Bei der Weiterleitung von Anrufen von einem externen Dienst (z. B. Google Voice, einem Mobilfunkanbieter oder einer anderen PBX) an eine Aircall-Rufnummer mit einem Sprachmenü kann es bei Anrufenden zu Anrufabbrüchen oder Stille kommen. Ursache ist in der Regel eine zeitliche Diskrepanz zwischen dem externen Dienst und Aircall.

Dieser Artikel erklärt, warum dies geschieht und wie sich das Problem durch Aktivieren von Wiederholungsaktionen im Sprachmenü beheben lässt.

Das Zeitproblem verstehen

Die Hauptursache für fehlgeschlagene oder stumme weitergeleitete Anrufe ist eine zeitliche Verzögerung während des Vermittlungsvorgangs.

  • Der Auslöser: Sobald Aircall den „Handshake“ des Anbieters vom externen Dienst empfängt, startet der Arbeitsablauf des Sprachmenüs sofort.
  • Die Verzögerung: Externe Dienste (wie Google Voice) benötigen oft 1 bis 3 Sekunden, um den Audiokanal vollständig herzustellen, nachdem der Anruf technisch von Aircall angenommen wurde.
  • Das Ergebnis: Wenn die Audioverbindung vollständig hergestellt ist und Anrufende etwas hören können, hat das Aircall-Sprachmenü bereits:
    • die Begrüßung oder das Menü vollständig abgespielt oder
    • ist in den Status Keine Eingabe gewechselt.

Da Anrufende die Anweisungen verpassen, wird der Anruf häufig getrennt oder nicht richtig weitergeleitet.

Das Problem durch Aktivieren von Wiederholungsaktionen beheben

Um die Verbindungsrate zu verbessern und sicherzustellen, dass Anrufende das Sprachmenü tatsächlich hören, müssen Sie in den Einstellungen des Sprachmenü-Widgets im Anrufablauf-Editor Wiederholungsaktionen konfigurieren. Dadurch kann das System die Nachricht wiederholen, sodass die weitergeleitete Audioverbindung genügend Zeit hat, sich zu stabilisieren.

Wiederholungsaktionen in Aircall konfigurieren

Schritte

  1. Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Rufnummern
  2. Wählen Sie die Rufnummer aus, für die ein Sprachmenü konfiguriert ist und die weitergeleitete Anrufe empfängt.
  3. Öffnen Sie die Registerkarte Rufweiterleitung
  4. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Bearbeiten
  5. Wählen Sie je nach Konfiguration das Widget Standard-Sprachmenü oder das Eingabe-Sprachmenü aus.
  6. Öffnen Sie in den Einstellungen des Sprachmenüs den Abschnitt Wiederholungsverwaltung
  7. Stellen Sie sicher, dass die Option Wiederholen aktiviert ist.
  8. Legen Sie fest, wie oft das Sprachmenü erneut abgespielt werden soll, wenn keine Eingabe erkannt wird. Es wird empfohlen, das Sprachmenü bei fehlender Eingabe mindestens einmal erneut abzuspielen.

So wird sichergestellt, dass Anrufende beim zweiten Durchlauf die vollständige Nachricht hören, selbst wenn die ersten Sekunden abgeschnitten werden

Image showing Retry management in Standard IVR widget

Best Practices für weitergeleitete Rufnummern

Beachten Sie die folgenden Empfehlungen, um weitergeleitete Anrufe an Sprachmenüs zuverlässiger zu machen.

Stille am Anfang hinzufügen

Wenn Ihr externer Dienst dies ermöglicht:

  • Fügen Sie am Anfang Ihrer Begrüßung im Sprachmenü etwa 1 Sekunde Stille hinzu.
  • Dies dient als Puffer für die Verbindungsverzögerung, bevor Anrufende die Anweisungen hören.

Wiederholungsverhalten testen

Nach der Konfiguration der Wiederholungen:

  • Rufen Sie Ihre  externe Rufnummer an, die Anrufe an Aircall weiterleitet.
  • Warten Sie, bis der Anruf verbunden ist, und drücken Sie nicht sofort eine Taste.
  • Überprüfen Sie Folgendes:
    • Die Nachricht des Sprachmenüs wird erneut abgespielt, wenn keine Eingabe erkannt wird, und
    • Anrufende können beim zweiten Durchlauf das vollständige Menü hören.