Mit dem Datumsregel-Widget in einem Anrufablauf können Administratoren benutzerdefinierte Anrufabläufe für bestimmte Kalendertage konfigurieren, die als Sondertage bezeichnet werden. Dazu können Feiertage, vorübergehende Schließungen oder andere wichtige Termine gehören, an denen Ihr Unternehmen möglicherweise anders arbeitet.
Sie können eingehende Anrufe beispielsweise an Feiertagen an eine Niederlassung im Ausland weiterleiten oder Anrufenden während der Festtage eine saisonale Begrüßung vorspielen.
Hinweis: Verwenden Sie das Datumsregel-Widget, um Anrufabläufe für bestimmte Daten zu konfigurieren. Um wiederkehrende Zeitpläne anhand bestimmter Uhrzeiten oder Wochentage festzulegen, verwenden Sie stattdessen das Zeitregel-Widget.
Sondertag erstellen
Bevor Sie das Datumsregel-Widget verwenden, müssen Sie Ihre Sondertage zunächst im Admin-Dashboard definieren.
Schritte
Gehen Sie zu Einstellungen aufrufen > Sondertage. Hier sehen Sie eine Liste der vorhandenen Sondertage mit dem jeweiligen Namen und den zugehörigen Kalendertagen.
Klicken Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche Sondertag erstellen.
Geben Sie einen Namen für Ihren Sondertag ein.
Wählen Sie mindestens ein Kalenderdatum aus.
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Klicken Sie zum Speichern auf Erstellen.
Hinweis: Standardmäßig umfasst ein Sondertag den ganzen Tag. Sie können einen bestimmten Zeitraum festlegen, indem Sie das Kontrollkästchen Ganztägig deaktivieren. Es werden sowohl einzelne Daten als auch Datumsbereiche mit einem Start- und Enddatum unterstützt.
Nach der Erstellung erscheint Ihr neuer Sondertag in der Liste und kann jederzeit unter Einstellungen aufrufen > Sondertage bearbeitet werden.
Sondertag mit einer Rufnummer verknüpfen
Nach dem Erstellen eines Sondertags können Sie ihn im Anrufablauf-Editor auf eine Rufnummer anwenden.
Schritte:
Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Rufnummern.
Wählen Sie die zu konfigurierende Rufnummer aus und öffnen Sie die Registerkarte Rufweiterleitung.
Klicken Sie auf Bearbeiten, um den Anrufablauf-Editor zu öffnen.
Fügen Sie dem Anrufablauf ein neues Datumsregel-Widget hinzu.
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Wählen Sie in den Widget-Einstellungen Folgendes aus:
Einen Titel für die Regel.
Die Zeitzone (standardmäßig basiert sie auf der Vorwahl der Rufnummer).
Den im vorherigen Schritt erstellten Sondertag.
Nach der Konfiguration gelten alle auf dieses Widget folgenden Aktionen im Anrufablauf für den ausgewählten Sondertag. Sie können Anrufe beispielsweise an einem Feiertag an die Voicemail weiterleiten.
Kehren Sie nach dem Speichern Ihres Anrufablaufs zu Einstellungen aufrufen > Sondertage zurück. Wenn Sie Ihren Sondertag öffnen, erscheint die zugehörige Rufnummer unter Rufnummern, die den Sondertag verwenden.
Nachdem Sie Ihren Anrufablauf gespeichert haben, kehren Sie zur Registerkarte Einstellungen aufrufen > Sondertage zurück und klicken Sie auf Ihren Sondertag. Diese Rufnummer erscheint dann im Abschnitt Rufnummern, die den Sondertag verwenden.
Widget-Verhalten
Wenn das Datumsregel-Widget eingerichtet ist, verhält es sich wie folgt: Standardmäßig werden Anrufe über den Ausgang „Normalbetrieb“ des Widgets geleitet. Sobald ein definierter Sondertag erreicht ist, werden Anrufe über den Sondertag-Ausgang des Widgets geleitet.
Mehrere Sondertage in einem Anrufablauf verwenden
Wenn Ihr Unternehmen mehrere unterschiedliche Szenarien für Sondertage hat (beispielsweise Betriebsferien, monatliche Team-Besprechungen und einmalige Veranstaltungen), können Sie sie alle in einem einzigen Anrufablauf verwalten.
Fügen Sie dazu mehrere Datumsregel-Widgets demselben Anrufablauf hinzu und verknüpfen Sie jedes mit einem anderen Sondertag.
Eine typische Konfiguration könnte wie folgt aussehen:
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Erstes Datumsregel-Widget
Sondertag: Betriebsfeiertag
Pfad für Sondertage: Feiertagsansage abspielen und Anrufe an die Voicemail weiterleiten
Pfad für den Normalbetrieb: Mit dem nächsten Datumsregel-Widget fortfahren
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Zweites Datumsregel-Widget
Sondertag: Monatliche Betriebsversammlung
Pfad für Sondertage: Eine Nachricht zur Erläuterung der Besprechung abspielen und an eine alternative Vertretung weiterleiten
Pfad für den Normalbetrieb: Mit dem nächsten Datumsregel-Widget fortfahren
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Drittes Datumsregel-Widget
Sondertag: Teamschulung oder andere Veranstaltung
Pfad für Sondertage: Eine benutzerdefinierte Nachricht abspielen oder an ein anderes Team weiterleiten
Pfad für den Normalbetrieb: Mit Ihrer Standardweiterleitung fortfahren (zum Beispiel mit einer Zeitregel oder direktem Klingeln bei einem Team)
In der Praxis bedeutet das:
An einem Tag, der mit einem Ihrer Sondertage übereinstimmt, folgt der Anruf dem entsprechenden Sondertagspfad der Datumsregel.
An allen anderen Tagen folgen Anrufe den Pfaden für den Normalbetrieb, bis sie Ihre normale Weiterleitungslogik erreichen.
Mit diesem Ansatz können Sie eine komplexere Weiterleitung erstellen und gleichzeitig die einzelnen Szenarien klar voneinander trennen und einfach verwalten.
Zusätzliche Informationen
Ein einzelnes Sondertagsobjekt kann für mehrere Rufnummern oder Widgets wiederverwendet werden. Alle Aktualisierungen dieses Sondertags gelten automatisch für alle Anrufabläufe, die ihn verwenden.
Wenn ein Sondertag vergangen ist, kann er aufgrund von Zeitzonenunterschieden noch bis zu 12 Stunden lang als bevorstehend angezeigt werden. Nach diesem Zeitraum wird er korrekt als vergangenes Datum angezeigt.
Sie können die Kalenderdaten eines vorhandenen Sondertags aktualisieren, um ihn für wiederkehrende Feiertage oder jährliche Veranstaltungen wiederzuverwenden.
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