Se le chiamate effettuate o ricevute in Aircall non vengono visualizzate in HubSpot, il problema è solitamente correlato allo stato dell'integrazione, all'autenticazione, alla configurazione del numero o alle impostazioni di registrazione. Questo articolo illustra i controlli principali da effettuare ed evidenzia importanti limitazioni che possono influire sul Registro chiamate.
Passaggi per la risoluzione dei problemi
Verifica ciascuno dei seguenti punti per individuare il motivo per cui le chiamate non vengono registrate in HubSpot.
Verificare che l'integrazione sia attiva
Assicurati che l'integrazione tra Aircall e HubSpot sia abilitata.
- Vai a Dashboard Aircall > Integrazioni > App
- Seleziona HubSpot
- Vai alla scheda Generale e verifica che lo stato dell'integrazione sia attivo. Se l'integrazione è disabilitata, le chiamate non verranno registrate.
Verificare l'autenticazione di HubSpot
Controlla se l'autenticazione di HubSpot è ancora valida.
Se nella scheda Impostazioni dell'integrazione HubSpot viene visualizzato un banner che indica che l'autenticazione non è valida, è necessario eseguire nuovamente l'autenticazione.
Importante: Quando l'autenticazione di HubSpot perde validità, l'integrazione interrompe la registrazione delle chiamate finché non viene completata una nuova autenticazione.
Segui le istruzioni visualizzate nel Dashboard Aircall per autenticare nuovamente HubSpot e ripristinare la registrazione.
Verificare che il numero Aircall sia collegato all'integrazione
Assicurati che il numero Aircall utilizzato per effettuare o ricevere chiamate sia collegato all'integrazione HubSpot.
- Vai a Dashboard Aircall > Integrazioni > App
- Seleziona HubSpot
- Consulta l'elenco dei Numeri collegati nella scheda Generale
- Verifica che la registrazione sia abilitata per il numero interessato
Le chiamate effettuate da numeri non collegati all'integrazione non verranno registrate in HubSpot.
Controllare le impostazioni di registrazione dell'Orario lavorativo
Se le chiamate effettuate Al di fuori dell'orario lavorativo non vengono visualizzate in HubSpot, controlla l'impostazione corrispondente.
- Vai a Dashboard Aircall > Integrazioni > App
- Seleziona HubSpot
- Vai alla scheda Impostazioni e quindi alla sezione Impostazioni HubSport
- Verifica che la registrazione sia abilitata anche al di fuori dell'Orario lavorativo del numero
Nota: Se questa opzione non è abilitata, le chiamate effettuate al di fuori dell'Orario lavorativo non verranno registrate in HubSpot.
Chiamate non associate a contatti o aziende
Importante: Le Chiamate in conferenza non possono essere registrate quando vengono avviate da una chiamata interna tra due Utenti Aircall.
Se in HubSpot non viene trovato alcun contatto o azienda esistente per il numero di telefono utilizzato e l'impostazione dell'integrazione Se il numero/contatto non esiste in HubSpot è configurata su Non fare nulla, la chiamata verrà comunque registrata, ma:
- Verrà visualizzata solo nel Dashboard delle attività
- Non verrà associata al record di un contatto o di un'azienda
Nota: Le chiamate non associate vengono comunque registrate in HubSpot, ma sono più difficili da trovare perché non sono collegate a un record.
Per assicurarti che le chiamate siano associate a un contatto, modifica l'impostazione in Crea un Nuovo contatto HubSpot. In questo modo, l'integrazione può creare un nuovo contatto in HubSpot e associare l'attività della chiamata al relativo record.
La mia chiamata è stata registrata nel contatto sbagliato
Se una chiamata è associata al contatto HubSpot sbagliato, la causa più probabile è il modo in cui Aircall cerca un record corrispondente. L'integrazione utilizza il seguente ordine di ricerca:
- Contatto individuato tramite e-mail: se l'indirizzo e-mail dell'Utente Aircall corrisponde a quello di un contatto HubSpot, la chiamata viene registrata in quel contatto.
- Contatto individuato tramite numero di telefono: se non viene trovata alcuna corrispondenza per l'indirizzo e-mail, Aircall cerca un contatto con lo stesso numero di telefono nel campo Telefono o Mobile.
- Azienda individuata tramite numero di telefono: se non viene trovato alcun contatto corrispondente, Aircall cerca un'azienda con lo stesso numero di telefono.
Ciò significa che una chiamata può essere registrata nel contatto sbagliato quando:
- Due contatti in HubSpot condividono lo stesso numero di telefono. In questo caso, la chiamata viene registrata nel record aggiornato più di recente. Controlla i contatti HubSpot per individuare numeri duplicati e rimuovi o unisci i duplicati.
- Il numero di telefono di un contatto è salvato in un formato non supportato. Aircall trova corrispondenze solo per i numeri salvati in formati specifici. Se un numero non corrisponde, la chiamata può essere associata a un altro record o registrata come non associata. Consulta i formati dei numeri supportati in Come funziona l'integrazione HubSpot.
- Il campo Mobile contiene lo stesso numero del campo Telefono. Aircall rifiuta i numeri duplicati e ciò può causare una sincronizzazione errata del contatto. Consulta Risoluzione dei problemi di Sincronizzazione contatti: numeri di telefono duplicati in HubSpot.
Suggerimento: Per evitare che le chiamate vengano registrate nel contatto sbagliato, assicurati che tutti i numeri di telefono in HubSpot siano salvati nel formato E.164 (+15555555555), che due contatti non condividano lo stesso numero e che i campi Telefono e Mobile non contengano valori identici.
La Registrazione delle chiamate non viene visualizzata in HubSpot
Le registrazioni delle chiamate vengono registrate come link nel corpo dell'interazione della chiamata HubSpot, non come campo separato. Se non riesci a trovare la registrazione:
- Verifica che la Registrazione delle chiamate sia abilitata sul numero Aircall utilizzato per la chiamata. Vai su Dashboard → Numeri → seleziona il numero → Impostazioni e conferma che la registrazione sia attiva.
- Controlla il contenuto dell'attività della chiamata in HubSpot. Il link alla registrazione appare nella sezione delle note dell'attività, non in un campo dedicato alla registrazione.
- Attendi alcuni minuti dopo la fine della chiamata. Le registrazioni non sono sempre disponibili immediatamente e potrebbe essere necessario un po' di tempo per elaborarle prima che appaia il link.
- Verifica che la chiamata abbia ricevuto risposta e abbia raggiunto la durata minima per la registrazione. Le chiamate molto brevi potrebbero non generare una registrazione.
Se il link alla registrazione continua a non apparire per più chiamate effettuate dallo stesso numero, verifica che il numero sia collegato all'Integrazione HubSpot e che le impostazioni di registrazione non siano state modificate di recente.
FAQ
Perché alcune chiamate non vengono registrate affatto in HubSpot?
Le cause più comuni sono: l'integrazione è impostata come inattiva, l'autenticazione HubSpot è scaduta, il numero utilizzato per la chiamata non è collegato all'integrazione oppure la chiamata è stata effettuata Al di fuori dell'orario lavorativo quando la registrazione fuori orario è disabilitata. Segui nell'ordine i passaggi per la risoluzione dei problemi riportati all'inizio di questo articolo.
Perché la mia chiamata è stata registrata in un record sconosciuto anziché in un contatto?
Se in HubSpot non viene trovato alcun contatto o alcuna azienda corrispondente al numero di telefono e l'integrazione è impostata su "Non fare nulla" quando non esiste alcun contatto, la chiamata viene comunque registrata, ma è visibile solo nel Dashboard attività di HubSpot. Modifica l'impostazione in "Crea un Nuovo contatto HubSpot" per associare automaticamente le chiamate future.
Perché il nome del contatto non appare nella chiamata anche se il contatto esiste in HubSpot?
La Sincronizzazione contatti richiede che il numero di telefono sia salvato nel campo Telefono in formato E.164. Se il numero è presente solo nel campo Telefono cellulare senza un valore corrispondente nel campo Telefono, non verrà sincronizzato. Controlla il record del contatto in HubSpot e verifica che il campo Telefono sia compilato correttamente.
Perché le chiamate vengono registrate in HubSpot, ma con il Proprietario errato?
La proprietà della chiamata viene assegnata in base alla corrispondenza tra l'indirizzo email dell'Utente Aircall e quello dell'Utente HubSpot. Se gli indirizzi email non corrispondono, la proprietà viene assegnata al Proprietario del contatto o dell'azienda oppure al Proprietario predefinito configurato nelle impostazioni dell'integrazione. Assicurati che gli indirizzi email degli Utenti Aircall e HubSpot siano gli stessi su entrambe le piattaforme.
Posso registrare retroattivamente le chiamate perse mentre l'integrazione era inattiva?
No. Le chiamate effettuate mentre l'integrazione è inattiva non vengono registrate retroattivamente quando viene riattivata. Verranno registrate solo le chiamate effettuate dopo la riattivazione.
Perché le chiamate in conferenza non vengono registrate in HubSpot?
Le chiamate in conferenza avviate tramite una chiamata interna tra due Utenti Aircall non possono essere registrate. Si tratta di una limitazione nota dell'integrazione.
Riepilogo
Se le chiamate Aircall non vengono registrate in HubSpot, verifica che l'integrazione sia attiva, che l'autenticazione sia valida, che siano collegati i Numeri corretti e che le impostazioni di registrazione siano configurate correttamente. Considera inoltre le limitazioni note, come le chiamate in conferenza interne e i contatti non associati, che possono influire su come e dove appaiono le chiamate in HubSpot.
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