Importieren Ihrer Kontakte in Aircall

Dieser Artikel erklärt, wie Sie Kontakte mit einer CSV-Datei in Aircall importieren, beschreibt die Formatierungsanforderungen und gibt wichtige Einschränkungen und Tipps für einen erfolgreichen Import.

Achtung: Wenn ein Benutzer Kontakte in die Aircall Workspace-App importiert, werden die Kontakte für alle Benutzer im Konto sichtbar.

Was ist eine CSV-Datei?

Eine CSV-Datei ist ein gängiges Format zur Speicherung von Kontaktlisten. Sie ermöglicht es Ihnen, Kontaktdaten aus den meisten CRM-Tools oder Tabellenkalkulationen zu exportieren und direkt in Aircall hochzuladen.

Um Kontakte in Aircall zu importieren, muss Ihre CSV-Datei kleiner als 1 MB sein. Wenn Ihre Datei dieses Limit überschreitet, teilen Sie sie in mehrere kleinere Dateien auf und laden Sie diese separat hoch.

Erforderliche Dateistruktur

Verwenden Sie beim Erstellen Ihrer CSV-Datei die folgenden Überschriften und füllen Sie jede Spalte mit Ihren Kontaktdaten:

• first_name
• last_name
• company_name
• phone1
• phone2
• phone3
• phone4
• email

Achtung: Alle Telefonnummern müssen die Landesvorwahl enthalten und dem E.164-Format entsprechen, ohne Leerzeichen oder Sonderzeichen. Andere Formate können funktionieren, aber E.164 wird dringend empfohlen, um Importprobleme zu vermeiden.

Erstellen einer CSV-Datei in Google Sheets

Schritte:

1. Öffnen Sie ein neues Google Sheet.
2. Fügen Sie die oben aufgeführten erforderlichen Überschriften hinzu.
3. Geben Sie Ihre Kontaktdaten unter jeder Spalte ein.
4. Klicken Sie auf Datei, dann auf Herunterladen und anschließend auf Comma-separated values (.csv).

Ihre Datei ist nun bereit für den Import.

Konvertieren einer Excel-Datei in CSV

Wenn Ihre Kontakte in einer Excel-Datei gespeichert sind, empfiehlt Aircall, die Datei mit Google Sheets zu konvertieren, um das Risiko von Datenverlust zu verringern.

Schritte:

1. Kopieren Sie Ihre Daten aus Excel und fügen Sie sie in ein Google Sheets-Dokument ein.
2. Öffnen Sie die Datei in Google Sheets.
3. Klicken Sie auf Datei, dann auf Herunterladen als.
4. Wählen Sie Comma-separated values (.csv) aus.

Sie können diese CSV-Datei jetzt zum Import Ihrer Kontakte verwenden.

Hinweis: Emojis werden in Kontaktattributen nicht unterstützt. Alle in Ihrer CSV-Datei enthaltenen Emojis werden während des Importvorgangs entfernt.

Importieren der CSV-Datei in Aircall

Schritte:

1. Öffnen Sie die Aircall Workspace-App.
2. Gehen Sie zum Bereich Kontakte.
3. Klicken Sie oben rechts auf Hinzufügen.
4. Wählen Sie Kontakte importieren.
5. Wählen Sie die CSV-Datei aus, die Sie hochladen möchten.
6. Wenn der Bildschirm für die Kontaktfelder erscheint, überprüfen und vervollständigen Sie alle Felder. Ein Kontakt kann mehrere Telefonnummern enthalten.
7. Wählen Sie die Standard-Ländervorwahl aus.
8. Klicken Sie auf Kontakte importieren.

Ihre Kontakte werden nach einigen Minuten in der App angezeigt.

Hinweis: Das mehrfache Hochladen derselben CSV-Datei führt zu doppelten Kontakten. Laden Sie nur neue oder aktualisierte Kontakte hoch, um Duplikate zu vermeiden.

Löschen oder Ändern von Kontakten

Aus Sicherheitsgründen ist es nicht möglich, Kontakte massenhaft über das Aircall-Dashboard oder die Telefon-App zu löschen.

Achtung: Um eine vollständige Kontaktlöschung anzufordern, wenden Sie sich an unser Customer Support-Team. Nach Abschluss können Sie eine neue Kontaktliste hochladen.

Um einen einzelnen Kontakt zu löschen oder zu ändern, verwenden Sie die Aircall Workspace-App.

Kontakte in Integrationen

Wenn Sie eine CRM-Integration verwenden, stellen Sie sicher, dass alle Telefonnummern der Kontakte im E.164-Format gespeichert sind. Dies gewährleistet eine korrekte Synchronisation zwischen Aircall und Ihrem CRM.

Hinweis: Wenn die Kontaktsynchronisierung aktiviert ist, müssen die Kontakte sowohl in Aircall als auch im integrierten Tool im E.164-Format vorliegen.

Abschließende Tipps und Fehlerbehebung

Probleme mit der Zeichencodierung

Wenn Ihre Datei Sonderzeichen wie Akzente enthält, können nach dem Import Formatierungsprobleme auftreten, insbesondere bei Verwendung von Windows Notepad.

Unter Windows

Schritte:

1. Öffnen Sie die CSV-Datei in Notepad.
2. Klicken Sie auf Datei, dann auf Speichern unter.
3. Wählen Sie im Feld Codierung UTF-8 aus.
4. Klicken Sie auf Speichern.
5. Öffnen Sie die neue CSV-Datei in Excel und überprüfen Sie, ob Sonderzeichen korrekt angezeigt werden.

Unter macOS

Verwenden Sie Numbers, um Ihre CSV-Datei zu erstellen oder zu bearbeiten, anstatt Excel zu verwenden.

Fehler beim Importieren von Kontakten mit fehlenden Informationen

Die folgende Tabelle fasst das Symptom, die Ursache und die Lösung im Zusammenhang mit Importfehlern bei Kontakten zusammen, die fehlende oder ungültige Telefonnummern in Aircall aufweisen.

Hinweis: Kontakte ohne gültige Telefonnummer können nicht in Aircall importiert werden. Überprüfen Sie Ihre Datei immer auf fehlende oder falsch formatierte Telefonnummern, bevor Sie den Import starten.

Achtung: Obwohl einige andere Telefonnummernformate funktionieren können, wird die Verwendung des E.164-Formats dringend empfohlen, um sicherzustellen, dass Kontakte korrekt importiert und gespeichert werden.

Nachdem diese Korrekturen vorgenommen wurden, laden Sie die Kontaktdatei erneut in Aircall hoch.

Exportieren von Kontakten aus Aircall

Derzeit ist es nicht möglich, Kontakte aus dem Aircall Workspace oder dem Aircall Dashboard zu exportieren.

Hinweis: Wenn Sie einen Kontakt-Export benötigen, wenden Sie sich zur Unterstützung an unser Customer Support-Team.