⚠️ Veuillez noter que cet article fournit des informations sur la suppression de la messagerie vocale, avec des images provenant de l'application Aircall Phone. Bien que les informations sur les fonctionnalités soient pertinentes pour Aircall Workspace, veuillez également consulter Aircall Workspace - Paramètres d'appel pour obtenir des informations sur Aircall Workspace.
Les entreprises qui gèrent un volume important d'appels sortants rencontrent souvent un problème commun : la plupart des appels tombent sur la messagerie vocale, ce qui conduit les agents à passer beaucoup de temps à laisser des messages vocaux tout au long de la journée.
Pour minimiser les tâches répétitives et permettre aux agents d'entrer en contact avec plus de clients au quotidien, Aircall a introduit une fonction de dépôt de messages vocaux en un seul clic.
Lorsqu'ils traitent des appels sortants standard ou des appels à numérotation assistée , les agents ont la possibilité de soumettre un message préenregistré à la messagerie vocale du client après avoir entendu le signal sonore. Les agents sont autonomes dans l'enregistrement de leurs messages personnalisés, avec une limitation à l'utilisation d'enregistrements microphoniques uniquement.
Les utilisateurs peuvent :
- Pré-enregistrer des messages vocaux personnalisés
- Gérer les enregistrements : écouter, supprimer, renommer, marquer comme par défaut
- Déposer un message vocal après un bip
- Consulter l'historique et filtrer
Comment accéder au dépôt de messages vocaux
La fonction de dépôt de messages vocaux est actuellement disponible sur le plan Aircall Professional.
Elle est compatible avec les applications web et de bureau Aircall (iOS et Android bientôt).
Vous pouvez déposer un message vocal lorsque vous tombez sur un répondeur alors que vous essayez de joindre votre client ou prospect. Il vous suffit d'appuyer sur le bouton d'abandon de la messagerie vocale lorsque vous entendez le "bip". Ce bouton est disponible dans la vue Détails de l'appel si vous avez configuré au moins un message préenregistré dans vos paramètres d'appel au préalable.
Comment configurer les messages de dépôt de boîte vocale
Pour activer la fonction de dépôt de boîte vocale, assurez-vous d'avoir configuré au moins un message dans vos paramètres d'appel. Les messages d'abandon de la messagerie vocale peuvent être enregistrés à l'aide de votre microphone. Il est important de noter que ces messages vous sont propres et ne seront pas accessibles aux autres utilisateurs de l'organisation.
Pour enregistrer un nouveau message vocal ou modifier les messages existants, accédez à vos paramètres par le chemin suivant : Réglages > Préférences > Appels > Boîte vocale
Limitations et conseils
Avant de commencer l'enregistrement, veuillez garder à l'esprit les limitations et conseils suivants :
- Uniquement applicable aux appels sortants
- Vous pouvez enregistrer jusqu'à 10 messages par utilisateur
- Chaque message peut durer jusqu'à 180 secondes
- Les noms des messages doivent être uniques et ne pas dépasser 48 caractères
⚠️ Veuillez noter: certains répondeurs peuvent avoir des restrictions sur la longueur des messages vocaux. Nous vous recommandons de rédiger des messages courts afin que le destinataire les reçoive dans leur intégralité.
Enregistrement d'un message pour le dépôt d'un message vocal
Le premier enregistrement deviendra automatiquement le message par défaut, prêt à être déposé en un seul clic. Par la suite, vous pourrez ajuster les paramètres par défaut s'il y a plus de messages. Pendant l'appel, vous pouvez sélectionner n'importe quel message de la liste si le message par défaut ne convient pas.
Pour enregistrer un nouveau message à l'aide du microphone, procédez comme suit dans la vue des paramètres de dépôt de la messagerie vocale :
- Entrez le nom de l'enregistrement, jusqu'à 48 caractères
- Cliquez sur Enregistrer pour commencer
- Un compte à rebours de 3 secondes s'affiche pour vous avertir du début de l'enregistrement
- Une fois l'enregistrement commencé, vous disposez d'une fenêtre de 3 minutes pour parler, vous disposez d'une fenêtre de 3 minutes pour parler
- L'enregistrement s'arrêtera automatiquement si vous dépassez cette limite de temps
- Écoutez le message enregistré pour vous assurer de sa qualité
- Cliquez sur Redo, si vous souhaitez refaire l'enregistrement
- cliquez sur Enregistrer pour le stocker dans la liste des messages disponibles
⚠️ Veuillez noter: nous vous recommandons de vérifier la configuration/autorisation de votre microphone avant de lancer l'enregistrement.
Gérer les messages vocaux existants
Vous disposez de plusieurs options pour gérer les messages vocaux existants :
- Écouter - pour lire l'enregistrement
- Renommer - pour modifier le nom de l'enregistrement
- Définir comme message par défaut - pour définir le message vocal par défaut, qui sera disponible avec l'option en un clic
- Supprimer - pour supprimer définitivement le message de la liste
Abandonner le message vocal
⚠️ Veuillez noter: pour une expérience optimale, n'appuyez sur le bouton voicemail drop qu'après avoir entendu le bip de la messagerie vocale. Si vous cliquez avant, le message risque d'être déposé de manière incorrecte. Consultez le site FAQ pour plus de conseils.
Soumettre un message par défaut
Déposez un message vocal sur le répondeur de votre client ou prospect en un seul clic à l'aide d'un message par défaut configuré dans les paramètres d'appel de dépôt de la messagerie vocale. Si vous ne parvenez pas à joindre votre contact par un appel normal, vous pouvez suivre les étapes suivantes pour déposer un message vocal :
- Assurez-vous d'avoir atteint la boîte vocale du contact
- Attendez le signal sonore de la boîte vocale afin d'optimiser le moment de l'envoi du message
- Après avoir entendu le signal sonore, cliquez sur le bouton "Voicemail drop"
- Votre appel sera automatiquement interrompu et vous recevrez une notification indiquant "Message envoyé avec succès !"
- Dans le résumé de l'appel, vous pouvez consulter les détails concernant la soumission du message vocal, y compris le nom du message et l'agent qui l'a initié.
Soumettre un message à partir de la liste
Si vous avez plusieurs messages préenregistrés pour Voicemail drop et que vous souhaitez utiliser l'un d'entre eux plutôt que le message par défaut, suivez les étapes ci-dessous :
- Assurez-vous d'avoir joint la boîte vocale du contact
- Attendez le signal sonore de la boîte vocale afin d'optimiser le moment de l'envoi du message
- Dès que vous entendez le signal sonore, cliquez sur le bouton déroulant situé à droite du bouton principal
- Cliquez sur le message souhaité dans la liste des messages disponibles affichée
- Votre appel sera automatiquement terminé et vous recevrez une notification indiquant "Message envoyé avec succès !"
- Dans le résumé de l'appel, vous pouvez consulter les détails concernant la soumission du message vocal, y compris le nom du message et l'agent qui l'a initié
Voir l'historique & filter
Lorsque vous consultez l'onglet Historique, vous pouvez facilement identifier un appel sortant avec un dépôt de message vocal grâce à la nouvelle icône placée devant celui-ci :
Pour une recherche efficace, vous pouvez restreindre davantage vos résultats en appliquant un filtre pour Types d'appels > Messages vocaux déposés. Cette sélection n'affichera que les appels pour lesquels un message vocal a été déposé :
Erreurs
Des erreurs peuvent exceptionnellement se produire lors de l'utilisation de cette fonction :
- Pendant l'enregistrement : Le message n'a pas pu être sauvegardé en raison d'une erreur, veuillez réessayer plus tard.
- Pendant la suppression de l'enregistrement : Le message n'a pas pu être supprimé en raison d'une erreur, veuillez réessayer plus tard.
- Pendant la modification - renommer/ mettre par défaut : Le message n'a pas pu être mis à jour en raison d'une erreur, veuillez réessayer plus tard.
- Pendant la soumission : Le message n'a pas pu être soumis en raison d'une erreur, veuillez réessayer plus tard.
Si vous rencontrez l'une de ces erreurs, nous vous recommandons de réessayer l'opération après un certain temps. Si le problème persiste, veuillez contacter l'équipe d'assistance d'Aircall .
FAQ
Il est essentiel de respecter le moment où le message vocal est déposé pour que le résultat corresponde aux attentes. Vous trouverez ci-dessous quelques questions et réponses courantes concernant cette fonction :
Q : Que se passe-t-il si la personne que j'appelle répond au téléphone, mais que je clique accidentellement sur le bouton d'abandon du message vocal pendant l'appel ?
R : Une fois que vous avez cliqué sur le bouton d'abandon du message vocal, l'appel est immédiatement interrompu de votre côté. Toutefois, la personne que vous avez appelée restera en ligne et entendra l'enregistrement de la messagerie vocale. Une fois l'enregistrement terminé, l'appel sera également terminé pour votre interlocuteur. Il est important de noter qu'aucun message vocal ne sera laissé dans ce scénario.
Q : Puis-je laisser tomber un message vocal si l'appel est transféré à chaud ?
A : Non
Q : Puis-je laisser tomber un message vocal pour un appel interne ?
R : Non
Q : Que se passe-t-il si j'appuie sur le bouton de dépôt du message vocal avant le "bip" ?
R : Si vous cliquez sur le bouton avant le "bip", il se peut que votre destinataire ne reçoive pas l'enregistrement ou que l'enregistrement soit incomplet.
Q : Que se passe-t-il si je parle d'abord après le "bip" du répondeur et que je clique ensuite sur le bouton de la messagerie vocale ?
R : Votre interlocuteur recevra à la fois votre message parlé et le message préenregistré.
Q : Que se passera-t-il si j'attends longtemps après le "bip" avant de cliquer sur le bouton de dépôt du message vocal ?
R : Il peut arriver que, même après avoir cliqué sur le bouton de dépôt du message vocal, votre message ne soit pas transmis au destinataire s'il s'écoule trop de temps après le "bip". En effet, le système peut interpréter ce délai comme une absence de message, ce qui entraîne la déconnexion de l'appel du destinataire alors que vous restez connecté de votre côté.
Q : Puis-je demander la désactivation de l'abandon de la messagerie vocale pour mon compte ?
A : Oui. Un administrateur devra demander cette modification en créant un ticket d'assistance .