Mit der Aircall–HubSpot-Integration können Sie wichtige Aktionen nach dem Anruf in HubSpot mithilfe von Workflows automatisieren. Um dies zu ermöglichen, aktualisiert Aircall bei jedem Anruf vier benutzerdefinierte Kontakt-Eigenschaften. Diese Eigenschaften können verwendet werden, um Workflows automatisch einzuschreiben oder erneut einzuschreiben, sodass Sie Prozesse erstellen können, die sofort auf Anrufaktivitäten reagieren.

Aircall-Benutzerdefinierte Eigenschaften in HubSpot

Die Aircall-Integration erstellt vier benutzerdefinierte Kontakteigenschaften, die bei jedem Anruf automatisch aktualisiert werden:

EigenschaftsnameBeschreibung
Zeitstempel des letzten Aircall-AnrufsWird mit der genauen Startzeit jedes Anrufs aktualisiert.
Ergebnis des letzten Aircall-AnrufsZeigt das Ergebnis des Anrufs an (zum Beispiel: Verbunden, Besetzt, Keine Antwort). Wenn das Ergebnis „Keine“ ist, bleibt dieses Feld leer.
Zuletzt verwendete Aircall-TelefonnummerZeigt die Aircall-Nummer an, die zum Tätigen oder Empfangen des Anrufs verwendet wurde, formatiert im E.164-Format.
Zuletzt verwendete Aircall-TagsZeigt die auf den Anruf angewendeten Aircall-Tags an. Wenn keine Tags hinzugefügt wurden, bleibt das Feld leer.

Indem diese Felder aktuell gehalten werden, ermöglicht Aircall HubSpot-Workflows, Aktionen nach jedem Anruf automatisch auszulösen.

Hinweis: Sie könnten durch die maximale Anzahl benutzerdefinierter Eigenschaften von HubSpot eingeschränkt sein. Wenn Aircall eines oder mehrere dieser Felder nicht erstellen kann, erscheint eine Fehlermeldung.
Um dies zu beheben, entfernen Sie nicht verwendete Eigenschaften aus Ihrem HubSpot-Konto und fügen Sie dann die Aircall-Eigenschaften manuell erneut hinzu, indem Sie den untenstehenden Schritten folgen.

Manuelles Erstellen benutzerdefinierter Eigenschaften

Falls einige dieser Felder aufgrund von HubSpot-Eigenschaftsgrenzen nicht automatisch erstellt wurden, können Sie sie manuell hinzufügen.

Schritte:

  1. Gehen Sie in HubSpot zu Einstellungen  > Eigenschaften > Eigenschaft erstellen.
  2. Setzen Sie den Objekttyp auf Kontakt.
  3. Geben Sie das Label für jede Eigenschaft genau wie unten gezeigt ein:
    • Zeitstempel des letzten Aircall-Anrufs
    • Ergebnis des letzten Aircall-Anrufs
    • Zuletzt verwendete Aircall-Telefonnummer
    • Zuletzt verwendete Aircall-Tags
  4. Für bessere Organisation sollten Sie eine neue Gruppe namens Aircall-Eigenschaften erstellen.
  5. (Optional) Fügen Sie eine Beschreibung hinzu und klicken Sie dann auf Weiter.
  6. Legen Sie die Feldtypen wie folgt fest:
EigenschaftFeldtyp
Zeitstempel des letzten Aircall-AnrufsDatumsauswahl
Ergebnis des letzten Aircall-AnrufsOptionsauswahl (Radio)
Zuletzt verwendete Aircall-TelefonnummerEinzeiliger Text
Zuletzt verwendete Aircall-TagsMehrzeiliger Text

  1. Für die Eigenschaften Zeitstempel, Telefonnummer und Tags können Sie nun auf Erstellen klicken. Für die Eigenschaft Ergebnis müssen Sie die folgenden Labels und internen Werte hinzufügen:
LabelInterner Wert
Besetzt9d9162e7-6cf3-4944-bf63-4dff82258764
Verbundenf240bbac-87c9-4f6e-bf70-924b57d47db7
Sprachnachricht hinterlassenb2cf5968-551e-4856-9783-52b3da59a7d0
Keine Antwort73a0d17f-1163-4015-bdd5-ec830791da20
Falsche Nummer17b47fee-58de-441e-a44c-c6300d46f273

Sobald diese Eigenschaften erstellt sind, können Sie mit dem Erstellen von Workflows beginnen, um Ihre Prozesse zu automatisieren.

Einrichten von HubSpot-Workflows

Verwenden Sie diese Eigenschaften als Auslöser, um Aktionen wie das Erstellen von Aufgaben, Follow-up-E-Mails oder Aktualisierungen von Tags zu automatisieren.

Schritte:

  1. Gehen Sie in HubSpot zu Automatisierung > Workflows.
  2. Klicken Sie auf Workflow erstellen, wählen Sie dann Kontaktbasierter Workflow und klicken Sie auf Weiter.
  3. Wählen Sie Einschreibungs-Auslöser festlegen, dann Kontakteigenschaften.
  4. Suchen Sie nach „Aircall“, um die vier Aircall-Benutzerdefinierten Eigenschaften zu finden.
  5. Wählen Sie die Eigenschaft aus, die Sie als Auslöser verwenden möchten.

  1. Aktivieren Sie erneute Einschreibung, wenn der Workflow bei jeder Aktualisierung dieser Eigenschaft ausgelöst werden soll.

  1. Speichern Sie Ihren Auslöser und konfigurieren Sie dann die gewünschten Workflow-Aktionen.
Tipp: Die Aktivierung der erneuten Einschreibung stellt sicher, dass Ihr Workflow jedes Mal ausgeführt wird, wenn ein Anruf Ihre ausgewählten Kriterien erfüllt.

Workflow-Beispiele

EigenschaftBeispielanwendung
Zeitstempel des letzten Aircall-AnrufsJeder Anruf an einem bestimmten Datum (z. B. 17.11.2020) löst eine Aufgabe mit dem Titel „Aircall Call Timestamp Test“ aus, die dem Kontaktinhaber zugewiesen wird.
Ergebnis des letzten Aircall-AnrufsJeder Anruf mit dem Ergebnis Verbunden löst einen Workflow aus, der eine Aufgabe mit dem Titel „Aircall Call Outcome Test“ erstellt.
Zuletzt verwendete Aircall-TelefonnummerAnrufe, die mit einer bestimmten Aircall-Nummer (z. B. +18882406923) getätigt oder empfangen wurden, lösen einen Workflow aus, der eine Aufgabe mit dem Titel „Aircall Phone Number Test“ erstellt.
Zuletzt verwendete Aircall-TagsAnrufe, die mit Support_Test_Call getaggt sind, lösen einen Workflow aus. Dieses Beispiel beinhaltet eine Verzögerung von 1 Stunde und eine zusätzliche Bedingung basierend auf dem Anrufergebnis.

Diese Beispiele zeigen, wie Aircall-Eigenschaften verwendet werden können, um Workflows für Ihre Vertriebs-, Support- oder Operationsteams anzupassen.

Einschränkungen

  • HubSpot hat Einschränkungen, welche Eigenschaften erneute Einschreibungen auslösen können. Details finden Sie in der HubSpot-Dokumentation zur Workflow-Erneuteninschreibung.
  • Nicht alle benutzerdefinierten Eigenschaften zeigen auswählbare Optionen in HubSpot an. Zum Beispiel müssen Sie beim Verwenden von Zuletzt verwendete Aircall-Tags den Tag-Namen manuell eingeben, anstatt ihn aus einer Dropdown-Liste auszuwählen.

Um mehr über das Erstellen von Workflows zu erfahren, besuchen Sie die Wissensdatenbank von HubSpot.