Verwalten von Nutzer im Aircall Dashboard

Als Nutzer:in mit der Rolle Admin oder Eigentümer in Aircall können Sie Ihr Team einfach verwalten, indem Sie Nutzer direkt im Aircall Dashboard hinzufügen oder löschen. So bleibt der Account Ihrer Organisation immer aktuell, wenn Teammitglieder dazukommen oder das Unternehmen verlassen.

Einzelne Nutzer hinzufügen

Nutzer mit der Rolle Admin oder Eigentümer können neue Nutzerkonten direkt im Dashboard erstellen. Admins können die Rollen Agent, Supervisor und Admin erstellen, während nur Eigentümer andere Nutzer mit der Rolle Eigentümer erstellen können.

Schritte:

1. Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Nutzer und Teams > Alle Nutzer.
2. Klicken Sie auf Einen oder mehrere Nutzer erstellen und wählen Sie dann im Dropdown Einen Nutzer erstellen aus.

3. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Informationen des neuen Nutzers eingeben können:

   • Vorname und Nachname

     Hinweis: Emojis sind in den Feldern Vorname und Nachname nicht erlaubt.

   • E-Mail-Adresse
   • Rolle (Agent, Supervisor, Admin oder Eigentümer)

   Hinweis: Die Rolle Agent ist vorausgewählt, da Nutzer damit über die Aircall-App Anrufe tätigen und empfangen können.
   Nur Eigentümer können neue Nutzer mit der Rolle Eigentümer erstellen; diese Option ist für alle anderen Nutzer ausgegraut.

4. Sobald Sie die erforderlichen Informationen eingegeben haben, klicken Sie auf Nutzer erstellen, um den Vorgang abzuschließen.

Hinweis: Die Seite Nutzer erstellen zeigt den monatlichen Preis, die Vertragsbedingungen und den auf der nächsten Rechnung fälligen Betrag an, wenn für den neu erstellten Nutzer auch eine Lizenz gekauft werden muss.

Mehrere Nutzer hinzufügen

1. Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Nutzer und Teams > Alle Nutzer.
2. Klicken Sie auf Einen oder mehrere Nutzer erstellen und wählen Sie dann im Dropdown Mehrere Nutzer erstellen aus.

Anschließend werden Sie durch einen vierstufigen Ablauf geführt, um Nutzer gesammelt hinzuzufügen.

Schritt 1: CSV-Datei vorbereiten

Im ersten Schritt erstellen Sie eine CSV-Datei (comma-separated values), die alle Nutzerdaten enthält. Ihre CSV-Datei muss die folgenden Felder enthalten:

• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse
• Rolle
  Zulässige Werte: agent, admin, supervisor oder owner.

Achtung: Emojis sind in den Feldern Vorname und Nachname nicht erlaubt.

Hinweis:
• Die Rolle agent ist vorausgewählt, da alle Aircall-Nutzer über die Aircall-App Anrufe tätigen und empfangen können.
• Nur Nutzer mit der Rolle owner können andere Nutzer mit der Rolle owner erstellen. Diese Option ist für Nutzer ohne owner-Rolle ausgegraut.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie Ihre Datei formatieren sollen, können Sie auf dem Bildschirm für die Sammelerstellung von Nutzern im Dashboard eine CSV-Beispielvorlage herunterladen.

Schritt 2: CSV-Datei in das Dashboard hochladen

1. Klicken Sie im Ablauf für die Sammelerstellung von Nutzern auf Bereit zum Hochladen.
2. Entweder:
   • Ziehen Sie Ihre CSV-Datei per Drag-and-drop in den grauen Upload-Bereich, oder
   • klicken Sie auf Zum Hochladen klicken, um Ihre CSV-Datei zu suchen und auszuwählen.

Nach dem Upload verarbeitet das System die Datei und bereitet Einladungen für die neuen Nutzer vor.

Schritt 4: Zusammenfassung prüfen

Am Ende des Ablaufs sehen Sie einen Zusammenfassungsbildschirm, auf dem das Ergebnis der Sammelerstellung angezeigt wird.

In der Zusammenfassung wird bestätigt, welche Nutzer erfolgreich erstellt wurden und Einladungen erhalten haben und welche Nutzer gegebenenfalls nicht erstellt werden konnten und warum.

Sie erhalten außerdem eine E-Mail mit setails zu allen erfolgreich erstellten Nutzern sowie einer Liste aller Fehler, die während des Erstellungsprozesses aufgetreten sind

So können Sie Probleme (z. B. ungültige E-Mail-Adressen oder doppelte Adressen) schnell korrigieren und den Vorgang bei Bedarf erneut versuchen.

E-Mail-Einladungen und Bestätigung

Der neue Nutzer erhält eine Einladungs-E-Mail mit einem Bestätigungslink, der zur Aktivierung des Kontos bestätigt werden muss.

Achtung: Nutzereinladungen sind 15 Tage lang gültig. Wenn eine Einladung abläuft, kann ein Admin die E-Mail erneut senden.

Neue Nutzer konfigurieren

Neue Nutzer müssen einer Nummer zugewiesen werden, bevor sie Anrufe tätigen oder empfangen können.
Wie Sie Nutzer Nummern zuweisen, erfahren Sie in unserem Artikel Hinzufügen von Nutzer und Teams zur Rufweiterleitung. Weitere Einstellungen wie Verfügbarkeit oder Anrufpräferenzen verwalten Sie im Artikel Verwalten von Nutzerprofilen und Einstellungen im Admin Dashboard.

Nutzer löschen

Wenn sich Ihr Team verändert, können Sie Nutzer direkt im Dashboard löschen. Sowohl Eigentümer als auch Admins können Nutzer löschen, mit einigen Einschränkungen.

Vor dem Löschen eines Nutzers

• Beachten Sie vor dem Löschen eines Nutzers bitte Folgendes:
• Sobald ein Nutzer gelöscht wird, verliert er den Zugriff auf seinen Aircall-Account und auf alle Aircall-Anwendungen (Smartphone, Web und Desktop).
• Von diesem Nutzer erstellte Anrufaufzeichnungen werden nicht gelöscht, da Aufzeichnungen mit der Telefonleitung und nicht mit dem Nutzer verknüpft sind.
• Admins können Eigentümer nicht löschen. Wenn ein Admin versucht, einen Eigentümer zu löschen, ist die Schaltfläche Löschen ausgegraut. Nur ein Eigentümer kann einen anderen Eigentümer löschen.
• Nutzer können ihren eigenen Account nicht löschen. Wenn Sie Ihr eigenes Profil entfernen möchten, bitten Sie einen anderen Admin oder Eigentümer, die Löschung durchzuführen.

Schritte zum Löschen eines Nutzers

1. Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Nutzer und Teams > Alle Nutzer.
2. Suchen Sie in der Nutzerliste den Nutzer, den Sie löschen möchten.
3. Sie können den Nutzer auf zwei Arten löschen:

Option 1: Aus der Nutzerliste

1. Gehen Sie in der Nutzerliste ganz nach rechts in der Zeile des Nutzers.

2. Klicken Sie auf das Menü mit den drei vertikalen Punkten (⋮).

3. Wählen Sie [Benutzername] löschen aus.

4. Es erscheint ein Bestätigungs-Popup, das Sie daran erinnert, dass alle nutzerbezogenen Daten (außer Anrufdaten und Aufzeichnungen) gelöscht werden.
5. Klicken Sie zur Bestätigung erneut auf Löschen.

Option 2: In den Einstellungen des Nutzers

1. Klicken Sie in der Nutzerliste auf den Namen des Nutzers, den Sie löschen möchten.
2. Gehen Sie zum Tab Allgemein.
3. Scrollen Sie zum Ende der Seite.
4. Klicken Sie auf Nutzer löschen und bestätigen Sie die Aktion, wenn Sie dazu aufgefordert werden.