Mit Aircall können Anrufer die individuelle Durchwahl eines Benutzers wählen und so eine direkte Verbindung herstellen, ohne durch Menüs navigieren oder auf einen Agenten warten zu müssen.
Benutzerdurchwahlen verstehen
Wenn in Aircall ein neuer Benutzer erstellt wird, wird ihm automatisch eine dreistellige Durchwahlnummer zugewiesen. Diese Durchwahl kann nach Bedarf angepasst werden.
Konfigurieren einer Nebenstelle
So suchen oder bearbeiten Sie die Nebenstelle eines Benutzers:
- Melden Sie sich beim Aircall Dashboard
- Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf Benutzer
- Suchen und wählen Sie den Benutzer aus, dessen Nebenstelle Sie ändern möchten
- Gehen Sie in den Benutzereinstellungen zur Registerkarte Allgemeine Einstellungen
- Suchen Sie unter Profileinstellungen die Nebenstelle des Benutzers
- Um die Nebenstelle zu bearbeiten, geben Sie eine neue dreistellige Nummer in das Feld Durchwahl ein.
- Klicken Sie auf Änderungen speichern um die Aktualisierung zu bestätigen.
⚠️ Hinweis: Durchwahlen müssen innerhalb Ihres Kontos eindeutig sein
Eine Durchwahl anrufen
Anrufer können während der folgenden Phasen eines Anrufs eine dreistellige Durchwahl wählen:
- Während oder unmittelbar nach einer IVR-Nachricht (Tastatur)
- Während Sie eine Audionachricht abhören
- Während Sie die Wartemusik abhören
Nebenstellen funktionieren über das gesamte Konto . Auch wenn ein Benutzer nicht Teil einer Anrufverteilung ist, kann seine Nebenstelle trotzdem gewählt werden.
Damit Anrufer interne Nebenstellen erreichen können , können Sie im entsprechenden Abschnitt des Anrufverlaufs eine Audionachricht hinzufügen, z. B.: „Wenn Sie die Nebenstelle der Person kennen, mit der Sie sprechen möchten, wählen Sie diese bitte jetzt. Andernfalls bleiben Sie bitte in der Leitung, um die verfügbaren Optionen zu hören.“
Bei Nummern, die noch Legacy Routing verwenden, funktioniert die Nebenstellenwahl anders:
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Klassische Nummern:
- Nebenstellen können während der Begrüßungsnachricht gewählt werden.
- Anrufe erreichen nur Benutzer, die der Anrufverteilung dieser bestimmten Nummer zugewiesen sind.
- Wenn der Benutzer nicht Teil dieser Verteilung ist, funktioniert die Nebenstelle nicht.
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IVR-Nummern:
- Nebenstellen können während der Begrüßungs- oder IVR-Nachricht gewählt werden.
- Anrufe können jeden Benutzer innerhalb des Kontos erreichen, unabhängig von der IVR-Zuweisung.
So finden Sie Ihre Nebenstelle in Aircall Workspace
So finden Sie Ihre eigene Nebenstelle in Aircall Workspace :
- Klicken Sie auf Ihr Benutzersymbol in der unteren linken Ecke
- Wählen Sie Einstellungen
- Unter der Registerkarte „Konto“ finden Sie Ihre Nebenstellennummer in Ihrem Profil
Wichtige Überlegungen
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Was passiert, wenn ein Benutzer nicht verfügbar ist?
- Wenn der Benutzer nicht verfügbar ist, hört der Anrufer eine automatische Nachricht. Diese automatische Nachricht kann derzeit nicht geändert oder angepasst werden.
- Wenn ein Anrufer eine Nebenstelle wählt und der Anruf nicht beantwortet wird, erhalten alle der ursprünglichen Telefonnummer zugewiesenen Benutzer eine Benachrichtigung über den verpassten Anruf
- Nebenstellen & Benutzer für „Anrufdaten und Zugriff“ : Wenn ein Benutzer nur für ausgehende Anrufe zugewiesen ist, funktioniert seine Nebenstelle nicht. Anrufer, die ihre Nebenstelle wählen, erhalten eine Fehlermeldung: "Diese Nebenstelle existiert nicht"
- Keine Nebenstellenwahl während API-Übertragungen : Wenn ein Anruf über öffentliche API übertragen wird, kann der Anrufer während der Klingelphase keine Nebenstelle wählen