Protokollierung von WhatsApp-, SMS- und MMS-Nachrichten in HubSpot

Aircall ermöglicht Ihnen, WhatsApp-, SMS- und MMS-Nachrichten in HubSpot zu protokollieren, sodass Ihre Kundenkommunikation als Engagements erfasst wird und so eine bessere Sichtbarkeit, Nachverfolgung und Berichterstattung ermöglicht. Protokollierte Nachrichten erscheinen in den entsprechenden Kontakt-, Unternehmens- oder Deal-Datensätzen, sodass Teams den Konversationsverlauf direkt in HubSpot einfacher prüfen können.

Dieser Artikel erklärt, wie die Protokollierung für jeden Kanal funktioniert, wie Sie die Protokollierung aktivieren oder deaktivieren, welche Details erfasst werden und wie der Eigentümer des Engagements zugewiesen wird.

Unterstützte Kanäle und Einschränkungen

• Die WhatsApp-Protokollierung in HubSpot unterstützt derzeit nur textbasierte Nachrichten. Mediendateien wie Bilder, Videos oder Dokumente, die über WhatsApp gesendet werden, werden in HubSpot nicht protokolliert. 
• Die Protokollierung von WhatsApp-Nachrichten im HubSpot Helpdesk ist noch nicht verfügbar, kommt aber bald.
• Bei SMS und MMS werden sowohl der Nachrichteninhalt als auch bei MMS die Medienanhänge als Engagements in HubSpot protokolliert.
• Die Protokollierung von Gruppen-SMS in HubSpot ist nur für US-amerikanische und kanadische Nummern verfügbar. Status und Ticketerstellung werden für Gruppennachrichten nicht protokolliert.

Aktivieren oder Deaktivieren der Nachrichtenprotokollierung

Sie können direkt in Ihren Einstellungen der HubSpot-Integration im Aircall Dashboard. steuern, ob Nachrichten in HubSpot protokolliert werden.

Schritte:

1. Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Integrationen & API
2. Wählen Sie Ihre HubSpot-Integration aus.
3. Scrollen Sie zur entsprechenden Protokollierungseinstellung:
   • WhatsApp-Protokollierung aktivieren
   • SMS/MMS-Protokollierung aktivieren
4. Wählen Sie Ja, um die Protokollierung zu aktivieren, oder Nein, um sie zu deaktivieren.
5. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Hinweis: Standardmäßig ist die Protokollierung von SMS und MMS aktiviert.

Achtung: Damit MMS-Nachrichten mit Medienanhängen in HubSpot protokolliert werden, müssen Sie Ihre HubSpot-Integration erneut authentifizieren. Ein Banner in den Einstellungen der HubSpot-Integration fordert Sie auf, den Prozess zur erneuten Authentifizierung zu starten.

Wie Nachrichten in HubSpot angezeigt werden

Alle unterstützten Nachrichten werden als Engagements in HubSpot protokolliert und dem entsprechenden Kontakt, Unternehmen oder Deal zugeordnet.

Details des WhatsApp-Nachrichtenprotokolls

Betreff

• Ausgehend:
  „WhatsApp-Nachricht gesendet von [Name des Agent(s)] über [Name der WhatsApp-Nummer] an HubSpot-Kontakt [Vor- und Nachname] oder [Unternehmensname]“
• Eingehend:
  „WhatsApp-Nachricht von HubSpot-Kontakt [Vor- und Nachname] oder [Unternehmensname] auf [Name der WhatsApp-Nummer] empfangen“

Details

• Nachricht: WhatsApp-Textinhalt
• Status: Statusname (zum Beispiel Gesendet, Zugestellt, Gelesen, abhängig von den Integrationsfunktionen)
• Vollständige Konversation ansehen: Link zum Anzeigen der vollständigen Konversation in Ihrer WhatsApp-App oder Integrationsplattform

SMS- und MMS-Protokolldetails

SMS- und MMS-Nachrichten werden als Engagements vom Typ SMS protokolliert, unter Verwendung der Kommunikations-API von HubSpot.

Ausgehende Nachrichten

Betreff
„SMS gesendet von [Name des Aircall-Agent(s)] über [Name der Aircall-Nummer] an HubSpot-Kontakt [Vor- und Nachname] oder [Unternehmensname]“

Details

• Gesendet von: Aircall-Nummer (E164-Format)
• Gesendet an: HubSpot-Kontakt- oder Unternehmensnummer (E164-Format)
• Status: Gesendet, Zugestellt oder Nicht gesendet
• Nachricht: SMS-Inhalt
• Vollständige Konversation ansehen: Link zur vollständigen Konversation in der Aircall-Telefon-App
• MMS-Anhang: Nur bei MMS enthalten

Eingehende Nachrichten

Betreff
„SMS empfangen von HubSpot-Kontakt [Vor- und Nachname] oder [Unternehmensname] auf [Name der Aircall-Nummer]“

Details

• Gesendet von: HubSpot-Kontakt- oder Unternehmensnummer (E164-Format)
• Gesendet an: Aircall-Nummer (E164-Format)
• Status: Empfangen
• Nachricht: SMS-Inhalt
• Vollständige Konversation ansehen: Link zur vollständigen Konversation in der Aircall-Telefon-App
• MMS-Anhang: Nur bei MMS enthalten

Hinweis: Beim Senden einer MMS kann es zu einer kurzen Verzögerung kommen, bevor der Medienanhang in HubSpot erscheint. Anhänge werden asynchron verarbeitet.

Details des Gruppen-SMS-Protokolls

Gruppen-SMS-Nachrichten werden als einzelnes Engagement in HubSpot protokolliert und allen an der Konversation beteiligten Kontakten und Unternehmen zugeordnet.

Details zu ausgehenden Gruppennachrichten :

• Absender: Name des Aircall-Agent(s)
• Empfänger: Aircall-Nummer und alle Kontakte oder Unternehmen in der Gruppe (E.164-Format)
• Nachricht: SMS-Inhalt
• Vollständige Konversation ansehen: Link zur vollständigen Konversation in der Aircall-Telefon-App

Details zu eingehenden Gruppennachrichten :

• Absender: Kontakt- oder Unternehmensname und Nummer (E.164-Format)
• Empfänger: Aircall-Nummer und alle anderen Kontakte oder Unternehmen in der Gruppe (E.164-Format)
• Nachricht: SMS-Inhalt
• Vollständige Konversation ansehen: Link zur vollständigen Konversation in der Aircall-Telefon-App

Hinweis: Der Status wird für Gruppen-SMS-Nachrichten nicht protokolliert.

Zuweisung des Engagement-Eigentümers

Die Eigentümerlogik ist für WhatsApp-, SMS- und MMS-Engagements identisch.

• Ausgehende Nachrichten
  Der Eigentümer ist der Aircall-Agent(s), der die Nachricht gesendet hat, sofern dieser in HubSpot existiert und in beiden Plattformen dieselbe E-Mail-Adresse verwendet.
  Andernfalls ist der Eigentümer der HubSpot-Kontakt- oder Unternehmenseigentümer.
• Eingehende Nachrichten an Nummern mit einem zugewiesenen Benutzer
  Der Eigentümer ist der der Leitung zugewiesene Aircall-Agent(s), sofern er in HubSpot mit einer übereinstimmenden E-Mail-Adresse existiert.
  Andernfalls ist der Eigentümer der HubSpot-Kontakt- oder Unternehmenseigentümer.
• Eingehende Nachrichten an Nummern mit mehreren zugewiesenen Benutzern
  Der Eigentümer ist der HubSpot-Kontakt- oder Unternehmenseigentümer.
• Kein Kontakt- oder Unternehmenseigentümer
  Der Eigentümer wird als der HubSpot-Admin festgelegt, der die Integration installiert hat.

Best Practices

• Lassen Sie die Nachrichtenprotokollierung aktiviert, um einen vollständigen Verlauf der Kundenkommunikation zu erhalten.
• Verwenden Sie die Filteroptionen von HubSpot, um WhatsApp-, SMS- oder MMS-Engagements für bestimmte Kontakte, Unternehmen oder Kampagnen schnell zu finden.
• Authentifizieren Sie Ihre HubSpot-Integration umgehend erneut, wenn Sie dazu aufgefordert werden, damit MMS-Anhänge korrekt protokolliert werden.
• Stellen Sie sicher, dass SMS und WhatsApp unter den Aktivitätsfiltern ausgewählt sind, damit sie in der HubSpot-Benutzeroberfläche sichtbar sind.

Durch die Protokollierung von WhatsApp-, SMS- und MMS-Nachrichten als HubSpot-Engagements erhalten Ihre Teams eine einheitliche und durchsuchbare Ansicht von Kundengesprächen über verschiedene Kanäle hinweg.