Konfigurieren Sie Smart Routing zum HubSpot-Kontaktinhaber mit dem Ring-to (via API)-Widget in Smartflows

Konfigurieren Sie das Smart Routing zum HubSpot-Kontaktinhaber auf einer gemeinsam genutzten Aircall-Telefonnummer, um sicherzustellen, dass Anrufer effizient mit ihrem dedizierten Ansprechpartner verbunden werden.

Hinweis: The video tutorial may show the previous version of the Test Response section. Always rely on the written steps in this article for the most current guidance.

In dieser Anleitung erfahren Sie:

• Wie der Einsatz des Ring-to (via API)-Widgets Effizienz und Kundenerlebnis verbessert

• Wie Sie Smart Routing zum HubSpot-Kontaktinhaber einrichten

  • Schritt eins: Benutzerdefinierte Felder in HubSpot erstellen und ein Bearer Token generieren

  • Schritt zwei: Das Ring-to (via API)-Widget in Smartflows einrichten

Achtung: The Ring to (via API) widget is available only on the Professional plan. To upgrade, please contact your Aircall account manager.

Wie der Einsatz des Ring-to (via API)-Widgets Effizienz und Kundenerlebnis verbessert

Smart Routing auf einer gemeinsam genutzten Telefonnummer bietet große Vorteile für Effizienz, Genauigkeit und Kundenerlebnis. Durch die intelligente Weiterleitung eingehender Anrufe basierend auf CRM-Daten stellt Smart Routing sicher, dass jeder Anrufer schnell die richtige Ansprechperson erreicht, Wartezeiten reduziert und die Erstlösungsrate verbessert wird.

Mit dem Ring-to (via API)-Widget von Aircall in Smartflows werden eingehende Anrufer häufig direkt an ihren HubSpot-Kontaktinhaber geleitet. Dadurch wird verhindert, dass das gesamte Team durch Anrufe gestört wird, die nicht für sie bestimmt sind, und es entfällt die Notwendigkeit, Anrufer während der Weiterleitung an ihren Ansprechpartner in die Warteschleife zu legen.

So richten Sie Smart Routing zum HubSpot-Kontaktinhaber ein

Schritt eins: Benutzerdefinierte Eigenschaften in HubSpot erstellen und ein Bearer Token generieren

Achtung: This step requires familiarity with HubSpot Custom Fields and HubSpot Private Apps.

Beginnen Sie in HubSpot, indem Sie eine benutzerdefinierte Eigenschaft erstellen, um die E-Mail-Adresse des Kontaktinhabers zu speichern.

Schritte

1. Navigieren Sie zu Kontakt-Eigenschaften in den HubSpot-Einstellungen.

2. Wählen Sie Eigenschaft erstellen.

3. Füllen Sie die Eigenschaftsdetails wie folgt aus:

Hinweis: Configure the Rules section as desired, but make sure special characters are not restricted, since email addresses include characters such as @ and .

4. Sie können anschließend einen HubSpot-Workflow erstellen, um dieses Feld automatisch zu befüllen:

• Melden Sie alle neuen Kontakte bei deren Erstellung an.

• Um bestehende Kontakte einzubeziehen, wählen Sie Ja, bestehende Kontakte, die die Auslösekriterien ab jetzt erfüllen, anmelden im Schritt Überprüfen & Veröffentlichen Ihrer Workflow-Einrichtung.

5. Sobald die Eigenschaft erstellt ist, befüllen Sie sie mit einer E-Mail-Adresse. Sie benötigen diesen Wert später, um die Pfadgültigkeit im Ring-to (via API)-Widget zu testen.

6. Erstellen Sie als Nächstes ein Bearer Token in Ihrem HubSpot Developer Portal. Dieses Token authentifiziert Ihre API-Anfrage bei der Konfiguration des Ring-to (via API)-Widgets in Smartflows. Ausführliche Anweisungen finden Sie in HubSpots Anleitung zu Private Apps.

Schritt 2: Das Ring-to (via API)-Widget in Aircall Smartflows einrichten

Achtung: This section requires familiarity with HubSpot REST API, JSON, and Smartflows.

1. Gehen Sie zum Aircall Dashboard > Nummern und öffnen Sie die Smartflows-Nummer, die Sie konfigurieren möchten.

   • Es ist wichtig zu beachten, dass die Aircall-Benutzer, an die Anrufe über die API weitergeleitet werden, nicht der Smartflows-Anrufverteilung zugewiesen sein müssen. Wenn sie zugewiesen sind, erhält der Benutzer Benachrichtigungen über verpasste Anrufe in seiner To-Do-Liste, falls er den weitergeleiteten Anruf verpasst. Andernfalls erhält er diese Benachrichtigungen nicht, wenn er der Nummer nicht zugewiesen ist.

2. Navigieren Sie zu der Telefonnummer, für die Sie das Ring-to (via API)-Widget konfigurieren möchten. Fügen Sie das Ring-to (via API)-Widget an der gewünschten Stelle in Ihrer Smartflows-Verteilung hinzu, um den Widget-Editor zu öffnen.

3. Stellen Sie die Authentifizierungsmethode auf Bearer Token ein und klicken Sie dann auf Zugangsdaten festlegen. Fügen Sie im Pop-up-Formular für Zugangsdaten das zuvor erstellte Bearer Token ein.

4. Kehren Sie zum Widget-Editor zurück und vervollständigen Sie die Anfragekonfiguration:

• URL: https://api.hubapi.com/crm/v3/objects/contacts/search

• Methode: POST

• Body:

  {
    "properties": [
      "firstname",
      "lastname",
      "company",
      "email",
      "hubspot_owner_id",
      "aircall_contact_owner_email",
      "hs_calculated_phone_number",
      "hs_calculated_mobile_number",
      "hs_searchable_calculated_phone_number",
      "hs_searchable_calculated_mobile_number",
      "last_used_aircall_phone_number"
    ],
    "filterGroups": [
      {
        "filters": [
          {
            "propertyName": "hs_calculated_mobile_number",
            "operator": "EQ",
            "value": "{{callerNumber}}"
          }
        ]
      },
      {
        "filters": [
          {
            "propertyName": "hs_calculated_phone_number",
            "operator": "EQ",
            "value": "{{callerNumber}}"
          }
        ]
      }
    ],
    "sorts": [
      {
        "propertyName": "lastmodifieddate",
        "direction": "DESCENDING"
      }
    ],
    "limit": 10
  }

5. Legen Sie die Antwortkonfiguration fest:

• Antworttyp = User (ID or email)
• Pfad = results[0].properties.aircall_contact_owner_email

6. Führen Sie einen Test im speziellen Test Response-Feld durch:

• Geben Sie eine gültige Telefonnummer im internationalen E.164-Format ein.

• Bestätigen Sie, dass ein JSON-Payload zurückgegeben wird.

• Bestätigen Sie, dass der Pfad gültig ist, um den Wert zu finden, der für die Weiterleitung des eingehenden Anrufs verwendet wird.

• Bestätigen Sie, dass die E-Mail-Adresse des bestehenden Kontakts mit der E-Mail-Adresse eines bestehenden Benutzers in Aircall übereinstimmt.

Tipp: Adjust the ringing settings directly beneath the test to suit your business operations.

Sie sollten nun bereit sein, eingehende Anrufe für das Smart Routing zum HubSpot-Kontaktinhaber mit dem Ring-to (via API)-Widget zu testen.