Die Automatisierung von Follow-up-SMS nach unbeantworteten ausgehenden Anrufen stellt sicher, dass Interessenten wissen, wer sich gemeldet hat, und ermutigt sie zur Antwort, während Ihr Vertriebsteam wertvolle Zeit spart.

Durch die Nutzung von Aircall SMS innerhalb von HubSpot-Workflows können Sie sofortige, personalisierte Follow-ups liefern, die das Engagement steigern und die Effizienz Ihrer Vertriebspipeline verbessern.

Alle über diese Automatisierung gesendeten SMS-Nachrichten werden:

  • im Kontakt-Datensatz in HubSpot protokolliert, und

  • im Aircall Workspace zugewiesen, sodass Agenten Gespräche und Follow-ups nahtlos über beide Plattformen verwalten können.

Dieser Prozess erfordert nur ein dediziertes Aircall-Tag und einen einfachen HubSpot-Workflow.

Schritt 1: Erstellen Sie ein Aircall-Tag

Beginnen Sie damit, ein dediziertes Aircall-Tag zu erstellen, das Ihren Workflow in HubSpot nach einem unbeantworteten ausgehenden Anruf auslöst.

Schritte:

  1. Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Anrufeinstellungen > Tags

  2. Klicken Sie auf Tag hinzufügen und benennen Sie es aussagekräftig, z. B. No Answer Send SMS (oder einen anderen Namen, der zu Ihrem internen Workflow passt).

Schritt 2: Konfigurieren Sie den HubSpot-Workflow-Anmeldetrigger

Wechseln Sie nun zu HubSpot, um den Workflow zu erstellen, der die SMS-Nachricht sendet.

Schritte:

  1. Gehen Sie in HubSpot zu Automatisierung > Workflows.

  2. Klicken Sie auf Workflow erstellen > Von Grund auf neu > Kontaktbasiert > Leerer Workflow und dann auf Weiter.

  3. Klicken Sie im Workflow-Editor auf den Schritt des Anmeldetriggers, um das Bearbeitungs-Seitenpanel zu öffnen.

  4. Wählen Sie unter Automatische Anmeldung auslösen die Option wenn Filterkriterien erfüllt sind.

  5. Wählen Sie unter Objektinformationen die Kontakt-Eigenschaften aus.

  6. Suchen Sie nach der Eigenschaft Zuletzt verwendete Aircall-Tags.

  7. Setzen Sie das Kriterium auf ist gleich und geben Sie den Tag-Namen ein, den Sie in Schritt 1 erstellt haben (z. B. No Answer Send SMS).

Tipp: Wenn Ihr interner Prozess das Anwenden mehrerer Tags während Anrufen beinhaltet, verwenden Sie enthält eines von statt ist gleich.
Dies stellt sicher, dass der Workflow auch ausgelöst wird, wenn mehrere Tags vorhanden sind.

KB_hubspot_followup_sms_enrolment trigger.png

Einstellungen zur erneuten Anmeldung

Entscheiden Sie, ob Kontakte den Workflow in Zukunft erneut durchlaufen sollen. In diesem Beispiel sollten Interessenten dieses Follow-up nur einmal pro Kontaktzyklus erhalten, daher ist die erneute Anmeldung deaktiviert. Wenn Sie eine erneute Anmeldung zulassen möchten, verwenden Sie die Eigenschaft "Zuletzt verwendete Aircall-Tags" als Kriterium.

Schritt 3: Fügen Sie die Aircall SMS-Aktion hinzu

Fügen Sie abschließend die Aktion hinzu, die die SMS-Nachricht automatisch sendet, wenn der Workflow ausgelöst wird.

Schritte:

  1. Klicken Sie im Workflow auf das +-Symbol.

  2. Scrollen Sie zu Integrierte Apps und wählen Sie Aircall: SMS senden aus.

  3. Konfigurieren Sie die folgenden Felder:

    • Aircall-Nummer: Wählen Sie die Aircall-Nummer aus, die die Nachricht senden soll. Die Nummer muss mit Ihrer HubSpot-Integration verbunden sein.

    • Zugewiesener Benutzer: Wählen Sie aus, wem das Gespräch im Aircall Workspace zugewiesen werden soll. Dieser Benutzer erscheint auch als Absender im HubSpot-Aktivitätsprotokoll.

    • Empfänger-Telefonnummer: Ordnen Sie das entsprechende Feld im HubSpot-Kontaktdatensatz zu (z. B. Mobilnummer). Stellen Sie sicher, dass diese Nummer gültig und SMS-fähig ist.

Verfassen Ihrer Nachricht

Verfassen Sie im Nachrichtenfeld Ihre Follow-up-SMS. Sie können diese mit HubSpot-Datensatz-Token personalisieren (z. B. Vorname des Kontakts, Firmenname oder Name des Eigentümers).

So fügen Sie ein Token ein:

  1. Klicken Sie in das Textfeld an die Stelle, an der Sie das Token hinzufügen möchten.

  2. Wählen Sie eine Eigenschaft aus der angezeigten Liste aus.

Screenshot 2024-12-23 at 8.00.34 pm.png

Nachdem Ihre Nachricht und Logik konfiguriert sind, überprüfen Sie Ihren Workflow und veröffentlichen Sie ihn. Er sollte dem untenstehenden Beispiel ähneln:

Screenshot 2024-12-23 at 8.30.04 pm.png

Zum Nachdenken

  • Mehrere Aircall-Nummern: Jeder Workflow kann jeweils nur für eine Aircall-Nummer konfiguriert werden. Wenn Sie mehrere Nummern verwenden, klonen Sie einfach den Workflow und passen die SMS-Aktion auf die gewünschte Nummer an.

  • Geteilte Nummern: Bei Verwendung einer gemeinsamen Vertriebslinie können Sie einen Teamleiter oder Manager als zugewiesenen Benutzer festlegen. Dieser erhält automatisch das Gespräch im Aircall Workspace und kann es mit "Gespräch zuweisen" an das richtige Teammitglied weiterleiten.