Die Automatisierung von Follow-up-SMS nach unbeantworteten ausgehenden Anrufen stellt sicher, dass Interessenten wissen, wer sie kontaktiert hat. Das fördert eine Antwort und spart Ihrem Vertriebsteam gleichzeitig wertvolle Zeit.

Durch die Nutzung von Aircall SMS innerhalb von HubSpot-Arbeitsabläufen können Sie sofortige, personalisierte Follow-ups versenden, die die Interaktion verbessern und die Effizienz Ihrer Vertriebspipeline steigern.

Alle SMS-Nachrichten, die über diese Automatisierung gesendet werden, werden:

  • im Kontaktdatensatz in HubSpot protokolliert und

  • in Aircall Workspace zugewiesen, sodass Agenten Unterhaltungen und Follow-ups nahtlos über beide Plattformen hinweg verwalten können.

Für diesen Prozess sind nur ein spezieller Aircall-Tag und ein einfacher HubSpot-Arbeitsablauf erforderlich.

Schritt 1: Einen Aircall-Tag erstellen

Erstellen Sie zunächst einen speziellen Aircall-Tag, der Ihren Arbeitsablauf in HubSpot nach einem unbeantworteten ausgehenden Anruf auslöst.

Schritte:

  1. Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Einstellungen aufrufen > Tags

  2. Klicken Sie auf Tag hinzufügen und geben Sie ihm einen aussagekräftigen Namen, zum Beispiel Keine Antwort SMS senden (oder einen anderen Namen, der zu Ihrem internen Arbeitsablauf passt).

Schritt 2: Den Einschreibungs-Trigger des HubSpot-Arbeitsablaufs konfigurieren

Wechseln Sie jetzt zu HubSpot, um den Arbeitsablauf zu erstellen, der die SMS-Nachricht sendet.

Schritte:

  1. Gehen Sie in HubSpot zu Automatisierung > Arbeitsabläufe.

  2. Klicken Sie auf Arbeitsablauf erstellen > Von Grund auf > Kontaktbasiert > Leerer Arbeitsablauf und dann auf Weiter.

  3. Klicken Sie im Arbeitsablauf-Editor auf den Schritt Einschreibungs-Trigger, um das seitliche Bearbeitungsfeld zu öffnen.

  4. Wählen Sie unter Einschreibung automatisch auslösen die Option wenn Filterkriterien erfüllt sind.

  5. Wählen Sie unter Objektinformationen die Option Kontakteigenschaften.

  6. Suchen Sie nach der Eigenschaft Zuletzt verwendete Aircall-Tags.

  7. Legen Sie die Kriterien auf ist gleich fest und geben Sie den Tag-Namen ein, den Sie in Schritt 1 erstellt haben (zum Beispiel Keine Antwort SMS senden).

Tipp: Wenn Ihr interner Prozess das Anwenden mehrerer Tags während Anrufen umfasst, verwenden Sie enthält eines von anstelle von ist gleich.
So wird sichergestellt, dass der Arbeitsablauf auch dann ausgelöst wird, wenn mehrere Tags vorhanden sind.
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Wiedereinschreibungseinstellungen

Legen Sie fest, ob Kontakte künftig erneut in den Arbeitsablauf aufgenommen werden sollen. In diesem Beispiel sollten Interessenten dieses Follow-up pro Kontaktzyklus nur einmal erhalten, daher ist die Wiedereinschreibung deaktiviert. Wenn Sie eine Wiedereinschreibung zulassen möchten, verwenden Sie die Eigenschaft Zuletzt verwendete Aircall-Tags als Kriterium.

Schritt 3: Die Aircall-SMS-Aktion hinzufügen

Fügen Sie abschließend die Aktion hinzu, die die SMS-Nachricht automatisch sendet, wenn der Arbeitsablauf ausgelöst wird.

Schritte:

  1. Klicken Sie in Ihrem Arbeitsablauf auf das Symbol +.

  2. Scrollen Sie zu Integrierte Apps und wählen Sie Aircall: SMS senden.

  3. Konfigurieren Sie die folgenden Felder:

    • Aircall-Nummer: Wählen Sie die Aircall-Nummer aus, die die Nachricht senden soll. Die Nummer muss mit Ihrer HubSpot-Integration verbunden sein.

    • Senden als Nutzer: Wählen Sie aus, als welcher Nutzer die Nachricht gesendet werden soll. Das Dropdown-Menü ist so gefiltert, dass nur Nutzer angezeigt werden, die mit der oben ausgewählten Aircall-Nummer verknüpft sind. Sie können auch Benutzerdefinierte Eingabe auswählen, um den Absender-Nutzer dynamisch über eine HubSpot-Eigenschaft zuzuordnen (erwartetes Format: eine gültige E-Mail-Adresse eines Aircall-Nutzers, die der ausgewählten Nummer zugeordnet ist). Wenn Sie die Nachricht keinem bestimmten Nutzer zuordnen müssen, belassen Sie die Standardeinstellung.

    • Telefonnummer des Empfängers: Ordnen Sie das passende Feld im HubSpot-Kontaktdatensatz zu (z. B. Mobilnummer). Stellen Sie sicher, dass diese Nummer gültig und SMS-fähig ist.

Ihre Nachricht verfassen

Verfassen Sie im Nachrichtenfeld Ihre Follow-up-SMS. Sie können sie mit HubSpot-Datensatz-Tokens personalisieren (etwa mit dem Vornamen des Kontakts, dem Firmennamen oder dem Namen des Besitzers).

So fügen Sie ein Token ein:

  1. Klicken Sie in das Textfeld an der Stelle, an der Sie es hinzufügen möchten.

  2. Wählen Sie eine Eigenschaft aus der angezeigten Liste.

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Sobald Ihre Nachricht und Logik konfiguriert sind, prüfen Sie den Arbeitsablauf und veröffentlichen Sie ihn. Er sollte in etwa wie das folgende Beispiel aussehen:

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Achtung: Wenn Sie für das Feld Senden als Nutzer die Option Benutzerdefinierte Eingabe verwenden, muss der Wert eine gültige E-Mail-Adresse eines Aircall-Nutzers sein, die der ausgewählten Nummer zugeordnet ist. Wenn der Nutzer für diese Nummer nicht gefunden wird oder keine Nachrichtenabschnitte mehr verfügbar sind, wird die Nachricht nicht gesendet und im Aktionsprotokoll des Arbeitsablaufs wird ein Fehler protokolliert.

Denkanstöße

  • Mehrere Aircall-Nummern: Jeder Arbeitsablauf kann jeweils nur für eine Aircall-Nummer konfiguriert werden. Wenn Sie mehrere Nummern verwenden, klonen Sie einfach den Arbeitsablauf und passen Sie die SMS-Aktion auf die gewünschte Nummer an.

  • Geteilte Nummern: Wenn Sie eine gemeinsame Vertriebsleitung verwenden, können Sie einen Teamleiter oder Manager als Senden als Nutzer zuweisen. Diese Person erhält die Unterhaltung dann automatisch in Aircall Workspace und kann sie mit Konversation zuweisen dem richtigen Teammitglied neu zuweisen.