Aircall consente di registrare i messaggi WhatsApp, SMS e MMS in HubSpot, assicurando che le comunicazioni con i clienti vengano registrate come interazioni per una migliore visibilità, tracciabilità e reportistica. I messaggi registrati vengono visualizzati nei record del contatto, dell'azienda o della trattativa pertinenti, consentendo ai Team di consultare più facilmente la Cronologia delle conversazioni direttamente in HubSpot.

Questo articolo spiega come funziona la registrazione per ciascun canale, come abilitarla o disabilitarla, quali dettagli vengono registrati e come viene assegnata la proprietà dell'interazione.

Canali supportati e limitazioni

  • La registrazione di WhatsApp in HubSpot attualmente supporta solo i messaggi di testo. I file multimediali, come immagini, video o documenti inviati tramite WhatsApp, non vengono registrati in HubSpot. 
  • La registrazione dei messaggi WhatsApp nell'Help desk di HubSpot non è ancora disponibile, ma lo sarà presto.
  • Per SMS e MMS, sia il contenuto dei messaggi sia, nel caso degli MMS, gli allegati multimediali vengono registrati come interazioni in HubSpot.
  • La registrazione degli SMS di gruppo in HubSpot è disponibile solo per i Numeri statunitensi e canadesi. Lo stato e la creazione di ticket non vengono registrati per i messaggi di gruppo.

Abilitazione o disabilitazione della registrazione dei messaggi

Puoi controllare se i messaggi vengono registrati in HubSpot direttamente dalle Impostazioni dell'Integrazione HubSpot nel Dashboard Aircall.

Passaggi:

  1. Vai a Dashboard Aircall > Integrazioni > App
  2. Seleziona la tua Integrazione HubSpot.
  3. Scorri fino all'Impostazione di registrazione pertinente:
    • Abilita la registrazione di WhatsApp
    • Abilita la registrazione di SMS/MMS
  4. Scegli Sì per abilitare la registrazione o No per disabilitarla.
  5. Salva le modifiche.
Nota: Per impostazione predefinita, la registrazione di SMS e MMS è abilitata.
Importante: Per visualizzare in HubSpot i messaggi MMS registrati con allegati multimediali, devi autenticare nuovamente la tua Integrazione HubSpot. Un banner nelle Impostazioni dell'Integrazione HubSpot ti inviterà ad avviare il processo di riautenticazione.

Come vengono visualizzati i messaggi in HubSpot

Tutti i messaggi supportati vengono registrati come interazioni in HubSpot e associati al contatto, all'azienda o alla trattativa pertinenti.

Dettagli del registro dei messaggi WhatsApp

Oggetto

  • In uscita:
    “Messaggio WhatsApp inviato da [Nome dell'Agente] tramite [Nome del Numero WhatsApp] al contatto HubSpot [Nome e Cognome] o [Nome dell'azienda]”
  • In entrata:
    “Messaggio WhatsApp ricevuto dal contatto HubSpot [Nome e Cognome] o [Nome dell'azienda] sul [Nome del Numero WhatsApp]”

Dettagli

  • Messaggio: contenuto testuale di WhatsApp
  • Stato: nome dello stato (ad esempio, Inviato, Consegnato, Letto, a seconda delle funzionalità dell'integrazione)
  • Visualizza la conversazione completa: link per visualizzare la conversazione completa nell'App WhatsApp o nella piattaforma di integrazione
whatsapp message log details in hubspot

Dettagli del registro di SMS e MMS

I messaggi SMS e MMS vengono registrati come interazioni di tipo SMS, utilizzando l'API per le comunicazioni di HubSpot.

Messaggi in uscita

Oggetto
“SMS inviato da [Nome dell'Agente Aircall] tramite [Nome del Numero Aircall] al contatto HubSpot [Nome e Cognome] o [Nome dell'azienda]”

Dettagli

  • Inviato da: Numero Aircall (formato E164)
  • Inviato a: Numero del contatto o dell'azienda HubSpot (formato E164)
  • Stato: Inviato, Consegnato o Non inviato
  • Messaggio: contenuto dell'SMS
  • Visualizza la conversazione completa: link alla conversazione completa nell'App per telefono Aircall
  • Allegato MMS: incluso solo per gli MMS

Messaggi in entrata

Oggetto
“SMS ricevuto dal contatto HubSpot [Nome e Cognome] o [Nome dell'azienda] sul [Nome del Numero Aircall]”

Dettagli

  • Inviato da: Numero del contatto o dell'azienda HubSpot (formato E164)
  • Inviato a: Numero Aircall (formato E164)
  • Stato: Ricevuto
  • Messaggio: contenuto dell'SMS
  • Visualizza la conversazione completa: link alla conversazione completa nell'App per telefono Aircall
  • Allegato MMS: incluso solo per gli MMS
Nota: Quando si invia un MMS, potrebbe verificarsi un breve ritardo prima che l'allegato multimediale venga visualizzato in HubSpot. Gli allegati vengono elaborati in modo asincrono.
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Dettagli del registro degli SMS di gruppo

I messaggi SMS di gruppo vengono registrati come un'unica interazione in HubSpot, associata a tutti i contatti e a tutte le aziende coinvolti nella conversazione.

group sms

Dettagli dei messaggi di gruppo in uscita :

  • Mittente: Nome dell'Agente Aircall
  • Destinatari: Numero Aircall e tutti i contatti o le aziende del gruppo (formato E.164)
  • Messaggio: contenuto dell'SMS
  • Visualizza la conversazione completa: link alla conversazione completa nell'App per telefono Aircall

Dettagli dei messaggi di gruppo in entrata :

  • Mittente: nome del contatto o Nome dell'azienda e numero (formato E.164)
  • Destinatari: numero Aircall e tutti gli altri contatti o aziende del gruppo (formato E.164)
  • Messaggio: contenuto dell'SMS
  • Visualizza la conversazione completa: link alla conversazione completa nell'App Aircall Phone
Nota: Lo stato non viene registrato per i messaggi SMS di gruppo.

Assegnazione del proprietario dell'interazione

La logica di assegnazione della proprietà è la stessa per le interazioni WhatsApp, SMS e MMS.

  • Messaggi in uscita
    Il proprietario è l'Agente Aircall che ha inviato il messaggio, se tale Agente esiste in HubSpot e utilizza lo stesso indirizzo e-mail su entrambe le piattaforme.
    In caso contrario, il proprietario è il proprietario del contatto o dell'azienda in HubSpot.
  • Messaggi in entrata verso numeri con un solo Utente assegnato
    Il proprietario è l'Agente Aircall assegnato alla linea, se esiste in HubSpot con un indirizzo e-mail corrispondente.
    In caso contrario, il proprietario è il proprietario del contatto o dell'azienda in HubSpot.
  • Messaggi in entrata verso numeri con più Utenti assegnati
    Il proprietario è il proprietario del contatto o dell'azienda in HubSpot.
  • Nessun proprietario del contatto o dell'azienda
    Il proprietario viene impostato come l'Amministratore di HubSpot che ha installato l'integrazione.

Best practice

  • Mantieni abilitata la registrazione dei messaggi per conservare una Cronologia completa delle comunicazioni con i clienti.
  • Utilizza le opzioni di filtro di HubSpot per trovare rapidamente le interazioni WhatsApp, SMS o MMS relative a contatti, aziende o campagne specifici.
  • Quando richiesto, riautentica tempestivamente la tua Integrazione HubSpot per assicurarti che gli allegati MMS vengano registrati correttamente.
  • Assicurati che SMS e WhatsApp siano selezionati in Filtri attività per poterli visualizzare nell'interfaccia utente di HubSpot.
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Registrando i messaggi WhatsApp, SMS e MMS come interazioni HubSpot, i tuoi Team ottengono una vista unificata e consultabile delle conversazioni con i clienti su tutti i canali.