Les entreprises qui gèrent un volume élevé d'appels sortants sont fréquemment confrontées à un problème commun : la plupart des appels aboutissent sur la messagerie vocale, ce qui oblige les agents à passer beaucoup de temps à laisser des messages vocaux tout au long de la journée.
Pour minimiser les tâches répétitives et permettre aux agents de se connecter quotidiennement avec davantage de clients, Aircall a introduit une fonctionnalité de suppression de messages vocaux en un clic.
Lors du traitement des appels sortants standard ou appels avec numéroteur puissant , les agents ont la possibilité de soumettre un message préenregistré à la messagerie vocale du client après avoir entendu le bip. Les agents sont autonomes dans l’enregistrement de leurs messages personnalisés, avec la limitation d’utiliser uniquement les enregistrements par microphone.
Les utilisateurs peuvent :
- Pré-enregistrer des messages vocaux personnalisés
- Gérer les enregistrements : écouter, supprimer, renommer, marquer par défaut
- Envoyer un message vocal après un bip
- Afficher l'historique et filtrer
Comment accéder à la messagerie vocale
La fonctionnalité de dépôt de messagerie vocale est actuellement disponible sur le forfait Aircall Professional .
Il est compatible avec les applications Aircall desktop, web et CTI (iOS et Android à venir).
Vous pouvez envoyer un message vocal lorsque vous rencontrez un répondeur en essayant de joindre votre client ou prospect. Appuyez simplement sur le bouton de dépôt de la messagerie vocale après avoir entendu le « bip ». Ce bouton est disponible dans la vue Détails de l'appel si vous avez préalablement configuré au moins un message préenregistré dans vos paramètres d'appel.
Comment configurer les messages supprimés de la messagerie vocale
Pour activer la fonctionnalité de suppression de messages vocaux, assurez-vous d'avoir au moins un message configuré dans vos paramètres d'appel. Les messages vocaux déposés peuvent être enregistrés à l’aide de votre microphone. Il est important de noter que ces messages vous sont propres et ne seront pas accessibles aux autres utilisateurs au sein de l'organisation.
Pour enregistrer un nouveau message vocal ou modifier ceux existants, accédez à vos paramètres en suivant le chemin suivant : Paramètres Préférences Appel Dépôt de messagerie vocale
Limitations et astuces
Avant de commencer l'enregistrement, gardez à l'esprit les limitations et conseils suivants :
- Uniquement applicable aux appels sortants
- Jusqu'à 10 messages peuvent être enregistrés par utilisateur
- Chaque message peut durer jusqu'à 180 secondes
- Les noms de messages doivent être uniques et ne pas dépasser 48 caractères
⚠️ Attention : certains répondeurs peuvent avoir des restrictions sur la longueur des messages vocaux. Nous vous recommandons de garder vos messages courts pour garantir que le destinataire les reçoive dans son intégralité.
Enregistrement d'un message pour dépôt de messagerie vocale
Le premier enregistrement deviendra automatiquement le message par défaut, le préparant pour le dépôt en un clic. Par la suite, vous pourrez ajuster les paramètres par défaut s'il y a plus de messages. Pendant l'appel, vous pouvez sélectionner n'importe quel message de la liste si celui par défaut ne convient pas.
Pour enregistrer un nouveau message à l'aide du microphone, suivez ces étapes dans la vue des paramètres de dépôt de la messagerie vocale :
- Saisissez le nom de l'enregistrement, jusqu'à 48 caractères
- Cliquez sur Enregistrer pour commencer
- Un compte à rebours de 3 secondes s'affichera pour vous avertir du début de l'enregistrement
- Une fois l'enregistrement démarré, vous disposez d'une fenêtre de 3 minutes pour parler
- L'enregistrement s'arrêtera automatiquement si vous dépassez ce délai
- Écoutez le message enregistré pour vous assurer de sa qualité
- Cliquez sur Refaire , si vous souhaitez refaire l'enregistrement
- cliquez sur Enregistrer pour le stocker dans la liste des messages disponibles
⚠️ Attention : nous vous recommandons de vérifier la configuration/autorisation de votre microphone avant de lancer l'enregistrement.
Gérer les messages vocaux existants
Vous disposez de plusieurs options pour gérer les messages vocaux existants :
- Écouter - pour lire l'enregistrement
- Renommer - pour modifier le nom de l'enregistrement
- Définir par défaut - pour établir le message vocal par défaut, qui sera disponible avec l'option en un clic
- Supprimer - pour supprimer définitivement le message de la liste
Suppression du message vocal
⚠️ Attention : pour une expérience optimale, appuyez uniquement sur le bouton dépôt de message vocal après avoir entendu le bip de la messagerie vocale. Cliquer dessus avant peut entraîner un message incorrect. Consultez la FAQ pour plus de conseils.
Envoyer le message par défaut
Envoyez un message vocal sur le répondeur de votre client ou prospect en un clic à l'aide d'un message par défaut configuré dans les paramètres d'appel direct de la messagerie vocale. Si vous ne parvenez pas à joindre votre contact via un appel normal, vous pouvez suivre ces étapes pour laisser un message vocal :
- Assurez-vous d'avoir atteint la messagerie vocale du contact
- Attendez le bip de la messagerie vocale pour obtenir le timing optimal pour l'envoi du message
- Après avoir entendu le bip, cliquez sur le bouton "Déposer la messagerie vocale"
- Votre appel sera automatiquement terminé et vous recevrez une notification indiquant "Message envoyé avec succès !"
- Dans le résumé de l'appel, vous pouvez consulter les détails concernant l'envoi du message vocal, notamment le nom du message et l'agent qui l'a initié.
Soumettre un message depuis la liste
Si vous avez plusieurs messages préenregistrés pour le dépôt de la messagerie vocale et que vous souhaitez utiliser l'un d'entre eux plutôt que celui par défaut, suivez les étapes ci-dessous pour continuer :
- Assurez-vous d'avoir atteint la messagerie vocale du contact
- Attendez le bip de la messagerie vocale pour obtenir le timing optimal pour l'envoi du message
- Après avoir entendu le bip, cliquez sur le bouton déroulant à droite du bouton principal
- Cliquez sur le message souhaité dans la liste des messages disponibles affichée
- Votre appel sera automatiquement terminé et vous recevrez une notification indiquant "Message envoyé avec succès !"
- Dans le résumé de l'appel, vous pouvez consulter les détails concernant l'envoi du message vocal, notamment le nom du message et l'agent qui l'a initié
Afficher l'historique & filtrer
Lorsque vous consultez l'onglet Historique, vous pouvez facilement identifier un appel sortant avec un message vocal grâce à la nouvelle icône placée devant :
Pour une recherche efficace, vous pouvez affiner davantage vos résultats en appliquant un filtre pour Types d'appels Message vocal envoyé . Cette sélection affichera uniquement les appels pour lesquels un message vocal a été envoyé :
Erreurs
Des erreurs peuvent exceptionnellement se produire lors de l'utilisation de cette fonctionnalité :
- Pendant l'enregistrement : le message n'a pas pu être enregistré en raison d'une erreur, veuillez réessayer plus tard.
- Lors de la suppression de l'enregistrement : le message n'a pas pu être supprimé en raison d'une erreur, veuillez réessayer plus tard.
- Pendant la modification - renommer/définir par défaut : Le message n'a pas pu être mis à jour en raison d'une erreur, veuillez réessayer plus tard.
- Pendant la soumission : le message n'a pas pu être soumis en raison d'une erreur, veuillez réessayer plus tard.
Si vous rencontrez l'une de ces erreurs, nous vous recommandons de réessayer l'opération après un certain temps. Si le problème persiste, veuillez contacter Aircall Équipe d'assistance .
FAQ
Il est essentiel de respecter le timing de suppression du message vocal pour garantir que le résultat corresponde aux attentes. Vous trouverez ci-dessous quelques questions et réponses courantes concernant cette fonctionnalité :
Q : Que se passe-t-il si la personne que j'appelle répond au téléphone, mais que je clique accidentellement sur le bouton d'abandon de la messagerie vocale pendant l'appel ?
R : Une fois que vous aurez cliqué sur le bouton de dépôt de la messagerie vocale, l'appel sera immédiatement terminé de votre côté. Cependant, la personne que vous avez appelée restera en ligne et entendra l'enregistrement de la messagerie vocale. Une fois l'enregistrement terminé, l'appel prendra également fin pour votre contact. Il est important de noter qu'aucun message vocal ne sera laissé dans ce scénario.
Q : Puis-je supprimer un message vocal si l'appel est transféré à chaud ?
R : Non
Q : Puis-je envoyer un message vocal pour un appel interne ?
R : Non
Q : Que se passe-t-il si j'appuie sur le bouton de dépôt de la messagerie vocale avant le « bip » ?
R : Si vous cliquez sur le bouton avant le « bip », votre destinataire risque de ne pas recevoir l'enregistrement ou l'enregistrement sera incomplet.
Q : Que se passe-t-il si je parle d'abord après le « bip » du répondeur, puis que je clique sur le bouton de messagerie vocale ?
R : Votre contact recevra à la fois votre message vocal et le message préenregistré.
Q : Que se passera-t-il si j'attends une période prolongée après le « bip » avant de cliquer sur le bouton de dépôt de la messagerie vocale ?
R : Parfois, même après avoir cliqué sur le bouton de dépôt de la messagerie vocale, votre message peut ne pas être transmis au destinataire si trop de temps s'écoule après le « bip ». En effet, le système peut interpréter le retard comme une absence de message, entraînant la déconnexion de l'appel du côté du destinataire tandis que vous restez connecté de votre côté.