Erstellen eines AI Voice Agent zur Qualifizierung ausgehender Leads mit HubSpot AI-Aktionen

Richten Sie einen AI Voice Agent für ausgehende Anrufe ein, der in HubSpot erstellte Leads qualifiziert und sie mithilfe von HubSpot-KI-Aktionen automatisch aktualisiert. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie den Agenten erstellen, mit HubSpot verbinden und den Arbeitsablauf einrichten, der den ausgehenden Anruf auslöst.

Hinweis: In diesem Artikel verwenden wir ein Beispiel des SaaS-Unternehmens ACME, das auf seiner Website ein von HubSpot bereitgestelltes Formular für eingehende Leads verwendet. Anstatt jeden neuen Lead manuell anzurufen und zu qualifizieren, möchte ACME dies automatisch durch einen AI Voice Agent erledigen lassen. Strategisch wichtigere Kunden werden in Echtzeit an Vertriebsmitarbeiter weitergeleitet, während kleinere Kunden vom Agenten qualifiziert und für die Nachverfolgung durch das Vertriebsteam protokolliert werden. Der Agent ruft außerdem den HubSpot-Kontaktdatensatz des Leads ab und aktualisiert das Feld für die Lifecycle-Phase, um anzugeben, dass die Qualifizierung abgeschlossen wurde.

Mit dieser Konfiguration können Sie Leads direkt nach ihrem Eingang qualifizieren. So erreichen vielversprechende Leads Ihre Vertriebsmitarbeiter schneller, solange ihr Interesse noch aktuell ist. Dadurch verkürzt sich Ihr Vertriebszyklus, die Konversionsrate von Leads zu Demos steigt und Ihre Pipeline bleibt übersichtlicher, da nicht qualifizierte Leads herausgefiltert werden, bevor sie Ihre Vertriebsmitarbeiter erreichen. Ihr Team kann sich somit auf den Verkauf konzentrieren, anstatt jeden eingehenden Lead manuell zu kontaktieren und zu qualifizieren.

Funktionsweise

Diese Einrichtung lässt sich an nahezu jedes Szenario anpassen. So sieht ein typischer Anrufablauf für das ACME-Beispiel aus:

1. Ein neuer Lead sendet ein von HubSpot bereitgestelltes Formular auf der Website ab, wodurch ein Kontaktdatensatz erstellt wird.
2. Das Absenden des Formulars löst einen HubSpot-Arbeitsablauf aus, der den Kontaktdatensatz registriert und einen ausgehenden Anruf über den AI Voice Agent startet.
3. Der Agent stellt eine Verbindung zum Lead her, löst zum Abrufen des Kontaktdatensatzes die Aktion Kontakt abrufen aus und beginnt mit der Qualifizierung. Dabei verwendet er während des gesamten Gesprächs Kontaktfelder als {{variable}}-Kontext, einschließlich der Anzahl der vom Lead benötigten Lizenzen.
4. Wenn der Lead mindestens 15 Nutzer hat, löst der Agent die Aktion Kontakt aktualisieren aus, um die Eigenschaft für die Lifecycle-Phase zu aktualisieren, und leitet den Anruf anschließend sofort an einen Vertriebsmitarbeiter weiter.
5. Wenn der Lead höchstens 14 Nutzer hat, löst der Agent die Aktion Kontakt aktualisieren aus, um die Eigenschaft für die Lifecycle-Phase zu aktualisieren. Anschließend informiert er den Anrufer darüber, dass sich das Vertriebsteam in Kürze melden wird, und beendet den Anruf höflich.

Voraussetzungen

Für diese Anleitung wird Folgendes vorausgesetzt:

• Sie haben ein aktives HubSpot-Konto mit einem bereits eingerichteten Webformular zur Lead-Erfassung.
• Beim Absenden des Formulars wird in HubSpot ein Kontaktdatensatz erstellt und die Standardfelder firstname, lastname, phone und email des Kontaktobjekts werden ausgefüllt.
• Die Eigenschaft für die Lifecycle-Phase ist im Kontaktobjekt vorhanden und kann über die KI-Aktion „Kontakt aktualisieren“ aktualisiert werden.
• Im Aircall Dashboard ist eine aktive HubSpot-Integration eingerichtet.
• Das Feld contact_phone muss im E.164-Format vorliegen (zum Beispiel +14155551234).

Schritt 1: Aircall-API-Schlüssel und Basic-Auth-Token erstellen

Erstellen Sie vor dem Einrichten Ihres AI Voice Agent einen API-Schlüssel in Aircall. Der HubSpot-Arbeitsablauf verwendet ihn zur Authentifizierung seiner Anfrage, wenn der ausgehende Anruf ausgelöst wird. Da HubSpot die Anmeldedaten als Basic-Auth-Token und nicht als unformatiertes Paar aus API-ID und Token erwartet, müssen Sie diese zunächst kombinieren und codieren.

Schritte

1. Öffnen Sie im linken Navigationsmenü des Aircall Dashboards Integrationen > API-Schlüssel.
2. Klicken Sie auf API-Schlüssel generieren und geben Sie dem neuen Schlüssel einen Namen.
3. Kopieren Sie Ihre API-ID und Ihr API-Token und kombinieren Sie beide zu einer einzigen Zeichenfolge: API_ID:API_Token (keine Leerzeichen, Doppelpunkt als Trennzeichen).

4. Codieren Sie das Ergebnis mit einer der folgenden Methoden in Base64:

   Browser-Tool: Fügen Sie die kombinierte Zeichenfolge in ein Tool zur Base64-Codierung ein.

   Terminal (macOS/Linux):

   Kopieren

   echo -n "YOUR_API_ID:YOUR_API_TOKEN" | base64

   Windows PowerShell:

   Kopieren

   [Convert]::ToBase64String([Text.Encoding]::ASCII.GetBytes("YOUR_API_ID:YOUR_API_TOKEN"))

5. Das Ergebnis ist eine Zeichenfolge wie YWJjMTIzOnRlc38ge8tlbg==. Kopieren Sie sie und bewahren Sie sie sicher auf. Sie benötigen sie in Schritt 5.

Schritt 2: KI-Aktionen aktivieren

Aktivieren Sie KI-Aktionen für die jeweilige HubSpot-Integration, mit der Sie Ihren AI Voice Agent verbinden möchten. Für das ACME-Beispiel bedeutet dies, Kontakt abrufen und Kontakt aktualisieren zu aktivieren.

Schritte

1. Kehren Sie im Aircall Dashboard zur API-Startseite zurück.
2. Suchen Sie Ihre vorhandene HubSpot-Integration und wählen Sie sie aus.
3. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf die Registerkarte KI-Aktionen.
4. Aktivieren Sie unter AI Voice Agent die Optionen Kontakt aktualisieren und Kontakt abrufen.

Schritt 3: AI Voice Agent erstellen und konfigurieren

Erstellen Sie Ihren Agenten.

Schritte

1. Öffnen Sie im linken Navigationsmenü KI-Agenten > AI Voice Agents.
2. Klicken Sie auf AI Voice Agent erstellen und wählen Sie Ausgehende Anrufe aus.

Nach seiner Erstellung muss der Agent konfiguriert werden. Die folgenden Abschnitte entsprechen der Reihenfolge im linken Navigationsmenü des Editors für KI-Agenten und erläutern, welche Rolle die einzelnen Bereiche im ACME-Anwendungsfall spielen.

Weitere Hilfe zu diesen Konfigurationsschritten finden Sie unter „AI Voice Agent konfigurieren“.

Rufnummern-Zuweisung, Agentenprofil und Unternehmensinformationen

• Rufnummern-Zuweisung: die Telefonnummer, über die der Agent den Anruf tätigt, wenn er ausgelöst wird.
• Agentenprofil: legt die grundlegende Identität des Agenten fest.
• Unternehmensinformationen: legt fest, wie der Agent Ihr Unternehmen bezeichnet.

Wissensdatenbank

In der Wissensdatenbank stellen Sie die Informationen bereit, die der Agent zur Beantwortung von Fragen der Anrufenden verwendet.

Tipp: Fügen Sie für diesen Anwendungsfall eine kompakte Wissensquelle hinzu, falls potenzielle Kund:innen Fragen zu Ihrem Unternehmen haben. Versuchen Sie nicht, alles abzudecken, um eine optimale Leistung zu erzielen. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die häufigsten Fragen zu den Themen, die in dieser Phase des Verkaufszyklus besonders relevant sind. Zu viele Informationen in der Wissensdatenbank können Antworten verlangsamen und deren Genauigkeit verringern.

Anrufskript: Begrüßungs- und Abschiedsnachrichten

Die Begrüßungs- und Abschiedsnachrichten legen fest, was Anrufende zu Beginn und am Ende eines Anrufs hören.

Der Agent kann seine Begrüßung mithilfe dynamischer Variablen personalisieren, die aus Ihrem HubSpot-Kontaktdatensatz übernommen werden. Alle über Ihr Formular erfassten Angaben werden einer entsprechenden Eigenschaft im Kontaktdatensatz zugeordnet. Dabei kann es sich um ein Standardfeld wie Vorname oder eine von Ihnen erstellte benutzerdefinierte Eigenschaft handeln. Jede dieser Eigenschaften kann an die Kontext-Payload übergeben und im Skript des Agenten als {{variable}} referenziert werden. Wenn Sie beispielsweise den Vornamen der Eigenschaft firstname zuordnen, können Sie {{firstname}} in der Begrüßung verwenden: „Hallo {{firstname}}, ich habe gesehen, dass du unser Formular ausgefüllt hast ...“.

Für den ACME-Anwendungsfall ist folgende Begrüßung konfiguriert:

Hallo {{firstname}}, hier ist Charlie, der KI-Assistent von ACME. Ich habe gesehen, dass du dich für ACME für {{company}} interessierst. Hast du ein paar Minuten Zeit, damit ich dir einige kurze Fragen stellen kann?

Hinweis: Damit der Agent die Variable während des Anrufs tatsächlich erkennt, muss sie ausdrücklich in der Kontext-Payload der benutzerdefinierten Code-Aktion übergeben werden. Dies wird später in diesem Artikel erläutert. Sie ist nicht automatisch verfügbar, nur weil sie im Kontaktdatensatz vorhanden ist.

Gesprächsrichtlinien

Mit Gesprächsrichtlinien können Sie festlegen, wie der Agent ein Gespräch führt. Sie können den Ton anpassen, Antworten auf bestimmte Formulierungen definieren und den Umgang mit Sonderfällen steuern. Hier legen Sie außerdem die Wenn-dann-Logik fest, die autonome Entscheidungen ermöglicht und Ihrem Agenten die Fähigkeit gibt, innerhalb der von Ihnen festgelegten Grenzen Schlussfolgerungen zu ziehen.

Für den ACME-Anwendungsfall wird in den Gesprächsrichtlinien eine Wenn-dann-Logik eingerichtet, die den Agenten danach steuert, ob potenzielle Kund:innen den Schwellenwert von 15 Nutzern erreichen. Ist dies der Fall, leitet der Agent den Anruf an eine Vertriebsmitarbeiterin oder einen Vertriebsmitarbeiter weiter. Andernfalls schließt der Agent die Qualifizierung selbst ab und informiert die potenziellen Kund:innen, dass sich in Kürze jemand aus dem Vertrieb bei ihnen melden wird.

## SCHWELLENWERT FÜR DIE WEITERLEITUNG NACH DER QUALIFIZIERUNG
- Anrufende immer weiterleiten, wenn sie die Aufnahmefrage „Wie viele Personen in deinem Team würden dies nutzen?“ mit 15 oder mehr beantworten

- Andernfalls mit den Aufnahmefragen fortfahren, bis die Qualifizierung abgeschlossen ist, die Kundin oder den Kunden darüber informieren, dass sich in Kürze jemand aus dem Vertrieb bei ihr oder ihm melden wird, und den Anruf beenden.

- Den Schwellenwert unter keinen Umständen gegenüber der anrufenden Person erläutern

Tipp: Sie können diese Gesprächsrichtlinien um weitere unternehmensspezifische Formulierungen, Anpassungen des Tons oder allgemeine Verhaltensanweisungen für Ihren Anwendungsfall ergänzen.

Arbeitsablauf für ausgehende Anrufe

• Webhook-URL: die eindeutige Agenten-ID Ihres AI Voice Agent. Kopieren Sie sie und speichern Sie sie zusammen mit dem in Schritt 1 erstellten Basic-Auth-Code. Sie wird im HubSpot-Arbeitsablauf verwendet.
• Wenn Voicemail erkannt wird: Legen Sie fest, wie Ihr Agent reagiert, wenn er einen ausgehenden Anruf startet und die Voicemail erreicht. Wählen Sie für diesen Anwendungsfall Auflegen.

Anrufweiterleitungsregeln

Anrufweiterleitungsregeln legen fest, ob, wann und an wen ein Anruf weitergeleitet wird.

Für den ACME-Anwendungsfall sollte der Anruf nur an das Vertriebsteam weitergeleitet werden, wenn die potenziellen Kund:innen ein bestimmtes Kriterium erfüllen: 15 oder mehr Nutzer. Diese Wenn-dann-Logik wurde bereits in den Gesprächsrichtlinien behandelt, wird hier jedoch bekräftigt und genauer definiert:

• Weiterleitungsrolle = Team
• Kontaktdaten = Vertrieb
• Auslösebedingung = Die Antwort auf „Wie viele Personen in deinem Team würden dies ungefähr nutzen?“ ist größer oder gleich 15
• Weiterleitungsnachricht = „Ich verbinde dich mit unserem Vertriebsteam. Einen Moment.“

Zufluss

Unter Aufnahmefragen konfigurieren Sie die Qualifizierungsfragen, die der Agent potenziellen Kund:innen stellt. Dazu gehört auch die Schwellenwertfrage, anhand derer bestimmt wird, ob der Anruf weitergeleitet wird.

Tipp: Stellen Sie höchstens fünf Aufnahmefragen. Zu viele Fragen können das Gespräch verlängern und die anrufende Person frustrieren. Beschränken Sie sich daher auf die Informationen, die Ihr Team in dieser Phase des Verkaufszyklus tatsächlich benötigt. Fragen Sie außerdem keine Informationen erneut ab, die bereits im Formular erfasst wurden.

Wenn ein Anruf weitergeleitet wird, werden die Aufnahmefragen als Kontext an die empfangende Vertriebsmitarbeiterin oder den empfangenden Vertriebsmitarbeiter übermittelt. Nach dem Ende des Anrufs werden sie außerdem in strukturierter Form im Anrufprotokoll in HubSpot und Aircall Workspace gespeichert.

Für den ACME-Anwendungsfall lauten die Aufnahmefragen:

• Was ist das Hauptproblem, das du mit einem solchen Tool lösen möchtest?
• Hast du einen ungefähren Zeitrahmen für die Entscheidung im Sinn?
• Triffst du die endgültige Entscheidung darüber oder sind noch weitere Personen beteiligt?
• Wie viele Personen in deinem Team würden dies ungefähr nutzen?

KI-Aktionen

Fügen Sie Ihrem AI Voice Agent die KI-Aktionen hinzu.

Schritte

1. Navigieren Sie im linken Navigationsmenü des KI-Agenten zu KI-Aktionen.
2. Klicken Sie auf Aktion hinzufügen.
3. Öffnen Sie im Seitenbereich die Dropdown-Liste und wählen Sie HubSpot > Kontakt abrufen aus. Klicken Sie auf Aktion speichern. Wiederholen Sie dies für HubSpot > Kontakt aktualisieren.

Gesprächsrichtlinien für KI-Aktionen

Hier legen Sie fest, wann der Agent die einzelnen Aktionen verwenden und was er anschließend sagen oder tun soll.

Im Anwendungsfall von ACME ruft Kontakt abrufen den durch die Formularübermittlung erstellten Kontakt ab und Kontakt aktualisieren aktualisiert die Eigenschaft der Lifecycle-Phase. Da dieser Anruf der Lead-Qualifizierung dient, aktualisiert ACME die Lifecycle-Phase auf Vom Vertrieb qualifizierter Lead (interner Wert: salesqualifiedlead). Welchen Wert Sie hierfür verwenden, hängt davon ab, ob Sie standardmäßige oder benutzerdefinierte Lifecycle-Phasen verwenden und welchen Punkt im Vertriebszyklus dieser Anruf darstellt. Ersetzen Sie salesqualifiedlead unbedingt durch den für Ihren eigenen Anwendungsfall relevanten Wert.

##Kontakt abrufen
- Sobald die anrufende Person bestätigt, dass ihr Fragen gestellt werden dürfen, verwenden Sie „Kontakt abrufen“ mit der {{phone}}-Nummer der anrufenden Person aus dem Kontext

- Fragen Sie: „Nur zur Bestätigung: Ist {{phone}} die Telefonnummer, die wir für Sie gespeichert haben?“ und lassen Sie dies mit Ja oder Nein bestätigen. Lesen Sie sie im E164-Format vor

- Wenn JA – Identität bestätigt. Speichern Sie die contactId zur Verwendung in späteren Aktionen und fahren Sie mit den Aufnahmefragen fort.

- Wenn NEIN – fragen Sie die anrufende Person nach ihrer E-Mail-Adresse und versuchen Sie erneut, „Kontakt abrufen“ zu verwenden. Wenn ein Datensatz gefunden wird, ist die Identität bestätigt. Speichern Sie die contactId zur Verwendung in späteren Aktionen und fahren Sie mit den Aufnahmefragen fort.

- Wenn der Kontaktdatensatz weiterhin nicht abgerufen werden kann, entschuldigen Sie sich und sagen Sie zur anrufenden Person: „Ich kann Ihren Kontaktdatensatz in unserem System nicht abrufen. Jemand aus unserem Vertriebsteam wird sich so bald wie möglich über die Angaben bei Ihnen melden, die Sie in Ihrem Formular gemacht haben.“ Beenden Sie anschließend den Anruf.

##Kontakt aktualisieren
- Sobald die anrufende Person die Qualifizierungsfrage (Anzahl an Nutzer:innen) beantwortet hat, verwenden Sie „Kontakt aktualisieren“ mit der zuvor gespeicherten contactId, um lifecyclestage auf „salesqualifiedlead“ zu aktualisieren.

- „Kontakt aktualisieren“ sollte immer ausgelöst werden, bevor der Anruf in eine Weiterleitung oder Verabschiedung verzweigt, damit die Lifecycle-Phase unabhängig vom Ergebnis aktualisiert wird.

Schritt 4: Testen Sie Ihren Agenten zur Lead-Qualifizierung

Nachdem alles konfiguriert wurde und bevor Sie mit der Einrichtung von HubSpot fortfahren, testen Sie Ihren Agenten gründlich über den Bereich Testanruf auf der rechten Seite des Agenten-Editors. Dadurch wird ein echtes Anruferlebnis simuliert, ohne Anrufaktivitäten für Ihr Team oder Aktivitäten in HubSpot auszulösen.

Gehen Sie drei Szenarien durch, um zu bestätigen, dass sich der Agent wie erwartet verhält:

• Idealer Ablauf: Rufen Sie als Lead mit mindestens 15 Nutzern an und bestätigen Sie, dass der Agent Sie an einen Vertriebsmitarbeiter weiterleitet. Die Weiterleitung findet nicht tatsächlich statt, da es sich um einen simulierten Anruf handelt. Rufen Sie anschließend als Lead mit weniger als 15 Nutzern an und bestätigen Sie, dass der Agent die Qualifizierung selbst abschließt und Sie darüber informiert, dass sich ein Vertriebsmitarbeiter melden wird.
• Unklarer Ablauf: Geben Sie auf die Frage nach Ihrer Anzahl an Nutzer:innen eine vage oder unsichere Antwort, zum Beispiel „Noch nicht sicher“, und prüfen Sie, wie der Agent mit der Unklarheit umgeht, ob er eine klärende Frage stellt oder eine Annahme trifft.
• Problematischer Ablauf: Konfrontieren Sie den Agenten mit schwierigen Bedingungen, indem Sie ihn beispielsweise mitten in einer Antwort unterbrechen, widersprüchliche Angaben zur Anzahl an Nutzer:innen machen oder ihn bitten, etwas außerhalb seines Aufgabenbereichs zu tun, zum Beispiel: „Buchen Sie mir trotzdem einfach eine Demo.“ Bestätigen Sie, dass er angemessen damit umgeht, anstatt falsche Informationen zu geben.

Wenn Sie unerwartete Ergebnisse feststellen, identifizieren Sie das Problem, nehmen Sie die erforderlichen Anpassungen vor und wiederholen Sie den Vorgang, bis Sie sicher sind, dass der Agent zur Qualifizierung von Leads bereit ist.

Schritt 5: Erstellen Sie Ihren HubSpot-Arbeitsablauf und Ihre benutzerdefinierte Codeaktion

Konfigurieren Sie als Nächstes in HubSpot einen Arbeitsablauf, der den ausgehenden Anruf des AI Voice Agent auslöst.

Schritte

1. Navigieren Sie in HubSpot zu Automatisierung > Arbeitsabläufe.
2. Klicken Sie auf Arbeitsablauf erstellen > Von Grund auf neu.

Aufnahmeauslöser

Verwenden Sie für den Aufnahmeauslöser zwei Optionen: die manuelle Aufnahme, ein praktisches Testwerkzeug, mit dem Sie den Arbeitsablauf ausführen können, ohne jedes Mal das tatsächliche Lead-Formular einzureichen, und die reale Bedingung, die Interessenten erfüllen werden, nämlich das Einreichen des jeweiligen Lead-Formulars.

Schritte

1. Wählen Sie beim Aufnahmeauslöser Manuell auslösen > Kontakt > Speichern und fortfahren.
2. Klicken Sie erneut auf den Aufnahmeauslöser und wählen Sie unter ODER die Option Wenn ein Ereignis eintritt.
3. Suchen Sie unter Kriterien hinzufügen nach Formularübermittlung und wählen Sie diese Option aus.
4. Formularübermittlung wurde jederzeit beliebig oft abgeschlossen wird standardmäßig hinzugefügt.
5. Klicken Sie auf + Kriterien hinzufügen und wählen Sie Formularname.
6. Legen Sie Formularname = ist eines von = [Ihr Formular zur Lead-Erfassung] fest.
7. Klicken Sie auf Speichern.

Erneute Aufnahme

Hinweis: Lassen Sie die erneute Aufnahme für diesen Arbeitsablauf deaktiviert, da jeder Lead pro Formularübermittlung nur einmal qualifiziert werden sollte. Wenn Sie sie aktivieren, könnten doppelte ausgehende Anrufe ausgelöst werden, falls jemand das Formular mehr als einmal einreicht. Wenn Sie Anrufe ohne Antwort bearbeiten möchten, protokolliert Aircall das Anrufergebnis in HubSpot. Erwägen Sie daher einen separaten Folgearbeitsablauf, der diese Information verwendet, um den Anruf nach einer Verzögerung erneut auszulösen, anstatt sich hier auf die erneute Aufnahme zu verlassen.

Benutzerdefinierte Codeaktion

Schritte

1. Klicken Sie unter Ihrem Aufnahmetrigger auf +, um eine Aktion hinzuzufügen.
2. Suchen Sie nach Benutzerdefinierter Code und wählen Sie diese Option aus.
3. Wählen Sie Node.js 18.x als Sprache aus.
4. Klicken Sie unter Geheimnisse auf Geheimnis auswählen > Neues Geheimnis hinzufügen.
5. Name des Geheimnisses: AIRCALL_BASIC_AUTH (stellen Sie sicher, dass er keine Leerzeichen enthält).
6. Wert des Geheimnisses: Fügen Sie die Base64-Zeichenfolge aus Schritt 1 ein.
7. Speichern Sie das Geheimnis und kehren Sie zur Aktion zurück.
8. Wählen Sie in der Aktion im Dropdown-Menü AIRCALL_BASIC_AUTH aus. Es wird als Chip angezeigt.

In den Code einzuschließende Eigenschaft

Klicken Sie für jedes Feld, das der AI Voice Agent zur Qualifizierung und Personalisierung des Anrufs benötigt, auf Eigenschaft hinzufügen. Wählen Sie jeweils die HubSpot-Eigenschaft aus, aus der die Daten abgerufen werden sollen, und weisen Sie ihr einen Variablennamen zu. Diesen Namen verwenden Sie, um im Code auf den Wert zu verweisen (zum Beispiel event.inputFields['firstname']).

Jede {{variable}}, die Sie bereits in der Begrüßung und den Gesprächsrichtlinien des Agenten verwendet haben, muss hier mit einem übereinstimmenden Variablennamen enthalten sein. Andernfalls kann der Agent während des Anrufs nicht darauf zugreifen.

Halten Sie diese Liste für den ACME-Anwendungsfall zur Lead-Qualifizierung und die meisten gängigen Qualifizierungsfälle kurz. Der Agent benötigt nur genügend Kontext, um die Begrüßung zu personalisieren und die Identität des Anrufers zu bestätigen:

Hinweis: Die Datensatz-ID (hs_object_id) ist die interne numerische ID von HubSpot für den Kontaktdatensatz. Sie wird als idempotency_key verwendet, um doppelte Anrufe zu verhindern, und als Kontextvariable hubspot_contact_id, damit die Aktionen „Kontakt abrufen“ und „Kontakt aktualisieren“ des Agenten während des gesamten Anrufs auf den richtigen Datensatz verweisen.

Code einfügen

Markieren Sie im Code-Editor alles und ersetzen Sie es durch die nachstehende Vorlage. Aktualisieren Sie nach dem Einfügen die folgenden Platzhalter:

const axios = require('axios');

exports.main = async (event, callback) => {
  // Pull contact fields from HubSpot
  const firstname     = event.inputFields['firstname'];
  const lastname      = event.inputFields['lastname'];
  const phone         = event.inputFields['phone'];
  const company       = event.inputFields['company'];
  const email         = event.inputFields['email'];
  const hs_contact_id = event.inputFields['hs_object_id'];

  // Auth and endpoint
  const basicAuth = process.env.AIRCALL_BASIC_AUTH;
  const agentUrl = 'https://api.aircall.io/v1/outbound-calls/agents/YOUR_AGENT_ID';

  try {
    const response = await axios.post(
      agentUrl,
      {
        contact_phone: phone,
        idempotency_key: `acme-qualification-${hs_contact_id}`, // unique per workflow + contact
        context: {
          firstname: firstname,
          lastname: lastname,
          company: company,
          email: email,
          hubspot_contact_id: String(hs_contact_id)
        },
        expiration_seconds: 600 // call attempt expires after 10 minutes if it can't connect
      },
      {
        headers: {
          Authorization: `Basic ${basicAuth}`,
          'Content-Type': 'application/json'
        }
      }
    );
    callback({ outputFields: { aircall_status: String(response.status), aircall_message: 'Call triggered successfully' } });
  } catch (error) {
    const status = error.response?.status || 500;
    const body = JSON.stringify(error.response?.data) || 'No response body';
    callback({ outputFields: { aircall_status: String(status), aircall_message: `Error: ${error.message} | ${body}` } });
  }
};

Achtung: Die Zeilen event.inputFields und context payload im Code müssen den Variablenfeldern entsprechen, die Sie unter „In den Code einzuschließende Eigenschaft“ konfiguriert haben. Diese wiederum sollten mit den Variablen übereinstimmen, die in der Begrüßung und den Gesprächsrichtlinien Ihres AI Voice Agent verwendet werden.

Datenausgaben

Fügen Sie unter Datenausgaben zwei Ausgaben hinzu. Diese haben keinen Einfluss darauf, ob der Anruf ausgelöst wird. Sie werden zur Fehlerbehebung im Verlauf des HubSpot-Arbeitsablaufs angezeigt.

• Ausgabename = aircall_status. Typ = Zeichenfolge.
• Ausgabename = aircall_message. Typ = Zeichenfolge.

Ihr abgeschlossener Arbeitsablauf sollte wie folgt aussehen: 

Schritt 6: Aktion mit benutzerdefiniertem Code und Arbeitsablauf testen

Bevor Sie diesen Arbeitsablauf für echte Leads aktivieren, testen Sie ihn vollständig. Dadurch werden drei Dinge bestätigt: HubSpot kann sich erfolgreich bei Aircall authentifizieren, der ausgehende Anruf wird tatsächlich ausgelöst und der Agent erhält den richtigen Kontext, um das Gespräch wie vorgesehen zu führen. Wenn Sie den Test jetzt mit einem Testkontakt durchführen, können Sie Authentifizierungsprobleme, Formatierungsfehler oder nicht übereinstimmende Variablen erkennen, bevor sie sich auf einen echten Interessenten auswirken.

Schritte

1. Klicken Sie in der Aktion für benutzerdefinierten Code auf Testen.
2. Wählen Sie einen Kontaktdatensatz mit einer Telefonnummer aus. Verwenden Sie für diesen ersten Test sich selbst oder einen internen Testkontakt, nicht einen echten Interessenten.
3. Prüfen Sie nach der Ausführung den Abschnitt Datenausgaben.
4. aircall_status = 200 bedeutet, dass der Vorgang erfolgreich war. Der Agent ruft die Telefonnummer Ihres Testkontakts an und führt das Skript aus.
5. Wenn der Status nicht 200 lautet, finden Sie hier häufige Fehler und deren Behebung vor dem nächsten Test:

Arbeitsablauf aktivieren

Klicken Sie nach Abschluss des Tests auf Überprüfen und aktivieren. Wenn Sie gefragt werden: „Möchten Sie Kontakte aufnehmen, die derzeit die Aufnahmekriterien erfüllen?“, wählen Sie Nein, nur Kontakte aufnehmen, die die Aufnahmekriterien erfüllen, nachdem der Arbeitsablauf aktiviert wurde.

Ihr Arbeitsablauf und Ihr AI Voice Agent sind jetzt aktiv.

Best Practices

• Halten Sie die Wissensdatenbank übersichtlich und konzentrieren Sie sich auf die Fragen, die in dieser Phase des Vertriebszyklus am wichtigsten sind, statt alles abdecken zu wollen.
• Beschränken Sie die Aufnahmefragen auf höchstens fünf und fragen Sie keine Informationen erneut ab, die bereits im Lead-Formular erfasst wurden.
• Lassen Sie die erneute Aufnahme deaktiviert, damit jeder Lead pro Formulareinsendung nur einmal qualifiziert wird.
• Testen Sie den AI Voice Agent zunächst über das Testanruf-Panel, bevor Sie mit der HubSpot-Einrichtung fortfahren. Testen Sie anschließend den vollständigen HubSpot-Arbeitsablauf durchgängig mit einem Testkontakt, bevor Sie ihn für echte Leads aktivieren.
• Stellen Sie sicher, dass jede {{variable}}, die in der Begrüßung und den Gesprächsrichtlinien des Agents verwendet wird, auch unter „In den Code aufzunehmende Eigenschaft“ mit übereinstimmenden Variablennamen konfiguriert ist.
• Stellen Sie sicher, dass idempotency_key sowohl das Präfix des Arbeitsablaufs als auch die Datensatz-ID des Kontakts enthält, um doppelte ausgehende Anrufe zu vermeiden.

Häufig gestellte Fragen

Kann der AI Voice Agent HubSpot-Datensätze aktualisieren, ohne den Anruf weiterzuleiten?

Ja. Die Aktion „Kontakt aktualisieren“ wird ausgeführt, bevor der Anruf entweder weitergeleitet oder beendet wird. Daher wird die Lifecycle-Phase unabhängig vom Ergebnis aktualisiert.

Was geschieht, wenn der AI Voice Agent die Identität des Anrufers nicht bestätigen kann?

Er fragt nach der E-Mail-Adresse des Anrufers und versucht erneut, „Kontakt abrufen“ auszuführen. Wenn der Kontaktdatensatz weiterhin nicht abgerufen werden kann, entschuldigt er sich, informiert den Anrufer darüber, dass sich ein Mitglied des Vertriebsteams anhand der Angaben aus dem Formular melden wird, und beendet den Anruf.

Warum muss die Telefonnummer im E.164-Format vorliegen?

Das Feld contact_phone muss im E.164-Format vorliegen (zum Beispiel +14155551234), damit der ausgehende Anruf ordnungsgemäß ausgelöst wird. Andernfalls gibt der Arbeitsablauf einen 400-Fehler zurück und Sie müssen die Telefoneigenschaft in HubSpot normalisieren.

Warum sollte die erneute Aufnahme für diesen Arbeitsablauf deaktiviert bleiben?

Wenn die erneute Aufnahme aktiviert ist, können doppelte ausgehende Anrufe ausgelöst werden, falls ein Lead das Formular mehrmals absendet. Wenn Sie nicht angenommene Anrufe bearbeiten müssen, verwenden Sie einen separaten Folgearbeitsablauf, der auf dem an HubSpot zurückgemeldeten Anrufergebnis basiert, statt sich auf die erneute Aufnahme zu verlassen.

Was ist, wenn ich die für die Weiterleitung an den Vertrieb erforderliche Anzahl an Nutzer:innen ändern möchte?

Aktualisieren Sie die Auslösebedingung sowohl in den Gesprächsrichtlinien als auch in den Anrufweiterleitungsregeln entsprechend Ihrem eigenen Schwellenwert, damit das Verhalten des Agents und die Weiterleitungslogik aufeinander abgestimmt bleiben.

Kann ich den Arbeitsablauf testen, ohne das eigentliche Lead-Formular abzusenden?

Ja. Verwenden Sie beim Aufnahme-Trigger die Option zur manuellen Aufnahme. So können Sie den Arbeitsablauf ausführen, ohne das Formular bei jedem Test absenden zu müssen.