Sie können die SMS senden-Aktion in HubSpot-Workflows verwenden, um automatisch Textnachrichten von Ihren Aircall-Nummern zu senden. Dies ermöglicht es Ihnen, Kunden basierend auf Workflow-Auslösern und Kriterien anzusprechen und gleichzeitig die Kommunikation über beide Plattformen hinweg zu optimieren.

Voraussetzungen

Um diese Funktion zu nutzen, müssen Sie mindestens eine für Messaging aktivierte Aircall-Nummer haben.

Zugriff auf die Aktion „SMS senden“

Die Aktion „SMS senden“ ist in Workflows verfügbar, die auf den folgenden HubSpot-Objekttypen basieren: Kontakt, Deal, Ticket, Unternehmen, Angebot, Benutzer, Bestellung, Warenkorb, Rechnung und Lead.

Einrichten der Aktion „SMS senden“

Folgen Sie den untenstehenden Schritten, um die Aktion „SMS senden“ in Ihrem Workflow zu konfigurieren.

Schritte:

  1. Aktion auswählen: Fügen Sie in Ihrem HubSpot-Workflow eine neue Aktion hinzu und wählen Sie unter dem Abschnitt Aircall SMS senden aus.

  1. Felder konfigurieren: Füllen Sie die erforderlichen Felder wie unten beschrieben aus.

Aircall-Nummer (Von)

Wählen Sie eine SMS-fähige Aircall-Nummer aus dem Dropdown-Menü aus. Es werden nur mobilfähige Nummern angezeigt, die mit Ihrer HubSpot-Integration verbunden sind.

Wenn keine SMS-fähige Nummer verfügbar ist, bleibt die Liste leer und die Aktion kann nicht gespeichert werden.

Warum keine Nummer angezeigt wird

Aircall zeigt nur die folgenden Nummerntypen an:

  • Nummern, die mit der HubSpot-Integration verbunden sind

  • SMS-fähige Nummern

  • Nummern von Unternehmen mit aktiviertem SMS

  • Nummern, die keine Drittanbieter-Messaging-Dienste verwenden

  • Nummern, die nicht die Aircall Messaging API verwenden

HINWEIS:
Aircall cached Nummerndaten zur Leistungssteigerung. Kürzliche Änderungen können bis zu 10 Minuten benötigen, um angezeigt zu werden.

WICHTIG:
Wenn mehrere Integrationen und viele zugehörige Verbindungen bestehen, kann das Laden der Seite länger dauern. Aktualisieren Sie die Seite, wenn die Daten nicht korrekt geladen werden.

Absender-Benutzer

Wählen Sie einen Benutzer aus, der mit der gewählten Aircall-Nummer verknüpft ist. Es werden nur Benutzer angezeigt, die mit dieser Nummer verbunden sind.

Tipp: P:
Neu verbundene Nummern oder Benutzer können aufgrund von Caching bis zu 10 Minuten benötigen, um angezeigt zu werden.

Empfängernummer (An)

Wählen Sie das Telefonnummernfeld im HubSpot-Datensatz aus, das die SMS erhalten soll.

Nachricht

Verfassen Sie Ihre Nachricht mit bis zu 1.600 Zeichen. Sie können den SMS-Inhalt mit HubSpot-Datensatz-Tokens wie {{Contact.FirstName}} personalisieren.

SMS als Datensatzinhaber senden

Wählen Sie diese Option, um die SMS im Namen des eingeschriebenen Datensatzinhabers zu senden.

Wenn der Inhaber keine gültige SMS-fähige Nummer hat oder kein Datensatzinhaber vorhanden ist, verwendet Aircall die Nummer, die Sie unter Aircall-Nummer ausgewählt haben.

Aktion speichern

Sie müssen alle erforderlichen Felder ausfüllen, bevor Sie speichern können. Wenn ein Feld fehlt oder ungültig ist, wird die Aktion nicht gespeichert.

Hinweise und Überlegungen

WICHTIG:
Die im Feld Empfängernummer (An) ausgewählte Telefonnummer muss die Landesvorwahl enthalten. Beispielsweise ist für US-Nummern +1 erforderlich. SMS-Nachrichten schlagen ohne Landesvorwahl fehl.

Wenn Ihre CRM-System Telefonnummern ohne Landesvorwahl speichert (z. B. XXX-XXX-XXXX oder (XXX) XXX-XXXX), aktualisieren Sie diese, um das korrekte internationale Format einzuschließen.

Messaging-Limits

Die folgenden Limits gelten pro Benutzer und pro Aircall-Nummer. Diese Limits können nicht erhöht werden:

  • 200 Nachrichten pro Minute

  • 1000 Nachrichten pro Stunde

  • 5000 Nachrichten pro Tag

  • 10000 Nachrichten pro Monat

Nachrichten, die über den Workflow gesendet werden, zählen sowohl zu den Limits der Aircall-Nummer als auch des in der Aktion ausgewählten Absender-Benutzers.

Wenn eine Nachricht aufgrund eines überschrittenen Limits fehlschlägt, wird das System diese während dieser Beta-Phase nicht erneut zu senden versuchen.

Sie können die Zustellung der Nachricht in den Aktionsprotokollen des Workflows überprüfen.

Nachrichtenprotokollierung und laufende Konversation

Jede über einen HubSpot-Workflow gesendete SMS wird als Interaktion im entsprechenden HubSpot-Datensatz protokolliert.

Die Nachricht erscheint auch in der Aircall-App als Teil der Konversation mit diesem Kontakt, sofern der Kontakt in Aircall existiert.

Wenn der Empfänger antwortet, können Sie die Konversation in der Aircall-App oder im HubSpot-CTI ansehen und fortsetzen. Alle weiteren Nachrichten werden ebenfalls im entsprechenden HubSpot-Datensatz protokolliert.

Verwaltung von Abmeldungen

Aircall bietet keine integrierte Verwaltung von Abmeldungen für SMS. Sie können Abmeldungen in HubSpot über Ihren eigenen Prozess verwalten. Zum Beispiel können Sie:

  • Eine Abmelde-URL oder -Seite erstellen

  • Kunden bitten, mit einem Schlüsselwort wie Stop zu antworten und einen Workflow konfigurieren, der eine Datensatz-Eigenschaft aktualisiert, um den Kunden als abgemeldet zu kennzeichnen

Sobald Ihre Abmelde-Logik implementiert ist, stellen Sie sicher, dass Ihre Workflows diese Regel beim Versenden von SMS-Nachrichten respektieren.