Die Funktion Voicemail Drop unterstützt Teams, die ein hohes Volumen an ausgehenden Anrufen tätigen. Da viele Anrufe die Mailbox erreichen, verbringen Agenten oft viel Zeit damit, ähnliche Nachrichten zu hinterlassen. Voicemail Drop optimiert diesen Arbeitsablauf, indem es Agenten ermöglicht, eine vorab aufgezeichnete Nachricht mit einem einzigen Klick nach dem Signalton zu übermitteln.
Agenten können ihre eigenen Nachrichten aufnehmen und verwalten und dann während eines normalen ausgehenden Anrufs oder Power-Dialer-Anrufs schnell eine Nachricht absenden.
Benutzer können:
Personalisierte Voicemail-Nachrichten vorab aufnehmen
Aufnahmen verwalten, indem sie angehört, gelöscht, umbenannt oder als Standard festgelegt werden
Nach dem Signalton eine Voicemail Drop-Nachricht absenden
Übermittlungsverlauf anzeigen und Filter anwenden
Zugriff auf Voicemail Drop
Voicemail Drop ist im Aircall Professional-Tarif verfügbar.
Es wird in den Aircall Workspace Desktop- und Webanwendungen unterstützt. Die Unterstützung für iOS und Android wird bald hinzugefügt.
Eine Voicemail Drop-Schaltfläche erscheint in der Anrufdetails-Ansicht, wenn mindestens eine Voicemail Drop-Nachricht in den Anrufeinstellungen konfiguriert wurde. Benutzer können eine Nachricht absenden, sobald sie eine Mailbox erreichen und den Signalton hören.
Einrichten von Voicemail Drop-Nachrichten
Mindestens eine Nachricht muss in den Anrufeinstellungen konfiguriert sein, bevor Voicemail Drop verwendet werden kann. Nachrichten werden über das Mikrofon jedes Benutzers aufgenommen und sind einzigartig für den jeweiligen Benutzer. Andere Benutzer in der Organisation haben keinen Zugriff darauf.
Um Voicemail Drop-Nachrichten aufzunehmen oder zu bearbeiten, klicken Sie unten links auf Ihren Namen, wählen Sie Einstellungen und öffnen Sie dann den Bereich Voicemail Drop in den Anrufeinstellungen.
Einschränkungen und Tipps
Beachten Sie vor der Aufnahme:
Es werden nur ausgehende Anrufe unterstützt
Pro Benutzer können bis zu 10 Nachrichten aufgenommen werden
Jede Nachricht kann bis zu 180 Sekunden lang sein
Nachrichtennamen müssen eindeutig sein und dürfen 48 Zeichen nicht überschreiten
HINWEIS: Einige Anrufbeantworter begrenzen die Voicemail-Dauer. Halten Sie Nachrichten kurz, um eine erfolgreiche Zustellung zu gewährleisten.
Nachricht für Voicemail Drop aufnehmen
Voicemail Drop-Nachricht aufnehmen
Ihre erste Aufnahme wird zur Standardnachricht. Sie können die Standardnachricht jederzeit ändern. Während eines Anrufs kann jede gespeicherte Nachricht ausgewählt werden, wenn die Standardnachricht nicht passend ist.
Schritte:
Öffnen Sie die Einstellungen für Voicemail Drop.
Geben Sie einen Aufnahmennamen mit bis zu 48 Zeichen ein.
Klicken Sie auf Aufnehmen. Ein dreisekündiger Countdown erscheint, bevor die Aufnahme beginnt.
Nehmen Sie Ihre Nachricht auf. Die maximale Aufnahmedauer beträgt drei Minuten. Die Aufnahme stoppt automatisch, wenn Sie das Limit überschreiten.
Hören Sie sich die Aufnahme an, um die Qualität zu bestätigen.
Klicken Sie auf Neu aufnehmen, wenn Sie die Aufnahme wiederholen möchten.
Klicken Sie auf Speichern, um die Nachricht zu speichern.
WICHTIG: Überprüfen Sie Ihre Mikrofoneinstellungen und Berechtigungen, bevor Sie mit der Aufnahme beginnen.
Verwalten vorhandener Voicemail Drop-Nachrichten
Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol bei einer gespeicherten Nachricht, um sie zu verwalten. Sie können:
Die Aufnahme anhören
Die Nachricht umbenennen
Als Standard festlegen, um sie zur Ein-Klick-Option zu machen
Die Nachricht dauerhaft löschen
Eine Voicemail-Nachricht ablegen
Das Timing ist entscheidend. Warten Sie immer auf den Signalton der Mailbox, bevor Sie die Voicemail Drop-Schaltfläche klicken.
WICHTIG: Wenn Sie die Schaltfläche vor dem Signalton klicken, kann es dazu führen, dass die Nachricht unvollständig ist oder nicht zugestellt wird.
Standardnachricht absenden
Schritte:
Erreichen Sie die Mailbox des Kontakts.
Warten Sie auf den Signalton.
Klicken Sie auf Voicemail Drop.
Der Anruf wird automatisch beendet und eine Benachrichtigung bestätigt die erfolgreiche Übermittlung.
In den Anrufdetails sehen Sie, dass eine Voicemail hinterlassen wurde.
Nachricht aus der Liste absenden
Wenn Sie mehrere Nachrichten haben:
Schritte:
Erreichen Sie die Mailbox des Kontakts.
Warten Sie auf den Signalton.
Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben der Haupt-Voicemail Drop-Schaltfläche.
Wählen Sie die gewünschte Nachricht aus.
Der Anruf wird automatisch beendet und eine Erfolgsmeldung erscheint.
In den Anrufdetails wird angezeigt, dass eine Voicemail hinterlassen wurde.
Verlauf anzeigen und Filter anwenden
Im Posteingang zeigen ausgehende Anrufe, die eine Voicemail Drop enthalten, ein Voicemail Drop-Symbol sowohl auf den Seiten Konversationen als auch Anrufe.
Für eine schnellere Suche können Sie auf der Anrufseite nach Anruftypen > Voicemail übermittelt filtern, um nur Anrufe anzuzeigen, bei denen eine Voicemail hinterlassen wurde.
Fehler
Es können gelegentlich Fehler auftreten:
Während der Aufnahme: Die Nachricht konnte nicht gespeichert werden
Beim Löschen: Die Nachricht konnte nicht gelöscht werden
Bei der Änderung (Umbenennen oder als Standard festlegen): Die Nachricht konnte nicht aktualisiert werden
Während der Übermittlung: Die Nachricht konnte nicht übermittelt werden
Wenn Sie auf einen Fehler stoßen, versuchen Sie es später erneut. Wenn das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich an das Aircall Support Team.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Was passiert, wenn die angerufene Person abnimmt, ich aber versehentlich die Voicemail Drop-Schaltfläche klicke?
Der Anruf wird auf Ihrer Seite sofort beendet. Die angerufene Person bleibt in der Leitung und hört die Voicemail-Aufnahme. Nachdem die Aufnahme beendet ist, wird der Anruf für sie beendet. Es wird keine Voicemail hinterlassen.
Kann ich eine Voicemail hinterlassen, wenn der Anruf warm weitergeleitet wird?
Nein.
Kann ich während eines internen Anrufs eine Voicemail hinterlassen?
Nein.
Was passiert, wenn ich die Voicemail Drop-Schaltfläche vor dem Signalton klicke?
Ihr Empfänger erhält die Aufnahme möglicherweise nicht oder nur eine unvollständige Nachricht.
Was passiert, wenn ich nach dem Signalton spreche und dann die Voicemail Drop-Schaltfläche klicke?
Ihr Kontakt hört sowohl Ihre gesprochene Nachricht als auch die vorab aufgezeichnete Nachricht.
Was passiert, wenn ich zu lange nach dem Signalton warte, bevor ich die Voicemail Drop-Schaltfläche klicke?
Die Nachricht wird möglicherweise nicht übertragen. Das System kann die Verzögerung als Stille interpretieren, was dazu führen kann, dass der Anruf auf der Empfängerseite getrennt wird, während Sie verbunden bleiben.
Kann ich die Deaktivierung von Voicemail Drop für mein Konto anfordern?
Ja. Ein Administrator kann dies durch Einreichen eines Support-Tickets anfordern.
Warum kann ich meine Voicemail Drop-Nachricht nicht hören, wenn ich eine Anrufaufzeichnung im Aircall Dashboard abspiele?
Wenn Sie eine Voicemail Drop-Nachricht auf der Voicemail eines Kontakts hinterlassen, wird die Anrufaufzeichnung im Aircall Dashboard die Voicemail Drop-Audioaufnahme nicht wiedergeben. Wenn Sie den Anruf später im Dashboard anhören, hören Sie die eigentliche Voicemail Drop-Aufnahme daher nicht.
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