Gestire i contatti in Aircall Workspace

La sezione Contatti esterni in Aircall Workspace consente di visualizzare, cercare e gestire i Contatti condivisi all'interno dell'organizzazione.

Visualizzare l'elenco dei contatti

Passaggi:

1. Vai alla sezione Contatti nel menu a sinistra.
2. Seleziona la scheda Contatti  per visualizzare un elenco dei contatti esterni in ordine alfabetico.

I contatti vengono visualizzati per impostazione predefinita, quindi non è necessario effettuare una ricerca per vederli. Inoltre, puoi cercare i contatti per Nome, Cognome, Azienda o Numero.

L'elenco dei contatti mostra i seguenti dettagli:

• Nome e cognome

• Azienda

• Numero

• Integrazioni

Suggerimento: Dall'elenco dei contatti puoi chiamare rapidamente un contatto, copiarne il numero o aggiungerlo al Power dialer.

Visualizzare i dettagli del contatto

Fai clic sul nome di un contatto per aprire la vista dei relativi dettagli. Vedrai le stesse informazioni presenti nell'elenco, insieme a ulteriore contesto sulla sua disponibilità.

Nota: L'accesso alle opzioni di modifica ed eliminazione dipende dal ruolo dell'utente. Solo gli utenti amministratori possono eliminare un contatto.

Presta attenzione quando modifichi o elimini i contatti, perché queste azioni possono influire sulle conversazioni in corso.

Creare un contatto

Puoi creare un nuovo contatto esterno direttamente dalla sezione Contatti.

Passaggi:

1. Vai alla sezione Contatti dalla barra laterale sinistra.
2. Seleziona la scheda Contatti.

3. Fai clic su + Aggiungi nell'angolo in alto a destra. Quindi seleziona Crea nuovo contatto.

   

4. Compila i dettagli del contatto nel modulo che si apre.
5. Fai clic su Salva per creare il contatto.

Modificare un contatto

Puoi modificare qualsiasi contatto per cui disponi dell'autorizzazione necessaria. Solo gli utenti amministratori possono modificare i contatti sincronizzati tramite un'Integrazione CRM. Per questi contatti, è consigliabile apportare le modifiche direttamente nel CRM collegato per mantenere la coerenza dei dati.

Passaggi:

1. Vai alla sezione Contatti dalla barra laterale sinistra.
2. Trova il contatto che desideri modificare utilizzando la barra di ricerca o sfogliando l'elenco.
3. Fai clic sul contatto per aprirne i dettagli.

4. Fai clic su Modifica contatto nell'angolo in alto a destra della scheda del contatto.

   

5. Aggiorna i campi pertinenti e fai clic su Salva.

Eliminare singoli contatti

Se devi rimuovere un contatto specifico da Aircall Workspace, puoi farlo direttamente dalla sezione Contatti.

Passaggi:

1. Usa la barra di ricerca per trovare il contatto che desideri eliminare inserendo il nome completo o una parte di esso.

2. Seleziona il contatto dall'elenco per aprire la relativa scheda.

3. Fai clic sui tre puntini, quindi sull'opzione Elimina contatto nel menu a discesa.

   

    

Tipi di gestione dei contatti

Tipo di contatto	Autorizzazioni di modifica	Procedura consigliata	Impatto
Contatto Aircall	Tutti i campi sono modificabili	Gestisci direttamente in Aircall Workspace	Se un contatto viene eliminato o il suo numero principale viene modificato, la conversazione associata rimane, ma non è più collegata
Contatto tramite sincronizzazione CRM	Le opzioni di modifica ed eliminazione sono disponibili solo se il contatto esiste come copia in Aircall	È consigliabile modificarlo o eliminarlo direttamente nel CRM connesso (accessibile tramite il link diretto)	Garantisce la coerenza dei dati tra Aircall e il tuo CRM

Contatti recenti nei contatti esterni

Cosa sono i contatti recenti

Contatti recenti è una sezione della vista dei contatti esterni. Mostra i contatti utilizzati di recente per consentire un accesso più rapido.

Aircall Workspace memorizza fino a 20 contatti recenti. Quando viene aggiunto un nuovo contatto ed è stato raggiunto il limite, il contatto meno recente viene rimosso automaticamente.

Quando un contatto appare tra i contatti recenti

L'elenco dei contatti recenti è dinamico e si aggiorna in base alla tua attività. In genere, un contatto viene aggiunto quando:

• Crei un nuovo contatto

• Apri i dettagli di un contatto esistente

• Ricevi una chiamata da un contatto salvato

• Avvii una chiamata verso un contatto salvato

• Invii un SMS a un contatto salvato

Cosa causa la cancellazione dei contatti recenti

In alcune situazioni, l'elenco dei contatti recenti può essere cancellato:

• Passaggio da un browser a un altro: i contatti recenti non vengono trasferiti tra browser perché ogni browser utilizza il proprio spazio di archiviazione locale.

• Cancellazione manuale della cache del browser: la cancellazione della cache rimuove i dati archiviati localmente, inclusi i contatti recenti.

• Disinstallazione e reinstallazione dell'App Desktop: la reinstallazione dell'App Aircall Workspace reimposta l'elenco dei contatti recenti.

Nota: I contatti recenti vengono archiviati localmente e non sono sincronizzati tra browser o dispositivi.