Canale WhatsApp dell'Help desk di HubSpot

Aircall ora si integra con Help desk di HubSpot come canale WhatsApp, consentendo alle aziende di gestire le comunicazioni WhatsApp bidirezionali direttamente da HubSpot. Con questa configurazione, i messaggi WhatsApp possono creare e aggiornare automaticamente i ticket di Help desk e le risposte possono essere inviate facilmente da HubSpot..

Funzionalità principali

• Abilitare Aircall WhatsApp come canale personalizzato in Help desk di HubSpot
• Collegare i Numeri Aircall WhatsApp come canali SMS di Help desk
• Creare automaticamente ticket di Help desk alla ricezione di messaggi WhatsApp
• Registrare le Conversazioni WhatsApp nella vista del ticket di Help desk
• Rispondere ai messaggi WhatsApp direttamente dai ticket di Help desk
• Visualizzare i Numeri collegati nel Dashboard delle Integrazioni Aircall
• Impedire la creazione di ticket da parte di Aircall per i Numeri assegnati a WhatsApp di Help desk

Installazione e configurazione

Collegamento di un canale Aircall WhatsApp a Help desk

Passaggi

1. In HubSpot, vai a Impostazioni > Help desk > Canali.
2. Fai clic su Collega un canale, quindi seleziona Collega un nuovo canale.
3. Scegli WhatsApp con Aircall, quindi fai clic su Continua con WhatsApp con Aircall.

4. Si aprirà una finestra pop-up con il Dashboard Aircall. Seleziona un Numero abilitato a WhatsApp dal tuo Il mio conto Aircall.

   Verranno visualizzati solo i Numeri che soddisfano tutte le condizioni seguenti:

   • Il Numero è abilitato a WhatsApp.
   • L'azienda è abilitata a WhatsApp.
   • Le autorizzazioni relative all'ambito delle Conversazioni sono concesse.
   • Il Numero è collegato all'Integrazione HubSpot.
   • L'impostazione di Help desk è abilitata nelle impostazioni dell'Integrazione del Dashboard Aircall.
5. Seleziona un Numero da collegare (è possibile scegliere un solo Numero per ogni Il mio conto del canale).
6. Conferma la selezione. HubSpot abiliterà il Numero come canale WhatsApp di Help desk e ti reindirizzerà automaticamente a HubSpot. In caso di errore, questo verrà visualizzato nella pagina.

Errori di connessione comuni

• Token dell'Il mio conto non trovato: si verifica se la pagina rimane inattiva troppo a lungo, causando la scadenza del token dell'Il mio conto.
• Errore Numero già esistente: il Numero è già collegato a un altro Il mio conto.
• Stesso token creato da un altro Utente: se due Utenti dello stesso Il mio conto HubSpot tentano di aggiungere contemporaneamente canali distinti, il secondo Utente vedrà questo errore perché il token è già stato generato dal primo Utente.

Gestione dei Numeri collegati

Tutti i Numeri collegati vengono visualizzati nel Dashboard dell'Integrazione Aircall, che mostra le connessioni per chiamate, SMS e WhatsApp.

Creazione dei ticket e Flusso di lavoro della Messaggistica

Messaggi In entrata e creazione dei ticket

• Quando viene ricevuto un messaggio WhatsApp su un Numero collegato, viene creato un nuovo ticket di Help desk.
• Eventuali messaggi aggiuntivi provenienti dallo stesso Numero entro 24 ore vengono aggiunti al ticket esistente.
• I messaggi ricevuti dopo 24 ore di inattività creano un nuovo ticket (gestito da HubSpot).

Risposta ai messaggi da Help desk

Passaggi

1. Apri il ticket di Help desk.
2. Dal menu a discesa Canale, seleziona il canale Aircall WhatsApp.
3. Digita la risposta nell'editor e inviala.
4. La risposta viene registrata sia nel ticket di Help desk sia nel record del contatto associato.

Aggiornamenti del Dashboard

• Il Dashboard delle impostazioni dell'Integrazione ora include una colonna che indica se un Numero è abilitato per Chiamate, SMS, WhatsApp o per tutti e tre.

• Le regole di creazione dei ticket di Help desk in HubSpot sostituiscono il sistema nativo di gestione dei ticket di Aircall per i Numeri abilitati a WhatsApp.
• Se è necessaria una nuova autenticazione (per l'ambito aggiornato), verrà visualizzato un banner.

Limitazioni

• Sono supportati solo i messaggi di testo semplice.
• Al momento, gli MMS e/o gli allegati non sono supportati per i messaggi in uscita.
• I ticket non sono associati alle interazioni.
• I messaggi personalizzati possono essere inviati solo durante la Finestra del servizio clienti di 24 ore di WhatsApp:
  Quando un cliente risponde a un messaggio o invia un messaggio a un Agente, si apre (o si rinnova) una finestra di 24 ore che consente all'Agente di continuare la conversazione inviandogli un numero qualsiasi di messaggi personalizzati durante le 24 ore.
• Gli Utenti non possono inviare messaggi basati su modelli quando utilizzano il canale WhatsApp di HubSpot Help desk.
• Da parte di Aircall, l'Azienda verrà inviata a HubSpot come mittente; tuttavia, Help desk non associa tale azienda al ticket, il che significa che i ticket SMS di Help desk non vengono associati all'azienda.
• Da parte di Aircall, il Contatto verrà inviato a HubSpot come mittente; tuttavia, HubSpot assocerà il ticket a tale Contatto. Se un Contatto è stato appena creato, HubSpot potrebbe non associare il ticket SMS di Help desk a tale Contatto. Inoltre, se i dati del Contatto (ad es. il Numero di telefono) vengono aggiornati dopo l'associazione, l'associazione del ticket non cambierà.