Nutzer im Aircall Dashboard verwalten

Als Nutzer:in mit der Rolle Admin oder Eigentümer in Aircall können Sie Ihr Team einfach verwalten, indem Sie Nutzer direkt über das Aircall Dashboard hinzufügen oder löschen. So bleibt der Account Ihrer Organisation aktuell, wenn Teammitglieder hinzukommen oder das Team verlassen.

Einzelne Nutzer hinzufügen

Nutzer mit der Rolle Admin oder Eigentümer können neue Nutzerkonten direkt im Dashboard erstellen. Admins können die Rollen Agent, Supervisor und Admin erstellen, während nur Eigentümer weitere Nutzer mit der Rolle Eigentümer erstellen können.

Schritte:

1. Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Nutzer und Teams > Alle Nutzer.
2. Klicken Sie auf Einen oder mehrere Nutzer erstellen und wählen Sie dann im Dropdown-Menü Einen Nutzer erstellen aus.

3. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Informationen des neuen Nutzers eingeben können:

   • Vor- und Nachname

     Hinweis: In den Feldern Vorname und Nachname sind keine Emojis zulässig.

   • E-Mail-Adresse
   • Rolle (Agent, Supervisor, Admin oder Eigentümer)

   Hinweis: Die Rolle Agent ist vorausgewählt, da Nutzer damit über die Aircall App Anrufe tätigen und empfangen können.
   Nur Eigentümer können neue Nutzer mit der Rolle Eigentümer erstellen. Für alle anderen Nutzer ist diese Option ausgegraut.

4. Nachdem Sie die erforderlichen Informationen eingegeben haben, klicken Sie auf Nutzer erstellen, um den Vorgang abzuschließen.

Hinweis: Wenn für den neu erstellten Nutzer auch eine Lizenz erworben werden muss, werden auf der Seite „Nutzer erstellen“ der monatliche Preis, die Vertragsbedingungen und der auf der nächsten Rechnung fällige Betrag angezeigt. Zusätzliche Gebühren (z. B. E911, Wiederherstellungsgebühren) und Gebühren für Add-on-Lizenzen auf Account-Ebene werden bei Bedarf ebenfalls angezeigt.

Mehrere Nutzer hinzufügen

1. Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Nutzer und Teams > Alle Nutzer.
2. Klicken Sie auf Einen oder mehrere Nutzer erstellen und wählen Sie dann im Dropdown-Menü Mehrere Nutzer erstellen aus.

Anschließend werden Sie durch einen vierstufigen Ablauf geführt, um Nutzer gesammelt hinzuzufügen.

Schritt 1: CSV-Datei vorbereiten

Erstellen Sie zunächst eine CSV-Datei (durch Kommas getrennte Werte), die alle Nutzerdaten enthält. Ihre CSV-Datei muss die folgenden Felder enthalten:

• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse
• Rolle
  Zulässige Werte: agent, admin, supervisor oder owner.

Achtung: In den Feldern Vorname und Nachname sind keine Emojis zulässig.

Hinweis:
• Die Rolle Agent ist vorausgewählt, da alle Aircall Nutzer über die Aircall App Anrufe tätigen und empfangen können.
• Nur Nutzer mit der Rolle Eigentümer können weitere Nutzer mit der Rolle Eigentümer erstellen. Für Nutzer ohne die Rolle Eigentümer ist diese Option ausgegraut.

Wenn Sie sich bei der Formatierung Ihrer Datei unsicher sind, können Sie auf dem Bildschirm zur gesammelten Nutzererstellung im Dashboard eine CSV-Beispielvorlage herunterladen.

Schritt 2: CSV-Datei in das Dashboard hochladen

1. Klicken Sie im Ablauf zur gesammelten Nutzererstellung auf Bereit zum Hochladen.
2. Sie haben zwei Möglichkeiten:
   • Ziehen Sie Ihre CSV-Datei in den grauen Upload-Bereich oder
   • klicken Sie auf Zum Hochladen klicken, um Ihre CSV-Datei zu suchen und auszuwählen.

Nach dem Hochladen verarbeitet das System die Datei und bereitet Einladungen für die neuen Nutzer vor.

Schritt 4: Zusammenfassung prüfen

Am Ende des Ablaufs sehen Sie einen Zusammenfassungsbildschirm, auf dem das Ergebnis der gesammelten Erstellung angezeigt wird.

Die Zusammenfassung bestätigt, welche Nutzer erfolgreich erstellt und eingeladen wurden und welche Nutzer gegebenenfalls nicht erstellt werden konnten und warum.

Sie erhalten außerdem eine E-Mail mit Details zu allen erfolgreich erstellten Nutzern und einer Liste aller Fehler, die während der Nutzererstellung aufgetreten sind

So können Sie Probleme (z. B. ungültige E-Mail-Adressen oder doppelte Adressen) schnell beheben und es bei Bedarf erneut versuchen.

E-Mail-Einladungen und Validierung

Der neue Nutzer erhält eine Einladungs-E-Mail mit einem Bestätigungslink, der zur Aktivierung des Accounts bestätigt werden muss.

Achtung: Nutzereinladungen sind 15 Tage lang gültig. Wenn eine Einladung abläuft, kann ein Admin die E-Mail erneut senden.

Neue Nutzer konfigurieren

Neue Nutzer müssen einer Rufnummer zugewiesen werden, bevor sie Anrufe tätigen oder empfangen können.
Wie Sie Nutzer Rufnummern zuweisen, erfahren Sie in unserem Artikel Nutzer und Teams zur Rufweiterleitung hinzufügen. Informationen zur Verwaltung zusätzlicher Einstellungen wie Verfügbarkeit oder Anrufpräferenzen finden Sie unter Nutzerprofile und Einstellungen im Admin Dashboard verwalten.

Nutzer löschen

Wenn sich Ihr Team ändert, können Sie Nutzer direkt im Dashboard löschen. Sowohl Eigentümer als auch Admins können Nutzer löschen, allerdings mit einigen Einschränkungen.

Vor dem Löschen eines Nutzers

• Beachten Sie vor dem Löschen eines Nutzers Folgendes:
• Nachdem ein Nutzer gelöscht wurde, verliert er den Zugriff auf seinen Aircall Account und alle Aircall Anwendungen (Smartphone, Web und Desktop).
• Die von diesem Nutzer erstellten Anrufaufzeichnungen werden nicht gelöscht, da Aufzeichnungen der Telefonleitung und nicht dem Nutzer zugeordnet sind.
• Admins können Eigentümer nicht löschen. Wenn ein Admin versucht, einen Eigentümer zu löschen, ist die Schaltfläche Löschen ausgegraut. Nur ein Eigentümer kann einen anderen Eigentümer löschen.
• Nutzer können ihren eigenen Account nicht löschen. Um Ihr eigenes Profil zu entfernen, bitten Sie einen anderen Admin oder Eigentümer, es zu löschen.

Schritte zum Löschen eines Nutzers

1. Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Nutzer und Teams > Alle Nutzer.
2. Suchen Sie in der Nutzerliste den Nutzer, den Sie löschen möchten.
3. Sie können den Nutzer auf zwei Arten löschen:

Option 1: Über die Nutzerliste

1. Gehen Sie in der Nutzerliste zur äußersten rechten Seite der Zeile des Nutzers.

2. Klicken Sie auf das Menü mit den drei vertikalen Punkten (⋮).

3. Wählen Sie [Nutzername] löschen aus.

4. Ein Bestätigungsfenster weist Sie darauf hin, dass alle nutzerbezogenen Daten (außer Anrufdaten und Aufzeichnungen) gelöscht werden.
5. Klicken Sie zur Bestätigung erneut auf Löschen.

Option 2: Über die Einstellungen des Nutzers

1. Klicken Sie in der Nutzerliste auf den Namen des Nutzers, den Sie löschen möchten.
2. Gehen Sie zur Registerkarte Allgemein.
3. Scrollen Sie zum Ende der Seite.
4. Klicken Sie auf Nutzer löschen und bestätigen Sie die Aufforderung.