Achtung: Denken Sie daran, Ihr Team zu Aircall Workspace zu führen. Die alte Aircall Phone App wird 2026 eingestellt. Erfahren Sie mehr in unseren Artikeln im Abschnitt Migration zu Aircall Workspace.

Mit den neuen Verfügbarkeitsstatus von Nutzer:innen in Aircall erhalten Sie zusätzliche Informationen, wenn Nutzer abwesend sind und keine Anrufe entgegennehmen können.

Zu wissen, womit andere Nutzer gerade beschäftigt sind, ist hilfreich für:

  • Echtzeit-Überwachung: Admins können in Echtzeit prüfen, warum Nutzer nicht verfügbar sind, und erhalten ein genaues Bild der Produktivität der Nutzer.

  • Berichterstellung und Ressourcenmanagement: Admins können analysieren, wie viel Zeit Nutzer mit anderen Aktivitäten verbringen, und ihre Verfügbarkeit besser planen.

Verfügbarkeit im Phone verwalten

Das Ändern Ihrer Verfügbarkeit im Phone ist ganz einfach.

  • Klicken Sie auf Ihr Nutzersymbol oben links auf dem Bildschirm, um die Einstellungen zu öffnen.

  • Unter Ihrem Profilnamen finden Sie die Verfügbarkeitsoptionen: Verfügbar, Automatischer Zeitplan und Nicht verfügbar.

  • Wenn Sie Nicht verfügbar auswählen, müssen Sie zusätzlich einen der unten aufgeführten Gründe für die Nichtverfügbarkeit auswählen:

    • Pause

    • Mittagspause

    • In Schulung

    • Backoffice

    • Sonstige

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Während Sie nicht verfügbar sind, wird oben in Ihrer Phone-Anwendung ein Banner angezeigt, das darauf hinweist, dass Ihr Status nicht verfügbar ist und Sie keine Anrufe entgegennehmen können.

⚠️ Bitte beachten Sie, dass dieses obere Banner nur erscheint, wenn Sie die Aircall Desktop- oder Webanwendung verwenden.

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Sie können Ihren Status auf Verfügbar auf drei verschiedene Arten ändern:

  • Öffnen Sie die Phone-Einstellungen und klicken Sie auf Verfügbar.

  • Wenn Sie nicht den ganzen Tag manuell zwischen Verfügbar und Nicht verfügbar wechseln möchten, können Sie den Automatischen Zeitplan aktivieren. Mit dieser Einstellung können Sie Ihre Bürozeiten im Voraus festlegen, damit Ihr Phone automatisch von Verfügbar zu Nicht verfügbar wechselt.

  • Über das obere Banner können Sie Ihren Status auf Verfügbar ändern oder auf Automatisch, wenn in Ihren Bürozeiten bestimmte Zeitfenster voreingestellt wurden.

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⚠️ Bitte beachten Sie, dass bei Verwendung des Automatischen Zeitplans keine Gründe für die Nichtverfügbarkeit erfasst werden, wie es der Fall ist, wenn ein:e Nutzer:in den Status manuell auf Nicht verfügbar setzt.

Ruhemodus oder Sperrbildschirm

  • Wenn Ihr Computer in den Ruhemodus wechselt oder Sie Ihren Bildschirm sperren, wird Ihr Verfügbarkeitsstatus automatisch auf Offline gesetzt.
  • Ihr Verfügbarkeitsstatus wird ebenfalls auf Offline gesetzt, wenn Sie sich von der Aircall App abmelden, Ihren Computer ausschalten oder die Internetverbindung verlieren.

Verfügbarkeit von Nutzer:innen in der Live-Verfolgung

Die Funktion Live-Verfolgung in Aircalls Live-Verfolgung umfasst alle Verfügbarkeitsstatus, und Admins können klar erkennen, wie viele Nutzer sich aktuell in welchem Status befinden. Die Informationen in der Live-Verfolgung werden in Echtzeit angezeigt, sodass Admins Änderungen der Verfügbarkeit verfolgen können, während sie geschehen.

⚠️ Bitte beachten Sie, dass die Nutzer in jedem Statusbereich nach der Zeit geordnet sind, die sie in diesem Status verbracht haben (absteigend):

Berichterstellung

Die Seite User activity+ und die Aufschlüsselung der Nutzer-KPIs auf der Seite Monitoring+ enthalten alle Verfügbarkeitsstatus der Nutzer und ermöglichen Ihnen, Berichte zur Verfügbarkeitshistorie zu analysieren und zu exportieren.

  • Melden Sie sich im Dashboard an
  • Wählen Sie im Abschnitt Statistiken die Option User activity+
  • Scrollen Sie nach unten, um die Abschnitte % of time in each status und Work Time and Availability zu sehen

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  • Wählen Sie im Abschnitt Statistiken die Option Monitoring+

  • Scrollen Sie nach unten, um die Tabelle User KPIs breakdown zu sehen

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⚠️ Bitte beachten Sie, dass Sie das Analytics+ Paket benötigen, um auf die Seiten User activity+ und Monitoring+ zugreifen zu können.

✅ Wenn Sie bereits Kund:in sind und Analytics+ kennenlernen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihre:n Customer Success Manager:in, um zu prüfen, ob Sie die Voraussetzungen erfüllen.

Aircall Phone: Bereich „Personen“

Wenn Sie im Bereich „Personen“ nach Teamkolleg:innen suchen, sehen Sie, in welchem Unterstatus der Nichtverfügbarkeit sie sich befinden:

Hinweis: Wenn Sie Integrationen wie MS Teams oder andere mit Synchronisierung der Nutzerverfügbarkeit haben, kann dies Ihre Verfügbarkeitseinstellungen in Aircall überschreiben. Stellen Sie daher sicher, dass Sie die Verfügbarkeitssynchronisierung in solchen Integrationen entsprechend Ihren Anforderungen einrichten. Unten sehen Sie ein Beispiel für die Einstellungen der Verfügbarkeitssynchronisierung in MS Teams.