Wie die HubSpot-Integration funktioniert

Die HubSpot-Integration verbindet Aircall mit Ihrem HubSpot-Konto und ermöglicht die automatische Synchronisierung von Kontakten, Anrufprotokollen, Tickets und Einblicken. Diese Integration hilft Teams dabei, Kundeninteraktionen nahtlos über beide Plattformen hinweg zu verwalten.

Kontakt-Synchronisierung

Mit der HubSpot-Integration werden Ihre gespeicherten HubSpot-Kontakte automatisch mit der Aircall-Telefonanwendung synchronisiert. Dadurch wird sichergestellt, dass beim Tätigen oder Empfangen eines Anrufs der Name und die Details des Kontakts sofort angezeigt werden.

Anforderungen für die Kontakt-Synchronisierung

Damit die Synchronisierung ordnungsgemäß funktioniert, müssen alle Telefonnummern in HubSpot im E.164-Format gespeichert sein (zum Beispiel +15555555555). Die Kontakt-Synchronisierung erfolgt, wenn eine gültige, nicht-leere E.164-Nummer im Telefonnummer-Feld eines HubSpot-Kontakts gespeichert ist.

Achtung: Mobiltelefonnummern werden nur synchronisiert, wenn auch ein gültig formatiertes (nicht-leeres) Telefonnummer-Feld vorhanden ist.

Wenn die Kontakt-Synchronisierung in Ihrem Aircall-Dashboard aktiviert ist, werden folgende Details zu Aircall hinzugefügt:

• Telefonnummer

• Mobiltelefonnummer

• Bild

• E-Mail

• Vor- und Nachname

• E-Mail 1 und E-Mail 2

• Ein direkter Link zum HubSpot-Kontakt

Sie können synchronisierte Kontakte direkt in HubSpot bearbeiten, indem Sie dem In HubSpot bearbeiten-Link aus Aircall folgen.
Wenn ein Kontakt in HubSpot gelöscht wird, bleibt er in Aircall gespeichert.

Hinweis: Wenn die Kontakt-Synchronisierung deaktiviert ist, sind Links zu HubSpot-Anrufprotokollen auf dem Nach-Anruf-Bildschirm oder in den Anrufdetails nicht sichtbar. Die Kontakt-Synchronisierung wird derzeit auf iOS-Geräten nicht unterstützt.

Achtung: Die Kontakt-Synchronisierung funktioniert nur mit HubSpot-Kontakten und nicht mit Unternehmensdatensätzen.

Insight-Karten

Für jeden Anruf, der mit einem HubSpot-Kontakt, Unternehmen, Deal oder Ticket verknüpft ist, zeigt Aircall eine Insight-Karte mit relevanten HubSpot-Daten an.

Wenn ein Kontakt in HubSpot existiert

Angezeigte Details umfassen:

• Titel: Vor- und Nachname, wenn in HubSpot gespeichert, mit einem direkten Link zu dieser Kontaktseite.

• Unternehmen: Name des mit der Nummer verknüpften Unternehmens in HubSpot.

• E-Mail: E-Mail-Adresse des Kontakts.

• Besitzer: Der Besitzer des Kontakts. Wenn ein Aircall-Benutzer mit passender E-Mail existiert, werden der Name, das Symbol und der aktuelle Verfügbarkeitsstatus des Aircall-Benutzers angezeigt.

• Zuletzt kontaktiert: Das Datum, an dem der Kontakt zuletzt kontaktiert wurde, formatiert als MM/TT/JJJJ.

Hinweis: Verknüpfungen von Anrufen zu Unternehmen werden direkt von HubSpot verwaltet.

Wenn nur ein Unternehmen in HubSpot existiert

Für jeden Anruf, bei dem ein Unternehmen mit einer Nummer in HubSpot gespeichert ist, die anruft oder angerufen wird, und kein Kontakt in HubSpot existiert, werden Unternehmensinformationen angezeigt:

• Titel: Unternehmensname, der in HubSpot gespeichert ist, mit einem Link zur HubSpot-Unternehmensseite.

• Besitzer: Unternehmensbesitzer. Wenn ein Aircall-Benutzer mit passender E-Mail existiert, werden der Name, das Symbol und der aktuelle Verfügbarkeitsstatus des Aircall-Benutzers angezeigt.

• Zuletzt kontaktiert: Das Datum, an dem das Unternehmen zuletzt kontaktiert wurde, formatiert als MM/TT/JJJJ.

Wenn ein Deal verknüpft ist

Für jeden Anruf, bei dem ein Kontakt oder Unternehmen in HubSpot mit einem Deal verknüpft ist und der Deal nicht geschlossen ist, werden die entsprechenden Deal-Informationen angezeigt:

• Titel: Deal-Name, der in HubSpot gespeichert ist, mit einem direkten Link zu dieser Deal-Seite.

• Betrag: Deal-Betrag und Währung.

• Phase: Deal-Phase in HubSpot.

• Pipeline: Name der Deal-Pipeline in HubSpot.

Hinweis: Verknüpfungen von Anrufen zu Deals werden von HubSpot verwaltet.

Wenn ein Ticket verknüpft ist

Für jeden Anruf, bei dem ein Ticket mit einem Kontakt oder Unternehmen in HubSpot verknüpft ist, werden die entsprechenden Ticket-Informationen angezeigt:

• Titel: Ticket-Name, der in HubSpot gespeichert ist, mit einem direkten Link zu dieser Ticket-Seite.

• Phase: Die Phase des Tickets in HubSpot.

• Pipeline: Der Name der Ticket-Pipeline in HubSpot.

• Besitzer: Ticketbesitzer (Wenn ein Aircall-Benutzer mit passender E-Mail existiert, werden der Name, das Symbol und der aktuelle Verfügbarkeitsstatus des Aircall-Benutzers angezeigt.)

Hinweis: Wenn Ihre Integration so konfiguriert ist, dass Anrufe bei bestehenden Tickets protokolliert werden, und kein bestehendes Ticket für den Kontakt oder das Unternehmen gefunden wird, wird automatisch ein neues Ticket zur Protokollierung des Anrufs erstellt.

Protokollierung von Anrufen bei bestehenden Datensätzen

Protokollierung von Anrufen bei einem neuen Kontakt

Wenn kein HubSpot-Kontakt mit der E-Mail des Aircall-Kontakts oder der anrufenden/angerufenen Nummer übereinstimmt und kein Unternehmen mit einer passenden Telefonnummer gefunden wird, wird (sofern Ihre Dashboard-Einstellungen die Erstellung neuer Kontakte erlauben) ein neuer Kontakt in HubSpot erstellt.

Der neue Kontakt wird mit folgenden Informationen erstellt:

• Vorname: Telefonnummer (E.164-Format).

• Nachname: „Aircall neuer Kontakt“.

• Haupttelefonnummer: E.164-Format.

• Besitzer: Basierend auf Ihren Integrationseinstellungen.

Anrufprotokolle, Felder und Informationen

Jeder Anruf wird in HubSpot gemäß Ihren Integrationseinstellungen protokolliert. Anrufe werden als HubSpot-Engagements erstellt (als Anrufaktivität im Datensatz angezeigt) und basieren auf folgender Logik.

Logik der Anrufzuordnung

Eingehender Anruf (angenommen)

• Wenn der anrufende Benutzer in HubSpot und Aircall dieselbe E-Mail hat, wird er als Besitzer der Anrufaktivität zugewiesen.
• Wenn die E-Mails nicht übereinstimmen, wird die Eigentümerschaft dem HubSpot-Kontakt- oder Unternehmensbesitzer zugewiesen.
• Wenn kein Besitzer vorhanden ist, wird der Anruf basierend auf Ihren Integrationseinstellungen zugewiesen.

Eingehender Anruf (nicht angenommen)

• Wenn ein verpasster Anruf auf einer Leitung mit einem Benutzer auftritt, der in HubSpot und Aircall dieselbe E-Mail hat, wird dieser Benutzer als Besitzer gesetzt.
• Wenn die E-Mail des Benutzers nicht übereinstimmt oder wenn der Anruf auf einer Leitung verpasst wird, die von mehreren Benutzern oder Teams geteilt wird, wird die Eigentümerschaft dem Kontakt- oder Unternehmensbesitzer zugewiesen.
• Wenn kein Kontakt- oder Unternehmensbesitzer vorhanden ist, wird die Eigentümerschaft gemäß Ihren Integrationseinstellungen zugewiesen.

Ausgehender Anruf

• Wenn der Benutzer, der den Anruf tätigt, in HubSpot und Aircall dieselbe E-Mail hat, wird er als Besitzer gesetzt.
• Wenn die E-Mails nicht übereinstimmen, wird der Kontakt- oder Unternehmensbesitzer zugewiesen.
• Wenn kein Besitzer vorhanden ist, wird die Eigentümerschaft basierend auf Ihren Integrationseinstellungen zugewiesen.

Weitergeleitete Anrufe

• Wenn ein eingehender oder ausgehender Anruf an einen anderen Aircall-Benutzer weitergeleitet wird, dessen E-Mail mit seinem HubSpot-Konto übereinstimmt, wird dieser Benutzer zum Besitzer, auch wenn er den Anruf nicht annimmt.

Engagement-Metadaten

Jedes Engagement wird mit Engagement-Typ = Anruf gesetzt und enthält folgende Details:

Achtung: Ausgehende Anrufe, die mit einer Voicemail verbunden werden, gelten als verbunden oder angenommen. Weitere Informationen finden Sie unter Fehlerbehebung: Anrufe, die auf Voicemail gehen, werden in HubSpot als verbunden markiert.

Das Feld Anrufdauer zeigt die insgesamt für den Anruf aufgewendete Zeit (ohne Wartezeit bei eingehenden Anrufen) im Format hh:mm:ss an. Wenn der Anruf nicht angenommen wird, beträgt die Dauer 0 Sekunden.

Zusätzliche Informationen, die in Anruf-Engagements protokolliert werden

Je nach während oder nach einem Anruf durchgeführten Aktionen werden automatisch weitere Details zum Inhalt des Engagements in HubSpot hinzugefügt.

Aufzeichnung oder Voicemail

• Aufzeichnung: Wird als Link zur Anrufaufzeichnungs-Audiodatei hinzugefügt.

• Voicemail: Wird als Link zur Voicemail-Audiodatei hinzugefügt.

Weitergeleitete Anrufe

• Erfolgreiche Weiterleitung: Fügt „Anruf erfolgreich weitergeleitet von Aircall-Agent A Name zu Aircall-Agent B Name“ hinzu.

• Nicht erfolgreiche oder nicht angenommene Weiterleitung: Fügt „Versuch der Anrufweiterleitung von Aircall-Agent A Name zu Aircall-Agent B Name“ hinzu.

• Externe Weiterleitung: Fügt die Telefonnummer hinzu, an die der Anruf weitergeleitet wurde.

Zugewiesene Anrufe

Wenn ein Anruf einem anderen Aircall-Benutzer zugewiesen wird, wird das Engagement mit „Anruf zugewiesen an Aircall-Agent B Name durch Aircall-Agent A Name“ aktualisiert.

Notizen

Wenn Notizen in Aircall hinzugefügt werden (während oder nach dem Anruf), enthält das Engagement: „Aircall-Agent Name hat einen neuen Kommentar hinzugefügt: [Inhalt der Notiz].“

Tags

Wenn Tags in Aircall angewendet werden (während oder nach dem Anruf), enthält das Engagement: tag_name_1; tag_name_2. Alle später hinzugefügten Tags werden dieser Liste hinzugefügt.

Automatische Aufgabenabschlusserfassung

Wenn die automatische Aufgabenabschlusserfassung aktiviert ist und eine Aufgabe nach dem Anruf geschlossen wird, wird das Engagement mit folgendem Text aktualisiert:
„(Aufgabe geschlossen)“ gefolgt von einem Link zur geschlossenen Aufgabe.

Aircall AI Add-on (falls aktiviert)

Wenn das Aircall AI Add-on aktiv ist und eine Anrufzusammenfassung oder Schwerpunktthemen generiert werden:

• Die Anrufzusammenfassung wird unter dem Titel Anrufzusammenfassung hinzugefügt. Wenn die Zusammenfassung lang ist, wird stattdessen ein Link bereitgestellt.

• Die Schwerpunktthemen werden unter dem Titel Schwerpunktthemen hinzugefügt und durch Semikolons getrennt.

• Während des Anrufs identifizierte Aufgaben werden unter dem Titel Aufgaben hinzugefügt.
• Die Stimmung des Anrufs wird unter dem Titel Stimmung hinzugefügt (Positiv, Neutral oder Negativ).
• Das Gesprächsverhältnis wird unter dem Titel Gesprächsverhältnis hinzugefügt.
• Wenn für den Anruf ein Bewertungsbogen ausgefüllt wurde, wird die Bewertung unter dem Titel Bewertung hinzugefügt.

Anrufe ohne passenden Datensatz

Wenn kein Kontakt oder Unternehmen in HubSpot existiert und Ihre Integration so eingestellt ist, dass keine neuen Kontakte erstellt werden, wird der Anruf trotzdem protokolliert, ist jedoch nur im HubSpot-Aktivitäts-Dashboard sichtbar. Diese Anrufe enthalten folgende Details:

• „[Besitzername] hat einen Anruf mit gelöschtem oder unbekanntem Datensatz protokolliert“.
• Datum und Uhrzeit.
• Anrufergebnis basierend auf Ihren Integrationseinstellungen.
• „<angenommener, nicht angenommener oder verpasster> Anruf über Aircall-Telefonnummer, angenommen von [Aircall-Agent] – Rückruf-Kontaktnummer (E.164-Format) (Aufzeichnung)“

Ticket-Erstellung

Wenn die Ticket-Erstellung aktiviert ist, generiert jeder Anruf ein HubSpot-Ticket, das mit dem Kontakt oder Unternehmen verknüpft ist.

Ticket-Details

• Pipeline-Typ: Basierend auf den Integrationseinstellungen.

• Phase: Basierend auf den Integrationseinstellungen.

• Ticket-Name: Telefonnummer im E.164-Format Aircall neues Ticket.

• Daten: Erstellungsdatum und seit dem Anrufdatum offen.

• Quelle: Telefon.

• Besitzer: Bestimmt nach derselben Logik wie die Anrufzuordnung.

Hinweis: Wenn die Erstellung neuer Kontakte/Unternehmen deaktiviert ist, werden für unbekannte Nummern keine Tickets erstellt.

Wählen aus HubSpot

Verwenden Sie Click-to-Dial über die Browser-Erweiterungen von Aircall, um Anrufe direkt aus HubSpot zu tätigen. Diese Funktion überträgt Nummern automatisch in Ihre Aircall-App zum Wählen.

Hinweis: Click-to-Dial funktioniert derzeit nicht in der HubSpot Mobile App.

Von HubSpot unterstützte Nummernformate

Beim Hinzufügen einer Telefonnummer in HubSpot können Sie entweder eine Nummernformatierung anwenden oder entfernen.

• Nummernformatierung anwenden: HubSpot formatiert die Nummer automatisch nach einem Standard basierend auf der Ländervorwahl der Nummer. Diese automatischen Formate werden von der Aircall-HubSpot-Integration unterstützt.

• Nummernformatierung entfernen: Sie können die Nummer in jedem Format eingeben. Um sicherzustellen, dass die Integration korrekt funktioniert, geben Sie die Nummer in einem der unten aufgeführten unterstützten Formate ein.

Länderspezifische Beispiele