Canale WhatsApp dell'Help desk di HubSpot

Aircall ora si integra con l'Help desk di HubSpot come canale WhatsApp, consentendo alle aziende di gestire le comunicazioni WhatsApp bidirezionali direttamente da HubSpot. Con questa configurazione, i messaggi WhatsApp possono creare e aggiornare automaticamente i ticket dell'Help desk e le risposte possono essere inviate facilmente da HubSpot.

Funzionalità principali

• Abilitare Aircall WhatsApp come canale personalizzato nell'Help desk di HubSpot
• Collegare i numeri Aircall WhatsApp come canali SMS dell'Help desk
• Creare automaticamente ticket nell'Help desk alla ricezione di messaggi WhatsApp in entrata
• Registrare le conversazioni WhatsApp nella vista del ticket dell'Help desk
• Rispondere ai messaggi WhatsApp direttamente dai ticket dell'Help desk
• Visualizzare i numeri collegati nel Dashboard delle Integrazioni Aircall
• Impedire la creazione di ticket basata su Aircall per i numeri assegnati a WhatsApp dell'Help desk

Installazione e configurazione

Collegare un canale Aircall WhatsApp all'Help desk

Passaggi

1. In HubSpot, vai a Impostazioni > Help desk > Canali.
2. Fai clic su Collega un canale, quindi seleziona Collega un nuovo canale.
3. Scegli WhatsApp con Aircall, quindi fai clic su Continua con WhatsApp con Aircall.

4. Si aprirà una finestra pop-up con il Dashboard Aircall. Seleziona un numero compatibile con WhatsApp dal tuo conto Aircall.

   Verranno visualizzati solo i numeri che soddisfano tutte le seguenti condizioni:

   • Il numero è abilitato per WhatsApp.
   • L'azienda è abilitata per WhatsApp.
   • Sono concesse le autorizzazioni per l'ambito delle conversazioni.
   • Il numero è collegato all'Integrazione HubSpot.
   • L'impostazione Help desk è abilitata nelle impostazioni dell'integrazione del Dashboard Aircall.
5. Seleziona un numero da collegare (è possibile scegliere un solo numero per ogni conto del canale).
6. Conferma la selezione. HubSpot abiliterà il numero come canale WhatsApp dell'Help desk e ti reindirizzerà automaticamente a HubSpot. In caso di errore, questo verrà visualizzato nella pagina.

Errori di connessione comuni

• Token del conto non trovato: si verifica se la pagina rimane inattiva troppo a lungo, causando la scadenza del token del conto.
• Errore: il numero esiste già: il numero è già collegato a un altro conto.
• Stesso token creato da un altro utente: se due utenti dello stesso conto HubSpot tentano di aggiungere contemporaneamente canali separati, il secondo utente visualizzerà questo errore perché il token è già stato generato dal primo utente.

Gestione dei numeri collegati

Tutti i numeri collegati vengono visualizzati nel Dashboard dell'Integrazione Aircall, che mostra le connessioni per chiamate, SMS e WhatsApp.

Creazione dei ticket e flusso di lavoro della messaggistica

Messaggi in entrata e creazione dei ticket

• Quando viene ricevuto un messaggio WhatsApp su un numero collegato, viene creato un nuovo ticket dell'Help desk.
• Tutti i messaggi aggiuntivi provenienti dallo stesso numero entro 24 ore vengono aggiunti al ticket esistente.
• I messaggi ricevuti dopo 24 ore di inattività creano un nuovo ticket (gestito da HubSpot).

Rispondere ai messaggi dall'Help desk

Passaggi

1. Apri il ticket dell'Help desk.
2. Dal menu a discesa Canale, seleziona il canale Aircall WhatsApp.
3. Digita la risposta nell'editor e inviala.
4. La risposta viene registrata sia nel ticket dell'Help desk sia nel record del contatto associato.

Aggiornamenti del Dashboard

• Il Dashboard delle impostazioni dell'integrazione ora include una colonna che indica se un numero è abilitato per Chiamate, SMS, WhatsApp o per tutti e tre.

• Le regole di creazione dei ticket dell'Help desk in HubSpot hanno la precedenza sulla gestione nativa dei ticket di Aircall per i numeri abilitati per WhatsApp.
• Se è necessaria una nuova autenticazione (per l'ambito aggiornato), verrà visualizzato un banner.

Limitazioni

• Sono supportati solo i messaggi di testo semplice.
• Al momento, gli MMS e/o gli allegati non sono supportati per i messaggi in uscita.
• I ticket non sono associati alle interazioni.
• I messaggi personalizzati possono essere inviati solo durante la finestra del servizio clienti di 24 ore di WhatsApp:
  quando un cliente risponde a un messaggio o invia un messaggio a un agente, si apre (o si rinnova) una finestra di 24 ore che consente all'agente di proseguire la conversazione inviandogli un numero qualsiasi di messaggi personalizzati nell'arco delle 24 ore.
• Gli utenti non possono inviare messaggi basati su modelli quando utilizzano il canale WhatsApp dell'Help desk di HubSpot.
• Da parte di Aircall, l'Azienda verrà inviata a HubSpot come mittente. Tuttavia, l'Help desk non associa tale azienda al ticket, pertanto i ticket SMS dell'Help desk non vengono mappati all'azienda.
• Da parte di Aircall, il Contatto verrà inviato a HubSpot come mittente. Tuttavia, HubSpot assocerà il ticket a tale contatto. Se un contatto è stato appena creato, HubSpot potrebbe non associare il ticket SMS dell'Help desk a tale contatto. Inoltre, se i dettagli del contatto (ad es. il numero di telefono) vengono aggiornati dopo l'associazione, l'associazione del ticket non cambierà.