Verhindern, dass Salesforce jeden Anruf als Aufgabe protokolliert

Wenn jeder eingehende und ausgehende Anruf, der über Aircall getätigt wird, eine separate Aufgabe in Salesforce erstellt, kann Ihre Aufgabenliste schnell unübersichtlich und schwer zu verwalten werden. Sie können dieses Verhalten direkt über Ihr Aircall-Dashboard steuern, indem Sie anpassen, wie Anrufe protokolliert werden.

Warum jeder Anruf als Aufgabe protokolliert wird

Standardmäßig ist die Aircall Salesforce-Integration so konfiguriert, dass für jeden Anruf eine Aufgabe in Salesforce erstellt wird. Dies gilt für eingehende, ausgehende und verpasste Anrufe. Wenn Sie ein hohes Anrufvolumen haben, kann diese Standardkonfiguration eine überwältigende Anzahl von Aufgaben erzeugen.

Anpassung der Anrufprotokollierungseinstellungen im Aircall-Dashboard

Sie können ändern, welche Anrufe als Salesforce-Aufgaben protokolliert werden und wie sie protokolliert werden.

Schritte

1. Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Integrationen & API.
2. Wählen Sie Ihre Salesforce-Integration aus.
3. Überprüfen Sie im Abschnitt Anruf-Workflow die Konfiguration für jeden Anruftyp:
   • Eingehende Anrufe
   • Ausgehende Anrufe
   • Verpasste Anrufe
4. Passen Sie für jeden Anruftyp an, wie er als Aufgabe in Salesforce protokolliert wird. Sie können wählen:
   • Anrufe als In Bearbeitung zu protokollieren
   • Anrufe als Abgeschlossen zu protokollieren
   • Bestimmte Anrufe überhaupt nicht als Aufgaben zu protokollieren
5. Verfeinern Sie im Abschnitt Allgemeine Einstellungen weiter, wie und wann Anrufe Aufgaben erstellen:
   • Entscheiden Sie, ob Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten protokolliert werden sollen.
   • Wählen Sie, ob:
     • Anrufe einem bestehenden Fall oder einer Verkaufschance zugeordnet werden sollen, oder
     • Neue Datensätze erstellt werden sollen, wenn die Telefonnummer nicht bereits mit einem bestehenden Datensatz verknüpft ist.
6. Speichern Sie nach der Anpassung der Konfiguration Ihre Änderungen.

Tipp: P:
Beginnen Sie damit, die Erstellung von Aufgaben für Anruftypen mit geringem Wert (z. B. verpasste Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten) zu deaktivieren, um die Unübersichtlichkeit im Salesforce-Aufgabenbereich schnell zu reduzieren.

Feinabstimmung des Anrufprotokollierungsverhaltens

Nutzen Sie die Kombination aus Anruf-Workflow und Allgemeinen Einstellungen, um die Erstellung von Aufgaben an Ihren Vertriebs- oder Supportprozess anzupassen. Zum Beispiel könnten Sie:

• Nur abgeschlossene ausgehende Anrufe als Aufgaben protokollieren.
• Eingehende Anrufe nur bestehenden Fällen zuordnen, damit Aufgaben an aktive Supportfälle gebunden bleiben.
• Vermeiden, Anrufe zu protokollieren, die außerhalb der Geschäftszeiten stattfinden, es sei denn, sie sind Teil eines Eskalationsprozesses.

Verwandte Konfigurationsanleitungen

Für detailliertere Schritte können Sie den Anweisungen im Artikel Protokollierung Ihrer Anrufe in Salesforce folgen. Für spezifische Feldzuordnungen und Einstellungen lesen Sie außerdem den Artikel Salesforce Call Logging – Felder.