Die Zoho CRM V3 Integration verbindet Aircall mit Ihrem Zoho CRM Konto, sodass Ihr Team automatisch Anrufe und Nachrichten protokollieren, Kontakte synchronisieren und während jedes Anrufs wichtige Kunden-informationen einsehen kann. Dieser Artikel führt Sie durch die Installation der Integration und deren Konfiguration, bevor Sie live gehen.
Hinweis: Sie müssen in sowohl Aircall als auch Zoho CRM Administratorrechte besitzen, um diese Integration zu installieren und zu konfigurieren.
Installation der Integration
Schritte:
- Gehen Sie zum Aircall Dashboard > Integrationen & API
- Suchen Sie im Abschnitt Alle Integrationen nach Zoho CRM V3 und klicken Sie darauf.
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Klicken Sie auf Integration installieren.
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Klicken Sie auf Autorisieren, um Ihr Aircall-Konto zu verbinden.
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Unter Nummern auswählen klicken Sie auf Nummern hinzufügen, wählen die Aircall-Nummern aus, die Sie mit der Integration verknüpfen möchten, und klicken dann auf Nummern hinzufügen.
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Sie werden zu Zoho CRM weitergeleitet, um die Integration zu autorisieren. Melden Sie sich bei Aufforderung an und akzeptieren Sie die Autorisierungsanfrage.
- Sobald die Autorisierung abgeschlossen ist, klicken Sie auf Fertigstellen. Sie werden direkt zu Ihren Integrationseinstellungen weitergeleitet.
Achtung: Mindestens eine Aircall-Nummer muss verbunden sein, damit Anrufe und Nachrichten in Zoho CRM protokolliert werden. Sie können jederzeit Nummern im Aircall Dashboard hinzufügen oder entfernen.
Verwalten Ihrer Integration
Nach der Installation können Sie die Grundfunktionen Ihrer Integration jederzeit unter Integrationen & API im Aircall Dashboard verwalten. Klicken Sie auf Ihre Zoho CRM V3 Integration und gehen Sie zum Tab Allgemein, um folgende Optionen zu nutzen:
- Aktivieren oder deaktivieren Sie die Integration mit dem Aktiv/Inaktiv-Schalter. Wenn sie inaktiv ist, werden Anrufe und Nachrichten nicht in Zoho CRM protokolliert.
- Benenne die Integration um, indem Sie das Feld für den Integrationsnamen aktualisieren. Dies ist nützlich, wenn Sie mehrere Integrationsinstanzen haben.
- Fügen Sie Aircall-Nummern hinzu oder entfernen Sie sie, die mit der Integration verbunden sind. Nur Anrufe und Nachrichten von verbundenen Nummern werden in Zoho CRM protokolliert.
- Löschen Sie die Integration, wenn Sie sie vollständig entfernen möchten.
Hinweis: Anrufe und Nachrichten von Nummern, die nicht mit der Integration verbunden sind, werden nicht in Zoho CRM protokolliert. Wenn Sie eine neue Aircall-Nummer zu Ihrem Konto hinzufügen und diese einbeziehen möchten, denken Sie daran, sie der Integration hinzuzufügen.
Konfigurieren Sie Ihre Zoho-Integrationseinstellungen vor dem Livegang
Nach der Installation ist Ihre Integration aktiv, aber Sie sollten die untenstehenden Einstellungen konfigurieren, bevor Ihr Team mit den Anrufen beginnt. Die wichtigsten Einstellungen, die Sie zuerst einrichten sollten, sind Datensatzsuche, Kontakt-/Datensatz-Erstellung und Insight Cards, da sie steuern, wo Anrufe protokolliert werden und was Ihre Agenten während eines Anrufs sehen.
Datensatzsuche
Diese Einstellung steuert, nach welchem Zoho CRM-Datensatztyp die Integration bei einem Anruf oder einer Nachricht zuerst sucht. Die Integration sucht anhand der Telefonnummer und protokolliert den Anruf beim ersten passenden Datensatz, den sie findet.
Die Standardreihenfolge ist: Lead, dann Kontakt, dann Konto.
Wenn Ihr Team hauptsächlich mit Kontakten statt mit Leads arbeitet, passen Sie die Reihenfolge entsprechend an. Die Insight Card, die Ihre Agenten während eines Anrufs sehen, folgt ebenfalls dieser Reihenfolge.
Zoho CRM-Einstellungen
Dieser Abschnitt steuert das Kernverhalten der Integration: was passiert, wenn eine Nummer in Zoho nicht gefunden wird, ob Kontakte mit Aircall synchronisiert werden, wie Anrufaufnahmen behandelt werden und ob Anrufe des AI Voice Agent protokolliert werden.
Kontakt-/Datensatz-Erstellung
Definiert, was Aircall in Zoho CRM erstellt, wenn ein Anruf oder eine Nachricht von einer Nummer kommt, die in Zoho nicht existiert. Wählen Sie die Option, die der Arbeitsweise Ihres Teams bei der Verwaltung neuer Kontakte entspricht:
- Kontakt (Standard)
- Kontakt + Konto
- Kontakt + Deal
- Lead
- Konto
- Nichts
Neue Datensätze werden sowohl für Anrufe als auch für Nachrichten erstellt.
Kontakt-/Datensatz-Synchronisation
Aktivieren Sie Zoho CRM-Kontakte mit Aircall synchronisieren, um Ihre Zoho CRM-Kontakte, Leads und Konten in Aircall verfügbar zu machen. Name und Telefonnummer werden synchronisiert. Wenn ein Datensatz in Zoho CRM aktualisiert wird, wird die Änderung automatisch in Aircall übernommen.
Protokollierung von Anrufaufnahmelinks
Wählen Sie, ob Anrufaufnahmelinks in Zoho CRM protokolliert werden sollen und wenn ja, wo:
- Als Notiz im Anrufdatensatz
- Im Feld Sprachnachricht des Anrufdatensatzes
- Nicht protokolliert
Achtung: Wenn "Sprachnachricht" ausgewählt ist, kann die Aufnahme nicht direkt in Zoho CRM abgespielt werden — es wird nur der Link gespeichert. Kopieren Sie den Link, um die Aufnahme über das Aircall Dashboard zu öffnen.
AI Voice Agent-Anrufe
Aktivieren Sie Anrufe für AI Voice Agent protokollieren, um Anrufe, die von Ihrem AI Voice Agent (AIVA) bearbeitet werden, in Zoho CRM zu protokollieren.
Hinweis: Stellen Sie sicher, dass AIVA zu Ihrem Smartflow hinzugefügt wurde, bevor Sie diese Einstellung aktivieren.
Synchronisation von Tags
Steuert, wo Anruf-Tags, die im Aircall Workspace hinzugefügt werden, in Zoho CRM protokolliert werden. Wählen Sie die Option, die am besten zur Nutzung von Tags durch Ihr Team für Berichte oder Segmentierung passt:
- In Anrufen als Tags protokollieren (Standard)
- In Kontakt/Lead/Konto als Tags protokollieren
- In Anrufen und Kontakt/Lead/Konto als Tags protokollieren
- Nicht protokollieren
Tags werden dem Datensatztyp hinzugefügt, der basierend auf Ihrer Datensatzsuchreihenfolge zuerst gefunden wird.
Hinweis: Die Tag-Synchronisation unterliegt den Tag-Limits Ihres Zoho CRM-Plans. Wenn das Tag-Limit für einen Datensatztyp erreicht ist, kann Aircall keine weiteren Tags hinzufügen. Siehe die Zoho-Dokumentation zur Tagging für planspezifische Limits.
Protokollierung von AI-Entitäten
Dieser Abschnitt steuert, ob Anruftranskriptionen und AI Insights in Zoho CRM protokolliert werden und wie jeder Insight-Typ gespeichert wird. Wenn Ihr Team Aircall AI nutzt, konfigurieren Sie dies vor Ihrem ersten Anruf, damit Insights von Anfang an erfasst werden.
Hinweis: Diese Einstellungen sind nur verfügbar, wenn Ihr Konto ein aktives Aircall AI Assist-Paket hat. Einstellungen für Playbook und Custom Summary erfordern AI Assist Pro. Wenn keines der Pakete aktiv ist, sind diese Einstellungen nicht bearbeitbar.
Schalten Sie AI Entities Logging ein, um den Abschnitt zu aktivieren, und konfigurieren Sie dann jeden Insight-Typ:
| Insight-Typ | Verfügbare Optionen |
|---|---|
| Anruftranskription | Notizen, Nichts |
| Anrufzusammenfassung | Notizen, Nichts |
| Schlüsselthemen | Notizen, Anruf-Tag, Kontakt-Tag, Nichts |
| Aufgaben | Notizen, Offene Aufgabe, Nichts |
| Anrufstimmung | Notizen, Nichts |
| Playbook (AI Assist Pro) | Notizen, Nichts |
| Benutzerdefinierte Zusammenfassung (AI Assist Pro) | Notizen, Nichts |
Wenn Aufgaben auf Offene Aufgabe gesetzt sind, wird die Aufgabe dem Kontakt, Lead oder Konto zugewiesen, dem der Anruf zugeordnet wurde.
Insight Cards
Insight Cards erscheinen im Aircall Workspace während eines Anrufs und zeigen Ihren Agenten wichtige Informationen über den Anrufer aus Zoho CRM, ohne Aircall verlassen zu müssen. Die Konfiguration vor dem Livegang stellt sicher, dass Ihre Agenten von Anfang an den nötigen Kontext erhalten.
Standardmäßig zeigt die Karte den Namen des Datensatzes und den Besitzer sowie einen direkten Link zum Datensatz in Zoho CRM. Bei Konten wird auch der Firmenname angezeigt.
Sie können Insight Cards für Kontakt, Lead, Deal und Konto individuell über den Tab Insight Cards anpassen. Jeder Kartentyp kann unabhängig ein- oder ausgeschaltet werden, und bis zu fünf Felder können für die Anzeige ausgewählt werden.
Hinweis: Insight Cards werden basierend auf Ihrer Datensatzsuchreihenfolge angezeigt — die angezeigte Karte entspricht dem zuerst gefundenen passenden Datensatz. Wenn keine benutzerdefinierten Insight Cards aktiviert sind, wird die Standardkarte angezeigt.
Achtung: Klicken Sie nach der Konfiguration der Einstellungen auf Änderungen speichern, um sicherzustellen, dass sie angewendet werden.
FAQs
Kann ich mehr als ein Zoho CRM-Konto mit Aircall verbinden?
Jede Integrationsinstanz verbindet sich mit einem Zoho CRM-Konto. Wenn Sie mehrere Konten verbinden müssen, kontaktieren Sie den Aircall-Support, um Ihre Einrichtung zu besprechen.
Was passiert, wenn ich während der Installation keine Nummern auswähle?
Die Integration ist aktiv, aber es werden keine Anrufe oder Nachrichten in Zoho CRM protokolliert, bis mindestens eine Nummer verbunden ist. Sie können jederzeit Nummern aus den Integrationseinstellungen im Aircall Dashboard hinzufügen.
Muss ich die Integration neu installieren, wenn ich später eine neue Aircall-Nummer hinzufüge?
Nein. Sie können Nummern direkt in den Integrationseinstellungen im Aircall Dashboard hinzufügen oder entfernen, ohne die Integration neu zu installieren.
Was ist der Unterschied zwischen Kontakt-/Datensatz-Erstellung und Kontakt-/Datensatz-Synchronisation?
Kontakt-/Datensatz-Erstellung steuert, was Aircall in Zoho CRM erstellt, wenn ein Anruf von einer unbekannten Nummer kommt. Kontakt-/Datensatz-Synchronisation steuert, ob Ihre bestehenden Zoho CRM-Datensätze in Aircall verfügbar gemacht werden, damit Agenten während eines Anrufs Namen und Details des Anrufers sehen können. Diese Einstellungen sind unabhängig und können zusammen oder getrennt aktiviert werden.
Warum wird mein Anruf dem falschen Datensatztyp zugeordnet?
Dies liegt meist an der Reihenfolge der Datensatzsuche. Überprüfen Sie Ihre Einstellungen zur Datensatzsuche und stellen Sie sicher, dass die Reihenfolge den Datensatztyp widerspiegelt, den Ihr Team als primäres Objekt verwendet. Die Integration protokolliert Anrufe beim ersten passenden Datensatz, den sie findet. Wenn Lead an erster Stelle steht und die Nummer sowohl bei einem Lead als auch bei einem Kontakt existiert, wird der Anruf immer beim Lead protokolliert.
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