Aircall Help Center | So konfigurieren Sie die HubSpot-Integration

Sobald Ihre HubSpot-Integration erfolgreich installiert wurde, können Sie Ihre Einstellungen direkt im Aircall Dashboard konfigurieren. Nach der Installation werden Sie zu diesen Einstellungen weitergeleitet. Sie können jederzeit dorthin zurückkehren, indem Sie zu Aircall Dashboard > Integrationen & API gehen und auf Ihre HubSpot-Integration klicken.

Integrationsstatus und verbundene Rufnummern

Sie können Ihre Integration jederzeit aktivieren oder deaktivieren.

Wenn die Integration inaktiv ist, werden die Anrufprotokollierung und andere zugehörige Funktionen pausiert, die Integration bleibt jedoch installiert. So können Sie die Datensynchronisierung vorübergehend stoppen, ohne die Integration zu deinstallieren.

Achtung: Anrufe, die getätigt werden, während die Integration inaktiv ist, werden nach der Reaktivierung nicht rückwirkend protokolliert.

Sie können auch mit der Integration verbundene Rufnummern hinzufügen oder entfernen:

Anrufe von verbundenen Rufnummern werden entsprechend Ihren Einstellungen in HubSpot protokolliert.
Anrufe von nicht verbundenen Rufnummern werden nicht protokolliert.

Weitere Informationen zum Hinzufügen von Rufnummern finden Sie in unserem Artikel Zuweisen Ihrer Telefonnummer zu Ihrer Integration.

Einstellungen für Anrufergebnisse

Für jeden Anruf erstellt die Integration eine Anrufaktivität (Engagement) in HubSpot und wendet das entsprechende Anrufergebnis an. Sie können dies auf der Seite mit den Einstellungen der HubSpot-Integration in Ihrem Aircall Dashboard konfigurieren.

Die möglichen Ergebnisse sind wie folgt:

Anruftyp	Mögliche Ergebnisse
Beantworteter ausgehender Anruf	Connected oder None. Ausgehende Anrufe, die mit automatischen Nachrichten oder Voicemail verbunden werden, zählen ebenfalls als beantwortet.
Nicht beantworteter ausgehender Anruf	No answer oder None. Ausgehende Anrufe gelten als nicht beantwortet, wenn der Benutzer auflegt, ohne mit dem Kontakt, einer automatischen Nachricht oder der Voicemail der angerufenen Nummer verbunden zu werden.
Ausgehender Anruf an einen Kontakt, der bereits telefoniert	Busy, No answer oder None.
Ausgehender Anruf an eine falsche Nummer	Wrong number, No answer oder None. Eine Nummer gilt als „falsch“, wenn sie als ungültig erkannt wird oder nicht existiert.
Beantworteter eingehender Anruf	Connected oder None
Verpasster eingehender Anruf ohne Voicemail	No answer oder None
Verpasster eingehender Anruf mit Voicemail	No answer, None oder Left voicemail

Hinweis: Benutzerdefinierte Ergebnisse werden in den standardmäßigen Einstellungen für Anrufergebnisse nicht unterstützt. Verwenden Sie Aircall Tags, um zusätzliche Details zu Anrufergebnissen zu erfassen.
Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel: HubSpot-Berichterstellung mit Tags.

Benutzerdefinierte Ergebniszuordnung

Im Abschnitt Benutzerdefiniertes Ergebnis können Sie Aircall Tags dynamisch HubSpot-Anrufergebnissen zuordnen, einschließlich standardmäßiger und benutzerdefinierter Ergebnisse.

Die Zuordnungsoptionen zeigen alle verfügbaren Aircall Tags und HubSpot-Anrufergebnisse an. Da diese Liste dynamisch ist, werden Änderungen in HubSpot (z. B. das Hinzufügen, Bearbeiten oder Löschen von Anrufergebnissen) automatisch in den verfügbaren Optionen in Ihrem Aircall Dashboard aktualisiert.

Zum Erstellen einer Zuordnungsregel klicken Sie auf Add outcome rule, um ein Tag aus der vordefinierten Liste auszuwählen und es einem HubSpot-Anrufergebnis zuzuordnen, das die Einstellungen des Anrufergebnisses außer Kraft setzt.

Beispiel:
Wenn das standardmäßige HubSpot-Ergebnis für einen beantworteten ausgehenden Anruf Connected ist, Sie aber das Tag Bad call No answer zuordnen, wird jeder beantwortete ausgehende Anruf mit dem Tag Bad call in HubSpot mit dem Ergebnis No answer protokolliert. Pro Anrufaktivität oder Engagement ist nur ein Ergebnis möglich.

So funktioniert die Zuordnungslogik

Wenn ein Tag nicht zugeordnet ist zu einem HubSpot-Anrufergebnis, wird das Standardergebnis aus dem Abschnitt Anrufergebnis angewendet.
Wenn ein zugeordnetes Tag aus dem Anruf entfernt wird und keine anderen zugeordneten Tags verbleiben, wird das Standardergebnis angewendet.
Wenn ein Anruf mehrere zugeordnete Tags enthält, die auf unterschiedliche Ergebnisse verweisen, wird das Standardergebnis angewendet.

Achtung:
• Wenn ein zugeordnetes Tag während eines aktiven Anrufs hinzugefügt wird, erscheint das zugeordnete Ergebnis in HubSpot erst nach Beendigung des Anrufs.
• Das Löschen einer Zuordnung aktualisiert zuvor in HubSpot protokollierte Anrufaktivitäten nicht rückwirkend.
• Wenn ein zugeordnetes Tag in Aircall gelöscht wird, erscheint es in Ihrer Zuordnungsliste als „Deleted tag“, und bereits in HubSpot protokollierte Ergebnisse bleiben unverändert.
• Wenn ein zugeordnetes benutzerdefiniertes Ergebnis aus HubSpot gelöscht wird, bleibt es in Aircall-Anrufprotokollen zwei Stunden lang aktiv (für alle Anrufe mit diesem Tag). Nach zwei Stunden wird es nicht mehr verwendet und sofort aus den Einstellungen im Aircall Dashboard entfernt, um eine erneute Zuordnung zu verhindern.

Ticketerstellung

In diesem Abschnitt können Sie auswählen, ob Aircall-Anrufe und SMS-Nachrichten HubSpot-Tickets erstellen oder aktualisieren sollen.

Schritte:

Wählen Sie die HubSpot-Ticket-Pipeline aus, in der Anrufe und SMS-Nachrichten protokolliert werden sollen.
Wählen Sie aus, ob Folgendes geschehen soll:
- Ein neues Ticket erstellen
- Ein vorhandenes Ticket aktualisieren
- Nichts tun
Wenn Tickets erstellt oder aktualisiert werden, wählen Sie die Pipeline-Phase aus, in der neue Tickets erscheinen sollen.
Konfigurieren Sie Ihre Einstellungen für jeden Kommunikationstyp:
- Beantworteter ausgehender Anruf
- Nicht beantworteter ausgehender Anruf
- Beantworteter eingehender Anruf
- Verpasster Anruf ohne Voicemail
- Verpasster Anruf mit Voicemail
- Ausgehende SMS
- Eingehende SMS

Wenn eine ausgewählte Pipeline oder Phase in HubSpot gelöscht wird, wird eine Warnung angezeigt, und die betroffenen Anruftypen werden automatisch auf Kein Ticket erstellen. zurückgesetzt.

Allgemeine Einstellungen

Im Abschnitt Allgemeine Einstellungen können Sie genau festlegen, wie Aircall Anruf- und SMS-Daten mit HubSpot synchronisiert und wie Kontakte sowie Eigentümerschaft gehandhabt werden.

Verfügbare Optionen:

Wählen Sie, ob Aircall Anruf- und SMS-Aktivitäten in HubSpot nur während der Geschäftszeiten jeder Rufnummer oder für alle Anrufe protokollieren soll, einschließlich der außerhalb der Geschäftszeiten eingehenden oder getätigten Anrufe.
Legen Sie fest, ob Aircall automatisch neue HubSpot-Kontakte erstellen soll, wenn Anrufe an oder von Nummern erfolgen, die noch nicht in HubSpot gespeichert sind.

Achtung: Ausführliche Informationen dazu, wie sich das Deaktivieren der Kontakterstellung auf die Anruf- und Ticketprotokollierung auswirkt, finden Sie unter So funktioniert die HubSpot-Integration.
Aktivieren Sie die Option, Kontakte von HubSpot nach Aircall zu erstellen und zu synchronisieren. Wenn sie aktiv ist, wird jeder in HubSpot gespeicherte Kontakt mit einer Telefonnummer in Aircall erstellt und automatisch auf dem aktuellen Stand gehalten.
Legen Sie fest, wer als Eigentümer einer Anrufaktivität oder eines neu erstellten Kontakts zugewiesen werden soll, wenn kein Eigentümer gefunden wird. Dies kann Niemand oder ein beliebiger HubSpot-Benutzer in Ihrem Konto sein.
Benennen Sie Ihre HubSpot-Integration im Aircall Dashboard um, damit sie leichter zu identifizieren ist – besonders nützlich, wenn Ihr Unternehmen mehrere HubSpot-Integrationen verwaltet.
Wählen Sie mit Select AI Artifacts to Log aus, welche KI-generierten Elemente in der HubSpot-Anrufnotiz enthalten sein sollen. Verfügbare Elemente sind Aktionspunkte, sentiment, Gesprächsanteil und Scorecard.
Wählen Sie mit Select General Information to Log aus, welche allgemeinen Anrufinformationen in der HubSpot-Anrufnotiz enthalten sein sollen. Verfügbare Elemente sind Callback-Identifizierung, IVR-Auswahl, Wartezeit, Grund für verpassten Anruf und Informationen zur externen Weiterleitung.

Deaktivieren/Deinstallieren

Wenn Sie die Integration nicht mehr verwenden möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten:

Deaktivieren Sie sie, indem Sie auf der Einstellungsseite „Inaktiv“ auswählen. Diese Option eignet sich am besten für Benutzer, die ihre Einstellungen speichern möchten, damit die Integration später wieder aktiviert werden kann. Weitere Informationen zum Deaktivieren von Integrationen finden Sie unter Integrationsdeaktivierung.
Löschen Sie die Integration vollständig. Sie wird dauerhaft entfernt, indem Sie unten im Abschnitt Allgemein Delete this integration auswählen.

Hinweis: Das Deaktivieren oder Löschen der Integration entfernt keine vorhandenen Aircall-Daten aus HubSpot.
Wenn Ihr Aircall-Konto gelöscht wird, bleiben frühere Anrufaktivitäten in HubSpot sichtbar, aber Anrufaufzeichnungen sind nicht mehr zugänglich.

Sie können die Aircall-App auch direkt in HubSpot unter „Connected apps“ deinstallieren. Vollständige Anweisungen finden Sie in HubSpots Leitfaden zur Verwaltung verbundener Apps.

Integrationsstatus und verbundene Rufnummern

Sie können Ihre Integration jederzeit aktivieren oder deaktivieren.

Achtung: Anrufe, die getätigt werden, während die Integration inaktiv ist, werden nach der Reaktivierung nicht rückwirkend protokolliert.

Sie können auch mit der Integration verbundene Rufnummern hinzufügen oder entfernen:

Anrufe von verbundenen Rufnummern werden entsprechend Ihren Einstellungen in HubSpot protokolliert.
Anrufe von nicht verbundenen Rufnummern werden nicht protokolliert.

Weitere Informationen zum Hinzufügen von Rufnummern finden Sie in unserem Artikel Zuweisen Ihrer Telefonnummer zu Ihrer Integration.

Einstellungen für Anrufergebnisse

Die möglichen Ergebnisse sind wie folgt:

Anruftyp	Mögliche Ergebnisse
Beantworteter ausgehender Anruf	Connected oder None. Ausgehende Anrufe, die mit automatischen Nachrichten oder Voicemail verbunden werden, zählen ebenfalls als beantwortet.
Nicht beantworteter ausgehender Anruf	No answer oder None. Ausgehende Anrufe gelten als nicht beantwortet, wenn der Benutzer auflegt, ohne mit dem Kontakt, einer automatischen Nachricht oder der Voicemail der angerufenen Nummer verbunden zu werden.
Ausgehender Anruf an einen Kontakt, der bereits telefoniert	Busy, No answer oder None.
Ausgehender Anruf an eine falsche Nummer	Wrong number, No answer oder None. Eine Nummer gilt als „falsch“, wenn sie als ungültig erkannt wird oder nicht existiert.
Beantworteter eingehender Anruf	Connected oder None
Verpasster eingehender Anruf ohne Voicemail	No answer oder None
Verpasster eingehender Anruf mit Voicemail	No answer, None oder Left voicemail

Hinweis: Benutzerdefinierte Ergebnisse werden in den standardmäßigen Einstellungen für Anrufergebnisse nicht unterstützt. Verwenden Sie Aircall Tags, um zusätzliche Details zu Anrufergebnissen zu erfassen.
Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel: HubSpot-Berichterstellung mit Tags.

Benutzerdefinierte Ergebniszuordnung

Im Abschnitt Benutzerdefiniertes Ergebnis können Sie Aircall Tags dynamisch HubSpot-Anrufergebnissen zuordnen, einschließlich standardmäßiger und benutzerdefinierter Ergebnisse.

So funktioniert die Zuordnungslogik

Wenn ein Tag nicht zugeordnet ist zu einem HubSpot-Anrufergebnis, wird das Standardergebnis aus dem Abschnitt Anrufergebnis angewendet.
Wenn ein zugeordnetes Tag aus dem Anruf entfernt wird und keine anderen zugeordneten Tags verbleiben, wird das Standardergebnis angewendet.
Wenn ein Anruf mehrere zugeordnete Tags enthält, die auf unterschiedliche Ergebnisse verweisen, wird das Standardergebnis angewendet.

Achtung:
• Wenn ein zugeordnetes Tag während eines aktiven Anrufs hinzugefügt wird, erscheint das zugeordnete Ergebnis in HubSpot erst nach Beendigung des Anrufs.
• Das Löschen einer Zuordnung aktualisiert zuvor in HubSpot protokollierte Anrufaktivitäten nicht rückwirkend.
• Wenn ein zugeordnetes Tag in Aircall gelöscht wird, erscheint es in Ihrer Zuordnungsliste als „Deleted tag“, und bereits in HubSpot protokollierte Ergebnisse bleiben unverändert.
• Wenn ein zugeordnetes benutzerdefiniertes Ergebnis aus HubSpot gelöscht wird, bleibt es in Aircall-Anrufprotokollen zwei Stunden lang aktiv (für alle Anrufe mit diesem Tag). Nach zwei Stunden wird es nicht mehr verwendet und sofort aus den Einstellungen im Aircall Dashboard entfernt, um eine erneute Zuordnung zu verhindern.

Ticketerstellung

In diesem Abschnitt können Sie auswählen, ob Aircall-Anrufe und SMS-Nachrichten HubSpot-Tickets erstellen oder aktualisieren sollen.

Schritte:

Wählen Sie die HubSpot-Ticket-Pipeline aus, in der Anrufe und SMS-Nachrichten protokolliert werden sollen.
Wählen Sie aus, ob Folgendes geschehen soll:
- Ein neues Ticket erstellen
- Ein vorhandenes Ticket aktualisieren
- Nichts tun
Wenn Tickets erstellt oder aktualisiert werden, wählen Sie die Pipeline-Phase aus, in der neue Tickets erscheinen sollen.
Konfigurieren Sie Ihre Einstellungen für jeden Kommunikationstyp:
- Beantworteter ausgehender Anruf
- Nicht beantworteter ausgehender Anruf
- Beantworteter eingehender Anruf
- Verpasster Anruf ohne Voicemail
- Verpasster Anruf mit Voicemail
- Ausgehende SMS
- Eingehende SMS

Wenn eine ausgewählte Pipeline oder Phase in HubSpot gelöscht wird, wird eine Warnung angezeigt, und die betroffenen Anruftypen werden automatisch auf Kein Ticket erstellen. zurückgesetzt.

Allgemeine Einstellungen

Im Abschnitt Allgemeine Einstellungen können Sie genau festlegen, wie Aircall Anruf- und SMS-Daten mit HubSpot synchronisiert und wie Kontakte sowie Eigentümerschaft gehandhabt werden.

Verfügbare Optionen:

Wählen Sie, ob Aircall Anruf- und SMS-Aktivitäten in HubSpot nur während der Geschäftszeiten jeder Rufnummer oder für alle Anrufe protokollieren soll, einschließlich der außerhalb der Geschäftszeiten eingehenden oder getätigten Anrufe.
Legen Sie fest, ob Aircall automatisch neue HubSpot-Kontakte erstellen soll, wenn Anrufe an oder von Nummern erfolgen, die noch nicht in HubSpot gespeichert sind.

Achtung: Ausführliche Informationen dazu, wie sich das Deaktivieren der Kontakterstellung auf die Anruf- und Ticketprotokollierung auswirkt, finden Sie unter So funktioniert die HubSpot-Integration.
Aktivieren Sie die Option, Kontakte von HubSpot nach Aircall zu erstellen und zu synchronisieren. Wenn sie aktiv ist, wird jeder in HubSpot gespeicherte Kontakt mit einer Telefonnummer in Aircall erstellt und automatisch auf dem aktuellen Stand gehalten.
Legen Sie fest, wer als Eigentümer einer Anrufaktivität oder eines neu erstellten Kontakts zugewiesen werden soll, wenn kein Eigentümer gefunden wird. Dies kann Niemand oder ein beliebiger HubSpot-Benutzer in Ihrem Konto sein.
Benennen Sie Ihre HubSpot-Integration im Aircall Dashboard um, damit sie leichter zu identifizieren ist – besonders nützlich, wenn Ihr Unternehmen mehrere HubSpot-Integrationen verwaltet.
Wählen Sie mit Select AI Artifacts to Log aus, welche KI-generierten Elemente in der HubSpot-Anrufnotiz enthalten sein sollen. Verfügbare Elemente sind Aktionspunkte, sentiment, Gesprächsanteil und Scorecard.
Wählen Sie mit Select General Information to Log aus, welche allgemeinen Anrufinformationen in der HubSpot-Anrufnotiz enthalten sein sollen. Verfügbare Elemente sind Callback-Identifizierung, IVR-Auswahl, Wartezeit, Grund für verpassten Anruf und Informationen zur externen Weiterleitung.

Deaktivieren/Deinstallieren

Wenn Sie die Integration nicht mehr verwenden möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten:

Deaktivieren Sie sie, indem Sie auf der Einstellungsseite „Inaktiv“ auswählen. Diese Option eignet sich am besten für Benutzer, die ihre Einstellungen speichern möchten, damit die Integration später wieder aktiviert werden kann. Weitere Informationen zum Deaktivieren von Integrationen finden Sie unter Integrationsdeaktivierung.
Löschen Sie die Integration vollständig. Sie wird dauerhaft entfernt, indem Sie unten im Abschnitt Allgemein Delete this integration auswählen.

Hinweis: Das Deaktivieren oder Löschen der Integration entfernt keine vorhandenen Aircall-Daten aus HubSpot.
Wenn Ihr Aircall-Konto gelöscht wird, bleiben frühere Anrufaktivitäten in HubSpot sichtbar, aber Anrufaufzeichnungen sind nicht mehr zugänglich.

Sie können die Aircall-App auch direkt in HubSpot unter „Connected apps“ deinstallieren. Vollständige Anweisungen finden Sie in HubSpots Leitfaden zur Verwaltung verbundener Apps.