Rechnung: FAQs

Wann erhalte ich meine Rechnung?

Ihre Aircall-Rechnungen hängen von Ihrem Abonnementtyp und dem Vertragsbeginn ab. Jede Rechnung enthält Ihre Fixkosten für den kommenden Zeitraum sowie alle Nutzungen (Anrufe, SMS oder Add-ons) aus dem Vormonat.

Jahresabonnements

Kunden mit Jahresverträgen erhalten eine Vorausrechnung für die gesamte 12-monatige Laufzeit, die alle im Vertrag vereinbarten Benutzerlizenzen und Nummern abdeckt. Diese Rechnung muss zu Beginn des Vertrags vollständig bezahlt werden.

Nach der ersten Rechnung erhalten Sie außerdem eine monatliche Rechnung für Ihre Nutzungsgebühren (Anrufe, SMS und zusätzliche Einheiten).

• Beispiel: Wenn Ihr Vertrag am 1. des Monats beginnt, kann Ihre Jahresrechnung aufgrund von Bearbeitungszeiten einige Tage später erstellt werden, ist aber dennoch auf den 1. datiert. Wenn Ihre Jahresrechnung auf den 8. datiert ist, werden Ihre monatlichen Nutzungsrechnungen am 8. jedes Folgemonats für die Aktivitäten des Vormonats erstellt.

Achtung: Ihr Vertrag verlängert sich automatisch am Ende Ihres Abonnementzeitraums, sofern nicht mindestens 30 Tage vorher gekündigt wird.

Monatliche Abonnements

Kunden mit monatlichen Abonnements erhalten jeden Monat eine Rechnung, die sowohl Folgendes enthält:

• Fixkosten für den kommenden Monat und
• Nutzung aus dem Abrechnungszeitraum des Vormonats.
  • Beispiel: Wenn Ihr Vertrag am 1. des Monats beginnt, kann Ihre Rechnung aufgrund der Bearbeitung einige Tage später ausgestellt werden, ist aber immer auf den 1. datiert.

Hinweis: Fixkosten beziehen sich auf die im Tarif vereinbarten enthaltenen Einheiten (Benutzer, Nummern usw.), wie in Ihrem Bestellformular aufgeführt. Diese Gebühren bleiben während der gesamten Vertragslaufzeit konstant, unabhängig von Ihrem Nutzungsgrad.

Warum habe ich zwei Rechnungen in einem Monat erhalten?

Wann werde ich belastet?

Ihr Abrechnungsdatum bestimmt, wann Ihr Konto belastet wird. Wenn Aircall keine Zahlung einziehen kann, wird Ihr Konto in den Überfälligkeits-Automatisierungsprozess versetzt. Sie erhalten Erinnerungsemails, sehen ein rotes Banner in Ihrem Dashboard und können keine neuen Benutzer oder Nummern hinzufügen. Anhaltende Nichtzahlung kann zu Sperrung oder Kündigung führen.

Tipp: Weitere Informationen zum roten Banner und zu überfälligen Zahlungen finden Sie in unserem Artikel zu Zahlungsbenachrichtigungen.

Warum Sie nach Ihrer Jahresrechnung weitere Gebühren erhalten können

Die Jahrespläne von Aircall ermöglichen es Ihnen, die Abrechnung zu vereinfachen, indem Sie eine einzige Vorauszahlung leisten, die Ihre vertraglich vereinbarten Lizenzen und enthaltenen Add-ons für das gesamte Jahr abdeckt. Es gibt jedoch Situationen, in denen Sie während Ihrer Jahresabonnementlaufzeit dennoch zusätzliche Gebühren erhalten können.

Was Ihre Jahreszahlung abdeckt

• Die Kosten für Ihre vertraglich vereinbarten Benutzerlizenzen
• Alle Add-ons, die zu Beginn Ihres Vertrags vereinbart wurden
• Die Tarifmerkmale Ihres gewählten Jahresabonnements

Diese Zahlung stellt sicher, dass Ihre Kernleistungen von Aircall das ganze Jahr über aktiv bleiben, ohne dass eine monatliche Verlängerung erforderlich ist.

Warum Sie trotzdem monatlich belastet werden könnten

Auch mit einem Jahresplan werden einige Gebühren separat abgerechnet, da sie von der tatsächlichen Nutzung oder Änderungen nach Vertragsbeginn abhängen. Sie können zusätzliche monatliche Rechnungen aus folgenden Gründen erhalten:

• Nutzungsabhängige Gebühren: Kosten für ausgehende Anrufe und SMS-Nachrichten werden auf Grundlage Ihrer monatlichen Aktivitäten berechnet.
• Zusätzliche Benutzer, Nummern oder Add-ons: Alle neuen Lizenzen oder Funktionen, die im Laufe des Jahres hinzugefügt werden, werden separat und zu den gleichen Bedingungen wie der ursprüngliche Jahresvertrag abgerechnet.

Hinweis: Ihre Jahresrechnung deckt nur die zum Zeitpunkt der Verlängerung vereinbarten Positionen und Mengen ab. Jede spätere Nutzung oder Hinzufügung wird unabhängig abgerechnet.

Beispiel: Wenn Ihr Unternehmen ein Jahresabonnement für 10 Benutzer und 5 Telefonnummern abgeschlossen hat, zahlen Sie im Voraus für diese Lizenzen und enthaltenen Add-ons.

Wenn Sie später: 2 neue Benutzer hinzufügen oder SMS oder ausgehende Gesprächsminuten nutzen, sehen Sie zusätzliche monatliche Gebühren für diese neuen Positionen oder die Nutzung.

Beispiel:

• Monatlich: Wenn Sie während eines Abrechnungszyklus zusätzliche Einheiten hinzufügen, enthält Ihre nächste Rechnung:

1. Eine anteilige Gebühr für die neuen Benutzer ab dem Hinzufügungsdatum bis zum Ende des aktuellen Abrechnungszyklus.

2. Eine Gebühr für den kommenden Abrechnungszyklus für diese Benutzer, sofern sie nicht vor Rechnungserstellung entfernt werden.

• Jährlich im Voraus: Eine anteilige Gebühr für die neuen Benutzer ab dem Hinzufügungsdatum bis zum Ende des aktuellen Abrechnungszyklus.

Was bedeutet "Ausstellungsdatum"?

Aircall unterstützt Lastschrift- und Kreditkartenzahlungen. Das Ausstellungsdatum auf Ihrer Rechnung markiert den Zeitpunkt, an dem die Zahlung eingeleitet wird.

Lastschrift

• Die Zahlung wird am Ausstellungsdatum über Ihr Mandat eingeleitet, aber es kann 3–5 Tage dauern, bis das Geld Ihr Konto verlässt, und insgesamt bis zu 10 Tage, bis die Zahlung verarbeitet ist. Während dieses Zeitraums:
  • Der Rechnungsstatus bleibt Offen
  • Ihr Konto bleibt voll funktionsfähig
  • Sie erhalten keine Zahlungserinnerungen
• Wenn die Zahlung fehlschlägt (z. B. Rückbuchung), wird Ihr Konto in den Überfälligkeitsprozess versetzt und ein rotes Banner erscheint.

Kreditkarte

• Die Zahlung wird am Ausstellungsdatum eingeleitet.
• Bei erfolgreicher Zahlung ändert sich der Rechnungsstatus innerhalb von 15–30 Minuten von Offen auf Vollständig bezahlt.
• Wenn die Belastung fehlschlägt, bleibt die Rechnung Offen und der Überfälligkeitsprozess beginnt. Erinnerungsemails werden gesendet und ein rotes Banner erscheint.

Warum sehe ich sowohl ein Ausstellungsdatum als auch ein Fälligkeitsdatum?

In seltenen Fällen enthält Ihre Rechnung ein Fälligkeitsdatum. Das bedeutet, dass die Zahlung an einem anderen Datum als dem Ausstellungsdatum fällig ist.

Achtung: Stellen Sie sicher, dass Sie vor dem Fälligkeitsdatum bezahlen, um den Überfälligkeitsprozess zu vermeiden.

Tipp: Wenn Sie unsicher sind, welche Zahlungsmethode auf Ihrem Konto hinterlegt ist, kann der Benutzer mit der Inhaberrolle dies im Aircall Dashboard > Reiter "Abrechnung" und durch Scrollen zum Abschnitt "Zahlungsmethode" prüfen.

Wie kann ich Rechnungen und Gutschriften herunterladen?

Nur Benutzer mit der Inhaberrolle können auf Rechnungen und Gutschriften zugreifen. Melden Sie sich im Aircall Dashboard an und navigieren Sie zum Reiter "Abrechnung", wo Sie alle Rechnungen und Gutschriften an einem Ort einsehen können.

Hinweis: Die Rechnungserstellung kann sich aufgrund von Feiertagen oder Bankschließungen verzögern. Sollte innerhalb von 7 Tagen nach Ihrem üblichen Abrechnungsdatum keine Rechnung erscheinen, wenden Sie sich bitte an unser Kundensupport-Team, um Ihren Abrechnungsstatus zu bestätigen.

Um Ihr nächstes Abrechnungsdatum zu überprüfen, gehen Sie zum Reiter "Tarif" im Aircall Dashboard und prüfen Sie das dort angezeigte nächste Abrechnungsdatum.

Rechnungen oder Gutschriften herunterladen

1. Suchen Sie im Reiter "Abrechnung" das Dokument, das Sie herunterladen möchten.
2. Klicken Sie ganz rechts auf die drei vertikalen Punkte.
3. Wählen Sie PDF herunterladen.

Verwenden Sie die Tabellenspalten, um die Dokumentdetails zu identifizieren:

• Typ: Rechnung oder Gutschrift
• Status: Offen, Vollständig bezahlt oder Angerechnet

Hinweis: Gutschriften werden in der Regel automatisch auf neue Rechnungen angerechnet. Wenn der Gutschriftsbetrag eine Rechnung nicht vollständig abdeckt, wird der Restbetrag berechnet. Kulanzgutschriften sind nicht erstattungsfähig.