Die Automatisierung von Follow-up-SMS nach unbeantworteten ausgehenden Anrufen stellt sicher, dass Interessenten wissen, wer sie kontaktiert hat. Dies ermutigt sie zur Antwort und spart Ihrem Vertriebsteam wertvolle Zeit.

Durch die Nutzung von Aircall SMS innerhalb von HubSpot Workflows können Sie sofortige, personalisierte Follow-ups liefern, die das Engagement steigern und die Effizienz Ihrer Vertriebspipeline verbessern.

Alle über diese Automatisierung gesendeten SMS-Nachrichten werden:

  • im Kontakt-Datensatz in HubSpot protokolliert, und

  • im Aircall Workspace zugewiesen, sodass Agenten Gespräche und Follow-ups nahtlos über beide Plattformen verwalten können.

Dieser Prozess erfordert nur ein einziges dediziertes Aircall-Tag und einen einfachen HubSpot-Workflow.

Schritt 1: Erstellen Sie ein Aircall-Tag

Beginnen Sie damit, ein dediziertes Aircall-Tag zu erstellen, das Ihren Workflow in HubSpot nach einem unbeantworteten ausgehenden Anruf auslöst.

Schritte:

  1. Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Anrufeinstellungen > Tags

  2. Klicken Sie auf Tag hinzufügen und benennen Sie es mit einer aussagekräftigen Bezeichnung, z. B. Keine Antwort SMS senden (oder einem anderen Namen, der zu Ihrem internen Workflow passt).

Schritt 2: Konfigurieren Sie den HubSpot-Workflow-Einschreibungsauslöser

Wechseln Sie nun zu HubSpot, um den Workflow zu erstellen, der die SMS-Nachricht sendet.

Schritte:

  1. Gehen Sie in HubSpot zu Automatisierung > Workflows.

  2. Klicken Sie auf Workflow erstellen > Von Grund auf neu > Kontaktbasiert > Leer und dann auf Weiter.

  3. Klicken Sie im Workflow-Editor auf den Einschreibungsauslöser, um das Bearbeitungs-Seitenpanel zu öffnen.

  4. Wählen Sie unter Automatische Einschreibung auslösen die Option wenn Filterkriterien erfüllt sind.

  5. Wählen Sie unter Objektinformationen Kontakteigenschaften.

  6. Suchen Sie nach der Eigenschaft Zuletzt verwendete Aircall-Tags.

  7. Setzen Sie das Kriterium auf ist gleich und geben Sie den Tag-Namen ein, den Sie in Schritt 1 erstellt haben (z. B. Keine Antwort SMS senden).

Tipp: Wenn Ihr interner Prozess das Anwenden mehrerer Tags während Anrufen beinhaltet, verwenden Sie enthält eines von anstelle von ist gleich.
Dies stellt sicher, dass der Workflow auch dann ausgelöst wird, wenn mehrere Tags vorhanden sind.

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Einstellungen zur Wiedereinschreibung

Entscheiden Sie, ob Kontakte in Zukunft erneut in den Workflow aufgenommen werden sollen. In diesem Beispiel sollten Interessenten dieses Follow-up nur einmal pro Kontaktzyklus erhalten, daher ist die Wiedereinschreibung deaktiviert. Wenn Sie die Wiedereinschreibung zulassen möchten, verwenden Sie die Eigenschaft „Zuletzt verwendete Aircall-Tags“ als Kriterium.

Schritt 3: Fügen Sie die Aircall SMS-Aktion hinzu

Fügen Sie abschließend die Aktion hinzu, die die SMS-Nachricht automatisch sendet, wenn der Workflow ausgelöst wird.

Schritte:

  1. Klicken Sie im Workflow auf das +-Symbol.

  2. Scrollen Sie zu Integrierte Apps und wählen Sie Aircall: SMS senden aus.

  3. Konfigurieren Sie die folgenden Felder:

    • Aircall-Nummer: Wählen Sie die Aircall-Nummer aus, die die Nachricht senden soll. Die Nummer muss mit Ihrer HubSpot-Integration verbunden sein.

    • Senden als Benutzer: Wählen Sie aus, welcher Benutzer die Nachricht senden soll. Das Dropdown-Menü zeigt nur Benutzer an, die mit der oben ausgewählten Aircall-Nummer verknüpft sind. Sie können auch „Benutzerdefinierte Eingabe“ wählen, um den sendenden Benutzer dynamisch über eine HubSpot-Eigenschaft zuzuordnen (erwartetes Format: eine gültige Aircall-Benutzer-E-Mail-Adresse, die der ausgewählten Nummer zugeordnet ist). Wenn Sie die Nachricht keinem bestimmten Benutzer zuordnen müssen, belassen Sie die Standardeinstellung.

    • Empfänger-Telefonnummer: Ordnen Sie das entsprechende Feld im HubSpot-Kontaktdatensatz zu (z. B. Mobilnummer). Stellen Sie sicher, dass diese Nummer gültig und SMS-fähig ist.

Formulieren Sie Ihre Nachricht

Verfassen Sie im Nachrichtenfeld Ihre Follow-up-SMS. Sie können diese mit HubSpot-Datensatz-Token personalisieren (z. B. Vorname des Kontakts, Firmenname oder Name des Besitzers).

So fügen Sie ein Token ein:

  1. Klicken Sie in das Textfeld an die Stelle, an der Sie es hinzufügen möchten.

  2. Wählen Sie eine Eigenschaft aus der angezeigten Liste aus.

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Nachdem Ihre Nachricht und Logik konfiguriert sind, überprüfen Sie den Workflow und veröffentlichen Sie ihn. Er sollte dem folgenden Beispiel ähneln:

Screenshot 2024-12-23 at 8.30.04 pm.png

Achtung: Wenn Sie für das Feld „Senden als Benutzer“ die Option „Benutzerdefinierte Eingabe“ verwenden, muss der Wert eine gültige Aircall-Benutzer-E-Mail-Adresse sein, die der ausgewählten Nummer zugeordnet ist. Wenn der Benutzer für diese Nummer nicht gefunden wird oder keine verbleibenden Nachrichten-Segmente hat, wird die Nachricht nicht gesendet und ein Fehler wird im Aktionsprotokoll des Workflows vermerkt.

Zum Nachdenken

  • Mehrere Aircall-Nummern: Jeder Workflow kann jeweils nur für eine Aircall-Nummer konfiguriert werden. Wenn Sie mehrere Nummern verwenden, klonen Sie einfach den Workflow und passen die SMS-Aktion an die gewünschte Nummer an.

  • Geteilte Nummern: Wenn Sie eine gemeinsame Vertriebsleitung verwenden, können Sie einen Teamleiter oder Manager als „Senden als Benutzer“ zuweisen. Dieser erhält automatisch die Unterhaltung im Aircall Workspace und kann sie mit „Gespräch zuweisen“ an das richtige Teammitglied weiterleiten.