Intelligente Anrufweiterleitung an den HubSpot-Kontakteigentümer mit dem Widget „Weiterleiten an (über API)“ in einem Anrufablauf konfigurieren

Konfigurieren Sie die intelligente Anrufweiterleitung zum HubSpot-Kontakteigentümer für eine gemeinsam genutzte Aircall-Rufnummer, damit Anrufende effizient mit ihrer zuständigen Kontaktperson verbunden werden.

Hinweis: Im Video-Tutorial wird möglicherweise die vorherige Version des Abschnitts „Antwort testen“ gezeigt. Die aktuellsten Anweisungen finden Sie immer in den schriftlichen Schritten dieses Artikels.

In diesem Leitfaden erfahren Sie Folgendes:

• Wie das Widget Weiterleiten an (über API) die Effizienz und das Kundenerlebnis verbessert

• So richten Sie die intelligente Anrufweiterleitung zum HubSpot-Kontakteigentümer ein

  • Erster Schritt: Benutzerdefinierte Felder in HubSpot erstellen und ein Bearer-Token generieren

  • Zweiter Schritt: Das Widget „Weiterleiten an (über API)“ im Anrufablauf-Editor einrichten

Achtung: Das Widget „Weiterleiten an (über API)“ ist nur im Professional-Abonnement verfügbar. Wenden Sie sich für ein Upgrade an Ihre Aircall-Kontaktperson für Ihr Konto.

Wie das Widget „Weiterleiten an (über API)“ die Effizienz und das Kundenerlebnis verbessert

Die intelligente Anrufweiterleitung für eine gemeinsam genutzte Rufnummer bietet erhebliche Vorteile für Effizienz, Genauigkeit und Kundenerlebnis. Durch die intelligente Weiterleitung eingehender Anrufe anhand von CRM-Daten stellt sie sicher, dass alle Anrufenden schnell die richtige Person erreichen. Dadurch werden Wartezeiten verkürzt und die Lösungsquoten beim ersten Anruf verbessert.

Bei Verwendung des Aircall-Widgets Weiterleiten an (über API) in einem Anrufablauf werden eingehende Anrufende üblicherweise direkt zu ihrem HubSpot-Kontakteigentümer weitergeleitet. Dadurch wird verhindert, dass das gesamte Team durch Anrufe unterbrochen wird, die nicht für es bestimmt sind. Außerdem müssen Anrufende nicht in die Warteschleife gestellt werden, während sie an ihre zuständige Kontaktperson weitergeleitet werden.

So richten Sie die intelligente Anrufweiterleitung zum HubSpot-Kontakteigentümer ein

Erster Schritt: Benutzerdefinierte Eigenschaften in HubSpot erstellen und ein Bearer-Token generieren

Achtung: Für diesen Schritt sind Kenntnisse zu benutzerdefinierten HubSpot-Feldern und privaten HubSpot-Apps erforderlich.

Erstellen Sie zunächst in HubSpot eine benutzerdefinierte Eigenschaft, um die E-Mail-Adresse des Kontakteigentümers zu speichern.

Schritte

1. Navigieren Sie in den HubSpot-Einstellungen zu Kontakteigenschaften.

2. Wählen Sie Eigenschaft erstellen aus.

3. Geben Sie die Eigenschaftsdetails wie folgt ein:

Hinweis: Konfigurieren Sie den Abschnitt „Regeln“ wie gewünscht. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sonderzeichen nicht eingeschränkt sind, da E-Mail-Adressen Zeichen wie @ und . enthalten.

4. Anschließend können Sie einen HubSpot-Arbeitsablauf erstellen, um dieses Feld automatisch auszufüllen:

• Nehmen Sie alle neuen Kontakte bei ihrer Erstellung auf.

• Um bestehende Kontakte einzubeziehen, wählen Sie im Schritt Ja, bestehende Kontakte aufnehmen, die derzeit die Triggerkriterien erfüllen unter Überprüfen und veröffentlichen bei der Einrichtung Ihres Arbeitsablaufs aus.

5. Füllen Sie die Eigenschaft nach ihrer Erstellung mit einer E-Mail-Adresse aus. Sie benötigen diesen Wert später, um im Widget Weiterleiten an (über API) die Gültigkeit des Pfads zu testen.

6. Generieren Sie anschließend ein Bearer-Token in Ihrem HubSpot-Entwicklerportal. Dieses Token authentifiziert Ihre API-Anfrage bei der Konfiguration des Widgets Anrufen bei (über API) im Anrufablauf-Editor. Eine ausführliche Anleitung finden Sie im HubSpot-Leitfaden zu privaten Apps.

Schritt 2: Widget „Anrufen bei (über API)“ im Anrufablauf-Editor einrichten

Achtung: Dieser Abschnitt setzt Kenntnisse der HubSpot REST API, von JSON und Anrufabläufen voraus.

1. Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Rufnummern und öffnen Sie die Rufnummer des Anrufablaufs, den Sie konfigurieren möchten.

   • Beachten Sie, dass die Aircall-Nutzer, an die Anrufe über die API weitergeleitet werden, der Anrufablaufkonfiguration nicht zugewiesen sein müssen. Wenn sie zugewiesen sind und den weitergeleiteten Anruf verpassen, erhalten sie in ihrer To-do-Liste eine Benachrichtigung über den verpassten Anruf. Wenn sie der Rufnummer nicht zugewiesen sind, erhalten sie diese Benachrichtigungen jedoch nicht.

2. Navigieren Sie zu der Rufnummer, für die Sie das Widget Anrufen bei (über API) konfigurieren möchten. Fügen Sie das Widget Anrufen bei (über API) an der gewünschten Stelle in Ihrer Anrufablaufkonfiguration hinzu, um den Widget-Editor zu öffnen.

3. Legen Sie als Authentifizierungsmethode die Option Bearer-Token fest und klicken Sie dann auf Anmeldedaten festlegen. Fügen Sie im Pop-up-Formular für die Anmeldedaten das im vorherigen Schritt erstellte Bearer-Token ein.

4. Kehren Sie zum Widget-Editor zurück und vervollständigen Sie die Anfragekonfiguration:

• URL: https://api.hubapi.com/crm/v3/objects/contacts/search

• Methode: POST

• Textkörper:

  Kopieren

  {
    "properties": [
      "firstname",
      "lastname",
      "company",
      "email",
      "hubspot_owner_id",
      "aircall_contact_owner_email",
      "hs_calculated_phone_number",
      "hs_calculated_mobile_number",
      "hs_searchable_calculated_phone_number",
      "hs_searchable_calculated_mobile_number",
      "last_used_aircall_phone_number"
    ],
    "filterGroups": [
      {
        "filters": [
          {
            "propertyName": "hs_calculated_mobile_number",
            "operator": "EQ",
            "value": "{{callerNumber}}"
          }
        ]
      },
      {
        "filters": [
          {
            "propertyName": "hs_calculated_phone_number",
            "operator": "EQ",
            "value": "{{callerNumber}}"
          }
        ]
      }
    ],
    "sorts": [
      {
        "propertyName": "lastmodifieddate",
        "direction": "DESCENDING"
      }
    ],
    "limit": 10
  }

5. Legen Sie die Antwortkonfiguration fest:

• Antworttyp = Nutzer:in (ID oder E-Mail-Adresse)
• Pfad = results[0].properties.aircall_contact_owner_email

6. Führen Sie im dafür vorgesehenen Feld Antwort testen einen Test durch:

• Geben Sie eine gültige Rufnummer im internationalen Format E.164 ein.

• Vergewissern Sie sich, dass eine JSON-Nutzlast zurückgegeben wird.

• Vergewissern Sie sich, dass der Pfad gültig ist, um den Wert zu finden, der zum Übertragen oder Weiterleiten des eingehenden Anrufs verwendet wird.

• Vergewissern Sie sich, dass die E-Mail-Adresse des vorhandenen Kontakts mit der E-Mail-Adresse eines vorhandenen Nutzers in Aircall übereinstimmt.

Tipp: Passen Sie die Klingeleinstellungen direkt unter dem Test an Ihre Geschäftsabläufe an.

Sie können nun mit dem Testen eingehender Anrufe für die intelligente Anrufweiterleitung an den HubSpot-Kontakteigentümer mithilfe des Widgets Anrufen bei (über API) beginnen.