WhatsApp-, SMS- und MMS-Nachrichten in HubSpot protokollieren

Aircall ermöglicht es Ihnen, WhatsApp, SMS und MMS-Nachrichten in HubSpot zu protokollieren, sodass Ihre Kundenkommunikation als Engagements erfasst wird, um bessere Sichtbarkeit, Nachverfolgung und Berichterstattung zu gewährleisten. Protokollierte Nachrichten erscheinen in den entsprechenden Kontakt-, Firmen- oder Deal-Datensätzen, was es Teams erleichtert, die Gesprächshistorie direkt in HubSpot einzusehen.

Dieser Artikel erklärt, wie das Protokollieren für jeden Kanal funktioniert, wie Sie das Protokollieren aktivieren oder deaktivieren, welche Details erfasst werden und wie die Eigentümerschaft der Engagements zugewiesen wird.

Unterstützte Kanäle und Einschränkungen

• Das WhatsApp-Protokollieren in HubSpot unterstützt derzeit nur textbasierte Nachrichten. Mediendateien wie Bilder, Videos oder Dokumente, die über WhatsApp gesendet werden, werden in HubSpot nicht protokolliert. 
• Das Protokollieren von WhatsApp-Nachrichten im HubSpot Help Desk ist noch nicht verfügbar, wird aber bald kommen.
• Für SMS und MMS werden sowohl der Nachrichteninhalt als auch bei MMS die Medienanhänge als Engagements in HubSpot protokolliert.

Aktivieren oder Deaktivieren des Nachrichtenprotokolls

Sie können steuern, ob Nachrichten in HubSpot protokolliert werden, direkt über Ihre HubSpot-Integrationseinstellungen im Aircall Dashboard.

Schritte:

1. Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Integrationen & API
2. Wählen Sie Ihre HubSpot-Integration aus.
3. Scrollen Sie zu der relevanten Protokollierungseinstellung:
   • WhatsApp-Protokollierung aktivieren
   • SMS/MMS-Protokollierung aktivieren
4. Wählen Sie Ja, um die Protokollierung zu aktivieren, oder Nein, um sie zu deaktivieren.
5. Speichern Sie Ihre Änderungen.

HINWEIS:
Standardmäßig ist die SMS- und MMS-Protokollierung aktiviert.

WICHTIG:
Um MMS-Nachrichten mit Medienanhängen in HubSpot protokolliert zu sehen, müssen Sie Ihre HubSpot-Integration erneut authentifizieren. Ein Banner in den HubSpot-Integrationseinstellungen fordert Sie auf, den Reauthentifizierungsprozess zu starten.

Wie Nachrichten in HubSpot angezeigt werden

Alle unterstützten Nachrichten werden als Engagements in HubSpot protokolliert und mit dem entsprechenden Kontakt, der Firma oder dem Deal verknüpft.

Details zum WhatsApp-Nachrichtenprotokoll

Betreff

• Ausgehend:
  „WhatsApp-Nachricht gesendet von [Name des Agenten] über [Name der WhatsApp-Nummer] an HubSpot-Kontakt [Vor- & Nachname] oder [Firmenname]“
• Eingehend:
  „WhatsApp-Nachricht empfangen von HubSpot-Kontakt [Vor- & Nachname] oder [Firmenname] auf [Name der WhatsApp-Nummer]“

Details

• Nachricht: WhatsApp-Textinhalt
• Status: Statusname (zum Beispiel Gesendet, Zugestellt, Gelesen, je nach Integrationsmöglichkeiten)
• Gesamtes Gespräch ansehen: Link zur Ansicht des gesamten Gesprächs in Ihrer WhatsApp-App oder Integrationsplattform

Details zum SMS- und MMS-Protokoll

SMS- und MMS-Nachrichten werden als Engagements des Typs SMS protokolliert, unter Verwendung der Kommunikations-API von HubSpot.

Ausgehende Nachrichten

Betreff
„SMS gesendet von [Name des Aircall-Agenten] über [Name der Aircall-Nummer] an HubSpot-Kontakt [Vor- & Nachname] oder [Firmenname]“

Details

• Gesendet von: Aircall-Nummer (E164-Format)
• Gesendet an: HubSpot-Kontakt oder Firmennummer (E164-Format)
• Status: Gesendet, Zugestellt oder Nicht gesendet
• Nachricht: SMS-Inhalt
• Gesamtes Gespräch ansehen: Link zum gesamten Gespräch in der Aircall-Telefon-App
• MMS-Anhang: Nur bei MMS enthalten

Eingehende Nachrichten

Betreff
„SMS empfangen von HubSpot-Kontakt [Vor- & Nachname] oder [Firmenname] auf [Name der Aircall-Nummer]“

Details

• Gesendet von: HubSpot-Kontakt oder Firmennummer (E164-Format)
• Gesendet an: Aircall-Nummer (E164-Format)
• Status: Empfangen
• Nachricht: SMS-Inhalt
• Gesamtes Gespräch ansehen: Link zum gesamten Gespräch in der Aircall-Telefon-App
• MMS-Anhang: Nur bei MMS enthalten

HINWEIS:
Beim Senden einer MMS kann es eine kurze Verzögerung geben, bevor der Medienanhang in HubSpot erscheint. Anhänge werden asynchron verarbeitet.

Zuweisung des Engagement-Eigentümers

Die Eigentumslogik ist für WhatsApp, SMS und MMS-Engagements gleich.

• Ausgehende Nachrichten
  Der Eigentümer ist der Aircall-Agent, der die Nachricht gesendet hat, sofern dieser Agent in HubSpot existiert und in beiden Plattformen dieselbe E-Mail-Adresse verwendet.
  Andernfalls ist der Eigentümer der HubSpot-Kontakt- oder Firmeninhaber.
• Eingehende Nachrichten an Nummern mit einem zugewiesenen Benutzer
  Der Eigentümer ist der Aircall-Agent, der der Leitung zugewiesen ist, sofern dieser in HubSpot mit passender E-Mail-Adresse existiert.
  Andernfalls ist der Eigentümer der HubSpot-Kontakt- oder Firmeninhaber.
• Eingehende Nachrichten an Nummern mit mehreren zugewiesenen Benutzern
  Der Eigentümer ist der HubSpot-Kontakt- oder Firmeninhaber.
• Kein Kontakt- oder Firmeninhaber
  Der Eigentümer wird als der HubSpot-Administrator festgelegt, der die Integration installiert hat.

Best Practices

• Lassen Sie die Nachrichtenprotokollierung aktiviert, um eine vollständige Historie der Kundenkommunikation zu erhalten.
• Verwenden Sie die Filteroptionen von HubSpot, um WhatsApp-, SMS- oder MMS-Engagements für bestimmte Kontakte, Firmen oder Kampagnen schnell zu finden.
• Authentifizieren Sie Ihre HubSpot-Integration umgehend neu, wenn Sie dazu aufgefordert werden, um sicherzustellen, dass MMS-Anhänge korrekt protokolliert werden.

Durch das Protokollieren von WhatsApp-, SMS- und MMS-Nachrichten als HubSpot-Engagements erhalten Ihre Teams eine einheitliche und durchsuchbare Ansicht von Kundenkonversationen über verschiedene Kanäle hinweg.