Mit der HubSpot-Integration können Sie Automatisierungsregeln konfigurieren, um HubSpot-Aufgaben anhand bestimmter Anrufergebnisse automatisch abzuschließen. Dies optimiert Ihren Arbeitsablauf, da erledigte oder veraltete Aufgaben ohne manuelles Eingreifen abgeschlossen werden.
Hinweis: Die Aircall–HubSpot-Integration erstellt keine neuen Aufgaben. Sie kann nur bestehende Aufgaben abschließen.
Automatisierung des Aufgabenabschlusses aktivieren
Regeln für den Aufgabenabschluss können direkt im Aircall Dashboard aktiviert und konfiguriert werden.
Schritte:
- Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Integrationen > Apps.
- Wählen Sie HubSpot aus und öffnen Sie die Registerkarte Einstellungen.
- Scrollen Sie zum Abschnitt Automatisierung des Aufgabenabschlusses.
- Wählen Sie die Anrufergebnisse aus, bei denen die Aufgabe abgeschlossen werden soll.
- Wählen Sie die Kriterien aus, die bestimmen, welche Aufgabe abgeschlossen wird.
- Speichern Sie Ihre Einstellungen.
Die Automatisierungsregel wird nur ausgeführt, wenn mindestens ein Ergebnis und eine Kriterienoption ausgewählt sind. Wenn ein Anruf endet und das ausgewählte Ergebnis angewendet wird, wird die Regel automatisch ausgelöst.
Anrufergebnisse und Kriterienoptionen
Sie können konfigurieren, welche Ergebnisse Aufgaben abschließen und wie Aircall die abzuschließenden Aufgaben auswählt.
Anrufergebnisse
- Keine (Standard)
- Verbunden
- Besetzt
- Keine Antwort
- Falsche Nummer
- Voicemail hinterlassen
Sie können mehrere Ergebnisse auswählen.
Kriterientypen
- Keine (Standard)
- Heute fällig
- Heute fällig und durch eine Sequenz erstellt
- Ältestes Fälligkeitsdatum
- Ältestes Fälligkeitsdatum, durch eine Sequenz erstellt
Achtung: Wenn entweder für Anrufergebnisse oder Kriterien „Keine“ ausgewählt ist, werden keine Aufgaben abgeschlossen.
So wendet Aircall Kriterien an
Wenn ein ausgewähltes Anrufergebnis mit der Konfiguration in Ihren Integrationseinstellungen übereinstimmt, sucht Aircall nach HubSpot-Aufgaben, die folgende Bedingungen erfüllen:
- Der Aufgabentyp ist Anruf.
- Die Aufgabe ist dem am Anruf beteiligten HubSpot-Kontakt zugeordnet.
- Der Aufgabenstatus ist nicht abgeschlossen.
Sobald diese Aufgaben identifiziert wurden, wendet Aircall die in den Regeleinstellungen ausgewählten Kriterien an, um zu bestimmen, welche Aufgabe abgeschlossen wird:
| Kriterien | Regel zur Aufgabenauswahl |
|---|---|
| Keine | Es wird keine Aktion ausgeführt und keine Aufgabe abgeschlossen. |
| Heute fällig | Schließt die Aufgabe ab, deren Fälligkeitsdatum auf heute festgelegt ist. Wenn mehrere Aufgaben diese Bedingung erfüllen, schließt Aircall die zuletzt aktualisierte Aufgabe ab, die dem Benutzer zugewiesen ist, der den Anruf bearbeitet hat. |
| Heute fällig und durch eine Sequenz erstellt | Schließt die durch eine Sequenz erstellte und heute fällige Aufgabe ab. Wenn mehrere Aufgaben infrage kommen, schließt Aircall die zuletzt aktualisierte Aufgabe ab, die dem Benutzer zugewiesen ist, der den Anruf bearbeitet hat. |
| Ältestes Fälligkeitsdatum | Schließt die Aufgabe mit dem ältesten Fälligkeitsdatum vor dem aktuellen Datum ab. |
| Ältestes Fälligkeitsdatum, durch eine Sequenz erstellt | Schließt die durch eine Sequenz erstellte Aufgabe mit dem ältesten Fälligkeitsdatum vor dem aktuellen Datum ab. |
Hinweis: Da die Fälligkeitsdaten von Aufgaben von der Ortszeit des Benutzers abhängen, können unterschiedliche Benutzer unterschiedliche Aufgaben als „heute fällig“ sehen. Aircall verwendet die UTC-Zeitzone, um als „heute fällig“ geltende Aufgaben zu ermitteln.
Abgeschlossene Aufgaben in HubSpot anzeigen
Wenn eine Aufgabe durch diese Automatisierung abgeschlossen wird, erscheint sie automatisch als Verknüpfung im Anrufaktivitätsprotokoll auf der entsprechenden HubSpot-Kontaktseite.
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