Pour maximiser les avantages de l'agent vocal et garantir une expérience client fluide et efficace, il est important de suivre un ensemble de bonnes pratiques. Voici quelques conseils clés pour optimiser la configuration et les performances de votre agent vocal IA :
Concevez une section de connaissances claire et simple
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Utilisez du texte structuré :
- Gardez votre section de connaissances simple et organisée
- Évitez d'utiliser des listes numérotées et formatez-la plutôt sous forme de questions & Une structure pour garantir que l'IA puisse facilement accéder et fournir des réponses pertinentes
- Évitez d'utiliser des caractères spéciaux, car ils peuvent perturber l'IA
- Assurez-vous de modifier le contenu de la base de connaissances de votre site Web pour l'IA, en ajustant les éléments visuels (images, vidéos) et en reformulant les phrases si nécessaire pour les rendre plus adaptées au traitement de l'IA
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Équilibrez le détail avec la simplicité :
- Bien qu'il soit important de fournir des informations détaillées, nous vous recommandons d'optimiser des bases de connaissances plus courtes et concises qui se concentrent sur les problèmes clés que vous souhaitez que l'agent vocal IA gère.
- Gardez les réponses concises mais informatives et évitez de surcharger le système avec de longues réponses. L'IA est destinée à assister, et non à remplacer, une base de connaissances complète
- Actuellement, la section Connaissances prend en charge les entrées jusqu'à environ 20 pages, bien qu'il soit recommandé de limiter la longueur à 3-4 pages maximum
Personnaliser les salutations et les informations en fonction du contexte
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Personnalisez l'expérience :
- Configurez votre agent vocal IA avec un nom d'entreprise, une description et un message d'accueil. Cela aidera l'IA à fournir une expérience plus personnalisée, ce qui est essentiel pour établir une communication claire avec vos clients.
- Si nécessaire, ajustez l'orthographe dans les champs Nom et Nom de l'entreprise pour vous assurer que votre agent vocal IA prononce correctement chaque nom.
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Utilisez la messagerie transparente :
- Assurez-vous d'informer les appelants qu'ils parlent avec un agent vocal IA dès le début de la conversation. Cela garantit la transparence et définit les bonnes attentes
Optimiser les questions d'admission pour plus d'efficacité
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Prioriser les questions clés :
- Limiter le nombre de questions d'admission à 3 ou 4 pour éviter les appels trop longs. Concentrez-vous sur les questions les plus importantes qui rassemblent les informations nécessaires sans ralentir le processus
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Personnalisez le flux :
- Vous avez la possibilité de réorganiser, de modifier ou de marquer les questions comme facultatives. Adaptez les questions pour répondre aux besoins de votre entreprise et assurez-vous que le processus d'admission est aussi efficace que possible
Surveillez les interactions avec l'IA et optimisez-les au fil du temps
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Suivez les performances avec Analytics :
- Gardez un œil sur les performances de l'agent vocal IA à l'aide d'Analytics d'Aircall. Vérifiez le nombre d'appels auxquels l'IA répond et effectuez des ajustements pour améliorer l'expérience
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Consultez les journaux d'appels et les informations d'admission :
- Une fois qu'un appel est traité par l'IA, assurez-vous de vérifier les données d'admission dans Aircall Workspace. Cela vous aidera à suivre et à assurer le suivi des informations fournies pendant l'appel
Maintenir la flexibilité et mettre à jour régulièrement
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Mettre à jour régulièrement les connaissances :
- À mesure que votre entreprise évolue, assurez-vous que la section Connaissances de votre agent vocal IA est maintenue à jour. Vérifiez et ajoutez régulièrement de nouvelles informations pour refléter tout changement dans les produits, les services ou les processus de support client
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S'adapter et évoluer :
- Au fil du temps, vous remarquerez peut-être des domaines à améliorer dans la façon dont l'IA interagit avec les clients. Optimisez en permanence le flux, les réponses et les fonctionnalités pour garantir une expérience client fluide et efficace
Définissez des attentes réalistes concernant les limites de l'IA
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Comprendre les limites de l'IA :
- Bien que l'agent vocal IA soit un outil puissant, il ne peut pas gérer des tâches très complexes ni fournir un dépannage détaillé. Soyez conscient de ses limites et utilisez-le pour des tâches qui correspondent à ses points forts, comme la gestion des FAQ, la collecte d'informations de base ou la fourniture de suggestions simples
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Plan de secours pour les requêtes complexes :
- Si un client pose une question à laquelle l'IA ne peut pas répondre, assurez-vous qu'il sait que l'IA assurera un suivi ou transmettra les informations à un agent humain si nécessaire, qui assurera le suivi ultérieurement. Cette transparence aidera à gérer les attentes des clients
Tester avant le déploiement complet
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Effectuer des appels de test :
- Avant de déployer complètement votre agent vocal IA, assurez-vous de tester la manière dont il interagit avec les clients. Utilisez l'option d'appel test disponible pour découvrir par vous-même comment l'agent gère les conversations et ajuster les paramètres si nécessaire.
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Examiner les interactions téléphoniques :
- Les tests vous aident à identifier les problèmes potentiels et à affiner les réponses de l'IA. Soyez attentif à la façon dont l'IA répond aux questions et assurez-vous qu'elle gère les appels efficacement.