

Nach der Aktivierung sollte sich der Zap in den AI Voice Agent von Aircall integrieren lassen, um automatisch Termine mit Kunden zu buchen, deren eingehende Anrufe der Vertriebsmitarbeiter verpasst hat.

Beispiel (E-Mail-Einladung, die nach erfolgreicher Buchung einer Beratung gesendet wird):

Beispiel (E-Mail, die bei einem Terminkonflikt gesendet wird):