Die Zoho CRM V3-Integration verbindet Aircall mit Ihrem Zoho CRM-Account, sodass Ihr Team Anrufe und Nachrichten automatisch protokollieren, Kontakte synchronisieren und bei jedem Anruf wichtige Kundeninformationen sehen kann. Dieser Artikel führt Sie durch die Installation der Integration und ihre Konfiguration vor der Inbetriebnahme.
Hinweis: Sie benötigen sowohl in Aircall als auch in Zoho CRM Administratorrechte, um diese Integration zu installieren und zu konfigurieren.
Integration installieren
Schritte:
- Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Integrationen > Apps
- Suchen Sie im Bereich Alle Integrationen nach Zoho CRM V3 und klicken Sie darauf.
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Klicken Sie auf App installieren.
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Klicken Sie auf Autorisieren, um Ihren Aircall-Account zu verbinden.
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Klicken Sie unter Nummern auswählen auf Nummern hinzufügen, wählen Sie die Aircall-Nummern aus, die Sie mit der Integration verknüpfen möchten, und klicken Sie dann auf Nummern hinzufügen.
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Sie werden zu Zoho CRM weitergeleitet, um die Integration zu autorisieren. Melden Sie sich an, wenn Sie dazu aufgefordert werden, und akzeptieren Sie anschließend die Autorisierungsanfrage.
- Klicken Sie nach Abschluss der Autorisierung auf Fertigstellen. Sie gelangen direkt zu den Einstellungen Ihrer Integration.
Achtung: Mindestens eine Aircall-Nummer muss verbunden sein, damit Anrufe und Nachrichten in Zoho CRM protokolliert werden. Im Aircall Dashboard können Sie jederzeit Nummern hinzufügen oder entfernen.
Integration verwalten
Nach der Installation können Sie die grundlegenden Einstellungen Ihrer Integration jederzeit im Aircall Dashboard unter Integrationen > Apps verwalten. Klicken Sie auf Ihre Zoho CRM V3-Integration und öffnen Sie die Registerkarte Allgemein, um auf die folgenden Optionen zuzugreifen:
- Aktivieren oder deaktivieren Sie die Integration über den Umschalter „Aktiv/Inaktiv“. Wenn sie inaktiv ist, werden Anrufe und Nachrichten nicht in Zoho CRM protokolliert.
- Benennen Sie die Integration um, indem Sie das Feld für den Integrationsnamen aktualisieren. Dies ist hilfreich, wenn Sie mehrere Integrationsinstanzen haben.
- Fügen Sie mit der Integration verbundene Aircall-Nummern hinzu oder entfernen Sie sie. Nur Anrufe und Nachrichten von verbundenen Nummern werden in Zoho CRM protokolliert.
- Löschen Sie die Integration, wenn Sie sie vollständig entfernen müssen.
Hinweis: Anrufe und Nachrichten von Nummern, die nicht mit der Integration verbunden sind, werden nicht in Zoho CRM protokolliert. Wenn Sie Ihrem Account eine neue Aircall-Nummer hinzufügen und diese einbeziehen möchten, müssen Sie sie auch zur Integration hinzufügen.
Einstellungen Ihrer Zoho-Integration vor der Inbetriebnahme konfigurieren
Nach der Installation ist Ihre Integration aktiv. Sie sollten jedoch die folgenden Einstellungen konfigurieren, bevor Ihr Team mit dem Telefonieren beginnt. Am wichtigsten sind zunächst die Datensatzsuche, die Kontakt-/Datensatzerstellung und die Insight Cards, da diese steuern, wo Anrufe protokolliert werden und was Ihre Agenten während eines Anrufs sehen.
Datensatzsuche
Diese Einstellung steuert, nach welchem Zoho CRM-Datensatztyp die Integration bei einem Anruf oder einer Nachricht zuerst sucht. Die Integration sucht anhand der Telefonnummer und protokolliert den Anruf beim ersten übereinstimmenden Datensatz, den sie findet.
Die Standardreihenfolge lautet: Lead, dann Kontakt, dann Account.
Wenn Ihr Team hauptsächlich mit Kontakten statt mit Leads arbeitet, passen Sie die Reihenfolge entsprechend an. Die Insight Card, die Ihre Agenten während eines Anrufs sehen, folgt ebenfalls dieser Reihenfolge.
Zoho CRM-Einstellungen
Dieser Abschnitt steuert das grundlegende Verhalten der Integration: was geschieht, wenn eine Nummer in Zoho nicht gefunden wird, ob Kontakte mit Aircall synchronisiert werden, wie Anrufaufzeichnungen verarbeitet werden und ob Anrufe des AI Voice Agent protokolliert werden.
Kontakt-/Datensatzerstellung
Legt fest, was Aircall in Zoho CRM erstellt, wenn ein Anruf oder eine Nachricht von einer Nummer eingeht, die in Zoho nicht vorhanden ist. Wählen Sie die Option, die der Verwaltung neuer Kontakte in Ihrem Team entspricht:
- Kontakt (Standard)
- Kontakt + Account
- Kontakt + Geschäft
- Lead
- Account
- Nichts
Neue Datensätze werden sowohl für Anrufe als auch für Nachrichten erstellt.
Kontakt-/Datensatzsynchronisierung
Aktivieren Sie Zoho CRM-Kontakte mit Aircall synchronisieren, um Ihre Kontakte, Leads und Accounts aus Zoho CRM in Aircall verfügbar zu machen. Name und Telefonnummer werden synchronisiert. Wenn ein Datensatz in Zoho CRM aktualisiert wird, wird die Änderung automatisch in Aircall übernommen.
Protokollierung von Links zu Anrufaufzeichnungen
Legen Sie fest, ob Links zu Anrufaufzeichnungen in Zoho CRM protokolliert werden und wenn ja, wo:
- Als Notiz im Anrufdatensatz
- Im Feld Sprachaufzeichnung des Anrufdatensatzes
- Nicht protokollieren
Achtung: Wenn „Sprachaufzeichnung“ ausgewählt ist, kann die Aufzeichnung nicht direkt in Zoho CRM wiedergegeben werden – nur der Link wird gespeichert. Kopieren Sie den Link, um die Aufzeichnung über das Aircall Dashboard zu öffnen.
Anrufe des AI Voice Agent
Aktivieren Sie Anrufe für AI Voice Agent protokollieren, um Anrufe, die von Ihrem AI Voice Agent (AIVA) bearbeitet wurden, in Zoho CRM zu protokollieren.
Hinweis: Stellen Sie sicher, dass AIVA zu Ihrem Smartflow hinzugefügt wurde, bevor Sie diese Einstellung aktivieren.
Synchronisierung von Tags
Legt fest, wo in Aircall Workspace hinzugefügte Anruf-Tags in Zoho CRM protokolliert werden. Wählen Sie die Option, die der Verwendung von Tags für Berichte oder Segmentierung in Ihrem Team entspricht:
- In Anrufen als Tags protokollieren (Standard)
- In Kontakt/Lead/Account als Tags protokollieren
- In Anrufen und Kontakt/Lead/Account als Tags protokollieren
- Nicht protokollieren
Tags werden für den Datensatztyp protokolliert, der gemäß Ihrer Suchreihenfolge für Datensätze zuerst gefunden wird.
Hinweis: Für die Tag-Synchronisierung gelten die Tag-Limits Ihres Zoho CRM-Tarifs. Wenn das Tag-Limit für einen Datensatztyp erreicht ist, kann Aircall keine weiteren Tags hinzufügen. Die tarifspezifischen Limits finden Sie in der Dokumentation von Zoho zur Tag-Kennzeichnung.
Protokollierung von KI-Entitäten
In diesem Abschnitt wird festgelegt, ob Anruftranskriptionen und KI-Erkenntnisse in Zoho CRM protokolliert werden und wie die einzelnen Erkenntnistypen gespeichert werden. Wenn Ihr Team Aircall AI verwendet, konfigurieren Sie dies vor dem ersten Anruf, damit Erkenntnisse von Anfang an erfasst werden.
Hinweis: Diese Einstellungen sind nur verfügbar, wenn für Ihren Account ein aktives Aircall AI Assist-Paket vorhanden ist. Die Einstellungen für Playbook und benutzerdefinierte Zusammenfassung erfordern AI Assist Pro. Wenn keines der Pakete aktiv ist, können diese Einstellungen nicht bearbeitet werden.
Aktivieren Sie Protokollierung von KI-Entitäten, um den Abschnitt zu aktivieren, und konfigurieren Sie anschließend die einzelnen Erkenntnistypen:
| Erkenntnistyp | Verfügbare Optionen |
|---|---|
| Anruftranskription | Notizen, Nichts |
| Anrufzusammenfassung | Notizen, Nichts |
| Schlüsselthemen | Notizen, Anruf-Tag, Kontakt-Tag, Nichts |
| Aktionspunkte | Notizen, Offene Aufgabe, Nichts |
| Anrufstimmung | Notizen, Nichts |
| Playbook (AI Assist Pro) | Notizen, Nichts |
| Benutzerdefinierte Zusammenfassung (AI Assist Pro) | Notizen, Nichts |
Wenn Aktionspunkte auf „Offene Aufgabe“ festgelegt sind, wird die Aufgabe für den Kontakt, Lead oder Account erstellt, für den der Anruf protokolliert wurde.
Insight Cards
Insight Cards werden während eines Anrufs in Aircall Workspace angezeigt und liefern Ihren Mitarbeitern wichtige Informationen zum Anrufer aus Zoho CRM, ohne dass sie Aircall verlassen müssen. Wenn Sie diese vor der Inbetriebnahme konfigurieren, verfügen Ihre Mitarbeiter ab dem ersten Anruf über den benötigten Kontext.
Standardmäßig zeigt die Karte den Namen und den Eigentümer des Datensatzes sowie einen direkten Link zum Datensatz in Zoho CRM an. Bei Accounts wird außerdem der Unternehmensname angezeigt.
Auf der Registerkarte Insight Cards können Sie Insight Cards für Kontakt, Lead, Geschäft und Account individuell anpassen. Jeder Kartentyp kann unabhängig aktiviert oder deaktiviert werden und es können bis zu fünf Felder zur Anzeige ausgewählt werden.
Hinweis: Insight Cards werden gemäß Ihrer Suchreihenfolge für Datensätze angezeigt – die angezeigte Karte entspricht dem ersten gefundenen übereinstimmenden Datensatz. Wenn keine benutzerdefinierten Insight Cards aktiviert sind, wird die Standardkarte angezeigt.
Achtung: Klicken Sie nach der Konfiguration von Einstellungen auf „Änderungen speichern“, damit diese übernommen werden.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich mehr als einen Zoho CRM-Account mit Aircall verbinden?
Jede Integrationsinstanz stellt eine Verbindung zu einem Zoho CRM-Account her. Wenn Sie mehrere Accounts verbinden müssen, wenden Sie sich an den Aircall-Support, um Ihre Konfiguration zu besprechen.
Was geschieht, wenn ich während der Installation keine Nummern auswähle?
Die Integration ist aktiv, aber es werden keine Anrufe oder Nachrichten in Zoho CRM protokolliert, bis mindestens eine Nummer verbunden ist. In den Integrationseinstellungen im Aircall Dashboard können Sie jederzeit Nummern hinzufügen.
Muss ich die Integration neu installieren, wenn ich später eine neue Aircall-Nummer hinzufüge?
Nein. Sie können Nummern direkt in den Integrationseinstellungen im Aircall Dashboard hinzufügen oder entfernen, ohne die Integration neu zu installieren.
Was ist der Unterschied zwischen der Erstellung und der Synchronisierung von Kontakten/Datensätzen?
Die Erstellung von Kontakten/Datensätzen legt fest, was Aircall in Zoho CRM erstellt, wenn ein Anruf von einer unbekannten Nummer eingeht. Die Synchronisierung von Kontakten/Datensätzen legt fest, ob Ihre vorhandenen Zoho CRM-Datensätze in Aircall verfügbar gemacht werden, damit Mitarbeiter während eines Anrufs Namen und Details des Anrufers sehen können. Diese Einstellungen sind unabhängig voneinander und können gemeinsam oder einzeln aktiviert werden.
Warum wird mein Anruf für den falschen Datensatztyp protokolliert?
In der Regel liegt dies an der Reihenfolge der Datensatzsuche. Überprüfen Sie die Einstellungen für die Datensatzsuche und stellen Sie sicher, dass die Reihenfolge dem Datensatztyp entspricht, den Ihr Team als primäres Objekt verwendet. Die Integration protokolliert Anrufe beim ersten gefundenen übereinstimmenden Datensatz. Wenn also Lead in der Reihenfolge an erster Stelle steht und die Nummer sowohl bei einem Lead als auch bei einem Kontakt vorhanden ist, wird der Anruf immer beim Lead protokolliert.
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