Automatisieren Sie Demo-Buchungen mit dem Aircall AI Voice Agent

Elegante Automatisierungen nach dem Anruf mit dem Aircall AI Voice Agent (AI VA) zu erstellen, ist einfacher als Sie vielleicht erwarten. Durch die Kombination des AI VA mit einer Low-Code-Automatisierungsplattform wie Zapier können Luxus-E-Commerce-Teams eingehende Anrufe in nahtlose, hochwertige Workflows verwandeln, die ein Concierge-Level an Kundenerfahrung bieten, dabei wertvolle Zeit sparen und sicherstellen, dass keine Kundenanfrage unbeantwortet bleibt.

In diesem Artikel führen wir Sie durch ein praktisches Beispiel: das Einrichten einer Automatisierung nach dem Anruf für einen Vertriebsmitarbeiter, der eingehende Anrufe von anspruchsvollen Luxus-Kunden verwaltet.

In diesem Szenario übernimmt der AI VA folgende Aufgaben:

• Er fungiert als virtueller Concierge und stellt sicher, dass jeder eingehende Anruf umgehend beantwortet wird, auch wenn der Vertriebsmitarbeiter nicht verfügbar ist.
• Er sammelt wichtige Kundendaten, wie vollständigen Namen, Kontaktdaten und die beste Zeit für eine persönliche Beratung.
• Er plant automatisch eine persönliche Beratung oder eine private Einkaufssitzung basierend auf dem bevorzugten Datum und der Uhrzeit des Kunden.
• Falls der gewünschte Termin nicht verfügbar ist, sendet die Automatisierung eine ausgefeilte Folge-E-Mail, die den Kunden einlädt, einen alternativen Termin auszuwählen, und sorgt so für ein erstklassiges, müheloses Erlebnis ohne manuelle Koordination.

Hinweis: Für weitere Details besuchen Sie bitte unsere Entwicklerseite: Aircall's Public API full documentation.

Einrichtung des Aircall AI Voice Agent

In diesem Artikel gehen wir davon aus, dass Sie bereits Erfahrung im Aufbau eines Aircall AI Voice Agent haben. Falls nicht, konsultieren Sie bitte den Aircall AI Voice Agent launch guide.

1. Fügen Sie im Feld „Conversational Guidelines“ die folgenden Anweisungen ein:

Hinweis: Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Artikels befindet sich Conversational Guidelines noch in der Beta-Phase und erfordert ein Feature-Flag zur Aktivierung. Wenn Sie an dieser Funktion interessiert sind, kontaktieren Sie bitte unser Customer Success Team.

Tipp: ## Regel 1: E-Mail-Erfassung
Wenn Sie die E-Mail-Adresse des Anrufers erfassen müssen, befolgen Sie stets diese Schritte:
> Bitten Sie den Anrufer, seine E-Mail-Adresse zu buchstabieren.
> Wiederholen Sie die Buchstabierung genau wie angegeben (Buchstabe für Buchstabe).
> Raten, improvisieren oder ändern Sie nicht, was der Anrufer gesagt hat.

## Regel 2: Erfassung des vollständigen Namens
Wenn Sie den Namen des Anrufers erfassen müssen, befolgen Sie stets diese Schritte:
> Bitten Sie den Anrufer, seinen vollständigen Namen zu buchstabieren, um sicherzustellen, dass er korrekt dokumentiert wird.
> Raten, improvisieren oder ändern Sie nicht, was der Anrufer gesagt hat.

## Regel 3: Spezifikation für Demo-Buchungen
Wenn der Anrufer nicht alle folgenden Details für ein Demo-Meeting angibt, fragen Sie erneut nach:
> Das genaue Datum (z. B. 3. Februar), Jahr (z. B. 2025), Uhrzeit (z. B. 15 Uhr) und Zeitzone (z. B. EST).

Anfragen wie „morgen“, „in zwei Tagen“ oder „nach dem Wochenende“ sind nicht ausreichend. Dokumentieren Sie das Datum, Jahr und die Uhrzeit des Demo-Meetings immer im ISO 8601 Datums- und Zeitformat (z. B. 2025-10-16T15:00:00-04:00).

Passen Sie die Formulierungen gerne an Ihre spezifischen Bedürfnisse an. Generell helfen diese Vorgaben jedoch dabei, den AI VA intelligenter agieren zu lassen – insbesondere bei der Erfassung von Informationen, die von Natur aus schwierig sein können (z. B. E-Mail-Adressen, Daten und Uhrzeiten).

Hinweis: Um sicherzustellen, dass Zapier Datum und Uhrzeit korrekt interpretiert, verwenden wir eine Verhaltensanweisung, die den AI VA anweist, diese immer in einem standardisierten Format zu dokumentieren: ISO 8601 Datums- und Zeitformat (z. B. 2025-10-16T15:00:00-04:00).

2. Bevor Sie Ihre Automatisierung einrichten, stellen Sie sicher, dass Ihr AI Voice Agent mit Intake-Fragen konfiguriert ist, die alle wichtigen Informationen erfassen, die Sie für nachgelagerte Aktionen benötigen (wie z. B. das Buchen eines Termins oder das Versenden einer Folge-E-Mail).

In diesem Beispiel ist unser Ziel, den vollständigen Namen des Kunden, die E-Mail-Adresse und ein spezifisches Datum sowie eine Uhrzeit für die Terminvereinbarung einer Demo zu erfassen. Klare und strukturierte Fragen helfen dem AI VA, genaue Details zu erfassen und einen reibungslosen Automatisierungsablauf zu gewährleisten.

Hier einige Beispiele:

• Könnten Sie mir bitte Ihren vollständigen Namen nennen?
• Falls wir unterbrochen werden, können Sie mir bitte Ihre E-Mail-Adresse mitteilen?
• Könnten Sie bitte ein konkretes Datum, Jahr, Uhrzeit und die Zeitzone angeben, damit ein Agent eine Beratung buchen kann? Es ist wichtig, alle diese Details für eine genaue und automatisierte Buchung anzugeben.

Hinweis: Das Anfragen eines konkreten Datums und einer Uhrzeit kann aufgrund von Zeitzonendifferenzen und der Verwendung relativer Ausdrücke (wie „morgen“ oder „in zwei Tagen“) komplex sein. Um Fehler bei der automatischen Kalenderbuchung zu vermeiden, fordern Sie stets ein explizites Datum, Uhrzeit und Zeitzone an. So stellt Ihr System sicher, dass das Meeting korrekt interpretiert und gebucht wird, unabhängig vom Standort des Kunden oder des Vertriebsmitarbeiters.

3. Fügen Sie den AI VA ans Ende Ihres Anrufablaufs hinzu (als Überlauf, falls der Vertriebsmitarbeiter den eingehenden Anruf verpasst).

Einrichtung eines Zapier-Flows (Teil 1)

Hinweis: Dieser Artikel setzt voraus, dass Sie bereits Erfahrung im Erstellen eines Zaps haben. Falls nicht, kontaktieren Sie bitte unser Customer Success Team, wenn Sie Interesse daran haben, Aircall Professional Services zu beauftragen, um Ihnen beim Aufbau dieser (oder einer ähnlichen) Automatisierung zu helfen.

Richten Sie in Ihrem Zap einen „Webhook by Zapier“-Trigger („Catch Hook“) ein, um auf eine Anrufereignis-Benachrichtigung von Aircall zu lauschen. Kopieren Sie die generierte Webhook-URL.

Einrichtung des AI Voice Agent Webhooks

Wählen Sie im Haupt-Dashboard von Aircall links im Menü „Integrationen & API“ aus und erstellen Sie einen neuen „Webhook“.

Fügen Sie die Zap Webhook-URL aus dem vorherigen Schritt ein. Stellen Sie außerdem sicher, dass nur die Webhook-Benachrichtigung „ai_voice_agent.summary“ aktiviert ist.

Dies sendet im Wesentlichen eine Benachrichtigung an Zapier, sobald der AI VA das Gespräch mit einem Anrufer beendet hat (die auch eine Nutzlast mit den relevanten Intake-Fragen und Antworten enthält, die vom Voice Agent erfasst wurden).

Einrichtung eines Zapier-Flows (Teil 2)

Wenn Aircall die Webhook-Benachrichtigung mit den vom AI VA gesammelten Intake-Fragen und Antworten sendet, hat sie im Allgemeinen folgende Nutzlaststruktur (JSON):

1. Als nächstes verarbeiten und „itemisieren“ wir die empfangene Webhook-Nutzlast von Aircall, sodass jede Intake-Antwort in späteren Zap-Schritten referenziert werden kann. Fügen Sie dazu einen Formatter by Zapier Schritt mit dem Ereignis „Utilities“ hinzu und konfigurieren Sie ihn wie folgt:

• Transformieren: Line-item zu Text
• Eingabe: Wählen Sie das Feld aus dem Zap-Trigger mit der Bezeichnung „Data Extracted Data Answer“
  • Dies enthält die Liste aller vom AI VA erfassten Intake-Antworten
• Trennzeichen: |||

Dieser Schritt wandelt das Line-Item-Array in einen einzigen Textblock um, wobei jedes Element durch das gewählte Trennzeichen (|||) getrennt ist. Praktisch ermöglicht dies, einzelne Antworten (wie Name, E-Mail oder Demo-Zeit) in nachfolgenden Zap-Aktionen einfach zu referenzieren, z. B. beim Versenden einer Folge-E-Mail oder beim Erstellen eines Kalendereintrags.

2. Der nächste Schritt ist, das angefragte Datum des zukünftigen Demo-Meetings in ein Format umzuwandeln, das Zapier versteht. Fügen Sie dazu einen Formatter by Zapier Schritt mit dem Ereignis „Date / Time“ hinzu und konfigurieren Sie ihn wie folgt:

• Transformieren: Formatieren
• Eingabe: Wählen Sie das Buchungsdatum/-uhrzeit aus dem vorherigen „Itemisierungs“-Schritt
• Zu Format: YYYY-MM-DDTHH:mm:ssZ
• Zu Zeitzone: UTC
• Von Format: YYYY-MM-DDTHH:mm:ssZ
• Von Zeitzone: UTC

3. Als nächstes müssen wir das Enddatum/-uhrzeit des zukünftigen Demo-Meetings berechnen (d. h. wie lange die Demo dauern soll). Fügen Sie dazu einen Formatter by Zapier Schritt mit dem Ereignis „Date / Time“ hinzu und konfigurieren Sie ihn wie folgt:

• Transformieren: Zeit hinzufügen/abziehen
• Eingabe: Wählen Sie das Buchungsdatum/-uhrzeit aus dem vorherigen „Reformat“-Schritt
• Ausdruck: +X Minuten
  • Passen Sie dies gerne an den erforderlichen Zeitraum an
• Zu Format: YYYY-MM-DDTHH:mm:ssZ
• Von Format: YYYY-MM-DDTHH:mm:ssZ

4. Im nächsten Schritt müssen wir prüfen, ob der vom Anrufer vorgeschlagene Termin für die Demo mit bestehenden Terminen im Kalender des Vertriebsmitarbeiters kollidiert. Fügen Sie dazu einen Google Kalender Schritt mit der Aktion „Find Busy Periods in Calendar“ hinzu und konfigurieren Sie ihn wie folgt:

• Kalender: Den relevanten Kalender des Vertriebsmitarbeiters
• Startzeit: Wählen Sie das Buchungsdatum/-uhrzeit aus dem vorherigen „Reformat“-Schritt
• Endzeit: Wählen Sie das Buchungsenddatum/-uhrzeit aus dem vorherigen Schritt
• Erfolgreich, wenn keine Suchergebnisse gefunden werden: Wahr
• Wenn mehrere Suchergebnisse gefunden werden: Ersten Suchergebnis zurückgeben

Wenn diese Aktion „false“ zurückgibt, bedeutet das, dass kein Termin im Kalender des Vertriebsmitarbeiters kollidiert. Wenn sie „true“ zurückgibt, gibt es einen Konflikt.

5. Je nachdem, ob ein Terminkonflikt vorliegt oder nicht, müssen wir unterschiedliche Aktionen ausführen. Fügen Sie dazu einen „Paths“-Schritt mit zwei Verzweigungen hinzu:

• Es gibt einen verfügbaren Termin (d. h. kein Terminkonflikt)
• Fallback (d. h. es gibt einen Terminkonflikt)

„Verfügbarer Termin“-Zweig

6. Richten Sie die Pfadbedingungen für den „Verfügbarer Termin“-Zweig ein. Stellen Sie dazu folgende Bedingung ein:

• Nur fortfahren, wenn: Wählen Sie das Ergebnis des vorherigen Google Kalender-Schritts (d. h. „Find Busy Periods in Calendar“)
• Operator: Ist falsch

7. Schließlich können wir eine Buchung im Kalender des Vertriebsmitarbeiters erstellen. Fügen Sie dazu einen Google Kalender Schritt mit der Aktion „Create Detailed Event“ hinzu und konfigurieren Sie ihn wie folgt:

• Kalender: Wählen Sie den Kalender des Vertriebsmitarbeiters
• Betreff: Der Betreff der Meeting-Einladung
• Beschreibung: Die Beschreibung der Meeting-Einladung
• Startdatum & -uhrzeit: Wählen Sie das Buchungsdatum/-uhrzeit aus dem vorherigen „Reformat“-Schritt
• Enddatum & -uhrzeit: Wählen Sie das Buchungsenddatum/-uhrzeit aus dem vorherigen Schritt (berechnet aus dem Buchungsdatum/-uhrzeit)
• Teilnehmer: Wählen Sie die E-Mail-Adresse des Anrufers aus dem vorherigen „Itemisierungs“-Schritt

„Fallback“-Zweig

Falls es einen Terminkonflikt gibt, müssen wir eine automatische E-Mail an den Kunden senden, in der um einen anderen, passenden Termin für eine zukünftige Beratung gebeten wird.

8. Fügen Sie im „Fallback“-Zweig (wo keine Bedingungen gesetzt werden müssen, da er alle anderen Situationen abdeckt) einen Gmail-Schritt mit der Aktion „Send Email“ hinzu und konfigurieren Sie ihn wie folgt:

• An: Wählen Sie die E-Mail-Adresse des Anrufers aus dem vorherigen „Itemisierungs“-Schritt
• Von: Wählen Sie das Gmail-Konto des Vertriebsmitarbeiters
• Von Name: Vollständiger Name des Vertriebsmitarbeiters
• Betreff: Betreff der E-Mail
• Text: Text der E-Mail

Beispiel für Google Kalender Einladung

Sobald der Zap aktiviert ist, sollte er in der Lage sein, sich mit dem Aircall AI Voice Agent zu integrieren, um automatisch Termine mit eingehenden Anrufern zu buchen, die vom Vertriebsmitarbeiter verpasst wurden!

Beispiel (E-Mail-Einladung, die bei erfolgreicher Buchung einer Beratung gesendet wird):

Beispiel (E-Mail, die bei einem Terminkonflikt gesendet wird):