Diese Anleitung führt Sie durch die Installation, Konfiguration und Deinstallation der Help Scout v3-Integration in Aircall. Sie erklärt auch alle verfügbaren Integrations-Einstellungen, damit Sie die Erfahrung an Ihren Arbeitsablauf anpassen können. Bereiten Sie Ihre Aircall- und Help Scout-Umgebungen vor, bevor Sie mit der Installation beginnen.
WICHTIG: Wenn Sie nicht vorhaben, mehrere Integrationsinstanzen zu verwalten, entfernen Sie vorhandene Help Scout-Integrationen, um Duplikate zu vermeiden.
Tipp: P:
Konfigurieren Sie Ihre Aircall-Nummereinstellungen (Aufzeichnungen, Anrufweiterleitung, Transkriptionen) vor der Installation, damit die Integration von Anfang an die richtigen Parameter verwendet.
HINWEIS: Help Scout-Kontakte müssen Telefonnummern in einem unterstützten Format gespeichert haben, um eine genaue Anrufererkennung und ein erfolgreiches Funktionsverhalten zu gewährleisten.
Die Aktivierung der zugehörigen Add-ons ist für SMS, WhatsApp und KI-bezogene Funktionen erforderlich. Details finden Sie auf der Preisseite.
Integration installieren
Folgen Sie diesen Schritten, um die Help Scout v3-Integration über Ihr Aircall-Dashboard zu installieren.
Schritte:
- Im Aircall Dashboard > Integrationen & API.
- Suchen Sie nach Help Scout v3 und wählen Sie es aus, um den Installationsvorgang zu starten.
- Folgen Sie den Anweisungen, die in jedem Schritt angezeigt werden.
- Nach der Autorisierung beider Systeme werden Sie zum Integrations-Einstellungs-Bildschirm weitergeleitet. Die Konfigurationsoptionen werden später in dieser Anleitung beschrieben.
- Wenn die Einrichtung abgeschlossen ist, führen Sie einen Testanruf durch. Wenn der Kontakt in den Aircall-Insight-Karten erscheint, funktioniert die Integration korrekt.
Integration deinstallieren
Schritte:
- Deinstallieren Sie die Integration über das Aircall Dashboard. Dies deaktiviert die Integration sofort und entfernt sie automatisch aus Help Scout.
- Bestätigen Sie die Entfernung in Help Scout, falls Sie dazu aufgefordert werden.
Die Deinstallation der Integration löscht keine zuvor synchronisierten Daten.
Übersicht der Integrationseinstellungen
Die Integrationseinstellungen werden während der Installation konfiguriert. Wenn Sie diese später ändern müssen, installieren Sie die Integration einfach neu. Es gehen keine Daten verloren.
Auswahl des Help Scout-Posteingangs
Jede Integrationsinstanz kann mit einem Help Scout-Posteingang verbunden werden.
Wenn Sie mehrere Posteingänge verbinden müssen, installieren Sie die Integration mehrfach und konfigurieren Sie jede Instanz separat.
Zum Beispiel können Sie eine Partnerschaftsnummer mit einem Partnerschaftsposteingang verbinden, dann die Integration erneut installieren und eine spanische Nummer mit einem ES-Support-Posteingang verbinden.
KI- und Transkriptionsdaten
KI-Insights und Transkriptprotokollierung sind standardmäßig aktiviert. Sie können sie deaktivieren, wenn Sie nur grundlegende Anrufdaten protokollieren möchten.
KI-Insights umfassen Schlüsselthemen, Aktionspunkte, Anrufzusammenfassung und Stimmung.
Gesprächseinstellungen
Diese Optionen bestimmen, wie die Integration Informationen in Help Scout-Gespräche protokolliert. SMS- und WhatsApp-Nachrichten folgen nicht diesen Regeln.
Immer in einem neuen Gespräch protokollieren
Jeder Anruf wird in einem neuen Help Scout-Ticket protokolliert.
Das Ticket kann dem Kunden zugeordnet oder unzugeordnet bleiben, je nachdem, ob ein passender Kunde gefunden wird. Weitere Details finden Sie im Artikel zu den Help Scout v3-Funktionen.
Versuchen, ein bestehendes Gespräch zu finden
Die Integration versucht, ein bestehendes Gespräch zu identifizieren und den Anruf dort zu protokollieren, sofern das Gespräch alle folgenden Kriterien erfüllt:
- Es gehört zum selben Kunden.
- Es enthält kein Spam-Tag.
- Es hat einen offenen Status (jeder Status außer geschlossen).
Bei Verwendung dieser Option können Sie zwei zusätzliche Einstellungen aktivieren:
Erneutes Öffnen von Tickets, die innerhalb von 48 Stunden geschlossen wurden, erlauben
Wenn das Ticket vor weniger als 48 Stunden geschlossen wurde, öffnet die Integration es wieder und protokolliert den Anruf. Andernfalls wird der Anruf in einem neuen Ticket protokolliert.
Gespräch neu zuweisen
Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie das Gespräch dem Aircall-Benutzer zuweisen möchten, der den Anruf, die SMS oder WhatsApp-Nachricht bearbeitet hat.
Die Integration versucht, Help Scout-Benutzer anhand der E-Mail-Adresse zuzuordnen.
WhatsApp und SMS protokollieren
Wenn aktiviert, werden WhatsApp- und SMS-Nachrichten für verbundene Nummern protokolliert. Weitere Details finden Sie im Artikel zu den Help Scout v3-Integrationsfunktionen.
Umgang mit Duplikaten
Wenn die Integration zwei Kunden mit derselben Telefonnummer identifiziert, wählen Sie, wie sie sich verhalten soll:
Inhalt im neuesten Eintrag protokollieren
Der Anruf wird im Kunden-Datensatz protokolliert, der zuletzt erstellt wurde.
Nichts tun
Es werden keine Daten protokolliert, wenn doppelte Kontakte oder Kandidaten erkannt werden.
Kontaktsynchronisation
Help Scout-Kunden mit Aircall synchronisieren
Jedes Mal, wenn ein Anruf in Aircall erfolgt, sucht die Integration nach einem passenden Kontakt in Help Scout.
Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird und kein Aircall-Kontakt existiert, wird in Aircall einer erstellt.
HINWEIS: Aircall erlaubt keine doppelten Kontakte. Wenn ein Kontakt mit derselben Telefonnummer bereits existiert, wird er mit den neuen Informationen überschrieben.
Damit ist die Help Scout v3 Einrichtungsanleitung abgeschlossen.
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