Wenn jeder über Aircall getätigte ein- und ausgehende Anruf eine separate Aufgabe in Salesforce erstellt, kann Ihre Aufgabenliste schnell unübersichtlich und schwer zu verwalten werden. Sie können dieses Verhalten direkt über Ihr Aircall Dashboard steuern, indem Sie die Anrufprotokollierung anpassen.

Warum jeder Anruf als Aufgabe protokolliert wird

Standardmäßig ist die Aircall Salesforce-Integration so konfiguriert, dass für jeden Anruf eine Aufgabe in Salesforce erstellt wird. Dies gilt für eingehende, ausgehende und verpasste Anrufe. Bei einem hohen Anrufvolumen kann diese Standardeinstellung eine überwältigende Anzahl von Aufgaben erzeugen.

Einstellungen für die Anrufprotokollierung im Aircall Dashboard anpassen

Sie können festlegen, welche Anrufe als Salesforce-Aufgaben protokolliert werden und wie die Protokollierung erfolgt.

Schritte

  1. Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Integrationen > Apps.
  2. Wählen Sie Ihre Salesforce-Integration aus.
  3. Prüfen Sie im Abschnitt Anruf-Arbeitsablauf die Konfiguration für jeden Anruftyp:
    • Eingehende Anrufe
    • Ausgehende Anrufe
    • Verpasste Anrufe
  4. Legen Sie für jeden Anruftyp fest, wie er als Aufgabe in Salesforce protokolliert wird. Sie können Folgendes auswählen:
    • Anrufe als In Bearbeitung protokollieren
    • Anrufe als Abgeschlossen protokollieren
    • Bestimmte Anrufe nicht protokollieren
  5. Legen Sie im Abschnitt Allgemeine Einstellungen genauer fest, wie und wann Anrufe Aufgaben erstellen:
    • Legen Sie fest, ob Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten protokolliert werden sollen.
    • Wählen Sie aus, ob Sie:
      • Anrufe für einen bestehenden Fall oder eine bestehende Opportunity protokollieren oder
      • Neue Datensätze erstellen möchten, wenn die Telefonnummer noch keinem bestehenden Datensatz in Salesforce zugeordnet ist.
  6. Nachdem Sie die Konfiguration angepasst haben, speichern Sie Ihre Änderungen.
Tipp: Deaktivieren Sie zunächst die Erstellung von Aufgaben für weniger wichtige Anruftypen (zum Beispiel verpasste Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten), um die Aufgabenübersicht in Salesforce schnell übersichtlicher zu machen.

Verhalten der Anrufprotokollierung genauer abstimmen

Stimmen Sie die Aufgabenerstellung mithilfe einer Kombination aus Anruf-Arbeitsablauf und Allgemeinen Einstellungen auf Ihren Vertriebs- oder Supportprozess ab. Sie könnten beispielsweise:

  • Nur abgeschlossene ausgehende Anrufe als Aufgaben protokollieren.
  • Eingehende Anrufe nur für bestehende Fälle protokollieren, damit Aufgaben mit aktiven Supportanfragen verknüpft bleiben.
  • Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten nicht protokollieren, sofern sie nicht Teil eines Eskalationsprozesses sind.

Zugehörige Konfigurationsanleitungen

Ausführlichere Schritte finden Sie in der Anleitung im Artikel Anrufe in Salesforce protokollieren. Informationen zu bestimmten Feldzuordnungen und Einstellungen finden Sie außerdem im Artikel Salesforce-Anrufprotokollierung – Felder.