Fehlerbehebung bei Problemen mit der Anrufprotokollierung in der HubSpot-Integration

Wenn in Aircall getätigte oder empfangene Anrufe nicht in HubSpot angezeigt werden, hängt das Problem normalerweise mit dem Integrationsstatus, der Authentifizierung, der Nummernkonfiguration oder den Protokollierungseinstellungen zusammen. Dieser Artikel erläutert die wichtigsten Prüfungen und weist auf wichtige Einschränkungen hin, die sich auf die Anrufprotokollierung auswirken können.

Schritte zur Fehlerbehebung

Überprüfen Sie jeden der folgenden Punkte, um herauszufinden, warum Anrufe nicht in HubSpot protokolliert werden.

Prüfen, ob die Integration aktiv ist

Vergewissern Sie sich, dass die Integration von Aircall und HubSpot aktiviert ist.

• Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Integrationen > Anwendungen
• Wählen Sie HubSpot aus
• Öffnen Sie die Registerkarte „Allgemein“ und prüfen Sie, ob der Integrationsstatus aktiv ist. Wenn die Integration deaktiviert ist, werden Anrufe nicht protokolliert.

HubSpot-Authentifizierung überprüfen

Prüfen Sie, ob Ihre HubSpot-Authentifizierung noch gültig ist.

Wenn auf der Registerkarte Einstellungen in der HubSpot-Integration ein Banner angezeigt wird, das auf eine ungültige Authentifizierung hinweist, ist eine erneute Authentifizierung erforderlich.

Achtung: Wenn die HubSpot-Authentifizierung ungültig wird, protokolliert die Integration keine Anrufe mehr, bis die erneute Authentifizierung abgeschlossen ist.

Folgen Sie der Aufforderung auf dem Bildschirm im Aircall Dashboard, um HubSpot erneut zu authentifizieren und die Protokollierung wiederherzustellen.

Prüfen, ob die Aircall-Nummer mit der Integration verbunden ist

Stellen Sie sicher, dass die zum Tätigen oder Empfangen von Anrufen verwendete Aircall-Nummer mit der HubSpot-Integration verbunden ist.

1. Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Integrationen > Anwendungen
2. Wählen Sie HubSpot aus
3. Prüfen Sie auf der Registerkarte „Allgemein“ die Liste der verbundenen Nummern
4. Prüfen Sie, ob die betreffende Nummer für die Protokollierung aktiviert ist

Anrufe, die über Nummern getätigt werden, die nicht mit der Integration verbunden sind, werden nicht in HubSpot protokolliert.

Protokollierungseinstellungen für Geschäftszeiten prüfen

Wenn außerhalb der Geschäftszeiten getätigte Anrufe nicht in HubSpot angezeigt werden, überprüfen Sie die entsprechende Einstellung.

1. Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Integrationen > Anwendungen
2. Wählen Sie HubSpot aus
3. Gehen Sie zur Registerkarte Einstellungen und öffnen Sie den Abschnitt HubSport-Einstellungen
4. Prüfen Sie, ob die Protokollierung auch außerhalb der Geschäftszeiten der Nummer aktiviert ist

Hinweis: Wenn diese Option nicht aktiviert ist, werden außerhalb der Geschäftszeiten getätigte Anrufe nicht in HubSpot protokolliert.

Anrufe, die keinen Kontakten oder Unternehmen zugeordnet sind

Achtung: Telefonkonferenzen können nicht protokolliert werden, wenn sie durch einen internen Anruf zwischen zwei Aircall-Benutzern gestartet werden.

Wenn in HubSpot für die verwendete Telefonnummer kein vorhandener Kontakt oder kein vorhandenes Unternehmen gefunden wird und die Integrationseinstellung Wenn die Nummer/der Kontakt nicht in HubSpot vorhanden ist auf Nichts tun gesetzt ist, wird der Anruf dennoch protokolliert, aber:

• Er wird nur im Aktivitäts-Dashboard angezeigt
• Er wird keinem Kontakt- oder Unternehmensdatensatz zugeordnet

Hinweis: Nicht zugeordnete Anrufe werden weiterhin in HubSpot protokolliert, sind jedoch schwerer zu finden, da sie nicht mit einem Datensatz verknüpft sind.

Damit Anrufe einem Kontakt zugeordnet werden, ändern Sie die Einstellung in Neuen HubSpot-Kontakt erstellen. Dadurch kann die Integration einen neuen Kontakt in HubSpot erstellen und die Anrufaktivität diesem Datensatz zuordnen.

Mein Anruf wurde beim falschen Kontakt protokolliert

Wenn ein Anruf dem falschen HubSpot-Kontakt zugeordnet ist, liegt dies höchstwahrscheinlich daran, wie Aircall nach einem passenden Datensatz sucht. Die Integration verwendet die folgende Suchreihenfolge:

1. Übereinstimmung des Kontakts anhand der E-Mail-Adresse: Wenn die E-Mail-Adresse des Aircall-Benutzers mit der E-Mail-Adresse eines HubSpot-Kontakts übereinstimmt, wird der Anruf bei diesem Kontakt protokolliert.
2. Übereinstimmung des Kontakts anhand der Telefonnummer: Wenn keine Übereinstimmung der E-Mail-Adresse gefunden wird, sucht Aircall nach einem Kontakt mit derselben Telefonnummer im Feld „Telefon“ oder „Mobiltelefon“.
3. Übereinstimmung des Unternehmens anhand der Telefonnummer: Wenn kein übereinstimmender Kontakt gefunden wird, sucht Aircall nach einem Unternehmen mit derselben Telefonnummer.

Das bedeutet, dass ein Anruf beim falschen Kontakt protokolliert werden kann, wenn:

• Zwei Kontakte in HubSpot dieselbe Telefonnummer verwenden. In diesem Fall wird der Anruf beim zuletzt aktualisierten Datensatz protokolliert. Prüfen Sie Ihre HubSpot-Kontakte auf doppelte Nummern und entfernen oder führen Sie die Duplikate zusammen.
• Die Telefonnummer eines Kontakts in einem nicht unterstützten Format gespeichert ist. Aircall gleicht nur Nummern ab, die in bestimmten Formaten gespeichert sind. Wenn eine Nummer nicht übereinstimmt, kann der Anruf einem anderen Datensatz zugeordnet oder als nicht zugeordnet protokolliert werden. Die unterstützten Nummernformate finden Sie unter Funktionsweise der HubSpot-Integration.
• Das Feld „Mobiltelefon“ dieselbe Nummer wie das Feld „Telefon“ enthält. Aircall lehnt doppelte Nummern ab, wodurch der Kontakt möglicherweise nicht korrekt synchronisiert wird. Weitere Informationen finden Sie unter Fehlerbehebung bei der Kontaktsynchronisierung: doppelte Telefonnummern in HubSpot.

Meine Anrufaufzeichnung wird nicht in HubSpot angezeigt

Anrufaufzeichnungen werden als Link im Text der HubSpot-Anrufaktivität protokolliert, nicht als separates Feld. Wenn Sie die Aufzeichnung nicht finden können:

• Prüfen Sie, ob die Anrufaufzeichnung für die beim Anruf verwendete Aircall-Nummer aktiviert ist. Gehen Sie zu Dashboard → Nummern → wählen Sie die Nummer aus → Einstellungen und vergewissern Sie sich, dass die Aufzeichnung aktiviert ist.
• Prüfen Sie den Inhalt der Anrufaktivität in HubSpot. Der Aufzeichnungslink erscheint im Notizbereich der Aktivität und nicht in einem eigenen Aufzeichnungsfeld.
• Warten Sie nach dem Ende des Anrufs einige Minuten. Aufzeichnungen sind nicht immer sofort verfügbar. Die Verarbeitung kann etwas dauern, bevor der Link erscheint.
• Vergewissern Sie sich, dass der Anruf angenommen wurde und die Mindestdauer für eine Aufzeichnung erreicht hat. Bei sehr kurzen Anrufen wird möglicherweise keine Aufzeichnung erstellt.

Wenn der Aufzeichnungslink bei mehreren Anrufen über dieselbe Nummer durchgehend fehlt, prüfen Sie, ob die Nummer mit der HubSpot-Integration verbunden ist und ob die Aufzeichnungseinstellungen kürzlich geändert wurden.

Häufig gestellte Fragen

Warum werden manche Anrufe überhaupt nicht in HubSpot protokolliert?

Die häufigsten Ursachen sind: Die Integration ist inaktiv, die HubSpot-Authentifizierung ist abgelaufen, die für den Anruf verwendete Nummer ist nicht mit der Integration verbunden oder der Anruf erfolgte außerhalb der Geschäftszeiten und die Protokollierung außerhalb der Geschäftszeiten ist deaktiviert. Führen Sie die Schritte zur Fehlerbehebung am Anfang dieses Artikels der Reihe nach aus.

Warum wurde mein Anruf bei einem unbekannten Datensatz statt bei einem Kontakt protokolliert?

Wenn in HubSpot für die Telefonnummer kein passender Kontakt und kein passendes Unternehmen gefunden wird und Ihre Integration beim Fehlen eines Kontakts auf „Nichts unternehmen“ eingestellt ist, wird der Anruf trotzdem protokolliert, ist aber nur im HubSpot-Aktivitäts-Dashboard sichtbar. Ändern Sie die Einstellung in „Neuen HubSpot-Kontakt erstellen“, damit zukünftige Anrufe automatisch zugeordnet werden.

Warum wird der Kontaktname beim Anruf nicht angezeigt, obwohl der Kontakt in HubSpot vorhanden ist?

Für die Kontaktsynchronisierung muss die Telefonnummer im Feld „Telefon“ im E.164-Format gespeichert sein. Wenn die Nummer nur im Feld „Mobiltelefon“ eingetragen ist und das Feld „Telefon“ keinen entsprechenden Wert enthält, wird sie nicht synchronisiert. Prüfen Sie den Kontaktdatensatz in HubSpot und vergewissern Sie sich, dass das Feld „Telefon“ korrekt ausgefüllt ist.

Warum werden Anrufe in HubSpot protokolliert, aber dem falschen Besitzer zugeordnet?

Der Anrufbesitzer wird abhängig davon zugewiesen, ob die E-Mail-Adresse des Aircall-Benutzers mit seiner HubSpot-Benutzer-E-Mail-Adresse übereinstimmt. Wenn die E-Mail-Adressen nicht übereinstimmen, wird der Anruf dem Kontakt- oder Unternehmensbesitzer beziehungsweise dem in den Integrationseinstellungen festgelegten Standardbesitzer zugewiesen. Stellen Sie sicher, dass die Benutzer-E-Mail-Adressen von Aircall und HubSpot auf beiden Plattformen übereinstimmen.

Kann ich Anrufe nachträglich protokollieren, die verpasst wurden, während die Integration inaktiv war?

Nein. Anrufe, die bei inaktiver Integration getätigt wurden, werden nach der erneuten Aktivierung nicht rückwirkend protokolliert. Nur Anrufe nach der erneuten Aktivierung werden protokolliert.

Warum werden Telefonkonferenzen nicht in HubSpot protokolliert?

Telefonkonferenzen, die durch einen internen Anruf zwischen zwei Aircall-Benutzern eingeleitet wurden, können nicht protokolliert werden. Dies ist eine bekannte Einschränkung der Integration.

Zusammenfassung

Wenn Aircall-Anrufe nicht in HubSpot protokolliert werden, prüfen Sie, ob die Integration aktiv und die Authentifizierung gültig ist, ob die richtigen Nummern verbunden sind und ob die Protokollierungseinstellungen korrekt konfiguriert sind. Berücksichtigen Sie auch bekannte Einschränkungen wie interne Telefonkonferenzen und nicht zugeordnete Kontakte, die beeinflussen können, wie und wo Anrufe in HubSpot angezeigt werden.