Das IVR-Widget ermöglicht es Ihnen, ein Menü mit Optionen zu erstellen, durch das Anrufer mit ihrer Tastatur navigieren können. Es hilft dabei, Anrufe an die richtige Person oder das richtige Team, wie Support oder Vertrieb, weiterzuleiten und sorgt für ein reibungsloseres Anruferlebnis.

Dieser Artikel erklärt außerdem, wie Sie Voicemail-Benachrichtigungen in IVR-Flows verwalten, um zu verhindern, dass Benutzer unbeabsichtigte Voicemail-E-Mails erhalten.

Einrichtung des IVR-Widgets

Optionen hinzufügen oder entfernen

Fügen Sie IVR-Optionen (Verzweigungen) direkt in der Smartflows-Oberfläche hinzu oder löschen Sie sie. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Punkte zwischen bestehenden Verzweigungen und klicken Sie auf das +-Symbol, um eine neue hinzuzufügen.

Allgemeine Einstellungen

  • Nachrichteneinstellung: Wählen Sie die Audiodatei, die Anrufer an diesem Schritt hören. Sie können eine Datei hochladen, Text-zu-Sprache verwenden oder direkt aufnehmen.

  • IVR-Titel (optional): Fügen Sie einen Namen hinzu, um das Widget in Ihrem Flow leichter zu identifizieren.

Tipp: A descriptive title makes it easier to recognize each widget’s purpose without opening it.

Konfiguration auf Verzweigungsebene

Jede IVR-Verzweigung kann mit einem eigenen Titel, einer eigenen Tastennummer und Routing-Logik angepasst werden.

Umgang mit keiner oder ungültiger Eingabe

Sie können festlegen, was passiert, wenn der Anrufer:

  • Keine Taste drückt (keine Eingabe), oder

  • Eine ungültige Taste drückt (ungültige Eingabe)

Zu den Optionen gehören das Wiederholen der Nachricht, das Festlegen, wie oft sie wiederholt wird, oder das Abspielen einer benutzerdefinierten Nachricht nach wiederholten ungültigen Eingaben. Nachdem die IVR-Nachricht abgespielt wurde, haben Anrufer 3 Sekunden Zeit, eine Auswahl zu treffen, bevor das System dies als keine Eingabe wertet.

Achtung: If an Audio or Voicemail widget is not connected to the *No Input* or *Wrong Input* leg, an error warning will appear.
This setup is required to avoid routing issues.

image showing retry management settings

Eine neue Verzweigung hinzufügen

Sie können eine neue Verzweigung hinzufügen, um einen separaten Ablaufpfad für verschiedene Anruferoptionen zu konfigurieren. Dies hilft, komplexere Routing-Strukturen basierend auf der Auswahl der Anrufer zu verwalten.

Sie können eine Verzweigung direkt im Flow hinzufügen, indem Sie auf '+' klicken oder im Seitenpanel des Widgets...

Image showing the 2 options for adding a new branch

Routing und Anrufverwaltung

Um die Arbeitszeiten zu berücksichtigen, platzieren Sie das Anrufen an-Widget unter dem Abschnitt Zeitregel, nicht über Anruf endet.

Sie können das IVR auch so konfigurieren, dass Anrufe je nach Auswahl des Anrufers an verschiedene Telefonnummern weitergeleitet werden. Zum Beispiel:

  • Wenn eine Anrufaufzeichnung erforderlich ist, leiten Sie den Anruf an eine Nummer weiter, bei der die Aufzeichnung aktiviert ist.

  • Wenn keine Aufzeichnung benötigt wird, leiten Sie den Anruf an eine Nummer weiter, bei der die Aufzeichnung deaktiviert ist.

Dies ermöglicht eine flexible Anrufverwaltung und stellt sicher, dass Anrufer immer gemäß Ihren betrieblichen Anforderungen weitergeleitet werden.

Voicemail-Benachrichtigungen für IVR-Nummern

Das Problem verstehen

Nach dem Aktualisieren/Bearbeiten einer Smartflows-Nummer erhalten Nutzer, die Voicemails per E-Mail erhalten möchten, alle Voicemails des IVR und nicht nur die für ihre zugewiesene Gruppe oder Nummer. Der neue Flow fügt die IVR-Nummer automatisch zu ihren zugehörigen Nummern hinzu, und es gibt keine Möglichkeit, die Nummer zu entfernen.

Dies geschieht, weil Voicemail-Benachrichtigungen an die Nummer gebunden sind, nicht an einzelne Benutzer. Wenn die IVR-Nummer geteilt wird, erhalten alle zugehörigen Benutzer deren Voicemail-E-Mails.

So beheben Sie das Voicemail-Routing

Um sicherzustellen, dass Voicemails nur an die richtigen Benutzer oder Teams gesendet werden:

  1. Entfernen Sie zusätzliche Voicemail-Widgets: löschen Sie alle Voicemail-Widgets unter einzelnen Benutzern oder Teams. Platzieren Sie stattdessen eines im Zu jeder anderen Zeit- oder Keine oder falsche Eingabe-Zweig.

  2. Überprüfen Sie das Voicemail-Routing: stellen Sie sicher, dass Voicemails korrekt im Bereich Außerhalb der Geschäftszeiten und Nicht beantworteter Anruf konfiguriert sind. 

  3. Weisen Sie Teams eindeutige Nummern zu: Wenn jedes Team eine eigene Voicemail benötigt, weisen Sie jedem Team eine eindeutige Nummer zu und verbinden Sie diese mit dem entsprechenden IVR-Zweig.

  4. Überprüfen Sie die Teamzuweisungen: stellen Sie sicher, dass Teams und Benutzer korrekt unter der Verteilung des IVR zugewiesen sind.

Ausführliche Informationen zur Einrichtung finden Sie unter: Nummern konfigurieren: Voicemail, Musik und Nachrichten

Verwaltung von Voicemail-Benachrichtigungen

Voicemail-E-Mail-Benachrichtigungen werden unter den Benutzereinstellungen verwaltet. Sie können sie jederzeit in der Aircall Desktop- oder Web-App unter Einstellungen → Präferenzen → Benachrichtigungen ändern.