Verwalten von Rechnungsempfängern und Rechnungsdetails

Sie können verwalten, wer Ihre Aircall-Rechnungen direkt über das Aircall-Dashboard erhält. Nur Benutzer mit der Rolle Inhaber können Rechnungsempfänger hinzufügen oder entfernen, Rechnungsdetails aktualisieren oder Änderungen an Rechnungen anfordern.

Rechnungsempfänger hinzufügen oder löschen

Schritte:

1. Melden Sie sich im Aircall-Dashboard > Mein Unternehmen > Reiter Abrechnung an.
2. Scrollen Sie zum Ende der Seite, um den Abschnitt Rechnungen senden an zu finden.
3. Um einen bestehenden Empfänger zu löschen:
   • Fahren Sie mit der Maus über die E-Mail-Adresse.
   • Klicken Sie auf die drei vertikalen Punkte rechts.
   • Wählen Sie Rechnungsempfänger löschen.
4. Um einen neuen Empfänger hinzuzufügen:
   • Klicken Sie auf + E-Mail-Empfänger hinzufügen (grün).
   • Geben Sie die neue E-Mail-Adresse ein.
   • Klicken Sie rechts auf Bestätigen, um Ihre Änderungen zu speichern.

WICHTIG:
Das Ändern der Rechnungsempfänger sendet zuvor ausgestellte Rechnungen nicht erneut.
Alle Aktualisierungen gelten nur für zukünftige Rechnungen, die nach der Änderung erstellt werden.

Aktualisieren der Rechnungsdetails auf Ihren Rechnungen

Aircall folgt einem strengen Prozess, um sicherzustellen, dass Rechnungsaktualisierungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungsdetails aktuell sind. 

Vor der Anforderung von Änderungen

• Sie können Ihre Straßenadresse, Hausnummer, Stadt oder Postleitzahl direkt in Ihrem Aircall-Dashboard aktualisieren.
• Um Ihre Umsatzsteuernummer, Land, Bestellnummer oder den rechtlichen Namen zu aktualisieren, kontaktieren Sie das Kundensupport-Team über Help Center > Kontaktieren Sie uns mit unterstützenden Dokumenten, die die aktualisierten Informationen widerspiegeln. 

HINWEIS:
Alle Aktualisierungen Ihrer Rechnungsdetails gelten nur für zukünftige Rechnungen.
Um vergangene Rechnungen zu korrigieren, beachten Sie bitte den obigen Abschnitt zum Aktualisieren der Rechnungsdetails.

Indem Sie Ihre Rechnungsinformationen aktuell halten und diese Schritte befolgen, stellen Sie eine genaue und rechtskonforme Rechnungsstellung für Ihr Aircall-Konto sicher.

Prozess zur Rechnungsaktualisierung

Aufgrund von Buchhaltungsbestimmungen können ausgestellte Rechnungen nicht direkt bearbeitet werden. Stattdessen stellt Aircall aus:

1. Eine Gutschrift zur Stornierung der Originalrechnung.
2. Eine neue Rechnung mit den korrigierten Details (gleicher Gesamtbetrag).

Weitere Informationen finden Sie unter:

• Wie greife ich auf meine Rechnungen und Gutschriften zu oder lade sie herunter?
• Verstehen Ihrer Rechnung: Was ist eine Gutschrift?

HINWEIS:
Eine Gutschrift stellt keine Rückerstattung dar. Sie dient nur dazu, die Originalrechnung zu stornieren und zu ersetzen.

Vermeidung von Doppelbelastungen

• Wenn die Originalrechnung bezahlt wurde, sind keine weiteren Maßnahmen erforderlich.
• Wenn die Originalrechnung unbezahlt ist, zahlen Sie nur die neue, korrigierte Rechnung.
• Sie sehen möglicherweise sowohl die Original- als auch die korrigierte Rechnung in Ihren Unterlagen, aber die Gutschrift stellt sicher, dass Sie nicht doppelt belastet werden.

WICHTIG:
Alle Änderungen an ausgestellten Rechnungen müssen über den Prozess der Gutschrift und Neuerstellung erfolgen, um den buchhalterischen und rechtlichen Standards zu entsprechen.

Hinzufügen einer Bestellnummer (PO) zu Ihrer Rechnung

Nur das Aircall-Kundensupport-Team kann eine Bestellnummer zu Ihrer Rechnung hinzufügen. Wenn Ihr Unternehmen Bestellnummern verwendet, befolgen Sie die untenstehenden Schritte.

Schritte: 

1. Kontaktieren Sie das Kundensupport-Team über Help Center > Kontaktieren Sie uns, bevor die Rechnung erstellt wird. So ist ausreichend Zeit, die PO-Referenz einzufügen.

2. Wenn die Rechnung bereits ausgestellt wurde, wird das Kundensupport-Team die Rechnung mit der PO-Nummer neu ausstellen.

Tipp: P:
Wenn Sie sich bezüglich Ihrer Rolle und Berechtigungen unsicher sind, lesen Sie den Artikel Aircall-Rollen und Berechtigungen.

3. Wählen Sie beim Absenden des Anforderungsformulars die richtigen Optionen aus der Dropdown-Liste aus und geben Sie die hinzuzufügende PO-Nummer an.

Indem Sie diese Schritte befolgen, wird Ihre Bestellnummer korrekt auf Ihrer Rechnung angezeigt.