So funktioniert die HubSpot-Integration

Die HubSpot-Integration verbindet Aircall mit Ihrem HubSpot-Konto und ermöglicht die automatische Synchronisierung von Kontakten, Anrufprotokollen, Tickets und Insights. Diese Integration hilft Teams, Kundeninteraktionen nahtlos über beide Plattformen hinweg zu verwalten.

Kontaktsynchronisierung

Mit der HubSpot-Integration werden Ihre gespeicherten HubSpot-Kontakte automatisch mit der Aircall-Telefonanwendung synchronisiert. So wird beim Tätigen oder Empfangen eines Anrufs der Name des Kontakts samt Details sofort angezeigt.

Voraussetzungen für die Kontaktsynchronisierung

Damit die Synchronisierung ordnungsgemäß funktioniert, müssen alle Telefonnummern in HubSpot im E.164-Format gespeichert sein (zum Beispiel +15555555555). Die Kontaktsynchronisierung erfolgt, wenn eine gültige, nicht leere E.164-Nummer im Feld Telefonnummer eines HubSpot-Kontakts gespeichert wird.

Achtung: Mobiltelefonnummern werden nur synchronisiert, wenn auch ein gültig formatiertes (nicht leeres) Feld für die Telefonnummer vorhanden ist.

Wenn die Kontaktsynchronisierung in Ihrem Aircall-Dashboard aktiviert ist, werden die folgenden Details zu Aircall hinzugefügt:

• Telefonnummer

• Mobiltelefonnummer

• Bild

• E-Mail

• Vor- und Nachname

• E-Mail 1 und E-Mail 2

• Ein direkter Link zum HubSpot-Kontakt

Sie können synchronisierte Kontakte direkt in HubSpot bearbeiten, indem Sie in Aircall dem Link In HubSpot bearbeiten folgen.
Wenn ein Kontakt in HubSpot gelöscht wird, bleibt er in Aircall gespeichert.

Hinweis: Wenn Contact Sync deaktiviert ist, sind Links zu HubSpot-Anrufprotokollen weder auf dem Nachbearbeitungsbildschirm noch in den Anrufdetails sichtbar. Contact Sync wird derzeit auf iOS-Geräten nicht unterstützt.

Achtung: Contact Sync funktioniert nur mit HubSpot-Kontakten und nicht mit Unternehmensdatensätzen.

Insight Cards

Bei jedem Anruf, der mit einem HubSpot-Kontakt, Unternehmen, Deal oder Ticket verknüpft ist, zeigt Aircall eine Insight Card mit relevanten HubSpot-Daten an.

Wenn ein Kontakt in HubSpot vorhanden ist

Zu den angezeigten Details gehören:

• Titel: Vor- und Nachname, wenn in HubSpot gespeichert, mit einem direkten Link zu dieser Kontaktseite.

• Unternehmen: Name des Unternehmens, das in HubSpot mit der Nummer verknüpft ist.

• E-Mail: E-Mail-Adresse des Kontakts.

• Eigentümer: Der Eigentümer des Kontakts. Wenn ein Aircall-Benutzer mit derselben E-Mail-Adresse vorhanden ist, werden der Name, das Symbol und der aktuelle Verfügbarkeitsstatus dieses Aircall-Benutzers angezeigt.

• Zuletzt kontaktiert: Das Datum, an dem der Kontakt zuletzt kontaktiert wurde, formatiert als MM/DD/YYYY.

Hinweis: Anruf-zu-Unternehmen-Zuordnungen werden direkt von HubSpot verwaltet.

Wenn nur ein Unternehmen in HubSpot vorhanden ist

Bei jedem Anruf, bei dem in HubSpot ein Unternehmen mit einer anrufenden/angerufenen Nummer gespeichert ist und kein Kontakt in HubSpot vorhanden ist, werden Unternehmensinformationen angezeigt:

• Titel: In HubSpot gespeicherter Unternehmensname mit einem Link zur HubSpot-Unternehmensseite.

• Eigentümer: Unternehmenseigentümer. Wenn ein Aircall-Benutzer mit derselben E-Mail-Adresse vorhanden ist, werden der Name, das Symbol und der aktuelle Verfügbarkeitsstatus dieses Aircall-Benutzers angezeigt.

• Zuletzt kontaktiert: Das Datum, an dem das Unternehmen zuletzt kontaktiert wurde, formatiert als MM/DD/YYYY.

Wenn ein Deal zugeordnet ist

Bei jedem Anruf, bei dem einem Kontakt oder Unternehmen in HubSpot ein Deal zugeordnet ist und der Deal nicht geschlossen ist, werden die entsprechenden Deal-Informationen angezeigt:

• Titel: In HubSpot gespeicherter Deal-Name mit einem direkten Link zu dieser Deal-Seite.

• Betrag: Deal-Betrag und Währung.

• Phase: Deal-Phase in HubSpot.

• Pipeline: Name der Deal-Pipeline in HubSpot.

Hinweis: Anruf-zu-Deal-Zuordnungen werden von HubSpot verwaltet.

Wenn ein Ticket zugeordnet ist

Bei jedem Anruf, bei dem ein Ticket gefunden wird, das einem in HubSpot gespeicherten Kontakt oder Unternehmen zugeordnet ist, werden die entsprechenden Ticket-Informationen angezeigt:

• Titel: In HubSpot gespeicherter Ticket-Name mit einem direkten Link zu dieser Ticket-Seite.

• Phase: Die Phase des Tickets in HubSpot.

• Pipeline: Der Name der Ticket-Pipeline in HubSpot.

• Eigentümer: Ticket-Eigentümer (wenn ein Aircall-Benutzer mit derselben E-Mail-Adresse vorhanden ist, werden der Name, das Symbol und der aktuelle Verfügbarkeitsstatus dieses Aircall-Benutzers angezeigt.)

Hinweis: Wenn Ihre Integration so konfiguriert ist, dass Anrufe in vorhandenen Tickets protokolliert werden, und kein vorhandenes Ticket für den Kontakt oder das Unternehmen gefunden wird, wird automatisch ein neues Ticket erstellt, um den Anruf zu protokollieren.

Anrufe in bestehenden Datensätzen protokollieren

Anrufe für einen neuen Kontakt protokollieren

Wenn kein HubSpot-Kontakt mit der E-Mail-Adresse des Aircall-Kontakts oder mit der anrufenden bzw. angerufenen Nummer übereinstimmt und auch kein Unternehmen mit passender Telefonnummer gefunden wird, wird (sofern Ihre Dashboard-Einstellungen das Erstellen neuer Kontakte erlauben) in HubSpot ein neuer Kontakt erstellt.

Der neue Kontakt wird mit den folgenden Informationen erstellt:

• Vorname: Telefonnummer (E.164-Format).

• Nachname: „Aircall neuer Kontakt“.

• Haupttelefonnummer: E.164-Format.

• Eigentümer: Basierend auf Ihren Integrationseinstellungen.

Anrufprotokolle, Felder und Informationen

Jeder Anruf wird gemäß Ihren Integrationseinstellungen in HubSpot protokolliert. Anrufe werden als HubSpot-Engagements erstellt (im Datensatz als Anrufaktivität angezeigt) und nach der folgenden Logik zugewiesen.

Logik der Anrufzuweisung

Eingehender Anruf (angenommen)

• Wenn der annehmende Benutzer in HubSpot und Aircall dieselbe E-Mail-Adresse hat, wird er als Eigentümer der Anrufaktivität zugewiesen.
• Wenn die E-Mail-Adressen nicht übereinstimmen, wird die Zuständigkeit dem Eigentümer des HubSpot-Kontakts oder -Unternehmens zugewiesen.
• Wenn kein Eigentümer vorhanden ist, wird der Anruf gemäß Ihren Integrationseinstellungen zugewiesen.

Eingehender Anruf (nicht angenommen)

• Wenn ein verpasster Anruf auf einer Leitung mit einem Benutzer erfolgt, der in HubSpot und Aircall dieselbe E-Mail-Adresse hat, wird dieser Benutzer als Eigentümer festgelegt.
• Wenn die E-Mail-Adresse des Benutzers nicht übereinstimmt oder der Anruf auf einer von mehreren Benutzern oder Teams gemeinsam genutzten Leitung verpasst wird, wird die Zuständigkeit dem Eigentümer des Kontakts oder Unternehmens zugewiesen.
• Wenn kein Eigentümer des Kontakts oder Unternehmens vorhanden ist, wird die Zuständigkeit gemäß Ihren Integrationseinstellungen zugewiesen.

Ausgehender Anruf

• Wenn der anrufende Benutzer in HubSpot und Aircall dieselbe E-Mail-Adresse hat, wird er als Eigentümer festgelegt.
• Wenn die E-Mail-Adressen nicht übereinstimmen, wird der Eigentümer des Kontakts oder Unternehmens zugewiesen.
• Wenn kein Eigentümer vorhanden ist, wird die Zuständigkeit gemäß Ihren Integrationseinstellungen zugewiesen.

Weitergeleitete Anrufe

• Wenn ein eingehender oder ausgehender Anruf an einen anderen Aircall-Benutzer weitergeleitet wird, dessen E-Mail-Adresse mit seinem HubSpot-Konto übereinstimmt, wird dieser Benutzer zum Eigentümer, auch wenn er nicht antwortet.

Engagement-Metadaten

Jedes Engagement wird mit Engagement Type = Call festgelegt und enthält die folgenden Details:

Achtung: Ausgehende Anrufe, die mit einer Mailbox verbunden werden, gelten als verbunden oder beantwortet. Weitere Informationen finden Sie unter Fehlerbehebung: Anrufe, die auf der Mailbox landen, werden in HubSpot als verbunden markiert.

Das Feld Anrufdauer zeigt die gesamte für den Anruf aufgewendete Zeit (ohne Wartezeit bei eingehenden Anrufen) im Format hh:mm:ss an. Wenn der Anruf nicht beantwortet wird, beträgt die Dauer 0 Sekunden.

Zusätzliche Informationen, die in Anruf-Engagements protokolliert werden

Je nach den Aktionen während oder nach einem Anruf werden zusätzliche Details automatisch zum Textkörper des Engagements in HubSpot hinzugefügt.

Aufzeichnung oder Voicemail

• Aufzeichnung: Wird als Link zur Audiodatei der Anrufaufzeichnung hinzugefügt.

• Voicemail: Wird als Link zur Voicemail-Audiodatei hinzugefügt.

Weitergeleitete Anrufe

• Erfolgreiche Weiterleitung: Fügt „Anruf erfolgreich von Aircall-Agent A Name an Aircall-Agent B Name weitergeleitet.“ hinzu.

• Erfolglose oder unbeantwortete Weiterleitung: Fügt „Versuch der Anrufweiterleitung von Aircall-Agent A Name an Aircall-Agent B Name.“ hinzu.

• Externe Weiterleitung: Fügt die Telefonnummer hinzu, an die der Anruf weitergeleitet wurde.

Zugewiesene Anrufe

Wenn ein Anruf einem anderen Aircall-Benutzer neu zugewiesen wird, wird das Engagement aktualisiert mit: „Anruf Aircall-Agent B Name von Aircall-Agent A Name zugewiesen.“

Notizen

Wenn in Aircall Notizen hinzugefügt werden (während oder nach dem Anruf), enthält das Engagement: „Aircall-Agentenname hat einen neuen Kommentar hinzugefügt: [Inhalt der Notiz].“

Tags

Wenn in Aircall Tags angewendet werden (während oder nach dem Anruf), enthält das Engagement: tag_name_1; tag_name_2. Alle später hinzugefügten Tags werden an diese Liste angehängt.

Automatisierung zum Schließen von Aufgaben

Wenn die Automatisierung zum Schließen von Aufgaben aktiviert ist und nach dem Anruf eine Aufgabe geschlossen wird, wird das Engagement aktualisiert mit:
„(Aufgabe geschlossen)“ gefolgt von einem Link zur geschlossenen Aufgabe.

Aircall AI Add-on (falls aktiviert)

Wenn das Aircall AI Add-on aktiv ist und eine Anrufzusammenfassung oder Schlüsselthemen erstellt werden:

• Die Anrufzusammenfassung wird unter dem Titel Call Summary hinzugefügt. Wenn die Zusammenfassung lang ist, wird stattdessen ein Link bereitgestellt.

• Die Schlüsselthemen werden unter dem Titel Schlüsselthemen hinzugefügt und durch Semikolons getrennt.

• Während des Anrufs identifizierte Aktionspunkte werden unter dem Titel Aktionspunkte. hinzugefügt.
• Die Stimmung des Anrufs wird unter dem Titel Sentiment hinzugefügt (Positiv, Neutral oder Negativ).
• Das Sprechverhältnis wird unter dem Titel Talk Ratio hinzugefügt.
• Wenn für den Anruf eine Scorecard ausgefüllt wurde, wird die Bewertung unter dem Titel Score Card hinzugefügt.

Anrufe ohne passenden Datensatz

Wenn in HubSpot kein Kontakt oder Unternehmen vorhanden ist und Ihre Integration so eingestellt ist, dass keine neuen Kontakte erstellt werden, wird der Anruf trotzdem protokolliert, ist aber nur im HubSpot-Aktivitäts-Dashboard sichtbar. Diese Anrufe enthalten die folgenden Details:

• "[Name des Eigentümers] hat einen Anruf mit gelöschtem oder unbekanntem Datensatz protokolliert".
• Datum und Uhrzeit.
• Anrufergebnis, basierend auf Ihren Integrationseinstellungen.
• "<beantworteter, unbeantworteter oder verpasster> Anruf über Aircall-Telefonnummer, beantwortet von [Aircall-Agent] – Telefonnummer des Rückrufkontakts (E.164-Format) (Aufzeichnung)"

Ticketerstellung

Wenn die Ticketerstellung aktiviert ist, erzeugt jeder Anruf ein HubSpot-Ticket, das dem Kontakt oder Unternehmen zugeordnet ist.

Hinweis: Die Ticketerstellung gilt nicht für Gruppen-SMS-Nachrichten. Gruppennachrichten werden nur als Engagements protokolliert.

Ticketdetails

• Pipelinetyp: Basierend auf den Integrationseinstellungen.

• Phase: Basierend auf den Integrationseinstellungen.

• Ticketname: Telefonnummer im E.164-Format Aircall neues Ticket.

• Daten: Erstellt und offen seit dem Anrufdatum.

• Quelle: Telefon.

• Eigentümer: Wird nach derselben Logik wie die Anrufzuweisung bestimmt

Hinweis: Wenn die Erstellung neuer Kontakte/Unternehmen deaktiviert ist, werden für unbekannte Nummern keine Tickets erstellt.

Wählen aus HubSpot

Verwenden Sie Click-to-Dial über die Browser-Erweiterungen von Aircall, um direkt aus HubSpot anzurufen. Diese Funktion überträgt Nummern automatisch zur Wahl in Ihre Aircall-App.

Hinweis: Click-to-Dial funktioniert derzeit nicht in der mobilen HubSpot-App.

Von HubSpot unterstützte Nummernformate

Wenn Sie in HubSpot eine Telefonnummer hinzufügen, können Sie entweder eine Nummernformatierung anwenden oder die Nummernformatierung entfernen.

• Nummernformatierung anwenden: HubSpot formatiert die Nummer automatisch nach einem Standard, der auf der Landesvorwahl der Nummer basiert. Diese automatischen Formate werden von der HubSpot-Integration von Aircall unterstützt.

• Nummernformatierung entfernen: Sie können die Nummer in einem beliebigen Format eingeben. Damit die Integration korrekt funktioniert, geben Sie die Nummer in einem der unten aufgeführten unterstützten Formate ein.

Länderspezifische Beispiele