Aircall ermöglicht es Anrufern, die individuelle Durchwahl eines Benutzers zu wählen, sodass sie die richtige Person direkt erreichen können, ohne Menüs zu durchlaufen oder in einer Warteschlange zu warten. Durchwahlen gelten für das gesamte Konto und können für jeden Benutzer individuell angepasst werden.

Benutzererweiterungen verstehen

Wenn ein neuer Benutzer in Aircall erstellt wird, erhält er automatisch eine dreistellige Durchwahlnummer. Diese Nummer kann jederzeit über das Admin-Dashboard bearbeitet werden.

WICHTIG:
Durchwahlen müssen innerhalb Ihres Aircall-Kontos eindeutig sein.  
Zwei Benutzer können nicht die gleiche Durchwahl teilen.

Durchwahl eines Benutzers im Aircall-Dashboard konfigurieren

Sie können die Durchwahl eines Benutzers im Dashboard anzeigen oder bearbeiten.

Schritte:

  1. Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Benutzer und Teams > Alle Benutzer
  2. Suchen und wählen Sie den Benutzer aus, dessen Durchwahl Sie anzeigen oder ändern möchten.
  3. Gehen Sie in den Benutzereinstellungen zum Tab Allgemein.
  4. Suchen Sie unter Profileinstellungen das Feld Durchwahl.
  5. Um die Durchwahl zu ändern, geben Sie eine neue dreistellige Nummer ein.
  6. Klicken Sie auf Änderungen speichern, um zu bestätigen.

Image showing how to edit user's extension

Mit einer Durchwahl anrufen

Anrufer können eine dreistellige Durchwahl während der folgenden Phasen eines Anrufs wählen:

  • Während oder unmittelbar nach einer IVR (Tastatur) Nachricht
  • Während des Hörens einer Audio-Nachricht
  • Während des Hörens der Wartemusik

Durchwahlen funktionieren im gesamten Konto. Auch wenn ein Benutzer nicht Teil der Anrufverteilung einer Nummer ist, kann seine Durchwahl dennoch gewählt werden und der Anruf wird zu ihm weitergeleitet.

Um Anrufern die Nutzung von Durchwahlen zu erleichtern, können Sie eine Audio-Nachricht zu Ihrem Anrufablauf hinzufügen, zum Beispiel:

"Wenn Sie die Durchwahl der Person kennen, mit der Sie sprechen möchten, wählen Sie diese bitte jetzt. Andernfalls bleiben Sie bitte am Apparat, um die verfügbaren Optionen zu hören."

Durchwahl mit Legacy Routing

Für Nummern, die noch Legacy Routing verwenden, verhält sich das Wählen der Durchwahl anders.

Klassische Nummern

  • Durchwahlen können während der Willkommensnachricht gewählt werden.
  • Anrufe erreichen nur Benutzer, die dieser speziellen Nummernverteilung zugewiesen sind.
  • Ist der Benutzer nicht Teil dieser Verteilung, funktioniert seine Durchwahl nicht bei dieser Nummer.

IVR-Nummern

  • Durchwahlen können während der Willkommensnachricht oder IVR-Nachricht gewählt werden.
  • Anrufe können jeden Benutzer im Konto erreichen, unabhängig von der IVR-Zuweisung.

Eigene Durchwahl in Aircall Workspace finden

Benutzer können ihre eigene Durchwahl einfach im Aircall Workspace finden.

Schritte:

  1. Klicken Sie unten links auf Einstellungen.
  2. Unter dem Tab Konto finden Sie Ihre Durchwahlnummer in Ihrem Profil.

Image showing extension in Aircall Workspace

Wichtige Hinweise

Was passiert, wenn ein Benutzer nicht verfügbar ist?

  • Wenn ein Benutzer nicht verfügbar ist, hört der Anrufer eine automatische Nachricht.
    Diese automatische Nachricht kann derzeit nicht geändert oder angepasst werden.
  • Wenn ein Anrufer eine Durchwahl wählt und der Anruf nicht beantwortet wird, erhalten alle Benutzer, die der ursprünglichen Telefonnummer zugewiesen sind, eine Benachrichtigung über einen verpassten Anruf.

Durchwahlen und "Anrufdaten und Zugriff"-Benutzer

Wenn ein Benutzer nur für ausgehende Anrufe konfiguriert ist (zum Beispiel ein "Anrufdaten und Zugriff"-Benutzer), funktioniert seine Durchwahl nicht:

  • Anrufer, die seine Durchwahl wählen, hören die Fehlermeldung: "Diese Durchwahl existiert nicht."

Keine Durchwahleingabe während API-Transfers

Wenn ein Anruf über die öffentliche API weitergeleitet wird, kann der Anrufer während der Klingelphase dieser Weiterleitung keine Durchwahl wählen.