⚠️ Veuillez noter que cet article fournit des informations sur Voicemail Drop, avec des images de application Aircall Phone. que les informations sur les fonctionnalités présentées ici soient pertinentes pour Aircall Workspace, veuillez également consulter Aircall Workspace - Paramètres d'appel pour obtenir des informations sur Aircall Workspace.
Les entreprises qui gèrent un volume élevé d'appels sortants rencontrent fréquemment un problème commun : la plupart des appels sont dirigés vers la messagerie vocale, ce qui oblige les agents à passer beaucoup de temps à laisser des messages vocaux tout au long de la journée.
Pour minimiser les tâches répétitives et permettre aux agents de se connecter avec davantage de clients au quotidien, Aircall a introduit une fonctionnalité de dépôt de messagerie vocale en un clic.
Lors du traitement des appels sortants standard ou appels Power Dialer d'Aircall, les agents ont la possibilité d'envoyer un message préenregistré à la messagerie vocale du client après avoir entendu le bip. Les agents sont autonomes dans l'enregistrement de , avec une limitation de l'utilisation des enregistrements de microphone uniquement.
Les utilisateurs peuvent :
- Pré-enregistrer des messages vocaux personnalisés
- Gérer les enregistrements : écouter, supprimer, renommer, marquer comme par défaut
- Soumettre la suppression de la messagerie vocale après un bip
- Afficher l'historique et filtrer
Comment accéder à la boîte vocale
La fonction de dépôt de messagerie vocale est actuellement disponible sur le plan Aircall Professional .
Il est compatible avec les applications de bureau, Web et CTI d'Aircall (iOS et Android à venir).
Vous pouvez envoyer un message vocal lorsque vous tombez sur un répondeur lorsque vous essayez de joindre votre client ou prospect. Appuyez simplement sur le bouton de dépôt de message vocal lorsque vous entendez le « bip ». Ce bouton est disponible dans la vue Détails de l'appel si vous avez configuré au moins un message préenregistré dans vos paramètres d'appel au préalable.
Comment configurer les messages de dépôt de messagerie vocale
Pour activer la fonction de suppression de la messagerie vocale, assurez-vous d'avoir au moins un message configuré dans vos paramètres d'appel. Les messages de suppression de la messagerie vocale peuvent être enregistrés à l'aide de votre microphone. Il est important de noter que ces messages vous sont propres et ne seront pas accessibles aux autres utilisateurs de l'organisation.
Pour enregistrer un nouveau message vocal ou modifier les messages existants, accédez à vos paramètres via le chemin suivant : Paramètres > Préférences > > Dépôt de message vocal
Limitations et conseils
Avant de commencer l'enregistrement, veuillez garder à l'esprit les limitations et conseils suivants :
- Applicable uniquement aux appels sortants
- Jusqu'à 10 messages peuvent être enregistrés par utilisateur
- Chaque message peut durer jusqu'à 180 secondes
- Les noms des messages doivent être uniques et ne pas dépasser 48 caractères
⚠️ Attention : certains répondeurs peuvent avoir des restrictions sur la longueur des messages vocaux. Nous vous recommandons de garder vos messages courts pour vous assurer que le destinataire les reçoive dans leur intégralité.
Enregistrement d'un message pour la messagerie vocale
Le premier enregistrement deviendra automatiquement le message par défaut, le rendant prêt à être déposé en un clic. Par la suite, vous pouvez ajuster les paramètres par défaut s'il y a plus de messages. Pendant l'appel, vous pouvez sélectionner n'importe quel message de la liste si celui par défaut ne vous convient pas.
Pour enregistrer un nouveau message à l'aide du microphone, suivez ces étapes dans la vue Paramètres de dépôt de messagerie vocale :
- Entrez le nom de l'enregistrement, jusqu'à 48 caractères
- Cliquez sur Enregistrer pour commencer
- Un compte à rebours de 3 secondes apparaîtra pour vous avertir lorsque l'enregistrement commencera
- Une fois l'enregistrement commencé, vous disposez d'une fenêtre de 3 minutes pour parler
- L'enregistrement s'arrêtera automatiquement si vous dépassez cette limite de temps
- Écoutez le message enregistré pour vous assurer de sa qualité
- Cliquez sur Rétablir si vous souhaitez refaire l'enregistrement
- cliquez sur Enregistrer pour le stocker dans la liste des messages disponibles
⚠️ Attention : nous vous recommandons de vérifier à nouveau la configuration/autorisation de votre microphone avant de lancer l'enregistrement.
Gérer les messages vocaux existants
Vous disposez de plusieurs options pour gérer les messages vocaux existants :
- Écouter - pour écouter l'enregistrement
- Renommer - pour modifier le nom de l'enregistrement
- Définir par défaut - pour établir le message vocal par défaut, qui sera disponible avec l'option en un clic
- Supprimer - pour supprimer définitivement le message de la liste
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Suppression du message vocal
⚠️ Remarque : pour une expérience optimale, appuyez uniquement sur le bouton dépôt de la messagerie vocale après avoir entendu le bip de la messagerie vocale. Cliquer dessus avant peut entraîner un enregistrement incorrect du message. Consultez la FAQ pour plus de conseils.
Envoyer le message par défaut
Envoyez un message vocal sur le répondeur de votre client ou prospect en un clic à l'aide d'un message par défaut configuré dans les paramètres d'appel de suppression de la messagerie vocale. Si vous ne parvenez pas à joindre votre contact par un appel normal, vous pouvez suivre ces étapes pour laisser un message vocal :
- Assurez-vous d'avoir atteint la messagerie vocale du contact
- Attendez le bip de la messagerie vocale pour obtenir le moment optimal pour l'envoi du message
- Après avoir entendu le bip, cliquez sur le bouton « Envoi de la messagerie vocale »
- Votre appel sera automatiquement interrompu et vous recevrez une notification indiquant « Message envoyé avec succès ! »
- Dans le résumé de l'appel, vous pouvez consulter les détails concernant l'envoi de la messagerie vocale, y compris le nom du message et l'agent qui l'a initié.
Envoyer un message depuis la liste
Si vous avez plusieurs messages préenregistrés pour la boîte vocale et que vous souhaitez en utiliser un plutôt que celui par défaut, suivez les étapes ci-dessous pour continuer :
- Assurez-vous d'avoir atteint la messagerie vocale du contact
- Attendez le bip de la messagerie vocale pour obtenir le moment optimal pour l'envoi du message
- En entendant le bip, cliquez sur le bouton déroulant à droite du bouton principal
- Cliquez sur le message souhaité dans la liste des messages disponibles affichés
- Votre appel sera automatiquement interrompu et vous recevrez une notification indiquant « Message envoyé avec succès ! »
- Dans le résumé de l'appel, vous pouvez consulter les détails concernant l'envoi de la messagerie vocale, y compris le nom du message et l'agent qui l'a initié
Afficher l'historique & filtrer
Lorsque vous consultez l'onglet Historique, vous pouvez facilement identifier un appel sortant avec une boîte vocale grâce à la nouvelle icône placée devant lui :
Pour une recherche efficace, vous pouvez affiner davantage vos résultats en appliquant un filtre pour Types d'appels > Messagerie vocale envoyée . Cette sélection affichera uniquement les appels pour lesquels une réponse à la messagerie vocale a été envoyée :
Erreurs
Des erreurs peuvent exceptionnellement survenir lors de l'utilisation de cette fonctionnalité :
- Pendant l'enregistrement : le message n'a pas pu être enregistré en raison d'une erreur, veuillez réessayer ultérieurement.
- Pendant la suppression de l'enregistrement : le message n'a pas pu être supprimé en raison d'une erreur, veuillez réessayer ultérieurement.
- Pendant la modification - renommer/définir par défaut : le message n'a pas pu être mis à jour en raison d'une erreur, veuillez réessayer ultérieurement.
- Pendant la soumission : le message n'a pas pu être soumis en raison d'une erreur, veuillez réessayer ultérieurement.
Si vous rencontrez l'une de ces erreurs, nous vous recommandons de réessayer l'opération après un certain temps. Si le problème persiste, veuillez contacter l'équipe d'assistance d'Aircall .
FAQ
Le respect du timing de dépôt du message vocal est essentiel pour garantir que le résultat soit conforme aux attentes. Vous trouverez ci-dessous quelques questions et réponses courantes concernant cette fonctionnalité :
Q : Que se passe-t-il si la personne que j'appelle répond au téléphone, mais que je clique accidentellement sur le bouton d'abandon de la messagerie vocale pendant l'appel ?
R : Une fois que vous avez cliqué sur le bouton d'abandon de la messagerie vocale, l'appel sera immédiatement interrompu de votre côté. Cependant, la personne que vous avez appelée restera en ligne et entendra l'enregistrement de la messagerie vocale. Une fois l'enregistrement terminé, l'appel sera également interrompu pour votre contact. Il est important de noter qu'aucun message vocal ne sera laissé dans ce scénario.
Q : Puis-je supprimer un message vocal si l'appel est transféré à chaud ?
R : Non
Q : Puis-je supprimer un message vocal pour un appel interne ?
R : Non
Q : Que se passe-t-il si j’appuie sur le bouton d’abandon de la messagerie vocale avant le « bip » ?
R : Si vous cliquez sur le bouton avant le « bip », votre destinataire risque de ne pas recevoir l’enregistrement ou l’enregistrement sera incomplet.
Q : Que se passe-t-il si je parle en premier après le « bip » du répondeur et que je clique ensuite sur le bouton de messagerie vocale ?
A : Votre contact recevra à la fois votre message vocal et le message préenregistré.
Q : Que se passe-t-il si j'attends longtemps après le « bip » avant de cliquer sur le bouton de suppression de la messagerie vocale ?
R : Il arrive parfois que, même après avoir cliqué sur le bouton de suppression de la messagerie vocale, votre message ne soit pas transmis au destinataire si trop de temps s'écoule après le « bip ». En effet, le système peut interpréter le délai comme une absence de message, ce qui entraîne la déconnexion de l'appel du côté du destinataire alors que vous restez connecté de votre côté.
Q : Puis-je demander la désactivation de Voicemail Drop pour mon compte ?
R : Oui. Un administrateur devra demander ce changement en créant un ticket d'assistance .