HubSpot Help Desk SMS-Kanal

Aircall ist jetzt als Messaging-Kanal innerhalb des HubSpot Help Desk integriert, sodass Unternehmen SMS-Kommunikation direkt in HubSpot verwalten können. Diese Integration unterstützt bidirektionale Nachrichten für ein nahtloses Kundenerlebnis.

Hauptfunktionen

• Aktivieren Sie Aircall SMS als benutzerdefinierten Kanal im HubSpot Help Desk

• Wählen Sie Aircall-Nummern aus, um sie als Help Desk SMS-Kanäle zu verbinden

• Erstellen Sie automatisch Tickets im Help Desk, wenn eingehende Nachrichten empfangen werden

• Protokollieren Sie Nachrichten innerhalb der Help Desk-Ticketansicht

• Antworten Sie direkt aus einem Help Desk-Ticket auf SMS-Nachrichten

• Sehen Sie verbundene Nummern im Aircall Integrations-Dashboard

• Stoppen Sie die Aircall-basierte Ticketerstellung für Nummern, die dem Help Desk SMS zugewiesen sind

Einrichtung und Konfiguration

Verbinden eines Aircall-Messaging-Kanals mit Help Desk

Achtung: Bitte stellen Sie sicher, dass die HubSpot-Integration erneut authentifiziert wurde, bevor Sie fortfahren.
Ein Banner erscheint, der Benutzer auffordert, die HubSpot-Integration bei Bedarf erneut zu authentifizieren, um die Funktion des Help Desk SMS-Kanals zu aktivieren.

1. Navigieren Sie in HubSpot zu Einstellungen-Symbol > Tools > Posteingang & Help Desk > Help Desk > Kanäle.

2. Klicken Sie auf Kanal verbinden und wählen Sie dann Neuen Kanal verbinden.

3. Wählen Sie auf der nächsten Seite SMS mit Aircall > Mit SMS mit Aircall fortfahren.

4. Ein Pop-up öffnet sich im Aircall Dashboard, in dem Sie SMS-fähige Nummern auswählen können, die mit Ihrem Aircall-Konto verknüpft sind.

Um sicherzustellen, dass alle passenden Nummern angezeigt werden, stellen Sie bitte sicher:

• Die Nummern sind mit der HubSpot-Integration verknüpft

• Die Nummern sind SMS-fähig

• Ihr Unternehmen hat SMS aktiviert

• Die Nummern verwenden keine Messaging-Dienste von Drittanbietern

• Die Nummern sind nicht mit einer öffentlichen API verbunden

• Die Help Desk-Einstellung ist in den Integrationseinstellungen des Aircall Dashboards aktiviert

5. Wählen Sie eine Nummer zur Verbindung aus (pro Kanal kann nur eine Nummer ausgewählt werden).

6. Bestätigen Sie Ihre Auswahl. HubSpot aktiviert die Nummer als Help Desk SMS-Kanal und leitet automatisch zur HubSpot-Seite weiter.

   • Falls Fehler auftreten, werden diese auf dieser Seite angezeigt.

Verwaltung verbundener Nummern

Benutzer können Help Desk-Verbindungen im HubSpot Help Desk-Verbindungsbereich in den Integrationseinstellungen des Aircall Dashboards verwalten.

• Schalten Sie Meine Nummern für HubSpot im Help Desk freigeben um, um die Sichtbarkeit der für den Help Desk verfügbaren Nummern zu steuern.

• Im selben Bereich können Benutzer auch alle für Anrufe und SMS verbundenen Nummern einsehen.

Ticket-Erstellung und Nachrichten-Workflow

Achtung: Die Regeln zur Ticketerstellung im Help Desk in HubSpot überschreiben die native Ticketfunktion von Aircall für SMS-fähige Nummern.

Antworten auf Nachrichten aus dem Help Desk

1. Öffnen Sie das Help Desk-Ticket.

2. Wählen Sie den Aircall SMS-Kanal aus dem Kanal-Dropdown-Menü.

3. Geben Sie Ihre Nachricht im Editor ein und klicken Sie auf Senden.

4. Die Antwort wird sowohl im Help Desk-Ticket als auch im zugehörigen Kontakt-Datensatz protokolliert.

Einschränkungen

• Es werden nur Nur-Text-Nachrichten unterstützt.

• MMS und Dateianhänge werden derzeit für ausgehende Nachrichten nicht unterstützt.

• Tickets sind nicht mit Engagements verknüpft.

• Beim Verbinden einer Nummer wird ein Account-Token mit kurzer Gültigkeitsdauer ausgestellt; die Verbindung muss innerhalb von 5 Minuten abgeschlossen sein.

• Von Aircall-Seite wird das Unternehmen als Absender an HubSpot gesendet, aber der Help Desk verknüpft das Unternehmen nicht mit dem Ticket.

• Von Aircall-Seite wird der Kontakt als Absender an HubSpot gesendet; jedoch:

  • HubSpot verknüpft das Ticket mit dem Kontakt, wenn dieser existiert.

  • Wenn ein neuer Kontakt erstellt wird, kann HubSpot das SMS Help Desk-Ticket möglicherweise nicht mit diesem Kontakt verknüpfen.

  • Wenn die Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer) nach der Verknüpfung des Tickets aktualisiert werden, ändert sich die Verknüpfung nicht.